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[摘 要]随着科技的不断进步，办公自动化越来越普及。随着纸质档案的管理跟不上时代的步伐，办公自动化在科技的变革中繁衍而生，成为文书档案管理的重要角色，所以档案管理工作的发展方向就是利用办公自动化全面推动文书档案管理。在实际运行中，文书档案管理的效率得到了很大的提升，而且做到了档案管理工作高效而准确地运行。构建了档案管理自动化处理系统，实现了系统而规范的管理，由此使得文书档案管理服务质量有所提高。
[关键词]文书档案，管理，办公自动化，应用分析
中图分类号：G275.2；G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）17-0352-01
前言
科技在不断进步，信息技术已经改变了人们的生产生活以及工作方式，已成为文档案管理的变革基础。目前，传统的纸质文书存档已经难以满足档案管理工作，其效率也满足不了现代工作的节奏。如何更快更好的管理文书工作，是当前计算机等办公设备设施所提供的重要手段，所以需要我们进一步完善文书档案管理的质量，提高工作效率，以适应时代的发展。
1 在文书档案管理中办公自动化的优势
1.1 办公自动化的应用提高了办公效率
办公自动化的实施应用使文书档案管理工作效率提高了几倍甚至几十倍，改变了传统纸质文书档案的运作方式，大大提高了质量及工作效率，同时将文书档案管理的错误率降到最低，减免了工作人员的繁重任务，既节约了成本，又降低了风险，提高整体办公的水平。
1.2 办公自动化的应用提高了稳定性
传统的纸质档案受到环境、气候或虫害等多方因素的影响，不可完全长期保存，甚至会造成文字信息缺失或丢失的状况，影响了其保存的稳定性和长期性。而现代文书档案管理工作中，根据电子档案材料选择不同的载体进行选择，利用移动硬盘、U盘或是DVD等电子存档的方式来保存，可有效保障文件信息的安全性。通过此类载体对电子文件进行保存，能够有效保证文件稳定性，并且便于查阅，有助于提高文书档案管理工作效率。
1.3 办公自动化的应用有利于信息资源共享与交流
在计算机还没有广泛应用前，我们的文书档案大多都是经过档案管理人员根据不同的年限，不同的内容，进行分门别类的放入文件柜或图书架上。由于数量居多，查阅起来费时费力，有时甚至很难查找，这样就造成了资源无法共享，经验交流难以畅快。而现代随着计算机的广泛应用，办公自动化建设在文档案管理中得到了体系化的转变，只要网络畅通，不受任何空间的限制，随时随地可查询，且简单，方便，针对性强，速度快，大大提高了资源的共享与交流，增大了利用效果。
2 文书档案管理中办公自动化应用问题及隐患
2.1 电子文件的保密性缺乏保障
电子档案管理是一种动态管理方式，在计算机网络中的运行具有开放性与共享性的特点，从而使档案资料保密性缺乏保障。虽然电子档案在处理过程中会使用伪造技术，但在原文件上处理会导致文件内容发生一定的变化，其痕迹不会得到保障。在文书档案传输中会根据需求来修改排版，而盖印或签名无法添加，从而导致文书档案资料最初的形态无法保持。随着近年来网络黑客、窃密技术的不断发展与提高，从而威胁电子文书档案的保密性。
2.2 档案综合管理人员的技术水平较低
电子文书档案管理是一种技术性与专业性较高的工作，文书档案管理的办工自动化要求档案人员具备一定的档案管理技术与计算机操作技术，还要充分认识和熟悉档案的信息管理软件。要求档案管理人员具有较高层次的知识水平，拥有强烈的求知欲望和较高的业务素质，并能熟练使用先进技术处理档案信息，还要灵活应用传统档案的管理方法、管理理念、管理技术。从当前情况来看，虽然文书档案管理人员大多数都掌握了先进的档案管理技术，但信息处理技术操作水平较低，在文书档案管理办公自动化的处理过程中缺乏专业复合型人才，对文书档案管理工作的开展势必会造成一定的影响，难以提高文书档案管理水平。
3 文书档案管理中办公自动化不足之处的解决方法
3.1 计算机施行内外网隔离
互联网科技术不断发展，使一些不法分子利用各种病毒侵入到重要的文档中，给国家和企业以及个人的保密工作埋下巨大隐患。这就需要我们对于IP地址的管理，根据文件的重要程度而采取完全屏蔽或者是有选择性的将一些地址放入网络。并且建立安全防火墙，过滤网络数据、管理访问、禁止某些业务或者访问、记录越过防火墙的行为、检测并对相应的攻击提出警告。通过这种方式，保证文书档案管理安全的网络环境。
3.2 展开培训工作
文书档案管理中办公自动化管理的工作人员，要定期组织专业的培训，对软件的运用以及系统化服务的管理与优化，进行全面的掌握。比如，编辑常用的WORD、EXCEL、WPS等文档或表格的运用，通过专业人员的讲解和实操，保障从业人员的对于基础软件的熟练应用。然后根据学习的掌握程度来分配好管理的工作。
3.3 提高文书档案的安全性
文书档案管理中，最重要的就是文档的安全。首先采用专用的软件对重要的文件讲行密码设置，通过加密来保障文档不得随意查阅。其次，是通过扫描等缩微技术将红头文件、盖有印章或者是字迹不清的文书档案转化为图像，进行电子保存，这样要防止电子文档被篡改，也促进了文书保存的长期性。再次就是采取备份的措施，利用DVD、U盘或移动硬盘等载体进行备份保存，防止文件被盗或文字消失。最后，运用防火墙等技术手段，将办公动化的内外网进行有效隔离，从而有效保障文书档案的安全。
3.4 提高档案管理人员的综合素质
我国传统的纸质档案存档已不适应新形势下的步伐，所以档案人员要加强业务技能，首先必须掌握计算机的基础知识，从硬件上向专业的人员进行学习，熟悉计算机原理与构造，不断加强硬环境。其次在多参加培训的同时，还要加强自主学习的能力，要做到“三人行，必有我师焉”“不耻下问”，活到老，学到老，保持终身教育机制，不断提高素質水平。再次是通过交流学习，与兄弟单位组成联盟，多听取兄弟单位的成功经验，利用互联网、手机等高科技，不断扩充档案管理人员的信息源和创新思维。
3.5 技术处理电子档案
将办公自动化技术应用到文书档案中，建立电子档案，使得档案数据内容更加准确，实现高效地工作，对电子档案进行技术处理，当前办公自动化技术的应用逐渐深入，档案管理中会出现很多新的资料，实现电子档案管理是极为必要的，这就需要档案管理人员科学地研究文件资源。对电子档案进行技术性的处理，就需要做好接收、处理、储存等工作，保证文档内容的真实性，技术处理后，将电子文档转变为只读文件，不能进行修改，使得文件的原始性得以保证，使得电子文档更加安全、可靠。将电子档案储存在计算机中，能够避免档案信息丢失，对档案信息进行备份，加密处理。防止档案资料丢失或被不法人员盗取。
3.6 统一文书档案管理的技术标准
文书档案管理过程中，为了充分发挥办公自动化的价值，就需要明确文书档案管理的特点以及实际需要，科学地分析研究，对办公自动化技术进行科学的应用，统一文书档案管理的技术标准，使得办公自动化软件有好的性能，满足文书档案管理工作的实际需要，实现高效的文书档案管理。
结束语
综上所述，有效保障文书管理的稳定性、安全性、长期性是我们当前面临的重点问题。要求技术人员不断研发出新的系统软件进行升级服务，防止病毒的侵害，有效保障文书管理的安全。并且加大从业人员的培养力度，改善网络环境，有效提高工作效率。
参考文献
[1] 董小莉.办公自动化环境下的文书档案管理[J].城建档案，2016，
[2] 黄丽颖.文书档案管理办公自动化应用分析[J].城建档案，2016，
[关键词]文书档案，管理，办公自动化，应用分析
中图分类号：G275.2；G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）17-0352-01
前言
科技在不断进步，信息技术已经改变了人们的生产生活以及工作方式，已成为文档案管理的变革基础。目前，传统的纸质文书存档已经难以满足档案管理工作，其效率也满足不了现代工作的节奏。如何更快更好的管理文书工作，是当前计算机等办公设备设施所提供的重要手段，所以需要我们进一步完善文书档案管理的质量，提高工作效率，以适应时代的发展。
1 在文书档案管理中办公自动化的优势
1.1 办公自动化的应用提高了办公效率
办公自动化的实施应用使文书档案管理工作效率提高了几倍甚至几十倍，改变了传统纸质文书档案的运作方式，大大提高了质量及工作效率，同时将文书档案管理的错误率降到最低，减免了工作人员的繁重任务，既节约了成本，又降低了风险，提高整体办公的水平。
1.2 办公自动化的应用提高了稳定性
传统的纸质档案受到环境、气候或虫害等多方因素的影响，不可完全长期保存，甚至会造成文字信息缺失或丢失的状况，影响了其保存的稳定性和长期性。而现代文书档案管理工作中，根据电子档案材料选择不同的载体进行选择，利用移动硬盘、U盘或是DVD等电子存档的方式来保存，可有效保障文件信息的安全性。通过此类载体对电子文件进行保存，能够有效保证文件稳定性，并且便于查阅，有助于提高文书档案管理工作效率。
1.3 办公自动化的应用有利于信息资源共享与交流
在计算机还没有广泛应用前，我们的文书档案大多都是经过档案管理人员根据不同的年限，不同的内容，进行分门别类的放入文件柜或图书架上。由于数量居多，查阅起来费时费力，有时甚至很难查找，这样就造成了资源无法共享，经验交流难以畅快。而现代随着计算机的广泛应用，办公自动化建设在文档案管理中得到了体系化的转变，只要网络畅通，不受任何空间的限制，随时随地可查询，且简单，方便，针对性强，速度快，大大提高了资源的共享与交流，增大了利用效果。
2 文书档案管理中办公自动化应用问题及隐患
2.1 电子文件的保密性缺乏保障
电子档案管理是一种动态管理方式，在计算机网络中的运行具有开放性与共享性的特点，从而使档案资料保密性缺乏保障。虽然电子档案在处理过程中会使用伪造技术，但在原文件上处理会导致文件内容发生一定的变化，其痕迹不会得到保障。在文书档案传输中会根据需求来修改排版，而盖印或签名无法添加，从而导致文书档案资料最初的形态无法保持。随着近年来网络黑客、窃密技术的不断发展与提高，从而威胁电子文书档案的保密性。
2.2 档案综合管理人员的技术水平较低
电子文书档案管理是一种技术性与专业性较高的工作，文书档案管理的办工自动化要求档案人员具备一定的档案管理技术与计算机操作技术，还要充分认识和熟悉档案的信息管理软件。要求档案管理人员具有较高层次的知识水平，拥有强烈的求知欲望和较高的业务素质，并能熟练使用先进技术处理档案信息，还要灵活应用传统档案的管理方法、管理理念、管理技术。从当前情况来看，虽然文书档案管理人员大多数都掌握了先进的档案管理技术，但信息处理技术操作水平较低，在文书档案管理办公自动化的处理过程中缺乏专业复合型人才，对文书档案管理工作的开展势必会造成一定的影响，难以提高文书档案管理水平。
3 文书档案管理中办公自动化不足之处的解决方法
3.1 计算机施行内外网隔离
互联网科技术不断发展，使一些不法分子利用各种病毒侵入到重要的文档中，给国家和企业以及个人的保密工作埋下巨大隐患。这就需要我们对于IP地址的管理，根据文件的重要程度而采取完全屏蔽或者是有选择性的将一些地址放入网络。并且建立安全防火墙，过滤网络数据、管理访问、禁止某些业务或者访问、记录越过防火墙的行为、检测并对相应的攻击提出警告。通过这种方式，保证文书档案管理安全的网络环境。
3.2 展开培训工作
文书档案管理中办公自动化管理的工作人员，要定期组织专业的培训，对软件的运用以及系统化服务的管理与优化，进行全面的掌握。比如，编辑常用的WORD、EXCEL、WPS等文档或表格的运用，通过专业人员的讲解和实操，保障从业人员的对于基础软件的熟练应用。然后根据学习的掌握程度来分配好管理的工作。
3.3 提高文书档案的安全性
文书档案管理中，最重要的就是文档的安全。首先采用专用的软件对重要的文件讲行密码设置，通过加密来保障文档不得随意查阅。其次，是通过扫描等缩微技术将红头文件、盖有印章或者是字迹不清的文书档案转化为图像，进行电子保存，这样要防止电子文档被篡改，也促进了文书保存的长期性。再次就是采取备份的措施，利用DVD、U盘或移动硬盘等载体进行备份保存，防止文件被盗或文字消失。最后，运用防火墙等技术手段，将办公动化的内外网进行有效隔离，从而有效保障文书档案的安全。
3.4 提高档案管理人员的综合素质
我国传统的纸质档案存档已不适应新形势下的步伐，所以档案人员要加强业务技能，首先必须掌握计算机的基础知识，从硬件上向专业的人员进行学习，熟悉计算机原理与构造，不断加强硬环境。其次在多参加培训的同时，还要加强自主学习的能力，要做到“三人行，必有我师焉”“不耻下问”，活到老，学到老，保持终身教育机制，不断提高素質水平。再次是通过交流学习，与兄弟单位组成联盟，多听取兄弟单位的成功经验，利用互联网、手机等高科技，不断扩充档案管理人员的信息源和创新思维。
3.5 技术处理电子档案
将办公自动化技术应用到文书档案中，建立电子档案，使得档案数据内容更加准确，实现高效地工作，对电子档案进行技术处理，当前办公自动化技术的应用逐渐深入，档案管理中会出现很多新的资料，实现电子档案管理是极为必要的，这就需要档案管理人员科学地研究文件资源。对电子档案进行技术性的处理，就需要做好接收、处理、储存等工作，保证文档内容的真实性，技术处理后，将电子文档转变为只读文件，不能进行修改，使得文件的原始性得以保证，使得电子文档更加安全、可靠。将电子档案储存在计算机中，能够避免档案信息丢失，对档案信息进行备份，加密处理。防止档案资料丢失或被不法人员盗取。
3.6 统一文书档案管理的技术标准
文书档案管理过程中，为了充分发挥办公自动化的价值，就需要明确文书档案管理的特点以及实际需要，科学地分析研究，对办公自动化技术进行科学的应用，统一文书档案管理的技术标准，使得办公自动化软件有好的性能，满足文书档案管理工作的实际需要，实现高效的文书档案管理。
结束语
综上所述，有效保障文书管理的稳定性、安全性、长期性是我们当前面临的重点问题。要求技术人员不断研发出新的系统软件进行升级服务，防止病毒的侵害，有效保障文书管理的安全。并且加大从业人员的培养力度，改善网络环境，有效提高工作效率。
参考文献
[1] 董小莉.办公自动化环境下的文书档案管理[J].城建档案，2016，
[2] 黄丽颖.文书档案管理办公自动化应用分析[J].城建档案，2016，