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【摘要】 本文以审计实务为背景，通过介绍Excel与Word软件的衔接、共享工作簿、公式函数和随机数发生器的运用，以实现提高审计工作效率、解决实际困难的目的，达到事半功倍的效果，对于目前的审计实务工作具有一定的参考应用价值。
【关键词】 Excel软件；审计实务运用；公式函数；随机数发生器
谈到Excel软件，大家可能都十分熟悉，因为它是审计工作的好帮手，其使用频率远远超过了其他办公类软件。随着审计工作电算化程度的不断提高，无纸化的办公模式必将成为未来的发展趋势。但仅就目前而言，我们在日常审计工作中经常使用的Excel软件功能通常还局限在加减乘除的简单运算，常使用的也仅是SUM、AVERAGE、IF等一些较为简单的公式函数。笔者将在本文中介绍一些平时使用率相对较少，而一旦掌握后将大幅提高审计工作效率的Excel功能。
一、Excel与Word软件的超衔接
在出具审计报告时，若需修改word版财务会计报告附注，每位审计工作者一定十分头疼。手工修改既繁琐又容易出错。不但要花费大量时间，还增加了校对的工作量。那么，是否能够在Excel审定数据确定后，就自动生成Word版的财务会计报告附注呢？笔者认为，通过运用Excel的自动运算功能来避免手工计算的错误，同时，通过Excel与Word软件之间建立数据衔接引用，可大幅度地简化财务会计报告附注的修改过程，提高审计的工作效率。其实，自 Microsoft Office 2002版开始，已增加了Excel与Word软件的数据衔接功能。当在Word报告附注中粘贴Excel数据表格时，其右下脚会出现选择性粘贴菜单按钮，只需选中“保留源格式并衔接到Excel”即可。如图1所示。
运用该方法制作的表格，当被选中时，背景色呈灰色。若单击鼠标右键，列示的菜单条中会增加“更新衔接”的功能。通过该“更新衔接”功能，就能实现Excel与Word的数据更新衔接，如图2所示。
系统的默认衔接状态是“自动衔接”到Excel，当Word文件中衔接至Excel的表格较多时，通常打开该文件速度会较慢。上市公司的财务会计报告附注表单信息量往往较大，这一点就显得尤为明显。所以，笔者建议使用“手动衔接”设置（单击鼠标右键，弹出如图2的菜单条，选中“衔接的 工作表 对象”→“衔接…”），弹出“衔接”菜单界面，如图3所示。
我们在“所选衔接的更新方式”中将默认的“自动更新”变更为“手动更新”方式。这样Word文档与Excel文件并非时刻保持数据更新，不必占用 “宝贵”的内存，可提高文档的操作运行速度。
熟练掌握该方法后，除了财务会计报告附注外，尽职调查、资产评估等业务，凡是在Word文档中需要摘抄EXCEL数据的工作都将有其用武之地。目前，实务中出具审计报告的大致工作流程是：编制审计底稿→合并报表→编写审计报告。报告附注中有大量数据，通过采用上述衔接方法后可大幅度地缩短工作时间。同时，Word文档与Excel文件进行衔接的准备工作，可不必安排在审计完成阶段进行，完全可以提前进行准备。通过对现有工作流程的再造，将原先摘抄数据的工作时间前置，不仅提高了审计工作效率，还为紧张的年审工作争取了宝贵的时间。
二、共享工作簿
对审定单体报表进行合并工作，是每位审计项目负责人都十分熟悉的。当母公司的下属子公司较多时，合并工作往往需要多位审计员一起分工配合完成。实务中，通常按照各人所分配的工作分头进行，当某人需要修改部分内容时，往往需要更新所有人手中的Excel文件。当分工的人员较多时，项目负责人需要对每位审计员手中的文档更新工作进行时刻监控，否则就容易造成不同的更新内容存储在不同的文件中，经多次修改后容易出现混乱的现象，最后甚至项目负责人都难以区分哪份文档系“最终稿”。
为防止更新内容混乱，解决上述问题的办法通常是采用串联式的工序分配方法。但是，审计工作通常存在一定的时间限制要求，所以，实务中大家往往只能采用并联式的工序分配方法，即“分头进行、同时开工”。那么，是否有避免并联式作业产生混乱情况的办法？
笔者向大家介绍Excel软件中的“共享工作簿”功能。由于并联式作业系“分头进行、同时开工”，我们可让合并审计组成员连接在一个局域网中（当然，随着电脑配置的不断提高，无限网卡也已成为大多数电脑的基本配置，构建一个无线局域网已不再是难事）。由项目负责人打开一个Excel合并报表附注文件，然后单击菜单栏中的“工具”→“共享工作簿…”，并在弹出的“共享工作簿…”菜单界面中，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”单选框。这时，局域网内的其他成员就可以同时编辑该合并文件了。由于，所有的更新内容系保存在一个相同的Excel文件中，电脑将累计保存局域网中每位审计员对该文件的信息修改内容，以保证该文件永远是“最终稿”。当不同的审计员对同一单元格内容进行修改时，该单元格右上方将出现最近次修改者名字和修改时间，以提示审计员对需重复修改信息的确认，以保证修改内容的“最终性”。
三、Excel软件的公式函数
如果您浏览过Excel的函数菜单，是否曾惊愕于其庞大的函数功能？其实，我们只需掌握其中部分函数的运用方法，就足以满足日常审计工作中的大多数需求。除了SUM、AVERAGE、IF等常用函数外，笔者向大家介绍几个较实用的函数，掌握后可达到事半功倍的效果。
（一）VALUE函数
1. 用途。
VALUE函数的用途是将代表数字的文本字符串转换成数字。实务中，我们常遇到从某些财务软件引出的财务数据信息系文本型字符串，如：Orical软件。虽然其导出后的数据表示的系数值信息，但由于是文本型字符串，所以无法直接进行运算，给审计工作带来了诸多不便。通过使用VALUE函数，可以将该文本型字符串转换成数值型。
2. 函数语法VALUE（text）。
其中：text为带引号的文本或对需要进行文本转换的单元格的引用。比如需要将A1单元格中的文本型字符串转换成数值型，则公式“＝VALUE(A1)”即可。
值得介绍的是，笔者发现在Excel中存在个小BUG。当我们选中文本型字符串单元格后，如果按CTRL＋F，查找“. ”替换为“. ”的话，即可将原先带小数点的文本型字符串转换为数值型字符串，大大地简化操作步骤。但是，当文本型字符串所代表的数值信息系整数时（即无小数点时），该方法则不适用。此外，运用菜单栏“数据”→“分列”的功能也可以达到该效果。
（二）LEFT、RIGHT、LEN和FIND函数
LEFT、RIGHT、LEN和FIND函数在这里的用途是提取会计账簿摘要栏内填写的数量信息。在审计实务中，常会遇见财务人员在三栏式账簿摘要栏内填写存货数量的情况。当审计员拟取得数量金额式的存货账簿时，客户却提供这样的“数量金额”式账簿，“可远观，而不可亵玩焉”，让人哭笑不得。在此，笔者介绍一套“组合拳”给大家，可方便地提取类似账簿中的数量信息，生成数量金额式的电子账簿，使审计员可大显身手。具体运用如下。
1. 函数语法LEFT(text,num_chars)。
作用：基于所指定的字符数返回文本字符串中的第一个或前几个字符。
2. 函数语法RIGHT(text,num_chars)。
作用：根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。其中，text表示要提取字符的字符串位置；num_chars表示，需要提取的字符数，忽略时为1。LEFT和RIGHT函数的运用基本一致，区别在于一个从左开始提取字符串，一个从右开始提取字符串。
3. 函数语法LEN(text)。
lookup_value： 需要在数据表首列进行搜索的值。本例中，系A列客户的名称。
table_array：需要搜索数据的信息表。本例中为“2006年客户明细余额”工作表中A2至C5单元格范围。
col_index_num：满足条件的单元格在数组区域table_array中的列序号。在本例中，需在“2007年客户明细余额”工作表C列中返回“2006年客户明细余额”工作表中的B列2006年末余额信息，故属表3中的第2列信息，应填写“2”。同理，表“2007年客户明细余额”工作表中D列需返回“2006年客户明细余额”工作表C列中的销售员信息，故属表3中的第3列信息，应填写“3”。
range_lookup：在查找时，是否需要精确匹配。如果为FALSE,则大致匹配，如果为TRUE或忽略，则精确匹配（并区分全/半角）。在实务中，一般选择大致匹配，即“FALSE”。
（2）具体操作程序。
首先，在“2007年客户明细余额”工作表的C1和D1单元格内分别粘贴“2006-12-31”和“销售业务员”字符串，作为行标题。然后，在“2007年客户明细余额”工作表C2单元格内使用VLOOKUP函数，公式为“=VLOOKUP($A2,2006年客户明细余额!$A$2:$C$5,2,FALSE)”，D2单元格的函数公式为“=VLOOKUP($A2,2006年客户明细余额!$A$2:$C$5,3,FALSE)”。其中“$”符号是为了绝对引用和相对引用单元格信息，以便通过鼠标的单元格拖放功能，让电脑自动生成C列和D列内其他行次的单元格信息。在表2和表3的基础上，经上述操作并略作整理，便可得到表4所示结果。
2．CONCATENATE 函数。
用途：将多个文本字符串合并成一个。
上述笔者已介绍了VLOOKUP函数的运用，但在实务中不同的工作表之间并非均存在唯一性的关键字符串（如上例为“客户”）。那么，我们就需要将不同单元格内的信息进行合并，使其生成唯一的一个字符串。例如：在编制服装企业存货账龄分析表时，获取的明细清单内各件衣服的类别、款式、颜色、尺寸均不具有唯一性特点，可见表5。
为了使用VLOOKUP函数，我们需要自己构建一个唯一性的字符串。在本例中，我们可先在首列中插入一列，标题可称作为“品名”，然后使用CONCATENATE函数，构建唯一性的字符串。CONCATENATE函数运用如下：
函数语法：CONCATENATE(text1,text2,…)。
作用：将几个文本字符串合并为一个文本字符串。其中，text1, text2, ... 为 1 到 30 个将要合并成单个文本项的文本项。这些文本项可以是文本字符串、数字或对单个单元格的引用。本例单元格A2的公式函数为“ =CONCATENATE(B2,"/",C2,"/",D2,"/",E2) ”。其中，“/”是为了以后筛选查找方便，不用也可。
四、Excel软件的“随机数发生器”
实务中，审计员通常会选择那些金额较大，或者发生频繁的交易作为抽样样本，并习惯以这些特定项目的偏差或错报来推断总体。按照2006年度颁布的《中国注册会计师审计准则第1314号——审计抽样和其他选取测试项目的方法》的相关规定，对特定项目实施审计程序的结果不能推断至整个总体，选取特定项目并不构成审计抽样。审计抽样包括统计抽样和非统计抽样。若使用统计抽样，则必须通过随机选取样本。那么，如何才能做到随机抽样呢？CPA审计教材中就曾提到过“随机数表”；“四大”会计师事务所也曾专门开发随机数发生器软件，用于审计程序的随机抽样。那么，我们是否能够利用Excel软件来制作一张“随机数表”，并使该表能够满足审计三级复核的要求呢？笔者给大家介绍一下Excel软件中的“随机数发生器”的运用。
【关键词】 Excel软件；审计实务运用；公式函数；随机数发生器
谈到Excel软件，大家可能都十分熟悉，因为它是审计工作的好帮手，其使用频率远远超过了其他办公类软件。随着审计工作电算化程度的不断提高，无纸化的办公模式必将成为未来的发展趋势。但仅就目前而言，我们在日常审计工作中经常使用的Excel软件功能通常还局限在加减乘除的简单运算，常使用的也仅是SUM、AVERAGE、IF等一些较为简单的公式函数。笔者将在本文中介绍一些平时使用率相对较少，而一旦掌握后将大幅提高审计工作效率的Excel功能。
一、Excel与Word软件的超衔接
在出具审计报告时，若需修改word版财务会计报告附注，每位审计工作者一定十分头疼。手工修改既繁琐又容易出错。不但要花费大量时间，还增加了校对的工作量。那么，是否能够在Excel审定数据确定后，就自动生成Word版的财务会计报告附注呢？笔者认为，通过运用Excel的自动运算功能来避免手工计算的错误，同时，通过Excel与Word软件之间建立数据衔接引用，可大幅度地简化财务会计报告附注的修改过程，提高审计的工作效率。其实，自 Microsoft Office 2002版开始，已增加了Excel与Word软件的数据衔接功能。当在Word报告附注中粘贴Excel数据表格时，其右下脚会出现选择性粘贴菜单按钮，只需选中“保留源格式并衔接到Excel”即可。如图1所示。
运用该方法制作的表格，当被选中时，背景色呈灰色。若单击鼠标右键，列示的菜单条中会增加“更新衔接”的功能。通过该“更新衔接”功能，就能实现Excel与Word的数据更新衔接，如图2所示。
系统的默认衔接状态是“自动衔接”到Excel，当Word文件中衔接至Excel的表格较多时，通常打开该文件速度会较慢。上市公司的财务会计报告附注表单信息量往往较大，这一点就显得尤为明显。所以，笔者建议使用“手动衔接”设置（单击鼠标右键，弹出如图2的菜单条，选中“衔接的 工作表 对象”→“衔接…”），弹出“衔接”菜单界面，如图3所示。
我们在“所选衔接的更新方式”中将默认的“自动更新”变更为“手动更新”方式。这样Word文档与Excel文件并非时刻保持数据更新，不必占用 “宝贵”的内存，可提高文档的操作运行速度。
熟练掌握该方法后，除了财务会计报告附注外，尽职调查、资产评估等业务，凡是在Word文档中需要摘抄EXCEL数据的工作都将有其用武之地。目前，实务中出具审计报告的大致工作流程是：编制审计底稿→合并报表→编写审计报告。报告附注中有大量数据，通过采用上述衔接方法后可大幅度地缩短工作时间。同时，Word文档与Excel文件进行衔接的准备工作，可不必安排在审计完成阶段进行，完全可以提前进行准备。通过对现有工作流程的再造，将原先摘抄数据的工作时间前置，不仅提高了审计工作效率，还为紧张的年审工作争取了宝贵的时间。
二、共享工作簿
对审定单体报表进行合并工作，是每位审计项目负责人都十分熟悉的。当母公司的下属子公司较多时，合并工作往往需要多位审计员一起分工配合完成。实务中，通常按照各人所分配的工作分头进行，当某人需要修改部分内容时，往往需要更新所有人手中的Excel文件。当分工的人员较多时，项目负责人需要对每位审计员手中的文档更新工作进行时刻监控，否则就容易造成不同的更新内容存储在不同的文件中，经多次修改后容易出现混乱的现象，最后甚至项目负责人都难以区分哪份文档系“最终稿”。
为防止更新内容混乱，解决上述问题的办法通常是采用串联式的工序分配方法。但是，审计工作通常存在一定的时间限制要求，所以，实务中大家往往只能采用并联式的工序分配方法，即“分头进行、同时开工”。那么，是否有避免并联式作业产生混乱情况的办法？
笔者向大家介绍Excel软件中的“共享工作簿”功能。由于并联式作业系“分头进行、同时开工”，我们可让合并审计组成员连接在一个局域网中（当然，随着电脑配置的不断提高，无限网卡也已成为大多数电脑的基本配置，构建一个无线局域网已不再是难事）。由项目负责人打开一个Excel合并报表附注文件，然后单击菜单栏中的“工具”→“共享工作簿…”，并在弹出的“共享工作簿…”菜单界面中，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”单选框。这时，局域网内的其他成员就可以同时编辑该合并文件了。由于，所有的更新内容系保存在一个相同的Excel文件中，电脑将累计保存局域网中每位审计员对该文件的信息修改内容，以保证该文件永远是“最终稿”。当不同的审计员对同一单元格内容进行修改时，该单元格右上方将出现最近次修改者名字和修改时间，以提示审计员对需重复修改信息的确认，以保证修改内容的“最终性”。
三、Excel软件的公式函数
如果您浏览过Excel的函数菜单，是否曾惊愕于其庞大的函数功能？其实，我们只需掌握其中部分函数的运用方法，就足以满足日常审计工作中的大多数需求。除了SUM、AVERAGE、IF等常用函数外，笔者向大家介绍几个较实用的函数，掌握后可达到事半功倍的效果。
（一）VALUE函数
1. 用途。
VALUE函数的用途是将代表数字的文本字符串转换成数字。实务中，我们常遇到从某些财务软件引出的财务数据信息系文本型字符串，如：Orical软件。虽然其导出后的数据表示的系数值信息，但由于是文本型字符串，所以无法直接进行运算，给审计工作带来了诸多不便。通过使用VALUE函数，可以将该文本型字符串转换成数值型。
2. 函数语法VALUE（text）。
其中：text为带引号的文本或对需要进行文本转换的单元格的引用。比如需要将A1单元格中的文本型字符串转换成数值型，则公式“＝VALUE(A1)”即可。
值得介绍的是，笔者发现在Excel中存在个小BUG。当我们选中文本型字符串单元格后，如果按CTRL＋F，查找“. ”替换为“. ”的话，即可将原先带小数点的文本型字符串转换为数值型字符串，大大地简化操作步骤。但是，当文本型字符串所代表的数值信息系整数时（即无小数点时），该方法则不适用。此外，运用菜单栏“数据”→“分列”的功能也可以达到该效果。
（二）LEFT、RIGHT、LEN和FIND函数
LEFT、RIGHT、LEN和FIND函数在这里的用途是提取会计账簿摘要栏内填写的数量信息。在审计实务中，常会遇见财务人员在三栏式账簿摘要栏内填写存货数量的情况。当审计员拟取得数量金额式的存货账簿时，客户却提供这样的“数量金额”式账簿，“可远观，而不可亵玩焉”，让人哭笑不得。在此，笔者介绍一套“组合拳”给大家，可方便地提取类似账簿中的数量信息，生成数量金额式的电子账簿，使审计员可大显身手。具体运用如下。
1. 函数语法LEFT(text,num_chars)。
作用：基于所指定的字符数返回文本字符串中的第一个或前几个字符。
2. 函数语法RIGHT(text,num_chars)。
作用：根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。其中，text表示要提取字符的字符串位置；num_chars表示，需要提取的字符数，忽略时为1。LEFT和RIGHT函数的运用基本一致，区别在于一个从左开始提取字符串，一个从右开始提取字符串。
3. 函数语法LEN(text)。
lookup_value： 需要在数据表首列进行搜索的值。本例中，系A列客户的名称。
table_array：需要搜索数据的信息表。本例中为“2006年客户明细余额”工作表中A2至C5单元格范围。
col_index_num：满足条件的单元格在数组区域table_array中的列序号。在本例中，需在“2007年客户明细余额”工作表C列中返回“2006年客户明细余额”工作表中的B列2006年末余额信息，故属表3中的第2列信息，应填写“2”。同理，表“2007年客户明细余额”工作表中D列需返回“2006年客户明细余额”工作表C列中的销售员信息，故属表3中的第3列信息，应填写“3”。
range_lookup：在查找时，是否需要精确匹配。如果为FALSE,则大致匹配，如果为TRUE或忽略，则精确匹配（并区分全/半角）。在实务中，一般选择大致匹配，即“FALSE”。
（2）具体操作程序。
首先，在“2007年客户明细余额”工作表的C1和D1单元格内分别粘贴“2006-12-31”和“销售业务员”字符串，作为行标题。然后，在“2007年客户明细余额”工作表C2单元格内使用VLOOKUP函数，公式为“=VLOOKUP($A2,2006年客户明细余额!$A$2:$C$5,2,FALSE)”，D2单元格的函数公式为“=VLOOKUP($A2,2006年客户明细余额!$A$2:$C$5,3,FALSE)”。其中“$”符号是为了绝对引用和相对引用单元格信息，以便通过鼠标的单元格拖放功能，让电脑自动生成C列和D列内其他行次的单元格信息。在表2和表3的基础上，经上述操作并略作整理，便可得到表4所示结果。
2．CONCATENATE 函数。
用途：将多个文本字符串合并成一个。
上述笔者已介绍了VLOOKUP函数的运用，但在实务中不同的工作表之间并非均存在唯一性的关键字符串（如上例为“客户”）。那么，我们就需要将不同单元格内的信息进行合并，使其生成唯一的一个字符串。例如：在编制服装企业存货账龄分析表时，获取的明细清单内各件衣服的类别、款式、颜色、尺寸均不具有唯一性特点，可见表5。
为了使用VLOOKUP函数，我们需要自己构建一个唯一性的字符串。在本例中，我们可先在首列中插入一列，标题可称作为“品名”，然后使用CONCATENATE函数，构建唯一性的字符串。CONCATENATE函数运用如下：
函数语法：CONCATENATE(text1,text2,…)。
作用：将几个文本字符串合并为一个文本字符串。其中，text1, text2, ... 为 1 到 30 个将要合并成单个文本项的文本项。这些文本项可以是文本字符串、数字或对单个单元格的引用。本例单元格A2的公式函数为“ =CONCATENATE(B2,"/",C2,"/",D2,"/",E2) ”。其中，“/”是为了以后筛选查找方便，不用也可。
四、Excel软件的“随机数发生器”
实务中，审计员通常会选择那些金额较大，或者发生频繁的交易作为抽样样本，并习惯以这些特定项目的偏差或错报来推断总体。按照2006年度颁布的《中国注册会计师审计准则第1314号——审计抽样和其他选取测试项目的方法》的相关规定，对特定项目实施审计程序的结果不能推断至整个总体，选取特定项目并不构成审计抽样。审计抽样包括统计抽样和非统计抽样。若使用统计抽样，则必须通过随机选取样本。那么，如何才能做到随机抽样呢？CPA审计教材中就曾提到过“随机数表”；“四大”会计师事务所也曾专门开发随机数发生器软件，用于审计程序的随机抽样。那么，我们是否能够利用Excel软件来制作一张“随机数表”，并使该表能够满足审计三级复核的要求呢？笔者给大家介绍一下Excel软件中的“随机数发生器”的运用。