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目前高职院校对档案管理工作和保密工作是比较重视的，并且有意识地采取了一些措施，为做好档案工作、防止失密现象的发生提供了保障。但也有一些高职院校没有认识到档案管理与保密工作的重要性及其意义，对档案管理与保密工作不够重视，认为档案管理与保密工作是可有可无的事情，缺少进行高质量的档案管理与保密工作的强烈意识。特别是在新的技术条件下，窃密的技术和手段越来越高，电子化的档案一方面带来了工作上的便利，另一方面大大增加了档案保密工作的难度。在这样的形势下，加强高职院校档案管理和保密工作，对促进高职院校改革发展的顺利进行，具有重要作用。在工作实践中我有以下几点体会。
一、加强法制建设，进行规范管理
加强法制建设，依法进行档案信息化管理，这是信息化建设的重要前提。目前，档案的信息化已经到重要阶段，要在建设中不断地规范，及时制订各种相关制度，使之规范化、法制化。根据有关部门起草的有关电子文件原数据标准、档案数字化流程及相关数据格式等系列标准规范。在这一系列制度中，有必要对档案信息化建设中的保密制度进行规范。
1.建立系列档案信息化及相关的保密制度。
档案信息化建设是个系统工程，既离不开信息管理方面的法律规定，又离不了有关标准与规范。为了保证档案信息平台的安全，要按照计算机系统建设中的标准规范来设计开发，更要参照档案领域有关的标准规范。第二，成立档案信息化建设协调领导小组，实行领导责任制，进行宏观调控，负责协调各个管理层次的工作。要成立专门技术小组，具体负责档案信息内容的安全、技术安全和网络安全等，注意把好档案信息内容的安全关，确保档案资料的安全，做到宽进严出。
2.增强档案管理人员保密意识，强化档案保密教育。
加强档案保密法制教育是增强教职员工保密法制观念的重要途径。档案工作人员特别是各级档案领导干部，必须从高度出发，充分认识保密工作的重要性，充分认识到保密工作的复杂性。加强保密法纪律教育，提高档案工作人员尤其是年轻同志的保密观念，要懂得如何依法保守秘密，怎样履行好宪法和保密法律法规所规定的各项保密义务，还要使他们了解违反保密法律法规，不履行保密义务及泄露国家秘密应当承担的法律责任。
首先，要继续深入开展以普及档案保密法律常识为主要内容的保密法制宣传教育活动。
其次，要突出档案保密法制宣传教育的重点，通过在各级档案馆（室）部门开设保密法制教育课及讲座，进一步更新各级领导干部的保密观念，提高他们的档案保密法制意识和做好档案保密上作的自觉性。
同时，要大力宣传、认真执行科研档案保密法规，积极宣传严格遵守保密制度的先进典型，表彰他们的先进事迹，推广他们的先进经验。
二、涉密档案科学管理是档案安全保密的基础
1.硬件设施配套完善是基础。
依据中华人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》的有关规定，存放涉密档案应当设有专门库房，库房中的门窗应专门加固，可配备防盗门、门禁、铁质电动窗等设备，库房中还应有红外感应器、烟感、密码档案柜、灭火器、除湿机、臭氧发生器、碎纸机等设备，以达到防盗、防火、防潮、防尘、防光、防虫、防霉和防污染的八防效果，确保涉密档案的安全性。涉密档案库房由专人负责，无关人员禁止入内。从档案保密的角度看，硬件设施是基础。
2.提高档案管理人员的素质是关键。
档案管理人员的素质是关键，也是档案保密工作的基础和保证。高职院校的档案管理人员必须努力提高自己三个方面的素质：一是政治素质，涉密档案关系到国家的安全、社会的稳定与和谐，因此要有高度的政治责任感，要讲政治、讲原则，热爱档案事业。二是文化素质和业务素质，只有具有丰富的档案管理的专业知识，才能够业务熟练，独立处理出现的各类问题，防止保密档案泄密。三是高度的敏锐性，绝密档案的管理人员必须具备较强的责任心和高度的保密意识，有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚。无论在什么场合，档案人员都应做到守口如瓶，把保守秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
3.涉密电子档案管理是新的挑战
随着时代的发展，越来越多的单位都实行了无纸化办公，电子文件逐渐成为档案文件的另一种重要形式。档案管理工作也从手动管理阶段发展到使用档案专业管理软件管理阶段，管理手段上的变革，必然带来保密工作方式上的变革，是新的挑战。
第一，要构建档案管理网络安全体系。保障网络安全，一般可以通过隔断来自互联网的各种安全威胁，如防火墙系统防护和物理隔离两种方式来实现网络安全；第二要设立电子查阅安全制度，进行科学管理；第三，电子档案一定要备份。
三、加强高职院校档案管理，促进体制改革
做好档案的保密工作，是推进档案事业持续、健康发展的基本保障，是促进高职院校教育体制改革和教育事业稳定发展的重要保证。涉密档案的管理和利用是档案工作的两项重要内容，档案保密管理和利用是档案工作中相辅相成的矛盾的统一体。在传统保密观念的影响下，档案工作作普遍存在轻利用重保密的现象，这使许多档案束之高阁、禁锢起来，变成了废纸，造成了档案资源的浪费。做好高职院校档案的保密和利用工作，有利于处理好保密与利用的关系，促进人才培养。
参考文献：
[1]张国芳.通过加强档案管理促进继续教育工作[J].山西广播电视大学学报，2008（4）.
[2]姜树元，汪建东.人事档案管理工作中的心得[J].科级创新导报，2008（25）.
[3]魏菊芳.浅谈档案管理的保密工作[J].中国档案，2006（12）.
一、加强法制建设，进行规范管理
加强法制建设，依法进行档案信息化管理，这是信息化建设的重要前提。目前，档案的信息化已经到重要阶段，要在建设中不断地规范，及时制订各种相关制度，使之规范化、法制化。根据有关部门起草的有关电子文件原数据标准、档案数字化流程及相关数据格式等系列标准规范。在这一系列制度中，有必要对档案信息化建设中的保密制度进行规范。
1.建立系列档案信息化及相关的保密制度。
档案信息化建设是个系统工程，既离不开信息管理方面的法律规定，又离不了有关标准与规范。为了保证档案信息平台的安全，要按照计算机系统建设中的标准规范来设计开发，更要参照档案领域有关的标准规范。第二，成立档案信息化建设协调领导小组，实行领导责任制，进行宏观调控，负责协调各个管理层次的工作。要成立专门技术小组，具体负责档案信息内容的安全、技术安全和网络安全等，注意把好档案信息内容的安全关，确保档案资料的安全，做到宽进严出。
2.增强档案管理人员保密意识，强化档案保密教育。
加强档案保密法制教育是增强教职员工保密法制观念的重要途径。档案工作人员特别是各级档案领导干部，必须从高度出发，充分认识保密工作的重要性，充分认识到保密工作的复杂性。加强保密法纪律教育，提高档案工作人员尤其是年轻同志的保密观念，要懂得如何依法保守秘密，怎样履行好宪法和保密法律法规所规定的各项保密义务，还要使他们了解违反保密法律法规，不履行保密义务及泄露国家秘密应当承担的法律责任。
首先，要继续深入开展以普及档案保密法律常识为主要内容的保密法制宣传教育活动。
其次，要突出档案保密法制宣传教育的重点，通过在各级档案馆（室）部门开设保密法制教育课及讲座，进一步更新各级领导干部的保密观念，提高他们的档案保密法制意识和做好档案保密上作的自觉性。
同时，要大力宣传、认真执行科研档案保密法规，积极宣传严格遵守保密制度的先进典型，表彰他们的先进事迹，推广他们的先进经验。
二、涉密档案科学管理是档案安全保密的基础
1.硬件设施配套完善是基础。
依据中华人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》的有关规定，存放涉密档案应当设有专门库房，库房中的门窗应专门加固，可配备防盗门、门禁、铁质电动窗等设备，库房中还应有红外感应器、烟感、密码档案柜、灭火器、除湿机、臭氧发生器、碎纸机等设备，以达到防盗、防火、防潮、防尘、防光、防虫、防霉和防污染的八防效果，确保涉密档案的安全性。涉密档案库房由专人负责，无关人员禁止入内。从档案保密的角度看，硬件设施是基础。
2.提高档案管理人员的素质是关键。
档案管理人员的素质是关键，也是档案保密工作的基础和保证。高职院校的档案管理人员必须努力提高自己三个方面的素质：一是政治素质，涉密档案关系到国家的安全、社会的稳定与和谐，因此要有高度的政治责任感，要讲政治、讲原则，热爱档案事业。二是文化素质和业务素质，只有具有丰富的档案管理的专业知识，才能够业务熟练，独立处理出现的各类问题，防止保密档案泄密。三是高度的敏锐性，绝密档案的管理人员必须具备较强的责任心和高度的保密意识，有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚。无论在什么场合，档案人员都应做到守口如瓶，把保守秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
3.涉密电子档案管理是新的挑战
随着时代的发展，越来越多的单位都实行了无纸化办公，电子文件逐渐成为档案文件的另一种重要形式。档案管理工作也从手动管理阶段发展到使用档案专业管理软件管理阶段，管理手段上的变革，必然带来保密工作方式上的变革，是新的挑战。
第一，要构建档案管理网络安全体系。保障网络安全，一般可以通过隔断来自互联网的各种安全威胁，如防火墙系统防护和物理隔离两种方式来实现网络安全；第二要设立电子查阅安全制度，进行科学管理；第三，电子档案一定要备份。
三、加强高职院校档案管理，促进体制改革
做好档案的保密工作，是推进档案事业持续、健康发展的基本保障，是促进高职院校教育体制改革和教育事业稳定发展的重要保证。涉密档案的管理和利用是档案工作的两项重要内容，档案保密管理和利用是档案工作中相辅相成的矛盾的统一体。在传统保密观念的影响下，档案工作作普遍存在轻利用重保密的现象，这使许多档案束之高阁、禁锢起来，变成了废纸，造成了档案资源的浪费。做好高职院校档案的保密和利用工作，有利于处理好保密与利用的关系，促进人才培养。
参考文献：
[1]张国芳.通过加强档案管理促进继续教育工作[J].山西广播电视大学学报，2008（4）.
[2]姜树元，汪建东.人事档案管理工作中的心得[J].科级创新导报，2008（25）.
[3]魏菊芳.浅谈档案管理的保密工作[J].中国档案，2006（12）.