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退耕还林工程档案是退耕还林工程建设中直接形成的历史记录，其内容主要是一些归档保存以备查考的原始性的信息资料，为退耕还林工程建设提供了基础性的资料和数据，是工程进一步提高和发展的基础和依据。因退耕还林工程涉及面广、管理复杂、政策性强且兑现时限长，所以必须有完整、准确、系统、高效的档案资料才能保证工程建设的质量与成效。
一、傳统林业档案的局限性
传统的林业档案是以“白纸黑字”为基础的档案处理及档案载体的卷宗式管理方式，它曾在林业建设中曾经发挥重要作用，但随着林业六大工程建设的启动，林业档案数量和规模不断扩大，传统的档案因其模式单一、管理方法滞后、资源分散，已远远不能满足当前现代林业工作的需要。
（一）林业档案的分散性
森林生长的区域性及工程实施的分散性决定了作为真实记录和客观反映的林业档案的分散性。一个生态工程项目的启动、运作及验收涉及到很多地区，而档案也相应地分散在当地的省、市、（县）区林业部门。如工程的规划、验收保管在各地林业主管部门，而诸如工程作业设计、工程承包说明书则保存在县、乡两级林业部门。利用者要想参考一个成套的系统的档案材料，则需要在项目所涉的所有的主管林业部门和县、乡两级林业部门查找，这样既增加了档案丢失的危险性又降低了工作效率。
（二）没有专门的管理机构
林业部门中由于资金、人员缺乏，一般注重行政档案和资金档案的管理，林业档案管理比较松散，许多情况下随单位行政档案一块管理，这样就导致一些使用率高、保存价值大、科技含量高的林业档案如：工程作业设计、工程规划、设计图表、数字、项目文书长期散落在不同地域的科技人员手中。
二、现代林业档案信息化的优越性
（一）信息录入方便，存贮量大，信息处理能力强
林业工程实施中不再依靠单一手工录入方法，包括数码像机、摄像机、录音设备等多种录入信息途径，大大提高了工作效率，而且现代技术如微缩技术、光盘技术、计算机存诸能力的进步，改变了过去档案贮存量小、占据空间大且不宜贮存的方式，大大提高了林业档案的信息贮存量。林业档案信息化主要依靠电脑的应用。电脑具有贮藏、计算、归类、统计等高效的信息处理能力，大大提高了传统的手工技术，减少人为差错，提高了工作效率。
（二）电脑实时系统的应用，提高了信息的准确性
在退耕还林工程实施过程中，政策变化、土地面积及人口等基础数据的变化可随时通过电脑网络系统进行修改，保证了数据的准确性及工程的严谨性。
（三）突破了地域局限性，实现资源共享
林业科技档案是一种具有极大林业经济价值的科技资源，只有使林业科技档案与林业生产实践相结合，知识形态的林业档案才会转化为现实的生产力。林业档案信息化可以利用电脑进行编目、检索、查看，进行网上借阅，突破了地域局限性，实现资源共享，使借阅者足不出户便可以得到第一手的资料，大大提高了林业档案的开发能力和利用率，实现档案的最佳效益。
三、档案信息化在退耕还林工程中的应用
退耕还林工程中档案主要包括：各类文件：国家政策、制度、业务总结、责任书、林权证书；图文音像资料：地形图、设计图、数码照片、磁盘、光盘资料。为了实现资源共享和高效目的，林业档案信息管理系统应该包括：
（一）退耕还林基础信息管理系统
包括当地气候、土壤类型、人口、地型、各类土地面积及分布情况，以及林业基础设施、工程建设进展等具体情况。
（二）退耕还林文件查询、汇总管理系统
包括综合性材料：如国家有关退耕还林的方针、政策、地方性的法规、各种规章制度、当地政府下发的相关文件；专业性材料：土地调查、工程实施规划、方案及作业设计材料。
（三）退耕还林信息实时管理系统
主要涉及分户退耕还林数据查询、面积计算、育苗、检查验收、工程监理、钱粮兑现、报表统计、上级核查等方面的历史及现状动态资料。
四、林业档案信息化建设应抓的几项工作
（一）加强硬件建设
充分发挥计算机技术在林业档案中的应用中方便、查询快捷、一次输入多次使用的特点。除了配备相应的计算机设备外，还要配备相应的输入输出设备如高速文本扫描仪、数码相机、打印机、刻录机等。
（二）开发或购买网络应用软件及数据库系统
林业档案信息化除了要有必要的硬件设施外，还要有一套便利、实用、高效的应用软件，应用人员要与编程人员配合，从实用的角度出发，开发出或购买最大限度满足林业工作需要的应用软件及数据库系统。
（三）培养专业人才
能否顺利实现林业档案信息化的关键是是否拥有一支高素质的档案管理人才队伍，要根据新时期林业档案工作的需要，培养一批熟练掌握林业生态工程网络化管理的现代林业档案工作人员。林业档案信息化要求从事档案工作人员除了要精通档案管理还要有过硬的林业专业技术知识和熟练掌握计算机操作应用知识。
（四）加强档案信息化的标准化建设
档案工作的现代化建设在标准化基础之上，现代化程度越高，就越需要标准化。标准化建设从硬件设备的型号和配置，到具体的数据处理的标准化作了统一的规定，可以杜绝各地为政、不协调、不衔接、不配套的混乱局面，在档案信息化建设上达到统一，有利于实现全省甚至全国的林业档案资源共享。
（作者单位：甘肃省天水市秦州区林业局）
参考文献
[1]苟继菊，罗镪.林业档案信息化建设初探[J].甘肃林业科技，2003，28（2）：71-73.
一、傳统林业档案的局限性
传统的林业档案是以“白纸黑字”为基础的档案处理及档案载体的卷宗式管理方式，它曾在林业建设中曾经发挥重要作用，但随着林业六大工程建设的启动，林业档案数量和规模不断扩大，传统的档案因其模式单一、管理方法滞后、资源分散，已远远不能满足当前现代林业工作的需要。
（一）林业档案的分散性
森林生长的区域性及工程实施的分散性决定了作为真实记录和客观反映的林业档案的分散性。一个生态工程项目的启动、运作及验收涉及到很多地区，而档案也相应地分散在当地的省、市、（县）区林业部门。如工程的规划、验收保管在各地林业主管部门，而诸如工程作业设计、工程承包说明书则保存在县、乡两级林业部门。利用者要想参考一个成套的系统的档案材料，则需要在项目所涉的所有的主管林业部门和县、乡两级林业部门查找，这样既增加了档案丢失的危险性又降低了工作效率。
（二）没有专门的管理机构
林业部门中由于资金、人员缺乏，一般注重行政档案和资金档案的管理，林业档案管理比较松散，许多情况下随单位行政档案一块管理，这样就导致一些使用率高、保存价值大、科技含量高的林业档案如：工程作业设计、工程规划、设计图表、数字、项目文书长期散落在不同地域的科技人员手中。
二、现代林业档案信息化的优越性
（一）信息录入方便，存贮量大，信息处理能力强
林业工程实施中不再依靠单一手工录入方法，包括数码像机、摄像机、录音设备等多种录入信息途径，大大提高了工作效率，而且现代技术如微缩技术、光盘技术、计算机存诸能力的进步，改变了过去档案贮存量小、占据空间大且不宜贮存的方式，大大提高了林业档案的信息贮存量。林业档案信息化主要依靠电脑的应用。电脑具有贮藏、计算、归类、统计等高效的信息处理能力，大大提高了传统的手工技术，减少人为差错，提高了工作效率。
（二）电脑实时系统的应用，提高了信息的准确性
在退耕还林工程实施过程中，政策变化、土地面积及人口等基础数据的变化可随时通过电脑网络系统进行修改，保证了数据的准确性及工程的严谨性。
（三）突破了地域局限性，实现资源共享
林业科技档案是一种具有极大林业经济价值的科技资源，只有使林业科技档案与林业生产实践相结合，知识形态的林业档案才会转化为现实的生产力。林业档案信息化可以利用电脑进行编目、检索、查看，进行网上借阅，突破了地域局限性，实现资源共享，使借阅者足不出户便可以得到第一手的资料，大大提高了林业档案的开发能力和利用率，实现档案的最佳效益。
三、档案信息化在退耕还林工程中的应用
退耕还林工程中档案主要包括：各类文件：国家政策、制度、业务总结、责任书、林权证书；图文音像资料：地形图、设计图、数码照片、磁盘、光盘资料。为了实现资源共享和高效目的，林业档案信息管理系统应该包括：
（一）退耕还林基础信息管理系统
包括当地气候、土壤类型、人口、地型、各类土地面积及分布情况，以及林业基础设施、工程建设进展等具体情况。
（二）退耕还林文件查询、汇总管理系统
包括综合性材料：如国家有关退耕还林的方针、政策、地方性的法规、各种规章制度、当地政府下发的相关文件；专业性材料：土地调查、工程实施规划、方案及作业设计材料。
（三）退耕还林信息实时管理系统
主要涉及分户退耕还林数据查询、面积计算、育苗、检查验收、工程监理、钱粮兑现、报表统计、上级核查等方面的历史及现状动态资料。
四、林业档案信息化建设应抓的几项工作
（一）加强硬件建设
充分发挥计算机技术在林业档案中的应用中方便、查询快捷、一次输入多次使用的特点。除了配备相应的计算机设备外，还要配备相应的输入输出设备如高速文本扫描仪、数码相机、打印机、刻录机等。
（二）开发或购买网络应用软件及数据库系统
林业档案信息化除了要有必要的硬件设施外，还要有一套便利、实用、高效的应用软件，应用人员要与编程人员配合，从实用的角度出发，开发出或购买最大限度满足林业工作需要的应用软件及数据库系统。
（三）培养专业人才
能否顺利实现林业档案信息化的关键是是否拥有一支高素质的档案管理人才队伍，要根据新时期林业档案工作的需要，培养一批熟练掌握林业生态工程网络化管理的现代林业档案工作人员。林业档案信息化要求从事档案工作人员除了要精通档案管理还要有过硬的林业专业技术知识和熟练掌握计算机操作应用知识。
（四）加强档案信息化的标准化建设
档案工作的现代化建设在标准化基础之上，现代化程度越高，就越需要标准化。标准化建设从硬件设备的型号和配置，到具体的数据处理的标准化作了统一的规定，可以杜绝各地为政、不协调、不衔接、不配套的混乱局面，在档案信息化建设上达到统一，有利于实现全省甚至全国的林业档案资源共享。
（作者单位：甘肃省天水市秦州区林业局）
参考文献
[1]苟继菊，罗镪.林业档案信息化建设初探[J].甘肃林业科技，2003，28（2）：71-73.