论文部分内容阅读
当今世界是以高科技为主导的知识经济时代，知识已成为经济、社会发展的主导力量。知识信息在飞速增长，信息利用率已成为国家实力的重要指标。档案作为历史的记录，知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。推进档案资源的开发利用，对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。我国的档案管理已从传统的实体管理向档案信息化管理发展，档案服务职能已从行政服务向社会化服务过渡，档案信息资源已成为社会共享的信息资源的一部分。因而在信息时代充分开发利用档案信息资源是现今必须要思考和解决的一个问题。
一、重新认识档案信息资源开发的含义
开发档案信息资源就是要在维护党和国家根本利益的前提下，将馆藏档案信息尽可能挖掘出来、传递出去，发挥其应有的作用。具体地讲，档案信息资源开发是指对档案信息进行加工、整理，并将蕴藏于档案中有价值的、适应社会发展需要的各种知识、信息挖掘出来，最大限度的为广大利用者服务，以提高档案信息利用效率的一种知识信息整序和传递过程。
1、档案信息资源开发对象是馆藏档案中隐含的信息。这里的馆藏档案是集中的，经过加工整序的，处于日常保管状态下的档案。这需要实体管理提供相应的保障。当然，这也是档案信息资源开发区别于其他开发的根本标志。
2、档案信息资源开发任务是对静态的档案信息进行加工、处理和相应的信息输出，直接满足利用者的需要。
3、档案信息资源开发性质表现为一种高层次的智力劳动过程。
4、档案信息资源开发系统的整体功能是缩短档案信息的传递时间，广泛、迅速、准确地将档案信息传递给利用者，从而最大限度地发挥档案信息的经济效益和社会效益。
二、档案信息资源开发的必要性
信息资源的开发是现代档案馆区别于传统档案馆的重要标志，也是目前档案工作的中心环节。衡量一个档案馆工作的好坏，不只是看它收集了多少有价值的档案和加工整理情况、保管工作如何，更重要的是看它所收藏档案信息传递和信息开发，将信息资源快速、准确、完整地提供给用户参考利用。在当今信息时代，信息资源的积极开发显得尤为重要，特别是档案信息部门更应该发挥自身的优势，从更深层次多途径挖掘信息资源，变被动为主动，变静态为动态，加强档案馆之间的横向联合，从而使信息资源得到充分开发与利用，变单一信息为综合信息，变无序信息为有序信息，变浅层信息为深层次信息，以适应信息社会的需要，发挥档案部门的职能作用。
三、开发利用档案信息资源的方法和途径
1、丰富并改善档案信息资源结构，建立档案信息资源体系
档案部门要加强档案的接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足，内容丰富，结构合理，质量优化并富有特色的档案信息资源体系，第一，从档案室来说，要改变单位档案信息资源的分散管理体制，设立综合档案室，集中统一管理本单位的全部档案；第二，从档案馆来说，要坚持馆藏档案数量与质量并重的原则，一方面要合理扩大接收范围，另一方面要对接收档案的质量进行控制；第三，要完善档案补充机制，广泛开展档案征集工作，要想方设法收集散存在社会和个人中的档案资料；第四，要改变馆藏结构中文书档案占主体的单一局面，加大对保存在各单位的专门档案的接收力度；还要加强与专业档案馆、图书馆、博物馆的联系，掌握馆藏情况，协商征集接收其案卷目录、档案缩微品等，实现馆际交流，资源共享。
2、改进和更新档案利用的方法与技术，加强检索工具体系建设，建立档案目录中心
随着档案数量的增加和现代社会对档案的利用需求，传统的档案利用方式与方法已不适应档案用户的需要和档案信息加工的需要，因此，档案部门必须大力改变和更新档案利用方法，并尽可能地使用现代科学技术，特别是计算机技术和现代缩微技术等。目前，各级档案部门的档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低的现象普遍存在，加强检索工具应力求符合规范标准，查找性、指导性检索工具应配套，并能把馆藏档案的内容特征、形式特点和储存地点揭示出来。各级档案部门应建立档案目录中心，将本地区、本系统保存的档案资料，通过实体分散、目录集中的方法，实现档案资源的共享。
3、积极创造有利条件，推动档案信息资源开发利用的自动化、网络化建设
第一，重视数据库和数字档案资源建设。开展网络档案服务，把网上档案信息资源的组织和整理放到重要位置，档案数据库和数字档案资源建设越有成效，网络档案服务也就越有保证。第二，构建档案网络管理体系。创造条件加快文档资源管理的网络建设，完善一批内部局域网，加强馆际合作，实现资源共享。第三，保证档案数字化的质量，确保其完整、准确、系统，是网络档案服务的重要保证。
4、转变观念，拓宽档案信息资源开发利用范围
首先必须树立主动服务观念、开放观念、竞争观念、协作观念和市场观念五种全新的观念；其次是做好以下四个方面的工作：第一，在继续搞好档案信息资源开发利用工作，为机关、团体和企事业单位服务的同时，切实关注普通公民的需要，使档案信息更多的为普通公民所利用；第二，在档案信息的传播手段上，要打破常规，充分利用档案部门信息开发的优势，通过各种有效的传播手段，扩大档案馆(室)在社会公众中的影响；第三，要注重档案馆(室)新的社会功能的开拓，积极主动地参与到爱国主义、国情教育等精神文明建设活动中去，不断扩大档案信息开发利用工作的社会影响。
四、档案人员是档案资源开发和利用的决定因素
在信息技术发达的今天，档案员的新角色是在浩瀚的信息和各类用户之间充当信息中介，以信息的组织管理和用户培训为中心职能，档案员要从大量信息资料中搜集和筛选对用户最有价值的信息，为用户提供深层次的信息服务。因此，要加强档案员自身素质的提高，适应信息化需要就必须具备：1、强烈的事业心，严谨的工作态度；开拓进取的创新精神，较强的思维能力。2、扎实的业务知识，熟练的实际操作技能，即掌握现代信息技术，又具有较高外语水平。3、优良的文化素质，渊博的科学知识，较强的信息意识和经营管理知识。除此之外还要具备网络资源开发研究能力。
一、重新认识档案信息资源开发的含义
开发档案信息资源就是要在维护党和国家根本利益的前提下，将馆藏档案信息尽可能挖掘出来、传递出去，发挥其应有的作用。具体地讲，档案信息资源开发是指对档案信息进行加工、整理，并将蕴藏于档案中有价值的、适应社会发展需要的各种知识、信息挖掘出来，最大限度的为广大利用者服务，以提高档案信息利用效率的一种知识信息整序和传递过程。
1、档案信息资源开发对象是馆藏档案中隐含的信息。这里的馆藏档案是集中的，经过加工整序的，处于日常保管状态下的档案。这需要实体管理提供相应的保障。当然，这也是档案信息资源开发区别于其他开发的根本标志。
2、档案信息资源开发任务是对静态的档案信息进行加工、处理和相应的信息输出，直接满足利用者的需要。
3、档案信息资源开发性质表现为一种高层次的智力劳动过程。
4、档案信息资源开发系统的整体功能是缩短档案信息的传递时间，广泛、迅速、准确地将档案信息传递给利用者，从而最大限度地发挥档案信息的经济效益和社会效益。
二、档案信息资源开发的必要性
信息资源的开发是现代档案馆区别于传统档案馆的重要标志，也是目前档案工作的中心环节。衡量一个档案馆工作的好坏，不只是看它收集了多少有价值的档案和加工整理情况、保管工作如何，更重要的是看它所收藏档案信息传递和信息开发，将信息资源快速、准确、完整地提供给用户参考利用。在当今信息时代，信息资源的积极开发显得尤为重要，特别是档案信息部门更应该发挥自身的优势，从更深层次多途径挖掘信息资源，变被动为主动，变静态为动态，加强档案馆之间的横向联合，从而使信息资源得到充分开发与利用，变单一信息为综合信息，变无序信息为有序信息，变浅层信息为深层次信息，以适应信息社会的需要，发挥档案部门的职能作用。
三、开发利用档案信息资源的方法和途径
1、丰富并改善档案信息资源结构，建立档案信息资源体系
档案部门要加强档案的接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足，内容丰富，结构合理，质量优化并富有特色的档案信息资源体系，第一，从档案室来说，要改变单位档案信息资源的分散管理体制，设立综合档案室，集中统一管理本单位的全部档案；第二，从档案馆来说，要坚持馆藏档案数量与质量并重的原则，一方面要合理扩大接收范围，另一方面要对接收档案的质量进行控制；第三，要完善档案补充机制，广泛开展档案征集工作，要想方设法收集散存在社会和个人中的档案资料；第四，要改变馆藏结构中文书档案占主体的单一局面，加大对保存在各单位的专门档案的接收力度；还要加强与专业档案馆、图书馆、博物馆的联系，掌握馆藏情况，协商征集接收其案卷目录、档案缩微品等，实现馆际交流，资源共享。
2、改进和更新档案利用的方法与技术，加强检索工具体系建设，建立档案目录中心
随着档案数量的增加和现代社会对档案的利用需求，传统的档案利用方式与方法已不适应档案用户的需要和档案信息加工的需要，因此，档案部门必须大力改变和更新档案利用方法，并尽可能地使用现代科学技术，特别是计算机技术和现代缩微技术等。目前，各级档案部门的档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低的现象普遍存在，加强检索工具应力求符合规范标准，查找性、指导性检索工具应配套，并能把馆藏档案的内容特征、形式特点和储存地点揭示出来。各级档案部门应建立档案目录中心，将本地区、本系统保存的档案资料，通过实体分散、目录集中的方法，实现档案资源的共享。
3、积极创造有利条件，推动档案信息资源开发利用的自动化、网络化建设
第一，重视数据库和数字档案资源建设。开展网络档案服务，把网上档案信息资源的组织和整理放到重要位置，档案数据库和数字档案资源建设越有成效，网络档案服务也就越有保证。第二，构建档案网络管理体系。创造条件加快文档资源管理的网络建设，完善一批内部局域网，加强馆际合作，实现资源共享。第三，保证档案数字化的质量，确保其完整、准确、系统，是网络档案服务的重要保证。
4、转变观念，拓宽档案信息资源开发利用范围
首先必须树立主动服务观念、开放观念、竞争观念、协作观念和市场观念五种全新的观念；其次是做好以下四个方面的工作：第一，在继续搞好档案信息资源开发利用工作，为机关、团体和企事业单位服务的同时，切实关注普通公民的需要，使档案信息更多的为普通公民所利用；第二，在档案信息的传播手段上，要打破常规，充分利用档案部门信息开发的优势，通过各种有效的传播手段，扩大档案馆(室)在社会公众中的影响；第三，要注重档案馆(室)新的社会功能的开拓，积极主动地参与到爱国主义、国情教育等精神文明建设活动中去，不断扩大档案信息开发利用工作的社会影响。
四、档案人员是档案资源开发和利用的决定因素
在信息技术发达的今天，档案员的新角色是在浩瀚的信息和各类用户之间充当信息中介，以信息的组织管理和用户培训为中心职能，档案员要从大量信息资料中搜集和筛选对用户最有价值的信息，为用户提供深层次的信息服务。因此，要加强档案员自身素质的提高，适应信息化需要就必须具备：1、强烈的事业心，严谨的工作态度；开拓进取的创新精神，较强的思维能力。2、扎实的业务知识，熟练的实际操作技能，即掌握现代信息技术，又具有较高外语水平。3、优良的文化素质，渊博的科学知识，较强的信息意识和经营管理知识。除此之外还要具备网络资源开发研究能力。