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本刊讯按照北京市委、市政府工作部署，根据国务院“关于撤消北京市东城区、崇文区，设立新的北京市东城区；撤消北京市西城区、宣武区，设立新的北京市西城区”的批复，新的东城区和西城区的组建工作正在进行中。前不久，上述两区根据《中华人民共和国档案法》和《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等法律法规，先后就加强行政区划调整过程中的各项档案工作发出通知，对所属各相关单位进一步加强对档案工作的领导，在行政区划调整过程中认真做好各类档案资料的收集、整理、移交工作提出明确要求。
7月21日，北京市西城区筹委会发出《北京市西城区筹备工作委员会办公室关于在区划调整中加强档案管理工作的通知》(京西筹办发[2010]2号)，通知强调，为确保行政区划调整中档案的安全保管、完整收集和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等有关规定，现将区各立档单位调整过程中加强档案管理有关事项通知如下：
一、各单位要加强对档案工作的领导，在机构调整搬迁合并过程中明确专人负责本单位档案、文件的收集、管理、搬迁工作。新机构组建后尽快建立单位档案管理体系，规范档案整理，确保档案、文件的完整与安全。
二、已经列入档案进馆计划并做好档案进馆准备的单位可以按计划移交进馆。各单位没有移交进馆的档案在单位调整合并后要配合档案库房，明确专人妥善保管。
三、对于科室、个人保存的档案、文件材料应及时归档，未经鉴定，任何人不得私自带走、转移或擅自处理销毁，要确保档案信息安全。
四、注意各种档案的收集归档工作。
(一)加强档案留存和收集。注意留存和收集有保存价值的各种文件、图表、资料、电子文件等。
(二)关于废止印章的管理。原中共宣武区委、区人大、区政府、区政协、区纪委及下属处级单位印章废止后，由五大部门办公室收集齐全，及时移交区档案馆统一保存。
(三)关于实物档案的管理。原中共宣武区委、区人大、区政府、区政协、区纪委的机构牌匾移交区档案馆收藏，其他立档单位机构牌匾可进行拍照，照片整理后归档移交区档案馆。各单位办公地址外景、办公环境应进行拍照存档。
其他有保存价值的实物、赠品应按照原《宣武区实物档案管理细则》的相关规定，未经鉴定程序不得擅自处理。
五、档案库房转移、档案人员更换的，应及时向区档案局备案。如遇档案人员岗位变动，须及时办理交接手续。
六、立档单位调整合并后的档案整理、移交进馆工作，另行通知。
又讯：7月26日，北京市东城区人民政府筹备组发出《北京市东城区人民政府筹备组关于在行政区划调整中做好档案工作的通知》(东政筹发[2010]1号)。通知强调，为切实做好行政区划调整中的档案工作，确保各门类档案安全完整，现依据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等有关规定，提出要求如下：
一、各单位要从维护党和国家历史真实面貌的高度出发，本着维护档案的完整安全、方便利用的原则，在区划调整过程中依法做好档案工作，确保档案不丢、不散、不乱。
二、各单位应将档案工作纳人本单位区划调整工作总体方案，实施主管领导负责制，责任到人，措施到位，保持档案人员相对稳定，保证档案工作有序衔接，确保档案实体及信息的安全。
三、各单位将2010年6月30目前产生的各门类应归档文件材料(含原机关印章)及时整理立卷，移交本单位档案室，归人原单位档案全宗，任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。2010年7月1日以后形成的应归档的文件材料，建立新的全宗进行管理。各单位获得的国家级、国家部委级各类集体荣誉实物档案(含奖状、奖杯、奖旗、奖牌、证书等)于2010年12月31目前交送区档案馆保存。其他级别的实物档案仍由本单位档案室保管。
四、凡涉及办公地址搬迁的单位，在搬迁前应收回已借出案卷并对室藏档案进行彻底清理，档案人员全程监督档案搬迁各个环节。搬迁时档案应独立封装、运输，不得与其他办公用品混放。搬迁结束后及时清点查验、整理上架，严格按照“八防”措施加强档案管理，保证档案工作的延续性和档案材料的完整性。
各单位应将行政区划调整后的办公地点、档案库房设置、档案人员等情况，及时向区档案行政管理部门备案。
五、区划调整后新组建单位应建立健全档案工作领导体系及管理体系，明确职责，设立档案工作机构，设置满足档案安全保管需要的库房及配套设施，配备专兼职档案人员，制定和落实各项档案管理制度。
六、各单位应做好区划调整过程中文件材料收集归档工作，将涉及区划调整工作的有保存价值的文书、声像、实物等各门类载体文件材料及其电子版本纳入本单位归档范围，并随时收集、规范整理、按时归档保存，确保此项工作档案的齐全完整。
七、区档案行政管理部门要依法加强对行政区划调整过程中档案工作的监督与指导，及时协调解决各单位在档案工作中遇到的问题。同时依据有关法律法规认真查处损毁档案、擅自处置档案的违法行为。
八、当前正值汛期，各单位要在做好区划调整档案工作的同时，高度重视汛期的档案安全工作，认真落实各项规章制度，制订切实可行的应急预案，随时应对可能出现的各种情况，确保档案安全渡汛。
(本刊)
7月21日，北京市西城区筹委会发出《北京市西城区筹备工作委员会办公室关于在区划调整中加强档案管理工作的通知》(京西筹办发[2010]2号)，通知强调，为确保行政区划调整中档案的安全保管、完整收集和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等有关规定，现将区各立档单位调整过程中加强档案管理有关事项通知如下：
一、各单位要加强对档案工作的领导，在机构调整搬迁合并过程中明确专人负责本单位档案、文件的收集、管理、搬迁工作。新机构组建后尽快建立单位档案管理体系，规范档案整理，确保档案、文件的完整与安全。
二、已经列入档案进馆计划并做好档案进馆准备的单位可以按计划移交进馆。各单位没有移交进馆的档案在单位调整合并后要配合档案库房，明确专人妥善保管。
三、对于科室、个人保存的档案、文件材料应及时归档，未经鉴定，任何人不得私自带走、转移或擅自处理销毁，要确保档案信息安全。
四、注意各种档案的收集归档工作。
(一)加强档案留存和收集。注意留存和收集有保存价值的各种文件、图表、资料、电子文件等。
(二)关于废止印章的管理。原中共宣武区委、区人大、区政府、区政协、区纪委及下属处级单位印章废止后，由五大部门办公室收集齐全，及时移交区档案馆统一保存。
(三)关于实物档案的管理。原中共宣武区委、区人大、区政府、区政协、区纪委的机构牌匾移交区档案馆收藏，其他立档单位机构牌匾可进行拍照，照片整理后归档移交区档案馆。各单位办公地址外景、办公环境应进行拍照存档。
其他有保存价值的实物、赠品应按照原《宣武区实物档案管理细则》的相关规定，未经鉴定程序不得擅自处理。
五、档案库房转移、档案人员更换的，应及时向区档案局备案。如遇档案人员岗位变动，须及时办理交接手续。
六、立档单位调整合并后的档案整理、移交进馆工作，另行通知。
又讯：7月26日，北京市东城区人民政府筹备组发出《北京市东城区人民政府筹备组关于在行政区划调整中做好档案工作的通知》(东政筹发[2010]1号)。通知强调，为切实做好行政区划调整中的档案工作，确保各门类档案安全完整，现依据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等有关规定，提出要求如下：
一、各单位要从维护党和国家历史真实面貌的高度出发，本着维护档案的完整安全、方便利用的原则，在区划调整过程中依法做好档案工作，确保档案不丢、不散、不乱。
二、各单位应将档案工作纳人本单位区划调整工作总体方案，实施主管领导负责制，责任到人，措施到位，保持档案人员相对稳定，保证档案工作有序衔接，确保档案实体及信息的安全。
三、各单位将2010年6月30目前产生的各门类应归档文件材料(含原机关印章)及时整理立卷，移交本单位档案室，归人原单位档案全宗，任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。2010年7月1日以后形成的应归档的文件材料，建立新的全宗进行管理。各单位获得的国家级、国家部委级各类集体荣誉实物档案(含奖状、奖杯、奖旗、奖牌、证书等)于2010年12月31目前交送区档案馆保存。其他级别的实物档案仍由本单位档案室保管。
四、凡涉及办公地址搬迁的单位，在搬迁前应收回已借出案卷并对室藏档案进行彻底清理，档案人员全程监督档案搬迁各个环节。搬迁时档案应独立封装、运输，不得与其他办公用品混放。搬迁结束后及时清点查验、整理上架，严格按照“八防”措施加强档案管理，保证档案工作的延续性和档案材料的完整性。
各单位应将行政区划调整后的办公地点、档案库房设置、档案人员等情况，及时向区档案行政管理部门备案。
五、区划调整后新组建单位应建立健全档案工作领导体系及管理体系，明确职责，设立档案工作机构，设置满足档案安全保管需要的库房及配套设施，配备专兼职档案人员，制定和落实各项档案管理制度。
六、各单位应做好区划调整过程中文件材料收集归档工作，将涉及区划调整工作的有保存价值的文书、声像、实物等各门类载体文件材料及其电子版本纳入本单位归档范围，并随时收集、规范整理、按时归档保存，确保此项工作档案的齐全完整。
七、区档案行政管理部门要依法加强对行政区划调整过程中档案工作的监督与指导，及时协调解决各单位在档案工作中遇到的问题。同时依据有关法律法规认真查处损毁档案、擅自处置档案的违法行为。
八、当前正值汛期，各单位要在做好区划调整档案工作的同时，高度重视汛期的档案安全工作，认真落实各项规章制度，制订切实可行的应急预案，随时应对可能出现的各种情况，确保档案安全渡汛。
(本刊)