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摘 要:随着云计算、大数据及移动互联网等技术的深入发展,高校先后投入人力物力,旨在通过信息化生态系统建设,实现校内各业务部门业务职能网络化,进而达到信息能够共享共用。财务报销作为财务管理工作的基础,为高校提供了后勤保障,是日常工作的重要组成部分。本文通过分析传统报销模式的弊端,网络报销模式的特点及建设思路,提出传统模式向信息化发展,消除传统报销方式,过程繁复、效率低下的弊端,并通过网上报销可有效提升工作效率,完善内部控制体系,符合长远的发展需要。
关键词:日常报销;信息化;财务
一、传统报销模式的弊端
现行的大多高校报销采取分级汇签模式,以纸质报销单为介质,教职工在费用发生之后,填写纸质报销单,然后分级分类逐级签字审批,签批后报销单交回财务部门进行支付报销。这种传统的报销模式存在以下几点弊端:
财务审核效率低。报销人员将大量报销单据送到财务部门以后,财务人员既要审核业务审批流程是否合理,又要审核原始凭证,复核各项金额,大量精力用于检查复核,弱化了财务分析、内部控制等管理工作,不利于财务管理水平的提高。
财务审批效率低。在现行报销模式下,报销人员需要手工填写报销单后找领导审批,当领导外出工作时,报销业务就得不到及时处理,影响报销进度。过多占用工作时间,直接导致学校运营成本的增加。
内部控制无法有效落实。现在的报销模式下,报销流程无法固化,报销人员如不熟悉流程,很可能导致报销审批流程不符合内控规定,出现报销附件、手续不全,需要反复补充的情况;财务人员重复性的工作,也可能导致报销流程出现错误,继而出现遗漏审批、越级审批等現象,无法有效落实内部控制。
二、网上报销模式的特点
网上报销通过业务系统,线上单据填写、线上业务审批、线上财务审核,形成跨部门开放式的报销流程。在此模式下,报销人员可及时提交报销申请,并以附件形式上传相关原始凭证,相关审批领导以数字签名的方式进行业务审批,财务人员在审核相关原始凭证及报销金额后,点击生成报销单据。作为对传统报销模式的改革创新,具有以下特征:
报销流程的可视性。在统一规范的报账流程基础上,报销人员可通过互联网和移动互联网登录报销系统,申请报销事宜,提高办事效率。
报销流程的可关联性。在报销系统中,单一的报销流程可与事前请示报告的具体事项相互关联。通过设定审批流程、审批权限、年度预算额度等关键信息,规范审批流程的流转程序及审批权限。例如:报销差旅费,在出差之前先填报外出事项的审核,生成外出差旅审核单经主管领导同意。报销时关联该出差事项,这样使得每一个报销流程都“事先审批,有章可循”。
流程审批的数字化。在网上填写报销单据以后,报销人员无需再找相关领导签字审批,系统自动将审批信息推送流转给相关领导,各审批领导利用数字签名审批各类业务,快速高效且更加安全可靠。
财务信息的及时性。网上报销模式下,只要报销流程一经启动,财务信息能够及时快速地进入到系统中,当需要某个财务信息时,只需要调用系统中的汇总数即可,实现了财务动态数据的有效更新,保证了财务信息的及时性。
三、网上报销信息化应用思路
网上报销以信息技术为手段,以提高工作效率为中心,体现集约化管理的现代财务管理模式。网上报销信息化应用需重点考虑一下因素:
完善内部流程控制。通过将内部流程及财务报销制度进行梳理,优化整理后“固化”到网上报销系统中。例如:可以“固化”差旅报销流程,提供出行人员交通、住宿、补贴等标准。在系统中按照预设金额报销,按照预设流程审批,使得业务审批更趋规范化,报销流程更趋标准化,全面杜绝了遗漏审批等现象,进一步提升了单位财务管理和会计核算的规范性,加强了内部控制的执行力度。
提高工作效率。网上报销系统通过将报销人、审批人、财务人员三者有效地相互协调,形成了一个科学有效的报销流程。报销人员提交报销申请后,不再需要拿纸质的报销单找各级审批领导签字,而是通过网上报销系统提请领导审批,并且可以随时查看报销流程的流转进度。财务人员也不再需要对报销审批流程进行审核,大大提高了业务人员和财务人员的工作效率。
改变财务管理理念。网上报销系统的深入应用,有效地将财务人员的工作重心由财务核算转向优化财务管理水平。在减轻日常核算工作量以后,财务人员能够将更多的时间精力投入到财务管理事务中,使会计信息更加及时有效,保证会计信息能够科学指导行政决策,也切实提高了财务人员的整体素质。
促进财务信息公开。通过网上报销系统的运行,单位能够科学、公开、透明地在单位内部实现财务信息公开,通过财务信息的高度共享,形成单位内部切实有效的立体监督格局,有效增进单位职工的责任感。
参考文献
[1]胡薇.分析高校财务网上预约报销系统存在的问题及解决方法[J].纳税,2018(01):105.
[2]孙静.事业单位网上报销管理问题研究[J].会计师,2017(23):63-64.
[3]李娜.综合保障一体化背景下网上报销模式的探索[J].财会学习,2017(21):20-21.
[4]杜永娟.以智慧校园为契机高校实行智能化报账的方式和条件[J].财会学习,2017(17):100-101.
[5]吴盈萤.高校网上预约报销系统应用的利弊分析[J].时代金融,2017(20):290+302.
项目基金支持:重庆市教委课题“智慧校园环境下学生行为分析系统研究”(KJ1729408);重庆市教委课题“项目引领、工作室驱动”的高职软件技术专业实践能力培养研究(162071)。
关键词:日常报销;信息化;财务
一、传统报销模式的弊端
现行的大多高校报销采取分级汇签模式,以纸质报销单为介质,教职工在费用发生之后,填写纸质报销单,然后分级分类逐级签字审批,签批后报销单交回财务部门进行支付报销。这种传统的报销模式存在以下几点弊端:
财务审核效率低。报销人员将大量报销单据送到财务部门以后,财务人员既要审核业务审批流程是否合理,又要审核原始凭证,复核各项金额,大量精力用于检查复核,弱化了财务分析、内部控制等管理工作,不利于财务管理水平的提高。
财务审批效率低。在现行报销模式下,报销人员需要手工填写报销单后找领导审批,当领导外出工作时,报销业务就得不到及时处理,影响报销进度。过多占用工作时间,直接导致学校运营成本的增加。
内部控制无法有效落实。现在的报销模式下,报销流程无法固化,报销人员如不熟悉流程,很可能导致报销审批流程不符合内控规定,出现报销附件、手续不全,需要反复补充的情况;财务人员重复性的工作,也可能导致报销流程出现错误,继而出现遗漏审批、越级审批等現象,无法有效落实内部控制。
二、网上报销模式的特点
网上报销通过业务系统,线上单据填写、线上业务审批、线上财务审核,形成跨部门开放式的报销流程。在此模式下,报销人员可及时提交报销申请,并以附件形式上传相关原始凭证,相关审批领导以数字签名的方式进行业务审批,财务人员在审核相关原始凭证及报销金额后,点击生成报销单据。作为对传统报销模式的改革创新,具有以下特征:
报销流程的可视性。在统一规范的报账流程基础上,报销人员可通过互联网和移动互联网登录报销系统,申请报销事宜,提高办事效率。
报销流程的可关联性。在报销系统中,单一的报销流程可与事前请示报告的具体事项相互关联。通过设定审批流程、审批权限、年度预算额度等关键信息,规范审批流程的流转程序及审批权限。例如:报销差旅费,在出差之前先填报外出事项的审核,生成外出差旅审核单经主管领导同意。报销时关联该出差事项,这样使得每一个报销流程都“事先审批,有章可循”。
流程审批的数字化。在网上填写报销单据以后,报销人员无需再找相关领导签字审批,系统自动将审批信息推送流转给相关领导,各审批领导利用数字签名审批各类业务,快速高效且更加安全可靠。
财务信息的及时性。网上报销模式下,只要报销流程一经启动,财务信息能够及时快速地进入到系统中,当需要某个财务信息时,只需要调用系统中的汇总数即可,实现了财务动态数据的有效更新,保证了财务信息的及时性。
三、网上报销信息化应用思路
网上报销以信息技术为手段,以提高工作效率为中心,体现集约化管理的现代财务管理模式。网上报销信息化应用需重点考虑一下因素:
完善内部流程控制。通过将内部流程及财务报销制度进行梳理,优化整理后“固化”到网上报销系统中。例如:可以“固化”差旅报销流程,提供出行人员交通、住宿、补贴等标准。在系统中按照预设金额报销,按照预设流程审批,使得业务审批更趋规范化,报销流程更趋标准化,全面杜绝了遗漏审批等现象,进一步提升了单位财务管理和会计核算的规范性,加强了内部控制的执行力度。
提高工作效率。网上报销系统通过将报销人、审批人、财务人员三者有效地相互协调,形成了一个科学有效的报销流程。报销人员提交报销申请后,不再需要拿纸质的报销单找各级审批领导签字,而是通过网上报销系统提请领导审批,并且可以随时查看报销流程的流转进度。财务人员也不再需要对报销审批流程进行审核,大大提高了业务人员和财务人员的工作效率。
改变财务管理理念。网上报销系统的深入应用,有效地将财务人员的工作重心由财务核算转向优化财务管理水平。在减轻日常核算工作量以后,财务人员能够将更多的时间精力投入到财务管理事务中,使会计信息更加及时有效,保证会计信息能够科学指导行政决策,也切实提高了财务人员的整体素质。
促进财务信息公开。通过网上报销系统的运行,单位能够科学、公开、透明地在单位内部实现财务信息公开,通过财务信息的高度共享,形成单位内部切实有效的立体监督格局,有效增进单位职工的责任感。
参考文献
[1]胡薇.分析高校财务网上预约报销系统存在的问题及解决方法[J].纳税,2018(01):105.
[2]孙静.事业单位网上报销管理问题研究[J].会计师,2017(23):63-64.
[3]李娜.综合保障一体化背景下网上报销模式的探索[J].财会学习,2017(21):20-21.
[4]杜永娟.以智慧校园为契机高校实行智能化报账的方式和条件[J].财会学习,2017(17):100-101.
[5]吴盈萤.高校网上预约报销系统应用的利弊分析[J].时代金融,2017(20):290+302.
项目基金支持:重庆市教委课题“智慧校园环境下学生行为分析系统研究”(KJ1729408);重庆市教委课题“项目引领、工作室驱动”的高职软件技术专业实践能力培养研究(162071)。