浅析在认证认可制度下实验室如何开展内部质量监督工作

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  摘 要:目前作为第三方检验检测实验室均需要通过认证认可,才能够对外合法开展检验检测工作,按照其制度实验室必须建立符合评审准则,并运行有效的质量体系,而内部质量监督是整个质量体系有效运行手段,本文结合工作实际进行相关质量监督工作的分析。
  关键词:实验室 质量 监督
  随着认证认可制度深入开展,检测质量的控制和管理,实验室的规范和检测有效合法,越来越得到人们的高度关注和相关机构的重视,目前除了食品、农产品、药品、化工产品、计量等质量检测机构,还有工矿企业土壤鉴别、机动车安全技术检验以及司法系统技术鉴定机构都相继加入和推行实验室资质认定和国家实验室认可(CNAS)工作。按照云南省质量技术监督局截止2013年5月31日公布的数据,目前云南省获得CMA证书的实验室829家,证书920张,通过国家实验室认可62家。近年来,各系统实验室都以科学检验为核心、检测结果的准确、有效为目的,提高实验室管理水平为方向。实验室质量体系建立基本都按照ISO17025:2005,或者说按照GB/T 27025《检测和校准实验室能力的通用要求》、《实验室资质认定评审准则》和CNAS CL-01等要求建立,走向专业化、规划化和良性化的发展。
  目前各类实验室除了行业需求、政府部门下设外,由于社会需求不断增加,政府购买服务的需求加大,部分行业开始出现民营、高校涉入的第三方检测实验室,不管是否法定职能,实验室都具备承担相应的产品的质量检验检测工作,能为企业、行政监督和社会提供科学、真实、公正的检测数据,但是整个质量管理体系中的各个构成因素,如组织结构、体系运行、资源优化、人员调配等都对检测数据产生影响。虽然在认证认可制度下,相关行政部门通过采取有效期管理,通过初次评审、复评审、扩项评审,质量监督、飞行检查等措施来进行质量体系的考核和监督,但都是随机性和抽查性,具有一定的风险。而作为每一个实验室想确保其质量体系的有效可控,最终检测数据的真实、公正,除了接受认证认可监管机构、客户等第三方的间的检查外,还需要通过自我完善,加强自身的质量体系监督制度,才能保持其可靠和持续改进。就如何对自身实行有效的监督,认为结合认证认可制度的要求从以下几个方面来推进。
  一、质量管理之一日常质量监督
  日常质量监督是实验室实施内部质量管理最实际、最有效、最方便的监管手段, 是在日常工作中确保质量管理体系持续改进的一种长效机制, 主要由质量监督部分和具体实验室质量监督员负责实施, 他们对各项质量管理活动和检验检测工作全过程进行连续和随机的监督和抽查、对产生的疑问进行验证, 发现问题及时记录和反馈, 让管理部门及时掌握情况,检验部门及时控制不符合的发生,产生的问题及时纠正和预防控制,而且日常监督情况和内容按照认证认可和质量管理的要求也是内部审核的重要内容和管理评审的有效补充。
  1.日常质量监督的要求。日常监督应该围绕“人、机、料、法、环、测”等五大因素来开展:一是人员的监督, 监督对象是与检测工作有关的所有人员, 重点是新进人员、雇用人员和实习人员,其次是操作授权设备的人员、关键环节检测的人员; 二是检测设备,设备的运行状态,检定或校准状态,操作情况,量值溯源和测量不确定度;三是样品的保存、流转和处置,以及采样的程序和位置。相关试药试剂耗材的符合性,标准物质的管理和使用,以及标定的符合性等;四是相关标准和操作规程的受控有效和规范,以及质量管理体系文件执行情况,原始记录完整、检测结果数据的复核及检测报告的规范性; 五是试验环境的控制、温湿度条件、设施设置; 六是检验人员对工作的熟练程度、理论知识的掌握熟悉,仪器设备操作的规范。
  2.日常质量监督的开展。首先需要配备对检测业务非常熟悉, 具有一定的资历的质量监督员,可以根据专业特点和检测领域设置多名质量监督员。其次质量负责人或质量监督管理部门应该形成制度化的巡查制度,制定最低限度的质量监督派遣计划书,督促和领导质量监督员完成质量日常监督工作。质量监督员应该按照质量派遣任务书和日常工作开展的实际,定期或不定期地对各类型的质量和技术活动进行随机监督, 发现问题及时反馈并记录, 不符合情况发生时,要及时采取纠正措施,以及预防措施。质量负责人(主管)或质量监督管理部门要定期召开质量监督会议, 对收集汇总的质量监督检查情况决定是否召开技术委员会会议或质量委员会会议,对相应的情况进行沟通和通报,对存在的问题下发展整改,对混淆和理解不一致问题进一步统一和明确。质量监督管理部门和质量监督员同时还需要对纠正和预防措施的实施情况进行跟踪验证,并形成相关证明材料。
  3.日常质量监督涉及的材料。作为大多数实验室,质量监督员多为兼职的专业技术人员,为更加有效的开展监督工作,应根据监督类型和内容设计各类日常监督表格如设备核查记录表、人员核查记录表、关键项目核查记录表等,方便质量监督员开展工作和各类工作的统计汇总。
  二、质量监督之二内部审核
  内部审核是一种非常有效的实验室自我质量监督和管理的方式,按照認证认可相关制度和评审要求,内审是每一个实验室在1年内都必须开展的工作,准则也做了相应要求,覆盖评审准则所有要素。但是作为一个实验室,内审工作开展的是否细致,详实和充分,不止是反映对认证认可工作的认识,更是一个实验室在质量管理工作上是否能持续推进、不断完善的象征。
  1.内部审核的要求。按照目前的认证认可制度,各个检验实验室通过的评审准则有相同的也有不同的,既有《实验室资质认定评审准则》《食品检验机构资质认定评审准则》,还有行业内有司法系统资质认定、药监总局医疗器械检测资质认可制度等,再加上国家实验室认可CNAS CL-01和其相关领域应用说明的评审要求就更多,各类认证认可制度对于实验室的要求也是越来越严格,越来越细化,所以实验室要根据自身的认证认可情况,结合自己适用的准则、质量手册和程序文件制度详细的审核内容,审核工作要审核管理体系各个要素的运行情况, 全面了解质量管理体系对相应评审准则的持续符合性, 同时还需要对质量手册、程序文件等相关体系文件中各项规定是否得到有效的实施和执行进行全面的审核,做到“怎么规定的、怎么记录,怎么操作的、怎么规定”一一对应。实际上内审是每一年度对质量管理体系全方位的自我核查,是一个持续改进的过程   2.内部审核的开展。质量监督部门应在年初的质控计划中就具体安排相应的内审时间安排,按照时间安排制定详细的内部审核计划, 设定日程表、程序和内审人员分组,定期进行内部审核。结合我所开展内审工作情况, 在具体实施中要注意以下几方面:(1)详实和周密的内审计划是做好内审工作的关键环节之一。质量管理部门在年度质控计划规定时间期限内提前做好内部审核计划,详细制定内审人员的分组情况,交叉审核安排,内审日程,下发通知各个内审员做好内审准备;(2)针对评审准则涉及条款需要进行详细的细化,那个条款涉及那个科室,涉及什么内容进行详细的明确,同时要充分考虑各检验科室的特点,设计好内审核查表;(3)内审开始前要对内审员进行培训,工作安排布置,涉及的审核资料进行详细说明以及一些关注点进行强调。同时在制定内审计划时要注意统筹策划人员的职责;(4)工作安排要考虑工作量,各个审核小组承担的重点工作和审核科室,确保各个要素中无疏漏、无空缺, 有效地完成审核工作。同时审核工作中要进行交叉审核,本科室不能审核本科室, 保证审核的公正性。(5)内审工作要重视现场审核,不符合项证据的采集,审核过程就像中医一样“望、闻、问、切”,通过观察、辨析、提问、验证和追溯方式开展, 发现客观证据, 并完整详细地记录。(6)开好内审末次会议,将所有内审员收集的证据进行整理、分析、筛选,会议上进行相应的沟通和确认,最终形成的内审报告;(7)做好整改项的跟踪验证,纠正措施实施情况的跟踪验证也是内审工作成绩的最终体现。各被审核科室对于审核中发现的问题、出现的不符合项,应积极分析原因, 找出解决措施,达到审核的目的。
  3.内部审核涉及的材料。一是制定详实的内审计划,二是编制充分细化的内审核查表;三是形成丰富的内审报告和记录;四是收集汇总完整所有不符合项和基本符合项的整改验证记录和证明材料。
  三、质量监督之三管理评审
  实验室管理评审是实验室质量管理体系运行中重要的要素之一, 是实验室关键的质量活动。认证认可制度相关评审准则明确规定: 实验室的最高管理者应定期对实验室的管理体系和检测活动进行评审, 以确保其持续适用和有效,并进行必要的变更或改进。实验室开展管理评审工作, 有利于质量体系的持续有效和不断完善, 是实验室建立动态的质量体系的重要方法和手段。
  1.管理评审的要求。按照认证认可相关评审准则的要求,管理评审周期为12 个月, 遇到组织结构、工作类型发生重大变化, 发生重大质量事故或客户有严重投诉, 市场需求有重大变化等影响管理体系运行的情况时,最高管理者可决定增加评审次数。评审通常以会议方式进行, 由最高管理者主持, 参加人员包括管理层人员、部门负责人、内审员等。管理评审输入十个方面的要素,分别是:(1)质量管理体系的适宜性及有效性;(2)管理和监督人员的报告;(3)近期内部审核的结果;(4)纠正措施和预防措施;(5)由外部机构进行的评审;(6)实验室间比对和能力验证的结果;(7)工作量和工作类型的变化;(8)申诉、投诉和客户的反馈;(9)改进的建议;(10)质量控制活动、资源以及人员培训情况。实验室最高管理者通过管理评审全面掌握实验室运行情况,对现行质量管理体系的适宜性、充分性、有效性进行有计划、有步骤和有目的的评审。对质量目标、质量方针、以及实验室各项资源利用,工作计划等进行评审,来发现问题不足,推进实验室建设,优化实验室资源、调整业务工作和方向,加强质量管理措施和人员等各个方面进行持续发展和改进。
  2.管理评审的开展。首先是质量管理部门制定管理评审的日程表、程序和评审流程, 经最高管理者批准后下发,各部门按照要求提前准备管理评审输入材料和报告,如:质量管理部分辅助质量监督情况报告,质量体系运行情况报告,内审外审情况报告;业务部门负责检验工作量开展情况和变化汇报;人事负责人员培训,考核情况,机构编号情况等各个部门根据各自涉及的要素拟定汇报内测和建议,管理评审会议一定要做到准备好再召开。会议实施按照十个要素为主线,围绕质量方针、目标是否达到、质量体系的现状是否适宜、充分、有效进行讨论。全面反映全年工作,各个科室进行分别汇报和补充,各个议题逐步推进,现场进行讨论研究、情况分析和整改措施落实,会末形成会议中发现、提出具体问题和时限,以及最高管理层提出的要求和整改措施, 最后整理形成管理评审报告,由最高管理者签发。评审意见在规定期限内进行质量改进, 纳入不合格工作控制程序、纠正措施控制程序、管理体系改进程序的工作; 质量监督管理部门应做好督促跟踪核查工作, 并将管理评审报告和有关记录收集整理归档,本次质量改进情况作为下一次管理评审的输入之一。最后管理评审会议还将确认明年质控计划、主要工作安排和质量目标。
  3.管理评审涉及的材料。一是管理评审计划,日程表及其评审各议题要求;二是收集汇总各个输入要素的汇报材料、整理归入各个议题;三是现场记录评审情况、决策和评审意见;四是评审意见实施改进情况和后期核查记录。
  总之,每一个实验室要提供科学、公正、高效、准确的检测数据, 有赖于科学规范的质量管理和高效运行的质量管理体系外, 还应切实细化和加强自身监督工作,在质量管理的过程中不断完善和发展,通过以上的日常质量监督、内部审核和管理评审等内部监督方式确保内部质量控制实现达到预期目标,这样才能建立一个规范、良好的实验室,更好的为产品的质量,人民的健康做出保障和贡献。
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  作者简介:马晓彬(1978—)男。云南石林。药学/法学专业,理学法学双学士,云南省医疗器械检验研究院主管药师。研究方向:医疗器械、药品包装材料检验检测和实验室质量管理。
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