市委常委会是全市的决策中枢，其召开的会议是市委研究和决定重要事项以及协调解决事关全局性、方向性、战略性重大问题的决策性会议，对本地区经济建设、社会发展、党的自身建设等方面经常工作中的重要问题有决策领导的作用。为提高会议服务的工作效率和质量，切实保证市委常委会会议效果，笔者结合工作实践，对如何进一步改进和规范市委常委会会务工作谈几点看法。
　　一、精心安排会议议题
　　市委常委会会议议题是会议目的和任务的具体体现。科学合理安排议题，是提高服务市委常委会会议工作质量和效率的前提。一要全面征集议题。首先要征询各位常委及市人大办、政府办、政协办的意见，其次要征询市委各工作部门（市纪委、市委组织部、宣传部、统战部、政法委等）的意见，将需要市委常委会集体研究的事项收集上来。同时注意收集市委书记、副书记和市委常委明确提出或批示建议列入市委常委会研究的议题。二要规范申报议题。有关单位需向市委常委会提出议题的，应先填写《市委常委会会议议题申报表》，写明议题名称、需提交议决的事项、协调情况、建议列席人员（单位）和汇报人等；报请市委常委会研究决定的事项，须先经分管的市委常委、副书记审核同意或由市政府党组、市政府常务会议、市长办公会提出意见后报市委。此外，市人大、市政协的议题应与分管联系的副书记通气并以党组的名义报市委，市法院、市检察院的议题，须经分管的常委审核同意后，再以党组的名义报市委。所有议题由市委办公室承办科室按程序报批。三是合理筛选议题。市委常委会每研究一项议题，从单位汇报、部门发言、领导讨论，到最后达成共识，一般需要半小时，一些重大事项需要的时间更长。因此，每次会议安排四至五个议题比较适宜。这就需要对收集到的议题进行筛选。筛选议题既要看事项的轻重缓急，更要看其是否属于市委常委会议事范围。凡市委分管领导按职责可以决定的工作，不安排上市委常委会会议研究；属政府职责范围内的工作，经市政府研究决定后，不再上市委常委会会议研究，如有重大决定或重要政策出台，会前需报市委主要领导同意。四要科学编排议题。议题收集、汇总、审核后，按照先急后缓、先重后轻、先同后异、先大后小的原则并合理安排每项议题的具体时间，提出初步安排意见，填写《市委常委会会议议程安排呈报表》，经市委办公室主任审阅，市委秘书长审核，报市委书记审定后，列入常委会会议议程。编排还要尽量将列席单位相同的议题编排在一起，便于列席人员转场，又确保会场秩序井然。对已收集登记但尚未安排的议题，要适时向市委办公室主任和市委秘书长报告，防止议题积压或误时误事；对已安排讨论的议题，及时注销、存档。
　　二、用心准备会议材料凡需市委常委会研究决定的事项，提交议题的单位应在会前做好充分准备，市委办公室承办科室要做好衔接，加强沟通协调。一要及时安排布置。在向单位收集议题时，应要求有关单位在报送议题申报表的同时，提交一份汇报材料及相关资料；对市领导要求上会的议题，通知领导指定的汇报单位或相关单位准备会议材料。议题确定后，根据各议题参会人数，立即通知相关单位印制书面汇报材料，并至少提前半天送达市委办公室承办科室。有密级的或会后需收回的材料，应标注密级或标注“会后收回”。二是严格审核把关。各议题（人事、案件议题除外）会议材料上报后，市委办公室负责审核，重点审核汇报材料是否有市分管领导签名，提交研究的事项是否已会商并形成一致意见，特别是有关人事、编制、经费方面的议题，是否与相关部门充分沟通协商取得共识，确实不能达成一致意见的，是否有附上征求意见情况的说明材料等；须经会议审定的以市委名义发布的重要文件是否同时草拟起草说明；市委研究出台的重大政策措施，是否征求了意见或协商等。对不符合要求的会议材料，及时退回原单位修改。凡提请市委常委会研究的议题，未经充分研究协调不安排上会；凡未履行有关的必需程序或不成熟的议题，一律不提交常委会讨论。三要及时送发材料。若议题属于重大决策事项，市委办公室按程序于会前将议题材料送达各位常委和列席会议的人大、政府、政协领导，以便提前阅读、准备意见，使每位与会人员对研究的问题心中有数、胸有成竹。如果与会人员在单位汇报时才见到上会材料，事先不了解情况，未经深思熟虑，发言就难以做到有的放矢，影响会议预期效果。
　　三、悉心做好会议服务
　　会议服务是一个实际操作、现场指挥的过程，也是会议取得成功的关键，及时提供优质高效的服务，使会议按照预期目标有序推进。一是落实与会人员。会议一经确定，就立即向出席和列席人员发出通知，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总请假人员名单。会议召开前，市委办公室承办科室应在会议签到时再次核对市委常委及列席人员的到会情况，对未履行请假手续擅自缺席，或未经同意改由他人代替参会的人员，应详细记录，并将缺席会议的常委（注明缺席原因）和列席会议的人员名单及时报告市委秘书长并书面报告会议主持人。此外，凡需宣传报道的，经请示市委秘书长同意后，通知宣传部门派记者参加。二是周密布置会场。从会议性质、人数、参与议题数以及方便参会人员出入席等方面综合考虑绘制座位示意图并摆放座位牌，坐位牌要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字、倒牌。摆放材料要从头到尾依次检查顺序、页码等，防止出现跳页、空白页、多份，确保不出差错。另外还要根据会议议程安排话筒
　　的数量和摆放位置，检查音响设备和灯光，有投影演示的应事先调试好设备并在使用时及时调节会场灯光。三要严格控制列席人员。除汇报单位主要负责人可带一名随员列席会议外，其他涉及单位应一律由主要负责人列席会议，不得无故缺席，不得派人顶替，如确有特殊原因不能按时列席会议的，按照程序履行请假手续后，方可指派他人列席会议。列席会议人员必须提前到场。四要有序组织会议工作。会议期间，只有正在进行的议题的相关单位负责人才列席会议，其他议题的列席人员应在候会室或会场外等候，一旦议题汇报、讨论、议定结束，列席人员要立即离开会场，引导下一议题列席人员进场。因此，会场外要有一名工作人员在值守，负责做好各项议题列席人员的签到、衔接，既不让列席人员长时间“候会”，也不能出现因列席人员迟到导致 　　“断会”的现象，确保会议各项议题紧凑有序地进行。同时，会议期间是市领导相对集中的时候，找领导的人比较多，工作人员要为与会领导“把好门”“挡好驾”，非紧急、特殊情况，会议中一般不循。要制定收集管理制度，强化直接收集，防止分散流失，杜绝归为己有。要制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
　　（三）注重业务培训，提高声像档案人员的综合素质和业务能力。
　　要加强对摄录人员、档案人员有关专业知识和技能的培训，为组织好、保管好声像档案奠定良好的基础。针对声像档案管理的现状，档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，进行分类指导，力争整体水平的提高，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
　　（四）加强声像资料收集。血站在各项活动中形成的大量声像资料是最真实、最原始、最珍贵的记录，不但具有凭证作用，而且对以后开展各项工作具有很重要的参考利用价值。声像资料转化为声像档案必须经过鉴定、筛选有价值的内容并使其转化为档案。要保证档案的“质”，首先要满足一定的“量”。所以要做好资料收集就要在“量”上下
　　得为求见者传话或让其擅自进入会场找领导、送文件等，确有紧急事情需找与会人员的，应与市委办秘书一科联系，未经许可不得进入会场。另外，会场内也要有一名工作人员值守，负责协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项，特别是在议题转换时负责清场，及时调整、更换座位牌。场内场外的工作人员要及时沟通情况，掌握会议进程，确保联络畅通。
　　四、细心处理会后工作
　　会后服务是市委常委会会议的继续和延伸，也是提高市委常委会会议质量和效率的落脚点。一是清理会场。常委会会议结束后，要及时检查会场，清退有关文件，重点做好会议讨论文件和材料的回收工作，处理与会人员遗漏的文件和物品。特别是有关涉密的会议文件、资料，该清退的做到一份不少。二是查遗补缺。对会议过程中的各个细节，要像放电影一样在脑海里再过一遍，对存在的问题或可以改进的环节，及时做好记录备案。特别是对列入会议议程但由于各种原因未研究的议题，要功夫，为保证声像档案的“质”提供前提条件。要实现声像档案收集完整，就要建立并疏通收集渠道，一要由滞后被动收集转向密切配合业务部门主动、超前地抓收集，由各科室移交档案室。二是对产生声像档案比较集中的科室（如宣传科）要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。三是对于专职摄录人员所拍摄的大型活动、重要会议等要及时整理分类存放，定期交档案室。四是对散存在各科室的声像档案，通过科室兼职档案管理人员收集整理，一年一次上交档案室归档。
　　（五）加强声像档案的保管。做好声像档案的管理已成为档案部门工作的重中之重，载体的多样性对声像档案的管理和应用提出了新要求：声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放。其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
　　（作者单位：海南省血液中心）