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摘要：高职院校的教学档案管理工作是一项基础性工作，是高职院校教学管理不可缺少的重要环节，是衡量高职院校教学管理水平和教育水平高低的重要标志。该文阐述了高职院校教学档案管理的内容及特点，分析了教学档案管理中存在的问题，提出了进一步规范教学档案管理的措施。
关键词：高职院校；教学档案；管理
中图分类号：G717文献标识码：A文章编号：1672-5727（2011）11-0060-02
教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体材料等。它是各高职院校档案的主体、核心、重点，也是高职院校整体工作的记录和总结。完整的教学档案能够准确、真实地反映教学管理的全过程，是反映教学运行、教学管理和教学建设的标志性材料。高职院校的教学档案管理是教学管理工作中不可缺少的重要环节，也是衡量高职院校教学管理水平的重要标志。
高职院校教学档案管理的内容及特点
教学档案作为教学活动的原始记录，是反映教学过程的系统而完整的历史资料，是进行教学改革和科研活动的基础资料，也是研究和处理问题的原始证据。因此，加强教学档案管理，建立健全教学档案，充分开发教学档案信息，对于推动教学改革，提高教学质量具有十分重要的作用。
高职院校教学档案的内容教学档案具有来源渠道多、涉及范围广等特点。教学档案的内容主要有以下几种类型：（1）综合类。主要包括上级主管部门下达的指令性文件、指导性文件；学校改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法；学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、总结；教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料、学生运动会等。（2）学科与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料；学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料；重点学科、专业、实验室建设材料及计划、简报、总结和实验室建设统计报表。（3）招生类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的申报材料、新生录取材料及名单、年度招生的总结材料等；（4）学籍管理类。新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料、学生奖励和处分材料；（5）课堂教学与教学实践类。专业教学计划、教学大纲、课程建设要求及安排、校历表、课表、专业课程试题库、典型教材、重要备课记录、教学实习、生产实习计划、总结及其有关材料、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料；（6）毕业生类。上级有关毕业生的文件、计划、总结、简报、合同、毕业生正式分配方案及调配派遣名册、毕业证、派遣证存根领取签收册、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料。（7）教材类。自编或主编的教材、各系各专业目录、自编或主编教学指导书、实习指导书和习题册、其他有保存价值的自编参考资料等。
高职院校教学档案管理的特点（1）分散性。高职院校教学档案主要是由教与学两方面的材料转化而来。教的方面来自于一线教师的讲义、辅导材料、资料、教师教学效果评价、教师考核情况、教师受奖励或处分的材料、教师科研成果、讲座、学术专著、教学研究报告等；学的方面来自于学生管理方面的有关规章制度、学生手册、学籍管理材料、学生成绩、实习报告、毕业设计、论文以及其他与教学有关的录像、光盘、课件、照片等有关资料。其中，许多材料分散在各个教学部门及教师、学生或管理者手中，它们往往是分散的、不集中的。（2）复杂性。高职院校教学档案的内容十分广泛，包括自然科学、社会科学和新兴的边缘科学，也有招生计划、分配措施、专业设置、教学安排、教师管理工作、学生管理工作等内容。涉及的范围十分广泛，包括学院教学管理工作的方方面面。（3）周期性。高职院校教学活动是一种以培养学生为目标的周期性活动，每届学生的培养过程就是一个教学周期，教学活动的周期性决定了教学档案的周期性特点。因此，教学档案在年度划分上与其他档案不同，它是以教学年度和学制管理加以区分的，而非传统意义上的以年为周期。
高职院校教学档案管理中存在的问题
教学档案收集困难大多数教学、科研人员对教学档案管理工作认识不足。有的教师认为，教学科研成果是自己在教学过程中取得的，理应由自己保管；有的教师唯恐材料移交给档案部门立卷、归档后便被充公，给自己使用带来不便。在教学档案收集方面，档案部门始终处于被动地位，教学部门移交什么就接收什么，有些应该归档的珍贵资料散失在个人手中，以致教学档案难以发挥应有的作用。
教学部门与档案管理部门缺乏沟通与协调很多单位认为教学部门的主要工作是教学，至于档案收集、管理是档案部门的工作，因此，在部门规划和工作制度中很少涉及这方面内容，即使收集到部分材料，也会因为缺乏统一的可执行标准而使教学档案的整理、分类缺乏系统性、关联性。
档案载体结构单一，管理方式落后目前，高职院校档案室收集的主要是纸质档案，光盘、录音、录像和照片载体的档案仅占极少部分，不少档案室的声像档案还呈现空白状态。现在的高职院校中，音、像等特殊载体的档案数量是相当多的，教师自己制作的教学课件、学校各项活动录音和录像资料等不能按时、完整地移交给档案馆（室），即使给了档案馆（室）也没有设备播放。档案载体的单一化与利用需求产生了较大矛盾。档案管理方式主要是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工、调整和编目。这种机械的手工抄写，重复性劳动量大，时间长，速度慢，极大地限制了档案处理的速度和效率。
资金缺乏舆论宣传和管理难以到位，教学档案收集、整理、归档、保管和提供利用等工作无法有效开展。
推进高职院校教学档案管理工作的措施
规范和完善教学档案管理制度健全的制度是做好教学档案管理工作的保障，高职院校应根据教学档案的内容、特点以及本校的实际情况，制定和完善教学档案管理的各项规章制度，明确教学档案管理人员的任务和职责，把教学档案管理工作纳入教学计划，作为教学管理工作的一项重要内容来抓，使教学档案工作步入制度化轨道，并逐渐形成良好的运行机制。
加强宣传，不断强化档案意识档案意识指人们在实际工作中对档案资料的认知性，包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等方面的积极主动意识和保密意识。教学档案是由教学管理、教学实践、教学研究和教学改革等多方面的文件材料组成，它不仅形成于学校的教学管理各职能处室、各教学系部，还形成于各专业教研室、各教学辅助科室，甚至教师个人，他们都是教学档案的“供应商”。但在具体的教学文件材料收集过程中，常常遇到有些教师存在着自存自用的想法，不愿将在日常工作中所形成的文件材料拿出来归档，或者不知道那些材料应该归档，档案管理人员往往要催交。为此，高职院校应加强宣传，不断增强全体教师的档案意识。可以采用会议、橱窗展览、参观学习、档案利用等多种形式，宣传《档案法》和教学档案管理规章制度，宣传教学档案的重要性及作用。同时，必须深入开发与利用教学档案的实际效用，加强教学档案工作人员、教师、教学管理人员的档案意识，进而调动教师与教学管理人员主动提供教学管理资料的积极性。
提高教学档案管理人员的业务水平教学档案管理工作平凡而具体，工作内容繁杂而琐碎，但工作岗位至关重要，因此，要提高教学档案人员的业务水平。一方面，高职院校应创造机会组织教学档案管理人员积极参加档案业务培训，学习教学档案专业知识理论；另一方面，教学档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，要注重办公自动化的应用知识，注重对信息技术的学习和掌握，不断提高教学档案的管理水平，确保教学管理工作的规范化和现代化，努力成为综合型教学档案管理人才。高职院校教学档案是衡量高职院校教学管理水平、教学水平和教育质量的重要标志之一，只有科学规范地管理教学档案，才能适应高职院校教育发展的需要，使教学档案在高职院校建设发展中充分发挥独特的作用和价值，服务师生，服务社会。
综上所述，教学档案管理工作是高职院校管理工作的重要构成部分，是一项关系到学校能否正常运转的基石性任务，因此，必须认真对待。通过分析高职院校档案管理中存在的各类问题及相应的对策，可以为我们的档案管理提供一些参考，从而改进档案管理现状。笔者认为，高职院校的领导干部应加大对档案管理的重视及投入力度，改变传统的观念及看法，树立正确的思想认识，从而使档案管理工作更专业，管理更科学，方法更有效，最终实现档案的最优化管理，为高职院校的广大师生员工提供最优化的服务，进而为高职院校的改革与发展做出自己应有的贡献。
参考文献：
[1]甘翠兰．论高职院校教学档案管理[J]．湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2005，25（5）．
[2]申蓉．档案信息网络系统对档案管理工作的影响[J]．科学之友，2007，（9）．
[3]赵连强．浅析档案管理工作的创新[J]．科技资讯，2007，（25）．
作者简介：
邓晓珺（1968—），女，广东五华人，广西职业技术学院副研究馆员，研究方向为高职院校档案管理。
关键词：高职院校；教学档案；管理
中图分类号：G717文献标识码：A文章编号：1672-5727（2011）11-0060-02
教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体材料等。它是各高职院校档案的主体、核心、重点，也是高职院校整体工作的记录和总结。完整的教学档案能够准确、真实地反映教学管理的全过程，是反映教学运行、教学管理和教学建设的标志性材料。高职院校的教学档案管理是教学管理工作中不可缺少的重要环节，也是衡量高职院校教学管理水平的重要标志。
高职院校教学档案管理的内容及特点
教学档案作为教学活动的原始记录，是反映教学过程的系统而完整的历史资料，是进行教学改革和科研活动的基础资料，也是研究和处理问题的原始证据。因此，加强教学档案管理，建立健全教学档案，充分开发教学档案信息，对于推动教学改革，提高教学质量具有十分重要的作用。
高职院校教学档案的内容教学档案具有来源渠道多、涉及范围广等特点。教学档案的内容主要有以下几种类型：（1）综合类。主要包括上级主管部门下达的指令性文件、指导性文件；学校改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法；学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、总结；教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料、学生运动会等。（2）学科与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料；学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料；重点学科、专业、实验室建设材料及计划、简报、总结和实验室建设统计报表。（3）招生类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的申报材料、新生录取材料及名单、年度招生的总结材料等；（4）学籍管理类。新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料、学生奖励和处分材料；（5）课堂教学与教学实践类。专业教学计划、教学大纲、课程建设要求及安排、校历表、课表、专业课程试题库、典型教材、重要备课记录、教学实习、生产实习计划、总结及其有关材料、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料；（6）毕业生类。上级有关毕业生的文件、计划、总结、简报、合同、毕业生正式分配方案及调配派遣名册、毕业证、派遣证存根领取签收册、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料。（7）教材类。自编或主编的教材、各系各专业目录、自编或主编教学指导书、实习指导书和习题册、其他有保存价值的自编参考资料等。
高职院校教学档案管理的特点（1）分散性。高职院校教学档案主要是由教与学两方面的材料转化而来。教的方面来自于一线教师的讲义、辅导材料、资料、教师教学效果评价、教师考核情况、教师受奖励或处分的材料、教师科研成果、讲座、学术专著、教学研究报告等；学的方面来自于学生管理方面的有关规章制度、学生手册、学籍管理材料、学生成绩、实习报告、毕业设计、论文以及其他与教学有关的录像、光盘、课件、照片等有关资料。其中，许多材料分散在各个教学部门及教师、学生或管理者手中，它们往往是分散的、不集中的。（2）复杂性。高职院校教学档案的内容十分广泛，包括自然科学、社会科学和新兴的边缘科学，也有招生计划、分配措施、专业设置、教学安排、教师管理工作、学生管理工作等内容。涉及的范围十分广泛，包括学院教学管理工作的方方面面。（3）周期性。高职院校教学活动是一种以培养学生为目标的周期性活动，每届学生的培养过程就是一个教学周期，教学活动的周期性决定了教学档案的周期性特点。因此，教学档案在年度划分上与其他档案不同，它是以教学年度和学制管理加以区分的，而非传统意义上的以年为周期。
高职院校教学档案管理中存在的问题
教学档案收集困难大多数教学、科研人员对教学档案管理工作认识不足。有的教师认为，教学科研成果是自己在教学过程中取得的，理应由自己保管；有的教师唯恐材料移交给档案部门立卷、归档后便被充公，给自己使用带来不便。在教学档案收集方面，档案部门始终处于被动地位，教学部门移交什么就接收什么，有些应该归档的珍贵资料散失在个人手中，以致教学档案难以发挥应有的作用。
教学部门与档案管理部门缺乏沟通与协调很多单位认为教学部门的主要工作是教学，至于档案收集、管理是档案部门的工作，因此，在部门规划和工作制度中很少涉及这方面内容，即使收集到部分材料，也会因为缺乏统一的可执行标准而使教学档案的整理、分类缺乏系统性、关联性。
档案载体结构单一，管理方式落后目前，高职院校档案室收集的主要是纸质档案，光盘、录音、录像和照片载体的档案仅占极少部分，不少档案室的声像档案还呈现空白状态。现在的高职院校中，音、像等特殊载体的档案数量是相当多的，教师自己制作的教学课件、学校各项活动录音和录像资料等不能按时、完整地移交给档案馆（室），即使给了档案馆（室）也没有设备播放。档案载体的单一化与利用需求产生了较大矛盾。档案管理方式主要是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工、调整和编目。这种机械的手工抄写，重复性劳动量大，时间长，速度慢，极大地限制了档案处理的速度和效率。
资金缺乏舆论宣传和管理难以到位，教学档案收集、整理、归档、保管和提供利用等工作无法有效开展。
推进高职院校教学档案管理工作的措施
规范和完善教学档案管理制度健全的制度是做好教学档案管理工作的保障，高职院校应根据教学档案的内容、特点以及本校的实际情况，制定和完善教学档案管理的各项规章制度，明确教学档案管理人员的任务和职责，把教学档案管理工作纳入教学计划，作为教学管理工作的一项重要内容来抓，使教学档案工作步入制度化轨道，并逐渐形成良好的运行机制。
加强宣传，不断强化档案意识档案意识指人们在实际工作中对档案资料的认知性，包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等方面的积极主动意识和保密意识。教学档案是由教学管理、教学实践、教学研究和教学改革等多方面的文件材料组成，它不仅形成于学校的教学管理各职能处室、各教学系部，还形成于各专业教研室、各教学辅助科室，甚至教师个人，他们都是教学档案的“供应商”。但在具体的教学文件材料收集过程中，常常遇到有些教师存在着自存自用的想法，不愿将在日常工作中所形成的文件材料拿出来归档，或者不知道那些材料应该归档，档案管理人员往往要催交。为此，高职院校应加强宣传，不断增强全体教师的档案意识。可以采用会议、橱窗展览、参观学习、档案利用等多种形式，宣传《档案法》和教学档案管理规章制度，宣传教学档案的重要性及作用。同时，必须深入开发与利用教学档案的实际效用，加强教学档案工作人员、教师、教学管理人员的档案意识，进而调动教师与教学管理人员主动提供教学管理资料的积极性。
提高教学档案管理人员的业务水平教学档案管理工作平凡而具体，工作内容繁杂而琐碎，但工作岗位至关重要，因此，要提高教学档案人员的业务水平。一方面，高职院校应创造机会组织教学档案管理人员积极参加档案业务培训，学习教学档案专业知识理论；另一方面，教学档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，要注重办公自动化的应用知识，注重对信息技术的学习和掌握，不断提高教学档案的管理水平，确保教学管理工作的规范化和现代化，努力成为综合型教学档案管理人才。高职院校教学档案是衡量高职院校教学管理水平、教学水平和教育质量的重要标志之一，只有科学规范地管理教学档案，才能适应高职院校教育发展的需要，使教学档案在高职院校建设发展中充分发挥独特的作用和价值，服务师生，服务社会。
综上所述，教学档案管理工作是高职院校管理工作的重要构成部分，是一项关系到学校能否正常运转的基石性任务，因此，必须认真对待。通过分析高职院校档案管理中存在的各类问题及相应的对策，可以为我们的档案管理提供一些参考，从而改进档案管理现状。笔者认为，高职院校的领导干部应加大对档案管理的重视及投入力度，改变传统的观念及看法，树立正确的思想认识，从而使档案管理工作更专业，管理更科学，方法更有效，最终实现档案的最优化管理，为高职院校的广大师生员工提供最优化的服务，进而为高职院校的改革与发展做出自己应有的贡献。
参考文献：
[1]甘翠兰．论高职院校教学档案管理[J]．湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2005，25（5）．
[2]申蓉．档案信息网络系统对档案管理工作的影响[J]．科学之友，2007，（9）．
[3]赵连强．浅析档案管理工作的创新[J]．科技资讯，2007，（25）．
作者简介：
邓晓珺（1968—），女，广东五华人，广西职业技术学院副研究馆员，研究方向为高职院校档案管理。