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【摘 要】本文将准时制思想与知识共享相融合,从影响知识共享有效性的时间因素出发,分析了准时知识共享的内涵。在此基础上,从技术、组织和文化三个角度,分析了准时知识共享的机制构建问题。
【关键词】 知识共享;准时制;机制
中图分类号:C93文獻标识码:A 文章编号:1009-8283(2010)08-0074-02
引言
知识共享是知识创新的一种手段,其目的在于使知识活动产生1+1 >> 2的效果。知识共享行为涉及两个主体:知识供给方和知识需求方。国内外学者对知识共享的有效性研究的并不多。Jing Zhang 和Sue R.Faerman认为,协作团队的数量和种类大大地影响到知识共享的有效性,知识共享的有效性受到协作的规模和多样性的阻碍[1]。Amy Soller等人则描述了一个机器学习途径——隐马尔可夫模型,分析协作学习活动中的知识共享,评估知识共享的有效性[2][3]。陈菊红等人从敏捷性,柔性等指标对敏捷虚拟企业知识共享有效性进行了分析[4]。本文从提升知识共享有效性策略的角度出发,提出将准时制思想与知识共享相结合,建立准时知识共享机制的思想。
1 准时知识共享的内涵
时间是知识管理研究中的一个重要要素。因为知识本身具有一定的时效性(know-when),只有在特定时间下的特定主体与客体、特定地点所构成的特定环境下才能够体现出知识的价值。因此,时间是影响知识共享效果的关键性因素之一。
准时知识共享(just-in-time knowledge sharing)强调的就是知识共享的时间问题。准时知识共享包括知识需求者和知识供给者,其目的在于通过知识供给者将正确的知识在正确的时间分享给知识需求者,从而实现有效的知识共享的目的[5]。从准时知识共享的内涵中可以看出,时间因素是影响准时知识共享效果的关键因素。
2 准时知识共享机制构建
要构建一个准时知识共享的体系,主要的思路是组织结构的合理设计、业务流程的调整、知识共享型企业文化的培育、强大的知识共享技术基础设施的建立。一般说来,企业的准时知识共享主要涉及三个方面的问题:支持企业准时知识共享的技术基础、适合企业知识流动和准时共享的组织结构、和促进企业准时知识共享的知识导向型企业文化。
2.1 技术层面的构建
为了传递准时的知识,我们必须确保知识是及时的,可靠的,准确的,并且对决策者的需求来说是相匹配的。那么,如何从技术上保证知识的准时共享,这涉及到准时知识共享技术层面的构建。
(1) 知识过滤体系
准时知识共享的含义是指知识需求者应在正确的时间,正确的地点能够得到正确的信息。首先,怎么样确定什么是正确的信息?如何知道谁应该收到这个信息?什么是基于知识需求者的位置(场所)、情景和表达策略的类型的信息的正确格式?如何捕捉和描述信息使用者的偏好,情景和使用者的信息需求?这些问题即为知识过滤(knowledge sifter)体系的研究内容。知识过滤体系允许使用者进行本体导向的语义搜索,搜索内部的和外部的相关信息,并通过基于代理的知识服务获得不同种类的数据。
(2) P2P对等网络社团系统
能够准时指向知识源的搜索工具是准时知识共享的关键。这种搜索工具应该能联系到最佳匹配的专家。这些专家不仅要与问题的难度匹配,而且应能及时在线联系。
对等网络系统是一个实时管理隐性知识的系统。它是支持最优沟通的搜索工具。这种搜索是基于问题内容和专家概况或简介之间的匹配【6】。P2P对等网络社团系统是这样一种机制:机制中的计算机都被看作是神经元,所有神经元处于对等的地位,全部神经元组成一个神经网络。每个神经元既是知识提供者,又是知识获取者。每一神经元可以同时从多个其它神经元检索和获得知识,也可以同时向多个其它神经元提供知识。
(3)指挥棒技术
成功的实施知识共享必须考虑时间、成员心理等要素。应用指挥棒技术(baton-passing technique) 可以及时地捕获和共享知识【7】。指挥棒技术是一项知识管理技术,它能捕捉到来自一个刚刚通过一项重大决策的项目团队的最新知识。这项技术能确保这个团队的知识快速及时的转移到正在处理相同事务的团队,从而提高这一团队的绩效。这一技术拥有不同寻常的特征,它整合了知识管理、创新体制和团队心理的知识。
2.2 组织层面的构建
构建企业的准时知识共享机制时,必须要发挥人的主观能动性,让员工主动共享经验和技能,而这必须要有合理的组织结构和适于共享知识的环境和企业文化。组织结构的设计直接影响到知识在企业中流动的通畅程度。
(1)减少管理层级。
准时知识共享要求在垂直方向上减少企业管理层次,实现决策权的下沉(power sink)。层次过多是降低组织灵活性、影响员工之间的知识准时共享和发挥创造力的主要原因【8】。减少管理层次,使组织结构尽可能扁平化,这不仅能够解决信息流动不畅、决策速度缓慢等问题,而且将权力下沉给有知识的员工,还给予知识员工以较多的现场处置权,不仅缩短了上下级之间的距离,还缩短了知识传递的时间,降低了知识的转移成本。另一方面,知识共享要求在横向上弱化企业部门的职能划分。在这种转变中,企业不但增强了灵活度,而且更激励了员工的创新积极性。
(2)非正式组织的作用
对员工进行准时知识共享很有促进作用的就是一些非正式组织。出于共同兴趣而聚集在一起的非正式组织通常是以交谈、电子邮件、网上论坛、社团等多种方式来共享经验以解决一些问题。一旦这些非正式组织拥有足够多的共同知识,足以有效交流与合作时,成员之间的交流活动就会给企业创造新的知识。这种非正式组织在为知识的拥有者提供了一个难得的机会和讲坛,为知识需求者提供了一个方便的有价值的知识源。当企业缺乏正式的知识管理和知识共享策略的支持时,这种非正式组织对企业的知识共享和创新发挥了极为重要的作用。
(3)创建学习型组织。
传统企业的组织结构,是按照刚性管理的要求设计实施的,企业内部的沟通有着很难跨越的层级鸿沟,这种组织模式阻断了员工之间的交流,给隐性知识的准时共享设置了障碍。而“学习型组织”是激励员工通过组织的学习,不断获得知识资源,更新知识和创造知识的组织结构,它提倡的是组织不断地学习和交流,充分发挥知识团队的高效率。这样的组织结构,为挖掘、交流和共享隐性知识创造了条件,它使企业的各层次的员工在组织学习中面对面地相互交流,通过这种交流,把属于个人拥有或未被认识的隐性知识发掘出来,并在组织中传递和转移,从而达到隐性知识准时共享的目的。
2.3 文化层面的构建
企业文化是企业及其员工行为准则的判断标准和体系,它时刻指导着组织及其员工的行为。组织文化的建立应以有利于准时知识共享的价值观为指导,并使这样的价值观融合于组织和组织员工的价值观之中。
(1)营造准时知识共享的企业文化,在员工之间建立相互信任的关系。
人与人之间的交往和沟通、知识的交流和转移以相互信任为基础。一方面,从知识的转移来看,尤其是第二类隐性知识,它很难通过正式的网络进行有效的转移,而只有通过紧密的、值得信赖和持续的直接交流等非正式网络才能实现隐性知识的准时传递。而知识有效转移的前提条件就是知识转移的双方必须相互信任;另一方面,人与人之间的相互信任能有效降低任何一方采取机会主义的可能性,从而提高人们合作的效率。
(2)建立良好的沟通支持系统
良好的沟通是知识员工之间进行准时知识共享的必要条件。只有员工之间采用先进的沟通方式例如網络会议等进行良好的沟通,才能使员工的隐性知识及时的在交流中得以转移和价值化。
知识员工间良好的沟通需要企业建立良好的沟通支持系统,包括知识沟通文化的建设、有效的知识沟通激励机制、知识沟通的技术支持等【9】。使知识在不同个体不同组织之间广泛交流共享成为可能。企业一旦拥有良好的以信息技术为基础的知识管理系统,知识型员工就可以在任何需要的时候,不受时空限制获取知识库中的共享知识,并且可以联系到有关部门和领域的专门知识专家,协助解决问题。
(3)构建企业知识网络
知识网络是人对知识掌握的多少及对知识点之间关联的理解,知识是以知识网络的形式存在于人的头脑中,知识网络影响着人的认知活动【10】。
对于一个企业来说,其价值链上的其他组织的知识体系构成了其外部的主要知识网络。企业外部的知识网络主要包括:供应商知识网络、经销商知识网络、客户知识网络、合作机构知识网络、专家网络,还有主管部门信息网络等等【10】。外部的知识网络可以给企业提供大量潜在的可供开发利用的知识资源,可以使企业有效地与其他组织进行知识交流和共享。这种企业外部的知识共享主要是通过建立知识联盟进行的。这种企业价值链上的组织之间可以共建准时知识共享网络,结成“知识联盟”。这不仅是企业准时共享知识和共担风险和成本的需要,也是参与企业之间的技能相互加强和促进、支持企业的长远目标的需要,更是获得预期经济绩效的共赢手段。
参考文献:
【1】荷兰应用科学研究组织 (TNO)[EB/OL].http://www.tno.nl/homepage.html.2002-09
【2】 Davenport, T.H. & Glaser, J.Just in Time Delivery comes to Knowledge Management [J] .2002(6):107～111
【3】 蔡建华,吴建荣,谭乃仆.准时化生产方式的新思想[J].企业经济.2002(9):83～84
【4】 陈菊红著.虚拟企业的理论基础及组织管理研究报告[R].2004
【5】 赵斌.基于准时制的知识管理研究[D].西安理工大学,2006
【6】 Polanyi, M.Personal Knowledge:Towards a Post-Critical Philosophy[M].Chicago, University of Chicago Press, 1974
【7】 Victor Newman.Just-in-time knowledge sharing[EB/OL].http://www.kmmagazine.com/xq/asp/sid.0CEC4E1E-8A1D-4190-9CCE-9202064D833D/articleid.ABD4D746-EE0E-40AA-98E3-88DD5814CCCF/qx/display.htm.2004-6
【8】 陈锐.公司知识管理的实现.硕士学位论文[D].武汉:武汉大学.2000
【9】 斯图尔特•巴恩斯编.知识管理系统理论与实务[M].阎达五,徐鹿译.北京:机械工业出版社.2004
【10】 沈立新,陈燕,崔春雷,刘树勇.基于知识网络的虚拟物流企业运行机制[J].科技管理研究.2005(5):110～112
【关键词】 知识共享;准时制;机制
中图分类号:C93文獻标识码:A 文章编号:1009-8283(2010)08-0074-02
引言
知识共享是知识创新的一种手段,其目的在于使知识活动产生1+1 >> 2的效果。知识共享行为涉及两个主体:知识供给方和知识需求方。国内外学者对知识共享的有效性研究的并不多。Jing Zhang 和Sue R.Faerman认为,协作团队的数量和种类大大地影响到知识共享的有效性,知识共享的有效性受到协作的规模和多样性的阻碍[1]。Amy Soller等人则描述了一个机器学习途径——隐马尔可夫模型,分析协作学习活动中的知识共享,评估知识共享的有效性[2][3]。陈菊红等人从敏捷性,柔性等指标对敏捷虚拟企业知识共享有效性进行了分析[4]。本文从提升知识共享有效性策略的角度出发,提出将准时制思想与知识共享相结合,建立准时知识共享机制的思想。
1 准时知识共享的内涵
时间是知识管理研究中的一个重要要素。因为知识本身具有一定的时效性(know-when),只有在特定时间下的特定主体与客体、特定地点所构成的特定环境下才能够体现出知识的价值。因此,时间是影响知识共享效果的关键性因素之一。
准时知识共享(just-in-time knowledge sharing)强调的就是知识共享的时间问题。准时知识共享包括知识需求者和知识供给者,其目的在于通过知识供给者将正确的知识在正确的时间分享给知识需求者,从而实现有效的知识共享的目的[5]。从准时知识共享的内涵中可以看出,时间因素是影响准时知识共享效果的关键因素。
2 准时知识共享机制构建
要构建一个准时知识共享的体系,主要的思路是组织结构的合理设计、业务流程的调整、知识共享型企业文化的培育、强大的知识共享技术基础设施的建立。一般说来,企业的准时知识共享主要涉及三个方面的问题:支持企业准时知识共享的技术基础、适合企业知识流动和准时共享的组织结构、和促进企业准时知识共享的知识导向型企业文化。
2.1 技术层面的构建
为了传递准时的知识,我们必须确保知识是及时的,可靠的,准确的,并且对决策者的需求来说是相匹配的。那么,如何从技术上保证知识的准时共享,这涉及到准时知识共享技术层面的构建。
(1) 知识过滤体系
准时知识共享的含义是指知识需求者应在正确的时间,正确的地点能够得到正确的信息。首先,怎么样确定什么是正确的信息?如何知道谁应该收到这个信息?什么是基于知识需求者的位置(场所)、情景和表达策略的类型的信息的正确格式?如何捕捉和描述信息使用者的偏好,情景和使用者的信息需求?这些问题即为知识过滤(knowledge sifter)体系的研究内容。知识过滤体系允许使用者进行本体导向的语义搜索,搜索内部的和外部的相关信息,并通过基于代理的知识服务获得不同种类的数据。
(2) P2P对等网络社团系统
能够准时指向知识源的搜索工具是准时知识共享的关键。这种搜索工具应该能联系到最佳匹配的专家。这些专家不仅要与问题的难度匹配,而且应能及时在线联系。
对等网络系统是一个实时管理隐性知识的系统。它是支持最优沟通的搜索工具。这种搜索是基于问题内容和专家概况或简介之间的匹配【6】。P2P对等网络社团系统是这样一种机制:机制中的计算机都被看作是神经元,所有神经元处于对等的地位,全部神经元组成一个神经网络。每个神经元既是知识提供者,又是知识获取者。每一神经元可以同时从多个其它神经元检索和获得知识,也可以同时向多个其它神经元提供知识。
(3)指挥棒技术
成功的实施知识共享必须考虑时间、成员心理等要素。应用指挥棒技术(baton-passing technique) 可以及时地捕获和共享知识【7】。指挥棒技术是一项知识管理技术,它能捕捉到来自一个刚刚通过一项重大决策的项目团队的最新知识。这项技术能确保这个团队的知识快速及时的转移到正在处理相同事务的团队,从而提高这一团队的绩效。这一技术拥有不同寻常的特征,它整合了知识管理、创新体制和团队心理的知识。
2.2 组织层面的构建
构建企业的准时知识共享机制时,必须要发挥人的主观能动性,让员工主动共享经验和技能,而这必须要有合理的组织结构和适于共享知识的环境和企业文化。组织结构的设计直接影响到知识在企业中流动的通畅程度。
(1)减少管理层级。
准时知识共享要求在垂直方向上减少企业管理层次,实现决策权的下沉(power sink)。层次过多是降低组织灵活性、影响员工之间的知识准时共享和发挥创造力的主要原因【8】。减少管理层次,使组织结构尽可能扁平化,这不仅能够解决信息流动不畅、决策速度缓慢等问题,而且将权力下沉给有知识的员工,还给予知识员工以较多的现场处置权,不仅缩短了上下级之间的距离,还缩短了知识传递的时间,降低了知识的转移成本。另一方面,知识共享要求在横向上弱化企业部门的职能划分。在这种转变中,企业不但增强了灵活度,而且更激励了员工的创新积极性。
(2)非正式组织的作用
对员工进行准时知识共享很有促进作用的就是一些非正式组织。出于共同兴趣而聚集在一起的非正式组织通常是以交谈、电子邮件、网上论坛、社团等多种方式来共享经验以解决一些问题。一旦这些非正式组织拥有足够多的共同知识,足以有效交流与合作时,成员之间的交流活动就会给企业创造新的知识。这种非正式组织在为知识的拥有者提供了一个难得的机会和讲坛,为知识需求者提供了一个方便的有价值的知识源。当企业缺乏正式的知识管理和知识共享策略的支持时,这种非正式组织对企业的知识共享和创新发挥了极为重要的作用。
(3)创建学习型组织。
传统企业的组织结构,是按照刚性管理的要求设计实施的,企业内部的沟通有着很难跨越的层级鸿沟,这种组织模式阻断了员工之间的交流,给隐性知识的准时共享设置了障碍。而“学习型组织”是激励员工通过组织的学习,不断获得知识资源,更新知识和创造知识的组织结构,它提倡的是组织不断地学习和交流,充分发挥知识团队的高效率。这样的组织结构,为挖掘、交流和共享隐性知识创造了条件,它使企业的各层次的员工在组织学习中面对面地相互交流,通过这种交流,把属于个人拥有或未被认识的隐性知识发掘出来,并在组织中传递和转移,从而达到隐性知识准时共享的目的。
2.3 文化层面的构建
企业文化是企业及其员工行为准则的判断标准和体系,它时刻指导着组织及其员工的行为。组织文化的建立应以有利于准时知识共享的价值观为指导,并使这样的价值观融合于组织和组织员工的价值观之中。
(1)营造准时知识共享的企业文化,在员工之间建立相互信任的关系。
人与人之间的交往和沟通、知识的交流和转移以相互信任为基础。一方面,从知识的转移来看,尤其是第二类隐性知识,它很难通过正式的网络进行有效的转移,而只有通过紧密的、值得信赖和持续的直接交流等非正式网络才能实现隐性知识的准时传递。而知识有效转移的前提条件就是知识转移的双方必须相互信任;另一方面,人与人之间的相互信任能有效降低任何一方采取机会主义的可能性,从而提高人们合作的效率。
(2)建立良好的沟通支持系统
良好的沟通是知识员工之间进行准时知识共享的必要条件。只有员工之间采用先进的沟通方式例如網络会议等进行良好的沟通,才能使员工的隐性知识及时的在交流中得以转移和价值化。
知识员工间良好的沟通需要企业建立良好的沟通支持系统,包括知识沟通文化的建设、有效的知识沟通激励机制、知识沟通的技术支持等【9】。使知识在不同个体不同组织之间广泛交流共享成为可能。企业一旦拥有良好的以信息技术为基础的知识管理系统,知识型员工就可以在任何需要的时候,不受时空限制获取知识库中的共享知识,并且可以联系到有关部门和领域的专门知识专家,协助解决问题。
(3)构建企业知识网络
知识网络是人对知识掌握的多少及对知识点之间关联的理解,知识是以知识网络的形式存在于人的头脑中,知识网络影响着人的认知活动【10】。
对于一个企业来说,其价值链上的其他组织的知识体系构成了其外部的主要知识网络。企业外部的知识网络主要包括:供应商知识网络、经销商知识网络、客户知识网络、合作机构知识网络、专家网络,还有主管部门信息网络等等【10】。外部的知识网络可以给企业提供大量潜在的可供开发利用的知识资源,可以使企业有效地与其他组织进行知识交流和共享。这种企业外部的知识共享主要是通过建立知识联盟进行的。这种企业价值链上的组织之间可以共建准时知识共享网络,结成“知识联盟”。这不仅是企业准时共享知识和共担风险和成本的需要,也是参与企业之间的技能相互加强和促进、支持企业的长远目标的需要,更是获得预期经济绩效的共赢手段。
参考文献:
【1】荷兰应用科学研究组织 (TNO)[EB/OL].http://www.tno.nl/homepage.html.2002-09
【2】 Davenport, T.H. & Glaser, J.Just in Time Delivery comes to Knowledge Management [J] .2002(6):107～111
【3】 蔡建华,吴建荣,谭乃仆.准时化生产方式的新思想[J].企业经济.2002(9):83～84
【4】 陈菊红著.虚拟企业的理论基础及组织管理研究报告[R].2004
【5】 赵斌.基于准时制的知识管理研究[D].西安理工大学,2006
【6】 Polanyi, M.Personal Knowledge:Towards a Post-Critical Philosophy[M].Chicago, University of Chicago Press, 1974
【7】 Victor Newman.Just-in-time knowledge sharing[EB/OL].http://www.kmmagazine.com/xq/asp/sid.0CEC4E1E-8A1D-4190-9CCE-9202064D833D/articleid.ABD4D746-EE0E-40AA-98E3-88DD5814CCCF/qx/display.htm.2004-6
【8】 陈锐.公司知识管理的实现.硕士学位论文[D].武汉:武汉大学.2000
【9】 斯图尔特•巴恩斯编.知识管理系统理论与实务[M].阎达五,徐鹿译.北京:机械工业出版社.2004
【10】 沈立新,陈燕,崔春雷,刘树勇.基于知识网络的虚拟物流企业运行机制[J].科技管理研究.2005(5):110～112