试论企业信息化与企业发展相适应的问题及对策

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  摘 要:企业在不断发展,信息技术在不断进步,使企业信息化不断适应企业的发展是所有企业都会面临的一个实际问题。企业在发展的各个阶段需要与其相适应的信息化支持。技术是为管理服务的,企业信息化是为企业发展服务的。为此,需要熟悉企业发展历程、现状、未来方向,并了解信息技术发展现状以及最新发展趋势等。同时,我们认为,在实践中,规划制定、领导支持、资金保障、全员参与、坚持实用原则等是影响企业信息化成败的关键因素。只有坚持不断改进和完善企业信息化举措,才能使企业信息化与企业发展相适应。
  关键词:信息化;企业发展;适应性
  一、企业信息化的基本概念和特点
  (1)企业信息化是通过先进的计算机硬件、软件以及网络技术去整合企业的生产、管理和经营等数据,形成及时有效的信息,为企业各级管理者提供决策参考。
  (2)企业信息化有如下特点:一是企业信息化涉及企业的核心业务、主要流程、主要领导、所有员工;二是企业信息化涉及企业营销、生产、研发、人事、财务各个层面;三是企业信息化基本都会经历单机应用、综合应用、网络应用的逐步提升过程;四是企业信息化都会分层次、分阶段地推进,而且会持续不断地投资和建设;五是企业信息化主要是从整体上提高企业生产能力和管理水平,难以定量评估其直接效益;六是企业信息化受企业创新体制、人员素质、信息技术发展水平等因素影响较大。
  二、某外贸集团公司信息化情况简介
  1.信息组织架构情况
  总公司副总经理分管信息工作,总公司企业管理部负责信息管理工作,总公司设信息化领导小组(主要成员有各职能部门主要负责人)。
  2.信息人力资源情况
  总公司负责信息管理具体工作的人员一共有4人。企业管理部副总经理为信息管理具体工作的领导,其他3人为具体工作人员(其中:1名信息主管负责信息化规划、信息系统建设、网络规划及管理、服务器管理以及协助领导进行信息管理的全面工作,1名网络工程师负责网络等信息日常运维工作,1名信息员负责OA日常运维工作)。
  3.信息管理主要工作范围
  全面负责总公司及下属各级子公司的信息化工作。
  4.网络情况
  公司网络架构情况:工作计算机向上接入到各楼层交换机,各楼层交换机向上汇聚到中心交换机,中心交换机向上接入到防火墙,防火墙向上连接路由器,通过路由器接入互联网。互联网通过两条光纤专线连接,接入商分别是联通和移动,两家各20M带宽,主要由北京本部、京内分公司、京外分公司共享上网,统一从北京本部出口接入到互联网。其他京外境外分公司,以及出差等移动办公用户通过VPN加密通道访问公司内部网络。
  5.信息系统情况
  总 公 司:协同办公系统、财务管理系统、进出口业务管
  理系统、网站系统、邮件系统、档案管理系统
  北京分公司:进口商品进销存管理系统
  上海分公司:业务管理系统
  境外分公司:财务管理系统
  6.服务器情况
  运行日常业务信息系统的服务器统一放置信息中心机房,统一管理及运维。
  运行网站及邮件系统的服务器托管在ISP服务商机房。
  7.日常运营和维护
  负责所有信息相关硬件设备、软件系统、网络等日常运行保障,以及故障排查与恢复等工作。
  三、某外贸集团公司信息化分析
  总结集团公司信息化历史,根据公司信息化现状,考虑公司信息化发展,结合自身对信息化的理解,对公司信息化做以下简要分析。
  1.公司信息化历史
  公司搞信息化,主要是从发布公司网站、架设公司网络开始,逐渐到实施财务、业务等信息系统,从基础建设过渡到系统建设,从形象宣传过渡到与业务结合,从基层业务处理过渡到中层管理协同,基本符合了信息化的发展规律,但公司信息化起点低、基础薄、发展慢。
  2.公司信息化现状分析
  (1)部门级信息系统应用需普及,新系统应不断集成应用
  公司经过近几年信息化建设,根据部分业务部门需求,逐渐建立了一些部门级信息系统,为相关单位业务管理起到了一定作用。但这些系统的数据分布于各系统之中,未能集成应用,不能形成合力,需要通过建设数据中心、建设综合管理系统等手段不断集成应用。
  (2)信息化合作单位需优化,确保系统健康稳定可持续
  由于公司信息化投入较小等因素,主要信息系统采用外包给规模较小的公司开发,这种方式有不稳定因素(因小公司人员变更频繁),并且只局限于部门级系统应用。根据公司信息化从离散的小系统向集中的大系统应用趋势,将来集成信息系统应尽量选择有一定知名度的软件商合作,以确保系统健康、稳定、可持续使用。
  (3)网络基础架构需优化,关键设备适当冗余,确保应用畅通
  公司网络平台基本能满足日常办公需要。但关键设备没有冗余备份,容易出现单点故障,不出故障的时候感觉不到冗余设备的作用,一旦发生故障,将严重影响到正常办公。另外,网络应用层包括上网行为等监管不够完善,需要添置软硬件设备以完善网络管理。
  (4)人员队伍以及保障体系需加强
  人员配置相对不足,目前人员主要工作在于运行维护。硬件配置没有冗余,主要由于费用有限,重要服务器(如OA)配置较低且数量只有一台,一旦出现问题将影响正常使用。软件服务保障不完善,基本上购买软件时由于费用问题不购买服务,软件后期升级无保障。硬件、软件、人员等方面都需要进一步加强。
  3.信息化建设所处阶段分析
  经分析,公司信息化处于第一阶段到第二阶段过渡时期。此时,需要切实转变思路,着实加大投入,真正将信息化融入公司发展战略,信息化必定能在企业转型时期起到应用作用(信息化在医疗健康行业的应用十分广泛,是必然发展趋势)。同时,公司应适时考虑为加强企业高层决策者的决策水平而进行企业信息集成应用。   四、公司信息化发展计划
  根据集团信息化总体部署,围绕各公司发展战略,结合信息化发展趋势和各公司的具体情况,制定了信息化发展计划。
  1.发展计划总体思路
  總体思路:坚持以集团信息化规划为基本原则;坚持以”战略导向、需求驱动,总体规划、分步实施,重点先行、管控结合”为指导方针;以”统一规划、合理投资,统一标准、规范管理,统一设计、优化架构,统一协调、共享资源”为基本原则;以建设”网络平台、数据平台、应用平台和保障体系”为基础;以” 信息一体化促进业务一体化”为方向,加强基础建设,强化规范管理,整合信息资源,深化集成应用,提升公司管控水平,增强公司核心竞争力。
  2.发展计划主要任务
  (1)加强领导,从战略高度重视公司信息化建设。完善信息化组织机制建设,加强各级管理人员的信息化知识培训,提高各级领导对企业信息化价值的认知度,增强信息化建设的推动力。从”信息化满足业务操作需求”向”信息化战略支撑和引领企业发展战略”转变,将信息化战略融入企业发展战略。
  (2)全面整合,加快公司化信息系统的集成应用。企业信息化建设的主要任务之一是面向管理者进行直观、简洁的信息展现,协助实现决策集中。及时反映企业的真实情况,帮助企业在多变的商业环境中及时了解情况,规避风险。为此企业信息化管控模式要做到信息共享,集中管理。以”统一设计、优化架构”为原则,整合信息系统资源,消除信息孤岛,提升公司管控水平,增强企业风险控制能力。同时,打造支持对外服务的信息门户和内部沟通协作平台。对外服务信息门户用于与上下游服务对象交换数据,互动信息,创造亲和的服务环境。内部沟通协作平台用于各岗位之间、公司内部各单位之间、以及各合作单位之间保持高效协同合作,保证对外服务有效持续开展,提高服务效率。
  (3)优化信息化投资策略和投资结构。加强信息化投资预算管理,将信息化投资预算纳入公司预算管理体系。以”统一规划、合理投资”为原则,从企业信息化预算占销售收入百分比、软件与服务的投入占信息化总投入百分比、信息化安全费用占信息化总投入的百分比等方面考核信息化投资的力度和合理性。
  (4)强化信息化基础建设、完善信息化标准体系。安全、稳定、快速的网络环境是企业信息化的基础,目前公司在本地网和网络安全建设上已经具备一定的规模,为企业信息化建设提供一个不受地域和时间影响的支撑环境,下一步企业网建设的重点是搞好基于广域网的企业专网建设。信息化标准体系的建立有利于更好地开展信息化建设,坚持”统一标准、规范管理”原则,完善公司网站管理规定、信息化项目管理规定、信息资产管理规定、信息化安全管理规定、信息化应急预案等制度建设,保障企业信息化建设的顺利开展。
  (5)全面培养信息化人才、打造一流信息化团队。企业信息化建设离不开人才队伍培养和员工对企业信息化的认知,公司将坚持技术引进和自主开发相结合的信息化建设方法,每年安排专业技术人员进行继续教育,通过专题讲座和在线学习等方式培训员工提高企业信息化使用能力,坚持岗位评定中进行计算机使用能力的考核。创新IT人员用人机制体制,营造适合IT人员发展的环境,重点培养IT人员的综合能力,信息技术知识与业务管理知识并重,努力打造一流的信息化团队。
  3.保障措施
  (1)完善机构,加强领导。为统一思想,加强领导,贯彻落实发展计划,信息化项目设立项目领导小组、项目实施小组。项目领导小组由总公司信息化工作领导小组成员和项目负责单位的负责人共同组成,主要负责项目的规划、执行和控制过程中的指导和监督工作;项目实施小组由总公司信息化实施小组成员和项目负责单位的相关工作人员组成,主要负责项目的具体执行。
  (2)加强宣传,深入指导。围绕企业发展战略制定和完善信息化发展战略,加强信息化战略能够支撑和引领企业发展战略的宣传,深入指导各级单位制定本单位的信息化计划,适时推介适合各成员企业的信息化成功案例,组织协助各成员企业推进信息化建设,以此保证总公司信息化发展战略又好又快的实现。
  (3)规范管理,注重绩效。信息化项目严格按照项目管理进行实施,加强项目前期调研和规划、项目执行过程监控、项目结束后的绩效考核等工作,促进信息化责任与权力的紧密结合,建立健全信息化工作的激励与约束机制。
  (4)创新体制,优化队伍。将IT人才培养与信息化建设结合起来,创新IT人员用人机制体制,营造适合IT人员发展的环境,从IT人员数量和能力结构两方面充实和锻炼IT队伍,注重既有项目管理能力又有信息化专业能力的复合型IT人才的培养。
  (5)保障投资,持续发展。加强IT预算管理,设立信息化专项资金,纳入总公司预算管理,保障IT投资,持续优化信息化投资结构,注重信息化绩效考核,提高信息化投资回报率,促进公司信息化建设全面协调可持续发展。
  五、企业信息化与企业发展相适应的主要经验
  1.领导层对信息化的认识到位是关键
  企业信息化的作用不仅在于提高生产效率和管理水平,更重要的是融入企业发展战略,推动企业发展。纵观信息化水平处于先进水平的企业,均已充分认识到信息化的价值,能够在深入分析企业面临的内外部环境基础上,围绕企业核心竞争力,从企业战略高度认识信息化,从企业发展角度部署实施信息化。
  2.信息化绩效考核是有效地制度保证
  信息化是企业的信息化,不是信息化部门的信息化,这已经成为中央企业普遍共识。建立与之对应的制度,保证信息化工作的深入推进和取得实效,也在信息化取得成功的中央企业中得到印证。信息化绩效考核制度能够切实把信息化建设和应用的责任和义务传递到各级领导和全体员工的身上,实现”一把手工程”向”全员工程”的转变,确保层层落实信息化建设、应用、维护、升级和优化的责任。
  3.全员信息化素质是坚实的基础   全员信息化素质包括对信息化的准确理解和定位,信息技术的应用水平和信息化技能的掌握等。成功经验表明,凡是在信息化建设过程中,不断通过培训、交流和竞赛等形式宣传信息化理念、提升信息化技能,将信息技术应用技能作为上岗资格认证条件的企业,均在整个集团形成浓厚的信息化氛围,实现了信息化的全员参与,造就了一批高素质的复合型人才,建立了一支过硬的信息化队伍,为信息化工作的深入推进奠定了坚实的基础。
  4.始终坚持适用性是基本原则
  信息化规划应立足企业现状,紧密围绕发展战略,杜绝好大喜工、不切实际;注意阶段性目标和长远目标的平衡,结合企业内外部环境的变化,对信息化规划实行滚动修改;信息系统建设坚持对业务需求的满足度,合理把握超前性和适用性,不盲目”贪大求洋”;结合企业实际组织构建信息系统运行维护体系;根据不同的企业文化和特点开展深化应用工作。
  企业信息化是必然趋势,是一个基础工作,也是一个长期的工作。企业间想交流,肯定要有信息化,只不过信息化的层次不一样,有的是在业务上的信息化,有的是在管理上的信息化,还有的是在战略上的信息化。
  5.信息化发展趋势是未来方向
  当前信息技术已不仅仅起到支撑的作用,同时也是公司经营管理的重要组成部分。其核心思想是信息化与业务的”三个融合”。
  一是战略融合,即信息化战略与业务战略的融合。信息化战略要符合业务战略的需要,信息化还要积极参与业务战略的制定,信息化有责任,也有能力帮助公司制定更科学的业务发展战略。
  二是理念融合,即信息化理念与业务理念的融合。当前信息化与业务越来越密不可分,信息化能力也是业务能力,信息化的发展水平直接体现了业务的发展水平。
  三是行动融合,在战略实施上,业务与信息化必须保持相对一致的节奏和步伐,同时信息技术要稍稍先行一步。
  六、结语
  总之,信息化是企业未来发展的重要内容之一,是企业业务整合、管理提升的重要平台。企业的信息化建设,不仅取决于其先期投入资金的多少,软硬件设备设施的先进与否,更重要的是要结合企业经营管理的需要和业务转型的要求,不斷完善,持续改进,上下同心,贯彻执行,增强信息化建设与企业发展的契合度与适应性,才能充分发挥信息化在现代企业管理中的作用,强化管理质量,提升管理效率和市场竞争力。
  参考文献:
  【1】中央企业信息化水平评价报告.
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