咨询在企业信息化中的作用探讨

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  【摘 要】 在企业咨询方面有“点子公司”创造的金点子,有经验丰富并在企业中曾经担任重要职务的老者向企业家们提出的各种“顾问”性的建议,这些不同类型的群体所提供的服务,都属咨询的范畴。本文对咨询在企业信息化中的作用进行了探讨。
  【关键词】 企业信息化咨询;作用探讨
  前言:
  我国的《2006-2020年国家信息化发展战略》指出信息化是当今世界发展的大趋势,是推动经济社会变革的重要力量。大力推进信息化,是覆盖我国现代化建设全局的战略举措。该战略提出了我国以信息化带动工业化、以工业化促进信息化的信息化发展思路。在当前信息化和工业化正在逐步深度融合的发展背景下,做好企业的信息化,不仅是企业发展增产增效的重要手段,也是我国经济社会发展在新阶段的重要而紧迫的战略任务。
  如何做好企业的信息化?
  咨询在现代企业信息化中起到了越来越大的作用,但是还是被许多企业所忽视。本文探讨一下咨询在企业信息化中的作用,希望能对当前企业的信息化提供参考,并能得到相关人员的重视,对企业通过信息化咨询,为企业的信息化发展更上一层楼,进而助力企业的管理提升,甚至引领企业的发展。
  一、咨询的概念
  “咨询”一词最早见于《诗经》,其中有“我马维駰,六髻既均,载驰载驱,周爱咨询”的诗句,意思是说:我的马儿是那匹骏駰,六条缰绳协调均称;驱马驾车不停奔忙,遍访忠良征询计谋。在汉语中,“咨”即商量,“询”即请教或考察,咨询本义为征询、请教、商议。咨询作为一种社会活动已有几千年的历史,古代为统治者出谋划策的谋士、谏臣、军师和食客等就是专门从事咨询活动的人员。
  咨询定义:咨询(consultation)是通过专业人士所储备的知识经验和通过对各种信息资料的综合加工而进行的综合性研究开发。咨询产生智力劳动的综合效益,起着为决策者充当顾问、参谋和外脑的作用。
  咨询分类:
  信息咨询<咨询,即信息咨询被定义为咨询的子类。从科学的角度而言,任何分类都必须遵循3条逻辑规则:划分所得的子项之和等于被划分的母项;每一种分类必须根据同一个分类标准;分类必须按照一定层次逐级进行。在信息咨询作为咨询子类的情况中,有以下比较有代表性的几种分类:
  1、学科派
  甘利人等学者认为可按照学科属性划分咨询领域(见图1),并且将信息咨询的内涵以如何利用信息技术手段解决各类信息查询的问题分类。
  2、内容派
  尹开国以咨询业务的内容和范围将咨询业务大致划分为5个大类(见图2)。
  3、市场层次派
  来源于市场中的各家咨询企业,其多数咨询公司进行行业宣传或者调查时采取的分类,咨询产业在纵向上可以划为3个层次(见图3),即信息咨询业、管理咨询业和战略咨询业。在每一个层次上又可以从横向细分为不同的业务领域。信息咨询是咨询产业的基础层,管理咨询是咨询产业的核心层,战略咨询是咨询产业中的最高层次。处于信息咨询层次上的咨询公司主要从事市场信息调查、收集、整理和分析业务,为企业决策提供准确、完善的辅助数据或数据分析结果。
  二、企业信息化咨询目的
  企业信息化咨询包括企业信息化战略、业务流程改进、信息系统规划和信息系统选型几个部分。
  它描述了企业从萌发信息化建设动机开始,到有一份完整的需求描述并选定相应的信息化产品为止的整个过程。经过信息化咨询过程,企业可以清楚地認识到自身的信息化需求、自身的资源状况、信息化建设的阶段与步骤,以及信息化建设过程中的难点和关键点。
  在国内企业信息化过程中,无论是企业的管理者、还是企业的普通员工,在对信息化的观念和认识上存在诸多盲点。许多企业选择信息化的初衷只是为解决手工操作无法解决的基础业务管理难题,并没有希望信息化给企业带来多少现实利益和管理水平提升方面的意见。因此,对信息化的观念、意义、目的、方法、步骤没有充分地认识,这些盲点始终存在于国内企业信息化的进程之中,阻碍了信息化工作的开展。要解决这些盲点就要开展企业信息化咨询,通过企业与咨询服务提供商的共同工作,将咨询提供商的工作方法、思路等各种相关规范和方法传授给企业人员,解决企业在观念和方法上的盲点。
  三、企业信息化对企业的发展的影响
  企业信息化的重要性已经不是一个认识问题,当企业发展到一定的阶段,常规的管理显然已不能满足现实发展的需要,所以如何实现规范化、标准化的管理来提高企业经营效益,就成为一个新的议题。企业一直要面临来自各方的挑战,包括市场需求、营销渠道、人才流动,资金周转等等方面。今天IT技术的发展能够帮助企业积极应对这些挑战,提高企业竞争力,并为企业带来更多更稳定的新业务。随着业务的快速成长,信息化建设也越来越受到企业的重视。企业如果不建立与之相适应的网络平台、业务平台、管理信息系统,就很难在这个竞争日趋激烈的时代获胜。
  宏观上来看企业信息化是一个趋势,计算机早已取代算盘并取代一部分传统的信息记录方式,由于工作的环境,所以我们经常用到扫描设施和文字识别软件,这样大大提高了我们工作的效率,让最新的资料在第一时间展现在读者面前。我们进入了新数字办公的时代。而电脑技术以及网络技术的创新,以及增强性技术的进一步应用,有助于增强我们公司数字化办公应用的协作性、移动性、安全性和可管理性、快速高效富有现代化;短期看企业的信息化需要一定的投入。但是长远看来,一个成熟的企业信息化体系对企业的成长和管理有着非常的好处和利益。企业的信息化就是用计算机手段去实现企业的管理运作,其业务流程、实现方法和原来都有变化,所以信息化的企业管理和非信息化的企业管理是不一样的。企业信息化不是模拟现有管理方式,而是对现有管理模式进行结合和变革。企业在实施信息化时应做好业务流程、管理模式等变革的准备,以及做好将来人员岗位设置和调整的准备,使企业在管理模式、业务流程、组织结构和绩效考核等方面有明显改进、提高和创新。贴合企业实际需求,实行通用化的产品设计,充分体现企业规范管理、提高办公效率的核心思想,提供一整套标准的办公自动化解决方案,帮助企业迅速建立便捷、规范的办公环境,迅速提升企业的管理和信息化应用水平,并降低投资成本。信息化的目标非常明确,不是为了形象不是为了赶潮流,确确实实是为了提高运营水平而提出建设信息系统;而且运营绩效的目标非常明确,提高业务响应和周转时间,提高客户服务的满意度。企业信息化是一个系统的过程。不像买机器设备只要买过来按照说明书一装就可以了,企业信息化系统的导入更多的是作业方式和理念的导入。   四、信息化咨询在企业信息化建设中的作用
  1、转变企业观念
  随着信息化的发展,现在各企业对信息化的重要性认识已经越来越普遍,但是对企业信息化应该放到什么样一个位置上,还是存在许多误区。信息化咨询可以通过一套转变观念的方法论,与企业开展充分沟通咨询,以各个国家、各个行业的过往经验教训,让企业从高层领导者到基层所有员工,都能转变观念,转变对信息化与公司企业发展的影响的看法,进而从根本上支持企业信息化,提升企业信息化的进程与效率。
  2、建立企业信息化战略
  前面提到咨询中有一个功能,是战略咨询。战略是企业的根本。在今天的商业社会中,企业为了适应外部环境的变化,必须及时准确的掌握市场动态,迅速采取与之相适应的有效措施。企业做出这种选择就是战略决策。同样对于信息化,企业需要根据企业自身的发展情况,内外部环境的变化,来调整企业自身的信息化需求、资源投入、信息化建设阶段与步骤,分析确定信息化建设过程中的难点与关键点,从而制定符合企业发展的信息化战略。信息化咨询过程,就可以利用专业经验与能力,帮助企业建立起套可自适应调整的信息化发展战略。
  3、优化管理流程、提升管理水平
  信息化强调以“流程”为支撑,根据先进的管理理论,应用现代IT技术,通过信息化规划,咨询机构同企业一起理顺管理流程、优化管理流程、规范基础管理,避免了企业内部管理渠道不畅通、信息互不交流而闭塞的现象,对企业管理水平的提升将起到积极的指导作用。通过不断的完善,使企业的管理逐步升级,逐步提高企业的工作效率和综合管理水平,达到提升企业综合能力的目的。
  4、梳理分析业务、获取真实需求
  信息化是一个复杂的系统工程,涉及到企业各个方面,如果没有一个系统的方法来获得企业的信息化需求,往往会本末倒置,再加上软件公司的强力推销,企业就容易迷失了信息化的真正需求,而陷入到软件功能的简单比较。而咨询公司有丰富的企业管理的经验,可以帮助企业分析本企业自身特点和具体情况,有针对性的提出信息化解决方案,对于基础差的企业帮助其从基础工作做起,循序渐进的实施,防止企业盲目跟进。对于管理水平较好的企业可以帮助企业进行系统化分析,对原有管理模式进行系统改造,配合企业对企业的组织结构进行优化,业务流程重组。通过同咨询机构的合作,企业可以从管理的角度出发来获得企业对信息化的真正需求,在此基础上进行信息化整体规划、分系统设计等,掌握重点,在信息化实施过程中取得主动。
  5、指导全程建设、降低建设风险、保障投资有效
  在企业信息化需求分析阶段,咨询公司凭借自己的信息技术知识、经验和实力帮助企业确定信息化总体框架,明确系统的功能需求,确定企业实施信息化的行动指南,避免了企业”摸着石头过河”的局面。在选型阶段,帮助企业充分了解信息化产品市场,理性消费,保证了选型的科学性,并且缩短了企业选型的周期,从而降低了”试用成本”和“选型成本”。在信息化实施阶段,反对一次性投资,强调”总体规划、分步实施、效益驱动”的原则,降低了投资过程中的”机会成本”。在信息化监理和审计阶段,作为独立的第三方,可以对信息化建设进行客观、公平的评价.保障了信息化实施的成功。
  6、传递知识、培训信息化人才队伍
  1)培训信息化建设人才
  信息化建设,人才是关键,但目前企业中最缺乏的就是既懂管理又懂技术的复合性人才。管理者认为信息化建设是对新事物感兴趣的技术人员研究内容,是技术部门的事情。而技术人员过分强调技术,过分关注系统功能的实现,偏离全局。信息化咨询实际上是知识转移的过程,帮助企业的管理人员树立信息化意识,培训企業信息化人才。同时通过咨询过程可以发现信息化的支持者,从而找到企业信息化的”原动力”。
  2)传帮带,实现咨询知识与能力的传承
  企业的信息化规划及发展战略编制后,并不是固定不变的,它会随着企业的发展、市场的变化、信息技术的进步而不断地修正与完善。对于企业来讲,面对这种情况不可能每次都邀请咨询人员进行工作。这就要求企业自身信息化技术人员能够依靠自身的力量来完成这种修正与完善。
  在企业进行信息化咨询过程中,咨询人员和企业自身都必须意识到,信息化规划与发展战略制定的整套知识体系需要传承给企业自身的信息化技术人员。但这种传承不是简单的灌输,应是通过咨询人员的工作过程,对信息化技术人员进行工作方式、良好习惯、信息化知识的潜移默化,实现知识的平滑传授。企业信息化咨询的过程也是企业自身信息化技术人员知识培训与能力提升的过程。这种过程也是帮助企业信息化技术人员对企业现有业务流程、现有管理方式的再认识与再分析的过程。
  企业发展过程中的每次组织机构的调整、管理方式的提升、发展战略的调整,都会产生信息化规划与发展战略修正与完善的需求。这种情况下,真正起作用的便成为企业自身的信息化技术人员,他们接受了咨询人员的知识传承。他们通过接受的知识担负起企业信息化规划及发展战略的修正与完善工作。他们接受的知识能够帮助他们在修正与完善的工作中,更好地形成团队,更好地协同工作,更好地与业务人员沟通与协调。
  7、促进沟通,最优化建设
  企业信息化实施的过程是一个甲乙双方相互协调、相互促进、实现双赢的过程。但是,主观上,开发商往往在信息化考虑到本身利益,降低成本,事前不进行详尽的分析,提供通用性的产品。
  客观上,由于用户企业与开发商之间、用户企业内部之间均存在着信息不对称、信息孤岛现象,使得开发商很难充分了解用户的需求,往往凭经验或类似企业的情况进行产品开发,从而很难提供独特性、针对性、实用性的系统。咨询公司可以和企业、软件厂商三方合作,咨询公司作为企业和软件厂商的中间桥梁,这样可以弥补软件厂商咨询能力不足,还能避免软件厂商内部咨询对其产品所具有的倾向性。咨询公司可以针对企业特有的业务需要和软件厂商产品的特点与软件厂商共同探讨系统的规划,使企业、软件厂商双方在信息化实施的内容、范围、验收标准上达成一致,以达到设计方案的最优,此外咨询公司可以提供给软件厂商信息化实施过程中的经验,帮助软件厂商做好项目的管理工作。
  8、独立咨询、监理质量
  企业信息化建设不是纯粹的技术问题,而是一个管理工程,在实施过程中有效的监督机制可以有效地保障信息化建设的效果。
  由于监理和审计工作涉及到信息化建设是否成功的评判,所以无论是用户企业还是软件公司担任这个角色都不合适。作为独立的第三方,咨询公司协助企业制订了项目的总体规划和技术方案,有时甚至进行了软件的选型,所以,在信息工程进入现场施工阶段时,该咨询公司就顺理成章地成为该项目的工程监理。
  五、结语
  咨询从业者,拥有专业的精神和专家的学识,开阔的视野与严谨的分析。对于致力于通过信息化提升发展的企业来讲,信息化咨询是非常必要的。它仿佛是一面镜子,通过专业人士的咨询工作,让企业看到自身存在的问题,转变信息化的旧有观念,破除信息化建设的盲点,了解到企业自身的优势与迫切需要改善的地方。它能够帮助企业梳理现有业务和流程,借助信息化提升企业的管理,避免盲目投资可能造成的损失,使企业建立完整的信息化目标与发展战略。
  参考文献:
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