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引言：本文探讨了新世纪高校档案管理工作中所存在的问题及解决目前高校档案管理中存在的问题的对策。档案是指组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。高校档案是高校改革和发展历程的真实见证，是高校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录和原生信息，它在高校的人才培育和科学研究诸多领域发挥着基础性的作用。高校档案管理工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，而随着网络信息化时代的到来，使档案管理工作的内涵发生了深刻的变化，高校档案管理工作也步入了网络信息化时代。高校档案管理信息化是高校档案管理工作发展的大势所趋。
一、高校档案管理工作的现状和不足
目前我国高校的档案管理工作现状不容乐观，档案管理水平还没有跟上高校事业的发展，大部分高校仍然停留在传统的管理模式上，仍然存在很多问题，还需不断完善和解决目前档案管理工作中出现的问题。
（一）高校档案管理工作的档案意识和服务意识薄弱。对档案的归档和建档重视不够，档案的建立与高校相关职能部门密切相关，而档案的归档规定大多数高校并没有制定，或者有些高校即使制定了相关规定，但并没有去执行。而高校档案管理人员的服务意识较为薄弱，业务工作发展缺乏积极性，不少档案人员满足于现状，管理手段落后，方法简单，你用我调的传统服务方式如档案的接收、分类、归档、保管等工作，其服务的价值未能在工作中体现，不能满足学校发展的需求。
（二）高校档案管理工作缺乏长期性和连续性。在学校领导管理期间，学校的档案管理为档案的达标升级工作。达标工作在短时间内取得了一定的成效，但达标之后，就出现后力不足，缺乏应有的长期性和连续性。很多干部对档案管理工作的认识存在误区，认为档案管理工作可有可无，对档案在学校的重要作用缺乏足够的认识，甚至还有人认为档案室就是存放资料的仓库，最终造成档案工作流于形式，起不到应有的作用。
（三）档案管理工作不够规范。长期以来，由于各种原因，档案工作主要为政治服务，高校同样不例外。档案管理方式主要以行政为主，缺乏制度化的管理程序。从档案内容上看，教学、科研和具有网络信息时代的科技含量高的档案材料所占比例小，会议档案和文书档案等行政管理方面的较多。
（四）档案管理硬件设施落后。大多数高校对档案工作不重视，对档案管理工作的经费投入不足，档案管理设施落后，办公条件差，档案室库房和所配备的计算机、打印机、扫描仪等设备与其他职能部门所配备的设备相比都相当落后和简陋，档案现代化及档案保护设备配置不全，严重影响了档案管理保护及服务工作的正常开展。
（五）档案管理手段落后，信息化程度不高。目前，多数高校的档案管理工作仍然采用传统的手工管理方式，工作效率低下，在网络信息快速发展的今天，这种管理方式越来越难以适应时代发展的要求。还有一些高校虽然也建立了档案信息数据库，但还处于简单的数据统计阶段，离高水平的数字化管理还存在很大的差距。
二、高校档案管理的发展方向
（一）建立档案管理体系，使学校档案工作形成网络化管理。学校各级领导要重视档案工作，这是做好档案工作的关键。建立部门领导负责制， 这是做好档案工作的保证。确定兼职档案员，这是做好档案工作的基础。
（二）加强制度建设，建立健全档案管理制度，使档案工作标准化、制度化、规范化。国家教委颁发了《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法令法规，它们是高校档案管理工作的指导性文件，各高校必须根据这些档案法规，从各高校的实际情况出发，制定出能指导本校档案工作全面合理的各项规章制度，对学校的所有档案资料，如何管理做了详细明确的规定，它是档案管理工作的指导性制度，这样既保证了档案资料的完整性、准确性，也保证了档案资料的规范化和科学化。
（三）加强档案队伍建设，提高档案人员素质。高校档案队伍是指各高校档案部门专职档案人员及各职能部门、各系（院）的兼职档案人员。由于档案工作人员地位低、待遇差、升迁慢，所以档案人员尤其是兼职档案人员变化较快，档案队伍很不稳定，严重影响了档案工作。这就要求我们一定要重视和加强档案队伍建设，不断提高档案人员素质。
三、重视部门立卷工作，狠抓基础环节
《高等学校档案工作规范》明确指出：部门立卷是高校档案工作的基本制度和基础。因此，学校各级组织必须重视部门立卷工作。
1.重视发挥高校档案部门的业务指导作用。高校档案部门要经常深入到各部门、各系（院）指导兼职档案人员立卷工作，发现问题，及时予以纠正，把指导工作经常化、制度化。
2.各部门、各系（院）领导要高度重视立卷工作，熟悉立卷工作业务，明确立卷工作职责，经常督促检查立卷工作。
3.各部门、各系（院）兼职档案员要重视部门立卷工作，做好立卷工作的每一个环节。（1）重视平时的收集工作，严格按照收集范围，在从事教学、科研、管理各项活动中形成的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料，随手就及时收集保存起来，以防漏存、遗失，确保档案资料完整性。（2）重视整理工作，整理工作必须按照档案归档范围和保管期限表的要求，科学分类，合理确定保管期限，以防出现分类与保管期限混乱的现象发生，确保档案的保管与利用。（3）重视档案装订工作，严格按照装订要求，编排页号要规范，填写卷内目录要规范，装订要规范，以防空页和资料纸张大小不统一，确保档案案卷质量。
四、加强档案馆室建设，提高档案现代化管理水平要加强档案馆室建设
根据《普通高等学校档案管理办法》要求，必须设立专用的符合档案管理要求的档案库房，档案库房建设要符合《档案馆建筑设计规范》，做到办公室、阅览室和库房三分开。
1.要满足档案馆室设备需求，配置恒温、恒湿设施及复印、录音、照相、录像、计算机、扫描仪、档案自动化管理软件等设备，实现电子计算机管理，建立档案馆网站，并与高校校园网、国际互联网连接，使档案管理走上了现代化轨道。
2.加强档案馆室安全保护设施投入，一方面配置防火防盗装置，另一方面加大检查力度，保密检查、消防检查和安全检查，制定预防和处理突发事件的工作预案，确保档案安全。
五、加强档案利用工作，积极开展档案研究
档案部门收藏档案的根本目的，就是满足广大档案用户对档案信息资源的利用要求。高校档案就是要满足广大教师和学生的需求。首先要制定档案利用办法，设立档案阅览室，及时、准确、全面为教职服务。其次，加大档案开发力度，利用档案资料编写学校大事记、年鉴、制度汇编等工作，为学校的建设和发展服务。第三，要积极开展档案研究工作，积极开展档案管理研究工作，参加课题研究，撰写论文，提高档案人员对档案工作认识，提升档案管理水平。
（作者单位：包头医学院）
一、高校档案管理工作的现状和不足
目前我国高校的档案管理工作现状不容乐观，档案管理水平还没有跟上高校事业的发展，大部分高校仍然停留在传统的管理模式上，仍然存在很多问题，还需不断完善和解决目前档案管理工作中出现的问题。
（一）高校档案管理工作的档案意识和服务意识薄弱。对档案的归档和建档重视不够，档案的建立与高校相关职能部门密切相关，而档案的归档规定大多数高校并没有制定，或者有些高校即使制定了相关规定，但并没有去执行。而高校档案管理人员的服务意识较为薄弱，业务工作发展缺乏积极性，不少档案人员满足于现状，管理手段落后，方法简单，你用我调的传统服务方式如档案的接收、分类、归档、保管等工作，其服务的价值未能在工作中体现，不能满足学校发展的需求。
（二）高校档案管理工作缺乏长期性和连续性。在学校领导管理期间，学校的档案管理为档案的达标升级工作。达标工作在短时间内取得了一定的成效，但达标之后，就出现后力不足，缺乏应有的长期性和连续性。很多干部对档案管理工作的认识存在误区，认为档案管理工作可有可无，对档案在学校的重要作用缺乏足够的认识，甚至还有人认为档案室就是存放资料的仓库，最终造成档案工作流于形式，起不到应有的作用。
（三）档案管理工作不够规范。长期以来，由于各种原因，档案工作主要为政治服务，高校同样不例外。档案管理方式主要以行政为主，缺乏制度化的管理程序。从档案内容上看，教学、科研和具有网络信息时代的科技含量高的档案材料所占比例小，会议档案和文书档案等行政管理方面的较多。
（四）档案管理硬件设施落后。大多数高校对档案工作不重视，对档案管理工作的经费投入不足，档案管理设施落后，办公条件差，档案室库房和所配备的计算机、打印机、扫描仪等设备与其他职能部门所配备的设备相比都相当落后和简陋，档案现代化及档案保护设备配置不全，严重影响了档案管理保护及服务工作的正常开展。
（五）档案管理手段落后，信息化程度不高。目前，多数高校的档案管理工作仍然采用传统的手工管理方式，工作效率低下，在网络信息快速发展的今天，这种管理方式越来越难以适应时代发展的要求。还有一些高校虽然也建立了档案信息数据库，但还处于简单的数据统计阶段，离高水平的数字化管理还存在很大的差距。
二、高校档案管理的发展方向
（一）建立档案管理体系，使学校档案工作形成网络化管理。学校各级领导要重视档案工作，这是做好档案工作的关键。建立部门领导负责制， 这是做好档案工作的保证。确定兼职档案员，这是做好档案工作的基础。
（二）加强制度建设，建立健全档案管理制度，使档案工作标准化、制度化、规范化。国家教委颁发了《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法令法规，它们是高校档案管理工作的指导性文件，各高校必须根据这些档案法规，从各高校的实际情况出发，制定出能指导本校档案工作全面合理的各项规章制度，对学校的所有档案资料，如何管理做了详细明确的规定，它是档案管理工作的指导性制度，这样既保证了档案资料的完整性、准确性，也保证了档案资料的规范化和科学化。
（三）加强档案队伍建设，提高档案人员素质。高校档案队伍是指各高校档案部门专职档案人员及各职能部门、各系（院）的兼职档案人员。由于档案工作人员地位低、待遇差、升迁慢，所以档案人员尤其是兼职档案人员变化较快，档案队伍很不稳定，严重影响了档案工作。这就要求我们一定要重视和加强档案队伍建设，不断提高档案人员素质。
三、重视部门立卷工作，狠抓基础环节
《高等学校档案工作规范》明确指出：部门立卷是高校档案工作的基本制度和基础。因此，学校各级组织必须重视部门立卷工作。
1.重视发挥高校档案部门的业务指导作用。高校档案部门要经常深入到各部门、各系（院）指导兼职档案人员立卷工作，发现问题，及时予以纠正，把指导工作经常化、制度化。
2.各部门、各系（院）领导要高度重视立卷工作，熟悉立卷工作业务，明确立卷工作职责，经常督促检查立卷工作。
3.各部门、各系（院）兼职档案员要重视部门立卷工作，做好立卷工作的每一个环节。（1）重视平时的收集工作，严格按照收集范围，在从事教学、科研、管理各项活动中形成的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料，随手就及时收集保存起来，以防漏存、遗失，确保档案资料完整性。（2）重视整理工作，整理工作必须按照档案归档范围和保管期限表的要求，科学分类，合理确定保管期限，以防出现分类与保管期限混乱的现象发生，确保档案的保管与利用。（3）重视档案装订工作，严格按照装订要求，编排页号要规范，填写卷内目录要规范，装订要规范，以防空页和资料纸张大小不统一，确保档案案卷质量。
四、加强档案馆室建设，提高档案现代化管理水平要加强档案馆室建设
根据《普通高等学校档案管理办法》要求，必须设立专用的符合档案管理要求的档案库房，档案库房建设要符合《档案馆建筑设计规范》，做到办公室、阅览室和库房三分开。
1.要满足档案馆室设备需求，配置恒温、恒湿设施及复印、录音、照相、录像、计算机、扫描仪、档案自动化管理软件等设备，实现电子计算机管理，建立档案馆网站，并与高校校园网、国际互联网连接，使档案管理走上了现代化轨道。
2.加强档案馆室安全保护设施投入，一方面配置防火防盗装置，另一方面加大检查力度，保密检查、消防检查和安全检查，制定预防和处理突发事件的工作预案，确保档案安全。
五、加强档案利用工作，积极开展档案研究
档案部门收藏档案的根本目的，就是满足广大档案用户对档案信息资源的利用要求。高校档案就是要满足广大教师和学生的需求。首先要制定档案利用办法，设立档案阅览室，及时、准确、全面为教职服务。其次，加大档案开发力度，利用档案资料编写学校大事记、年鉴、制度汇编等工作，为学校的建设和发展服务。第三，要积极开展档案研究工作，积极开展档案管理研究工作，参加课题研究，撰写论文，提高档案人员对档案工作认识，提升档案管理水平。
（作者单位：包头医学院）