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摘要:文章分析了学校档案信息化建设中必须重视的原则,并提出了学校档案信息化建设的一些措施。
关键词:学校档案;信息化建设;原则;措施
长期以来,受传统封闭思想的影响和计划经济模式的制约,档案部门一直“看门守摊”,保守封闭,档案锁在深闺无人识。造成这一局面的原因很多,除了社会档案意识普遍不强、档案事业发展环境不优之外,档案部门本身缺乏自信心,怨天尤人,工作主动性不强,工作没有“亮点”和“闪光点”,不能引起领导和群众的关注。也就是说,档案部门的“无为”造成档案部门“无位”。进入新世纪新阶段,档案工作如果还不改变“无为”被动局面,档案部门也将进一步边缘化,更加“无位”,档案工作将得不到发展。因此加强档案信息化建设、推进档案管理体制改革已成当务之急。
一、学校档案信息化建设的原则
前瞻原则。档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆,将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案信息的合理配置与开发利用,最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行,是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入,都需要高昂的费用。因此,在信息化实施过程中,作为学校内部的档案馆在极其有限的财力前提下,一定要审时度势,深入调查,科学论证,努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性。将有限的财力用在信息化建设的关键部位,保证软硬件资源的可继承性,使其既能适应当前信息业的特点和要求,还能符合今后发展和应用的趋势,尽可能避免资源的浪费。
协作原则。档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设,在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的学校内部的档案馆来说,独立完成这些项目存在相当大的难度,这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此,只有坚持协作的原则,加强与学校内各个部门的沟通、协调与配合,主动争取各级领导的支持和各部门的配合,才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
实用原则。档案信息化建设不仅在量,更在于质,在档案信息化建设中,档案馆应坚持实用的原则。不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理,更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化,在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求,使自己的信息具备"惟一性",从而让利用者面对庞大的信息体系,而选择点击你的网址;根据利用者的需求,将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息,有机地将它们连接成一个整体,为利用者提供优质、高效的服务。
二、学校档案信息化建设的措施
(一)做好学校档案信息化建设前期准备工作
档案信息化建设是新世纪新阶段档案管理的一个重大课题,也是一个需要长期建设和大量资金支持的系统工程,仅靠档案馆自己孤立的奋斗是难以完成的。要确定学校档案信息化建设的目标,提出建设任务以及分步实施规划,制定学校数字档案馆建设实施方案,并组织专家进行论证。把档案信息化建设项目纳入学校总体发展战略进行分步实施的预期目标。学校要逐步地增加档案现代化管理的硬件投入。新建的库房达到档案馆建筑设计必须达到规范的要求。
(二)改革学校档案工作模式
目前学校档案工作还是采用传统的一人一门类的“一竿子插到底”的管理模式,也就是一个人管理一个门类或几个门类(如教学、人事、科研等)的档案,从档案的收集到整理、编目、利用等档案管理的全过程都由一个人承担。这种管理模式已不适应档案信息化建设需要。应该将档案馆的工作模式调整为收集指导、管理利用、编研开发、技术服务等新工作模式,各环节工作实行目标管理,实现按工作流程合理分工的专业化管理。有利于在档案信息化建设中,通过办公自动化系统开展对全校各部门电子文件归档的业务指导,利用档案管理信息系统,快速为利用者提供服务;通过技术服务,解决档案信息化建设过程中的技术难题;通过编研开发提升档案信息的利用服务水平。
(三)使用统一的OA(办公自动化)系统
规范学校内部局域网建设,统一开发使用符合公文处理程序和要求的学校OA(办公自动化)系统,最终实现高效、有序、无纸化办公目标。需要说明的是,OA系统的统一开发利用是内网建设的关键。OA系统是否安全,是否符合公文处理相关规范,是否完整记录公文处理全过程,直接影响到电子公文的合法有效性和电子档案的原始记录性。当前,计算机运用技术是能够满足以上要求的,这就需要学校制定标准规范,统一进行开发。这样,既统一了系统平台,又可以最大限度地节约系统开发成本。学校OA系统使用率越来越高,这对推进办公自动化,有效节约办公成本创造了良好的条件。达到“公文处理规范,文件传输快捷,办公成本降低”这一目的。
(四)正确处理传统手工操作与现代化管理的关系
实现档案信息化建设不可能一蹴而就,需要一个逐步到位的建设过程。在这个时期中,档案馆工作中的传统手工操作与现代化管理将有一个并存过度期,当电子档案的真实性在技术层面上不能得到保证的情况下,档案载体也将长期处于纸质载体与磁性介质载体双套制管理的模式。并非在进行档案信息化建设一开始就放弃对传统手工档案管理工作的重视。采用现代信息技术,实现档案现代化管理,是对档案管理提出了更高的要求,将更加促使我们加强传统技术的改造和手工操作的规范化、标准化。而加强传统技术改造和手工操作的规范化、标准化,又为顺利实现向档案管理现代化过渡创造了条件,有利于加速档案信息化建设步伐。
参考文献:
[1]蔺海波高校档案工作如何由边缘走向中心[N]中国教育报,2008-05-29 .
[2]张予宏论以需求为导向的高校档案网络信息服务[J]档案学通讯,2008 ,(6).
[3]王洪元以科学发展观为指导推动高校档案事业[R]全国高校档案协会 工作会议报告.2004-08-16
责任编辑潘孟良
关键词:学校档案;信息化建设;原则;措施
长期以来,受传统封闭思想的影响和计划经济模式的制约,档案部门一直“看门守摊”,保守封闭,档案锁在深闺无人识。造成这一局面的原因很多,除了社会档案意识普遍不强、档案事业发展环境不优之外,档案部门本身缺乏自信心,怨天尤人,工作主动性不强,工作没有“亮点”和“闪光点”,不能引起领导和群众的关注。也就是说,档案部门的“无为”造成档案部门“无位”。进入新世纪新阶段,档案工作如果还不改变“无为”被动局面,档案部门也将进一步边缘化,更加“无位”,档案工作将得不到发展。因此加强档案信息化建设、推进档案管理体制改革已成当务之急。
一、学校档案信息化建设的原则
前瞻原则。档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆,将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案信息的合理配置与开发利用,最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行,是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入,都需要高昂的费用。因此,在信息化实施过程中,作为学校内部的档案馆在极其有限的财力前提下,一定要审时度势,深入调查,科学论证,努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性。将有限的财力用在信息化建设的关键部位,保证软硬件资源的可继承性,使其既能适应当前信息业的特点和要求,还能符合今后发展和应用的趋势,尽可能避免资源的浪费。
协作原则。档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设,在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的学校内部的档案馆来说,独立完成这些项目存在相当大的难度,这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此,只有坚持协作的原则,加强与学校内各个部门的沟通、协调与配合,主动争取各级领导的支持和各部门的配合,才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
实用原则。档案信息化建设不仅在量,更在于质,在档案信息化建设中,档案馆应坚持实用的原则。不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理,更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化,在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求,使自己的信息具备"惟一性",从而让利用者面对庞大的信息体系,而选择点击你的网址;根据利用者的需求,将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息,有机地将它们连接成一个整体,为利用者提供优质、高效的服务。
二、学校档案信息化建设的措施
(一)做好学校档案信息化建设前期准备工作
档案信息化建设是新世纪新阶段档案管理的一个重大课题,也是一个需要长期建设和大量资金支持的系统工程,仅靠档案馆自己孤立的奋斗是难以完成的。要确定学校档案信息化建设的目标,提出建设任务以及分步实施规划,制定学校数字档案馆建设实施方案,并组织专家进行论证。把档案信息化建设项目纳入学校总体发展战略进行分步实施的预期目标。学校要逐步地增加档案现代化管理的硬件投入。新建的库房达到档案馆建筑设计必须达到规范的要求。
(二)改革学校档案工作模式
目前学校档案工作还是采用传统的一人一门类的“一竿子插到底”的管理模式,也就是一个人管理一个门类或几个门类(如教学、人事、科研等)的档案,从档案的收集到整理、编目、利用等档案管理的全过程都由一个人承担。这种管理模式已不适应档案信息化建设需要。应该将档案馆的工作模式调整为收集指导、管理利用、编研开发、技术服务等新工作模式,各环节工作实行目标管理,实现按工作流程合理分工的专业化管理。有利于在档案信息化建设中,通过办公自动化系统开展对全校各部门电子文件归档的业务指导,利用档案管理信息系统,快速为利用者提供服务;通过技术服务,解决档案信息化建设过程中的技术难题;通过编研开发提升档案信息的利用服务水平。
(三)使用统一的OA(办公自动化)系统
规范学校内部局域网建设,统一开发使用符合公文处理程序和要求的学校OA(办公自动化)系统,最终实现高效、有序、无纸化办公目标。需要说明的是,OA系统的统一开发利用是内网建设的关键。OA系统是否安全,是否符合公文处理相关规范,是否完整记录公文处理全过程,直接影响到电子公文的合法有效性和电子档案的原始记录性。当前,计算机运用技术是能够满足以上要求的,这就需要学校制定标准规范,统一进行开发。这样,既统一了系统平台,又可以最大限度地节约系统开发成本。学校OA系统使用率越来越高,这对推进办公自动化,有效节约办公成本创造了良好的条件。达到“公文处理规范,文件传输快捷,办公成本降低”这一目的。
(四)正确处理传统手工操作与现代化管理的关系
实现档案信息化建设不可能一蹴而就,需要一个逐步到位的建设过程。在这个时期中,档案馆工作中的传统手工操作与现代化管理将有一个并存过度期,当电子档案的真实性在技术层面上不能得到保证的情况下,档案载体也将长期处于纸质载体与磁性介质载体双套制管理的模式。并非在进行档案信息化建设一开始就放弃对传统手工档案管理工作的重视。采用现代信息技术,实现档案现代化管理,是对档案管理提出了更高的要求,将更加促使我们加强传统技术的改造和手工操作的规范化、标准化。而加强传统技术改造和手工操作的规范化、标准化,又为顺利实现向档案管理现代化过渡创造了条件,有利于加速档案信息化建设步伐。
参考文献:
[1]蔺海波高校档案工作如何由边缘走向中心[N]中国教育报,2008-05-29 .
[2]张予宏论以需求为导向的高校档案网络信息服务[J]档案学通讯,2008 ,(6).
[3]王洪元以科学发展观为指导推动高校档案事业[R]全国高校档案协会 工作会议报告.2004-08-16
责任编辑潘孟良