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摘 要: 本文分析新形势下二级学院办公室管理、参谋助手、协调、宣传、服务等主要职能,结合二级学院办公室工作的工作要求高、时间性强、工作量大、突发事件多等特点,从科学定位职能、树立管理理念、建立规章制度、提高工作人员素质、建立考评机制、强化人际沟通和团队意识等方面提出了建议,以期优化二级学院办公室管理,提高工作效率,更好地为学院教学、科研、学生服务。
关键词:高校 二级学院 办公室 管理
新形势下,高校二级学院是在内部管理体制上采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式,位于教学、科研第一线,学校管理重心下移后,将垂直领导与水平联系、高度民主集中与分权自治有机结合起来的管理实体,是许多高校普遍采纳的校内管理模式。二级学院办公室是二级学院从事日常事务管理的办事机构,是学院的枢纽和综合管理部门,它接受学校相关职能部门的业务指导,贯彻执行学院领导的意图和要求,承担学院的教学、科研等方面的组织、协调、服务、管理工作,是高校教学、科研和行政管理工作能够顺畅有序运行的关键环节。二级学院办公室工作效率的有效提高,对二级学院的各项工作将起到一定的承载作用。
1.二级学院办公室主要职能
1.1管理职能。
新形势下,二级学院采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式,承载教学、行政、科研管理等工作,纷繁芜杂,部分职责需要通过学院办公室来组织实施,涉及多个工作层面。为适应并做好办公室管理工作,办公室工作人员需要熟悉党和国家关于高校工作的方针、政策,及时了解校、院行政工作基本情况及规章制度,掌握院行政、教学、科研、学生等方面的基本情况;做好上级部门及校外单位行政发文的接收、登记、转发、交办和立卷归档等工作,将各类文件和公函等资料妥善保管和传递等。
1.2参谋和助手职能。
二级学院院领导大多是学术方面的专家或学科带头人,专业业务工作繁忙,二级学院行政管理方面的工作不可能事必躬亲,许多行政管理方面决策需通过办公室来提出组织实施意见。这要求二级学院办公室工作人员需有扎实的专业背景知识,了解、掌握工作动态,深入调查研究相关政策,把握决策取向,抓住重点问题,搜集整理与二级学院改革发展有关的新信息、新资料,做到有分析、有判断、有建议,对落实学校要求和本学院工作方向等提出参谋意见,对即将落实或实施的工作考虑可能出现的问题和应对措施,为领导决策提供具体依据。对职能部门的工作动态、兄弟学院成功经验和失误教训、学院内部信息反馈及时了解和掌握,为领导科学决策提供帮助。同时还承担“善后”服务,发挥好助手作用,但在工作中要明确与领导从属关系,切忌越俎代庖。
1.3协调职能。
工作中职能部门与学院、领导与教师之间所处的位置、立足点不同,对一些问题的认识和处理可能存在分歧,易产生矛盾,二级学院办公室工作人员需要在协调、沟通上下足功夫,承担工作协调、信息协调、关系和矛盾协调等工作,协调工作中需主次分明,明确重点,围绕师生关注的热点和难点问题,做好日常工作的目标任务,消除矛盾,加强管理过程中环节配合,消除不和谐现象,审时度势,以与时俱进、积极进取的精神状态保证各项工作顺利开展,形成宽松和谐的育人环境。
1.4宣传职能。
二级学院办公室是二级学院的“窗口”,主要联系渠道就是与同行、合作单位、学生家长之间的联系。在市场经济条件下,高校之间的竞争越来越激烈,社会、家长、学生的需求日新月异,必须加强自我宣传,树立形象,创造良好的舆论氛围,通过各种媒介传达校院有关方针、政策及办学策略和措施,将学院的各项成果能够及时、全方位地向社会各界展示。
1.5服务职能。
二级学院办公室工作人员需树立以人为本、科学发展、服务第一的观念,通过对二级学院领导、师生、院内外各部门等对象的服务,实现工作职责。工作中需具备主动服务意识,提高服务质量,做一个踏实的服务员。妥善处理好与师生的关系,及时传达学校的教学科研信息,始终绷紧为师生服务这根弦,给学生以理解和关怀,充分发挥服务育人的功能,主动深入各层面,了解师生工作中遇到的困难,在职权范围内的设法加以解决,在职权范围外的及时反馈给领导和上级部门,争取按时解决,避免类似问题扩大化,避免矛盾扩大化。
2.二级学院办公室工作特点
2.1时间性强。
二级学院办公室工作人员工作时间具有不确定性。现代社会越来越强调时效性,校机关职能部门、学院领导在下达任务时就已将工作的完成时间作了明确规定,需在规定时间内完成,时间紧、任务重,更有可能同时下达多个紧急任务,给二级学院办公室工作人员完成工作任务带来了难度。比如接待工作,要求办公室所有人员放下手头工作,全体出动,解决问题。在规定时间内完不成任务或完成质量不高都会使工作效能大打折扣,影响全局工作,影响部门整体形象。因此加班加点、牺牲休息时间完成工作任务成为家常便饭。
2.2工作要求高。
二级学院办公室工作涉及面广,无论是学校各机关职能部门,还是兄弟二级学院、联系单位、领导均对办公室给予很高期望值,希望在工作过程中,遇到各类问题均能迎刃而解,高质量地完成各项任务。但二级学院办公室工作是多向性多功能的结合,要求办公室工作人员知识和技能结构也具有多样性,需要具备“通才”和“专才”统一体的工作人员推动工作开展,事实有些是难以企及的,工作难度也相应加大。
2.3工作量大。
在多校区办学的现行管理体制中,学校职能部门与二级学院的工作联系就是通过二级学院办公室开展起来的。二级学院办公室不仅要做好二级学院领导的参谋和助手,而且要承担二级学院的后勤服务工作,更重要的是要做好学校办公室、人事处等下达的一切工作,各职能部门的工作,如人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障、校友联络、离退休工作、行政管理、工会等工作,二级学院办公室都要相应地承担。二级学院办公室成为全校各项任务下达的终端、高校基层各项信息的最初收集部门。除了日常的教学运行工作和学生管理工作外,教学的规章制度需要办公室及时传达,与此同时,二级学院在发展建设过程中遇到的形形色色问题,也需要二级学院办公室协调解决,承担的工作任务千头万绪,包罗万象。
2.4突发事件多。
办公室工作被动性强,突发事件多,处理事项既要符合领导意图,又要满足指标精神、办事程序,方式又不能擅自做主,这种被动性在某种程度上增加了办公室开展工作的难度,加班加点成了必然现象。
3.提高二级学院办公室工作质量策略
3.1科学定位二级学院办公室职能。
任何一个组织要充分发挥潜能,使组织效能最大化,都必须科学划分和界定组织本所应有的职能,最终实现组织目标。二级学院办公室作为基层教学行政管理组织,所承担的工作任务日益繁重。为促进学校事业更好更快地发展,学校应重视科学划分和界定二级学院办公室的职能,对提高管理水平、提高办学质量具有重要意义。
3.2树立正确的管理理念。
正确的管理理念,要以服务为宗旨,以满意为目标。本着尽心服务的心态,以诚待人,尽心办事,慎思所行,慎行所欲。办公室工作有一定的被动性,需发挥对工作的主动性、前瞻性和预见性,在被动中争取主动。主动工作的关键是总结和探索管理工作的规律性,发挥创造性,增强预见性,对有固定范围和程序的周期性工作,做好计划安排,按例行程序合理安排工作,对没有规定范围和程序的突发性工作,尽量做到有预案、有准备,减少盲目性,避免措手不及。
3.3建立健全规范的规章制度。
制度化建设是加强科学管理、提高工作质量和效率的重要手段,二级学院办公室工作要适应校院管理体制改革需要,需在学校党政领导下,加强制度化建设,积极推进规范化管理,加快制度建设和制度创新步伐,建立和完养科学、合理的规章制度体系,根据管理工作的职责和特点,从规范程序、规范行为入手,强化内部管理,着重处理好外部关系,建立健全明确的岗位责任制度和规范有序的组织管理制度。
3.4提高工作人员的综合素质。
人是管理的核心,是一切工作的根本推动力量,人的素质直接影响到工作质量与管理效率。二级学院办公室的部分管理人员,并非专业出身,不能精通教学、行政管理的所有专业知识,办公室行政管理工作复杂多变,这就更要求办公室人员不断加强学习。需强化政治学习,努力提高政治素养;努力学习教育理论,熟知教育政策法规;加强现代知识和业务学习,全面涉猎与教育教学、现代管理相关的专业和业务知识。通过学习不断提升二级学院办公室整体管理水平。
3.5建立长效考评机制,积极开展科学考评。
强化激励机制,营造管理氛围。办公室工作是比较单调重复的职业,因此需建立必要的考评机制,提高全体办公室人员的积极性。建立科学完善的评价和考核指标体系,应根据学院办公室管理工作的实际,对各个工作岗位进行科学规范的工作分析,从而制定出一套科学的、具有可操作性的绩效考核指标体系;加强平时考核工作,作为年终考核的依据;重视考核结果反馈。听取对考核工作的意见和建议,帮助分析工作中的不足和成绩,充分发挥考核评价的作用。
3.6注重业务学习,强化人际沟通和团队意识。
办公室人员需注重自身素质的不断提高,学习现代管理知识,提高业务水平,工作中不做外行事。争取掌握各项业务知识,工作中争当多面手,提升服务能力。学院办公室综合工作中部分是常规事务性工作,工作人员在自己的职责范围内能够独立完成。而部分工作需要办公室人员合作才能完成,因此每个办公室工作人员都需要增强团队意识,把分散状态的人力、物力等资源有效地整合,实现办公室工作的高效运转。在工作过程中,建立良好的人际关系和轻松愉快的工作氛围,形成相互信任、相互适应、相互促进的环境,形成一支富有凝聚力的团队,提高工作效率。
4.结语
高校二级学院办公室的工作“细、繁、杂、忙”,要切实做好办公室的工作,工作人员必须了解办公室的工作性质、作用、特点及应遵循的基本原则,解放思想、更新观念、与时俱进,转换角色和转变工作作风,强化办公室的服务意识。增强服务功能,促进办公室管理的科学化、智能化、信息化、自动化、网络化,主动、高效、优质地做好办公室工作,使之真正起到管理枢纽和桥梁作用。
参考文献:
[1]杨映竹,江珍.新形式下高校二级学院办公室的科学管理探讨[J].长春理工大学学报(高教版),2009,(9):20-21.
[2]许巍.新时期高校二级学院办公室建设的思考[J].广东工业大学学报(社会科学版),2005,(9):300-301.
[3]骆峤嵘,万文海.我国高校二级学院管理模式研究[J].哈尔滨学院学报,2007,(7):130-132.
[4]张宁.高校二级学院办公室工作初探[J].办公室业务,2008,(8):55-56.
[5]赵益俊,宋宁华.浅谈新形式下高校二级学院的办公室管理[J].邯郸农业高等专科学校学报,2005,(1):32-34.
关键词:高校 二级学院 办公室 管理
新形势下,高校二级学院是在内部管理体制上采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式,位于教学、科研第一线,学校管理重心下移后,将垂直领导与水平联系、高度民主集中与分权自治有机结合起来的管理实体,是许多高校普遍采纳的校内管理模式。二级学院办公室是二级学院从事日常事务管理的办事机构,是学院的枢纽和综合管理部门,它接受学校相关职能部门的业务指导,贯彻执行学院领导的意图和要求,承担学院的教学、科研等方面的组织、协调、服务、管理工作,是高校教学、科研和行政管理工作能够顺畅有序运行的关键环节。二级学院办公室工作效率的有效提高,对二级学院的各项工作将起到一定的承载作用。
1.二级学院办公室主要职能
1.1管理职能。
新形势下,二级学院采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式,承载教学、行政、科研管理等工作,纷繁芜杂,部分职责需要通过学院办公室来组织实施,涉及多个工作层面。为适应并做好办公室管理工作,办公室工作人员需要熟悉党和国家关于高校工作的方针、政策,及时了解校、院行政工作基本情况及规章制度,掌握院行政、教学、科研、学生等方面的基本情况;做好上级部门及校外单位行政发文的接收、登记、转发、交办和立卷归档等工作,将各类文件和公函等资料妥善保管和传递等。
1.2参谋和助手职能。
二级学院院领导大多是学术方面的专家或学科带头人,专业业务工作繁忙,二级学院行政管理方面的工作不可能事必躬亲,许多行政管理方面决策需通过办公室来提出组织实施意见。这要求二级学院办公室工作人员需有扎实的专业背景知识,了解、掌握工作动态,深入调查研究相关政策,把握决策取向,抓住重点问题,搜集整理与二级学院改革发展有关的新信息、新资料,做到有分析、有判断、有建议,对落实学校要求和本学院工作方向等提出参谋意见,对即将落实或实施的工作考虑可能出现的问题和应对措施,为领导决策提供具体依据。对职能部门的工作动态、兄弟学院成功经验和失误教训、学院内部信息反馈及时了解和掌握,为领导科学决策提供帮助。同时还承担“善后”服务,发挥好助手作用,但在工作中要明确与领导从属关系,切忌越俎代庖。
1.3协调职能。
工作中职能部门与学院、领导与教师之间所处的位置、立足点不同,对一些问题的认识和处理可能存在分歧,易产生矛盾,二级学院办公室工作人员需要在协调、沟通上下足功夫,承担工作协调、信息协调、关系和矛盾协调等工作,协调工作中需主次分明,明确重点,围绕师生关注的热点和难点问题,做好日常工作的目标任务,消除矛盾,加强管理过程中环节配合,消除不和谐现象,审时度势,以与时俱进、积极进取的精神状态保证各项工作顺利开展,形成宽松和谐的育人环境。
1.4宣传职能。
二级学院办公室是二级学院的“窗口”,主要联系渠道就是与同行、合作单位、学生家长之间的联系。在市场经济条件下,高校之间的竞争越来越激烈,社会、家长、学生的需求日新月异,必须加强自我宣传,树立形象,创造良好的舆论氛围,通过各种媒介传达校院有关方针、政策及办学策略和措施,将学院的各项成果能够及时、全方位地向社会各界展示。
1.5服务职能。
二级学院办公室工作人员需树立以人为本、科学发展、服务第一的观念,通过对二级学院领导、师生、院内外各部门等对象的服务,实现工作职责。工作中需具备主动服务意识,提高服务质量,做一个踏实的服务员。妥善处理好与师生的关系,及时传达学校的教学科研信息,始终绷紧为师生服务这根弦,给学生以理解和关怀,充分发挥服务育人的功能,主动深入各层面,了解师生工作中遇到的困难,在职权范围内的设法加以解决,在职权范围外的及时反馈给领导和上级部门,争取按时解决,避免类似问题扩大化,避免矛盾扩大化。
2.二级学院办公室工作特点
2.1时间性强。
二级学院办公室工作人员工作时间具有不确定性。现代社会越来越强调时效性,校机关职能部门、学院领导在下达任务时就已将工作的完成时间作了明确规定,需在规定时间内完成,时间紧、任务重,更有可能同时下达多个紧急任务,给二级学院办公室工作人员完成工作任务带来了难度。比如接待工作,要求办公室所有人员放下手头工作,全体出动,解决问题。在规定时间内完不成任务或完成质量不高都会使工作效能大打折扣,影响全局工作,影响部门整体形象。因此加班加点、牺牲休息时间完成工作任务成为家常便饭。
2.2工作要求高。
二级学院办公室工作涉及面广,无论是学校各机关职能部门,还是兄弟二级学院、联系单位、领导均对办公室给予很高期望值,希望在工作过程中,遇到各类问题均能迎刃而解,高质量地完成各项任务。但二级学院办公室工作是多向性多功能的结合,要求办公室工作人员知识和技能结构也具有多样性,需要具备“通才”和“专才”统一体的工作人员推动工作开展,事实有些是难以企及的,工作难度也相应加大。
2.3工作量大。
在多校区办学的现行管理体制中,学校职能部门与二级学院的工作联系就是通过二级学院办公室开展起来的。二级学院办公室不仅要做好二级学院领导的参谋和助手,而且要承担二级学院的后勤服务工作,更重要的是要做好学校办公室、人事处等下达的一切工作,各职能部门的工作,如人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障、校友联络、离退休工作、行政管理、工会等工作,二级学院办公室都要相应地承担。二级学院办公室成为全校各项任务下达的终端、高校基层各项信息的最初收集部门。除了日常的教学运行工作和学生管理工作外,教学的规章制度需要办公室及时传达,与此同时,二级学院在发展建设过程中遇到的形形色色问题,也需要二级学院办公室协调解决,承担的工作任务千头万绪,包罗万象。
2.4突发事件多。
办公室工作被动性强,突发事件多,处理事项既要符合领导意图,又要满足指标精神、办事程序,方式又不能擅自做主,这种被动性在某种程度上增加了办公室开展工作的难度,加班加点成了必然现象。
3.提高二级学院办公室工作质量策略
3.1科学定位二级学院办公室职能。
任何一个组织要充分发挥潜能,使组织效能最大化,都必须科学划分和界定组织本所应有的职能,最终实现组织目标。二级学院办公室作为基层教学行政管理组织,所承担的工作任务日益繁重。为促进学校事业更好更快地发展,学校应重视科学划分和界定二级学院办公室的职能,对提高管理水平、提高办学质量具有重要意义。
3.2树立正确的管理理念。
正确的管理理念,要以服务为宗旨,以满意为目标。本着尽心服务的心态,以诚待人,尽心办事,慎思所行,慎行所欲。办公室工作有一定的被动性,需发挥对工作的主动性、前瞻性和预见性,在被动中争取主动。主动工作的关键是总结和探索管理工作的规律性,发挥创造性,增强预见性,对有固定范围和程序的周期性工作,做好计划安排,按例行程序合理安排工作,对没有规定范围和程序的突发性工作,尽量做到有预案、有准备,减少盲目性,避免措手不及。
3.3建立健全规范的规章制度。
制度化建设是加强科学管理、提高工作质量和效率的重要手段,二级学院办公室工作要适应校院管理体制改革需要,需在学校党政领导下,加强制度化建设,积极推进规范化管理,加快制度建设和制度创新步伐,建立和完养科学、合理的规章制度体系,根据管理工作的职责和特点,从规范程序、规范行为入手,强化内部管理,着重处理好外部关系,建立健全明确的岗位责任制度和规范有序的组织管理制度。
3.4提高工作人员的综合素质。
人是管理的核心,是一切工作的根本推动力量,人的素质直接影响到工作质量与管理效率。二级学院办公室的部分管理人员,并非专业出身,不能精通教学、行政管理的所有专业知识,办公室行政管理工作复杂多变,这就更要求办公室人员不断加强学习。需强化政治学习,努力提高政治素养;努力学习教育理论,熟知教育政策法规;加强现代知识和业务学习,全面涉猎与教育教学、现代管理相关的专业和业务知识。通过学习不断提升二级学院办公室整体管理水平。
3.5建立长效考评机制,积极开展科学考评。
强化激励机制,营造管理氛围。办公室工作是比较单调重复的职业,因此需建立必要的考评机制,提高全体办公室人员的积极性。建立科学完善的评价和考核指标体系,应根据学院办公室管理工作的实际,对各个工作岗位进行科学规范的工作分析,从而制定出一套科学的、具有可操作性的绩效考核指标体系;加强平时考核工作,作为年终考核的依据;重视考核结果反馈。听取对考核工作的意见和建议,帮助分析工作中的不足和成绩,充分发挥考核评价的作用。
3.6注重业务学习,强化人际沟通和团队意识。
办公室人员需注重自身素质的不断提高,学习现代管理知识,提高业务水平,工作中不做外行事。争取掌握各项业务知识,工作中争当多面手,提升服务能力。学院办公室综合工作中部分是常规事务性工作,工作人员在自己的职责范围内能够独立完成。而部分工作需要办公室人员合作才能完成,因此每个办公室工作人员都需要增强团队意识,把分散状态的人力、物力等资源有效地整合,实现办公室工作的高效运转。在工作过程中,建立良好的人际关系和轻松愉快的工作氛围,形成相互信任、相互适应、相互促进的环境,形成一支富有凝聚力的团队,提高工作效率。
4.结语
高校二级学院办公室的工作“细、繁、杂、忙”,要切实做好办公室的工作,工作人员必须了解办公室的工作性质、作用、特点及应遵循的基本原则,解放思想、更新观念、与时俱进,转换角色和转变工作作风,强化办公室的服务意识。增强服务功能,促进办公室管理的科学化、智能化、信息化、自动化、网络化,主动、高效、优质地做好办公室工作,使之真正起到管理枢纽和桥梁作用。
参考文献:
[1]杨映竹,江珍.新形式下高校二级学院办公室的科学管理探讨[J].长春理工大学学报(高教版),2009,(9):20-21.
[2]许巍.新时期高校二级学院办公室建设的思考[J].广东工业大学学报(社会科学版),2005,(9):300-301.
[3]骆峤嵘,万文海.我国高校二级学院管理模式研究[J].哈尔滨学院学报,2007,(7):130-132.
[4]张宁.高校二级学院办公室工作初探[J].办公室业务,2008,(8):55-56.
[5]赵益俊,宋宁华.浅谈新形式下高校二级学院的办公室管理[J].邯郸农业高等专科学校学报,2005,(1):32-34.