论文部分内容阅读
【摘要】随着我国经济的迅速发展以及科学技术的不断进步，计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化办公的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子形式；文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。企业一般可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料也列入文书档案的范围。文书档案是企业在各项管理活动中形成的具有保存备查价值的文件。文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，是企业档案工作的主要内容之一。文书档案管理水平直接关系和影响到企业文书档案资料的质量与完整性，只有努力使文书档案管理实现科学化、规范化、标准化，才能切实发挥文书档案的作用，真正实现其应有的价值。
【关键词】文书档案；管理；信息技术，管理人员素质
Talking about archives management information as well as how to improve the quality of management
Adinuer·Haireti
【Abstract】As China's rapid economic development and scientific and technological advances， the continuous updating of computer and network technology development and the emergence of the paperless office， makes file management mode transform from manual to computer operation， make archives stored has undergone fundamental changes in the way， from paper form into electronic form；Archives and archive operations are processed by the computer.Archives Archives refers to reflect Party Affairs， administration and other activities.Enterprise general management and production management form documentation is also included within the archives.Archives are in various management activities and create files with a saved reference value.Archives management of archives management is an important part of enterprises ' archive work is one of the main elements.Archives archives management level directly related to and affecting the enterprise quality and completeness of the information， only the efforts to make the archives management standardization of scientific， standardized and can effectively play a role of archives， truly realize the value they deserve.
【Key words】Document archives；Management；Information technology， management personnel quality
文书档案是档案工作的重要组成部分之一，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。本文先分析文书档案管理的特点，对文书档案管理信息的现状提出一些对策，阐述了如何加强文书处理工作，为档案管理工作奠定良好的基础，最后对如何提高文书档案管理工作人员素质提几点看法：
一、首先谈谈文书档案管理的特点
1、文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”。文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体（主要是纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放在档案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作；同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。
2、与文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础；档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案部门归档。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。
3、文书档案内容丰富，载体多样。文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，各类民主选举的选民登记和选票，单位签订的各种合同、协议、责任书，照片、录音、录像，以及各种电子档案等等，这就形成了文书档案载体的多样性。 二、加强文本档案的信息化管理原则
计算机管理在各个领域的普及使企业文书档案实现信息化管理成为现实。计算机与网络进入企业文书档案管理领域，一方面，使档案信息的处理速度大大提高、档案资源的服务范围扩大、档案资源开发利用变得更加方便，另一方面，也使我们看到传统的档案管理模式必须进行改革，才能适应当前的信息化潮流。
文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息，为企业提供安全、及时、准确、全面的信息，提高工作效率。 当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性，而不被淘汰。要简化程序，使用方便，符合文书档案的应用要求，符合档案系统规范。使用成熟的商品化软件，与办公自动化软件能够有效地接口，不形成信息孤岛。
文档信息化网络内外网最好进行物理隔离，这是保护文档信息化网络最安全、经济、有效的方法。一是用物理隔离卡，将内网和外网分离，使用十分方便；二是用防火墙作为隔离防护措施。任何一种防火墙类型，总的来看，都具有几项基本功能：堵截一些禁止进行的业务；记录进入防火墙的信息内容；过滤进、出网络系统的相关数据；对有攻击性的网络数据进行检测。三是利用路由器作为隔离防护措施，过滤被屏蔽的服务和网络地址；选择性地放行一些正常合法的地址进入信息化网络。
三、提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员是文书档案管理的主体，没有高素质的人才就不能实现文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化。尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是管理人员仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。并利用“培训+自学”的形式，使档案人员在社会发展同时档案综合管理水平不断进步和提高，更好地为单位服务。另外是从硬件上下功夫，不断提高档案管理人员专业业务水平。加强现代化档案管理硬件设施投入，档案管理人员才能运用现代科学设备和方法，更好地做好管理工作，使档案材料充分发挥相存在价值，为单位服务。
加强业务培训，提高素质和水平。档案管理人员要掌握精深的专业知识。档案管理工作是一项科学性很强的工作，它既要有一定的理论基础，又要有一定的业务技能。要树立档案教育是终身教育的观念，广泛开展多种形式的教育培训，如档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等。通过教育培训，完善档案管理人员的知识结构，培养敏锐的档案意识与较强的档案技术能力。同时，注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。通过交流，他们能尽快了解对方的先进经验，及时查找自己的不足，吸收好的经验应用于自己的实际工作中。
加强档案人员计算机网络管理的培养。档案人员真正懂得计算机网络管理的人才较少，要有计划、有组织、有步骤、多层次、多渠道地组织人员进行培训。此外，根据需要，还要对档案人员加强现代化技能培养，掌握计算机操作及系统管理等技术，熟练掌握计算机著录、数据库建设等基本操作，为利用者提供网上信息服务。当今信息时代科学技术发展飞快，知识不断更新，要不断学习新知识，了解新科技，探讨新理论，研究新方法，不断充实自己，为利用者提供最优质的服务。
总之，文书档案信息化管理以及努力提高文书档案管理人员的综合修养，对提高工作效率和和推进文书工作和档案事业的顺利发展，有着重大的理论意义和实践意义。
参考文献
[1] 梅姣.文书档案管理信息化建设浅谈[J].资治文摘，2010，（2）
[2] 聂菊荣；鲁礼炳；艾劲松.浅谈文书档案管理的信息化建设[J].电脑知识与科技，2007，（8）
[3] 张金秀.文书档案实现信息化管理的探索[J].北京档案，2007，（6）
【关键词】文书档案；管理；信息技术，管理人员素质
Talking about archives management information as well as how to improve the quality of management
Adinuer·Haireti
【Abstract】As China's rapid economic development and scientific and technological advances， the continuous updating of computer and network technology development and the emergence of the paperless office， makes file management mode transform from manual to computer operation， make archives stored has undergone fundamental changes in the way， from paper form into electronic form；Archives and archive operations are processed by the computer.Archives Archives refers to reflect Party Affairs， administration and other activities.Enterprise general management and production management form documentation is also included within the archives.Archives are in various management activities and create files with a saved reference value.Archives management of archives management is an important part of enterprises ' archive work is one of the main elements.Archives archives management level directly related to and affecting the enterprise quality and completeness of the information， only the efforts to make the archives management standardization of scientific， standardized and can effectively play a role of archives， truly realize the value they deserve.
【Key words】Document archives；Management；Information technology， management personnel quality
文书档案是档案工作的重要组成部分之一，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。本文先分析文书档案管理的特点，对文书档案管理信息的现状提出一些对策，阐述了如何加强文书处理工作，为档案管理工作奠定良好的基础，最后对如何提高文书档案管理工作人员素质提几点看法：
一、首先谈谈文书档案管理的特点
1、文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”。文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体（主要是纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放在档案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作；同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。
2、与文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础；档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案部门归档。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。
3、文书档案内容丰富，载体多样。文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，各类民主选举的选民登记和选票，单位签订的各种合同、协议、责任书，照片、录音、录像，以及各种电子档案等等，这就形成了文书档案载体的多样性。 二、加强文本档案的信息化管理原则
计算机管理在各个领域的普及使企业文书档案实现信息化管理成为现实。计算机与网络进入企业文书档案管理领域，一方面，使档案信息的处理速度大大提高、档案资源的服务范围扩大、档案资源开发利用变得更加方便，另一方面，也使我们看到传统的档案管理模式必须进行改革，才能适应当前的信息化潮流。
文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息，为企业提供安全、及时、准确、全面的信息，提高工作效率。 当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性，而不被淘汰。要简化程序，使用方便，符合文书档案的应用要求，符合档案系统规范。使用成熟的商品化软件，与办公自动化软件能够有效地接口，不形成信息孤岛。
文档信息化网络内外网最好进行物理隔离，这是保护文档信息化网络最安全、经济、有效的方法。一是用物理隔离卡，将内网和外网分离，使用十分方便；二是用防火墙作为隔离防护措施。任何一种防火墙类型，总的来看，都具有几项基本功能：堵截一些禁止进行的业务；记录进入防火墙的信息内容；过滤进、出网络系统的相关数据；对有攻击性的网络数据进行检测。三是利用路由器作为隔离防护措施，过滤被屏蔽的服务和网络地址；选择性地放行一些正常合法的地址进入信息化网络。
三、提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员是文书档案管理的主体，没有高素质的人才就不能实现文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化。尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是管理人员仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。并利用“培训+自学”的形式，使档案人员在社会发展同时档案综合管理水平不断进步和提高，更好地为单位服务。另外是从硬件上下功夫，不断提高档案管理人员专业业务水平。加强现代化档案管理硬件设施投入，档案管理人员才能运用现代科学设备和方法，更好地做好管理工作，使档案材料充分发挥相存在价值，为单位服务。
加强业务培训，提高素质和水平。档案管理人员要掌握精深的专业知识。档案管理工作是一项科学性很强的工作，它既要有一定的理论基础，又要有一定的业务技能。要树立档案教育是终身教育的观念，广泛开展多种形式的教育培训，如档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等。通过教育培训，完善档案管理人员的知识结构，培养敏锐的档案意识与较强的档案技术能力。同时，注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。通过交流，他们能尽快了解对方的先进经验，及时查找自己的不足，吸收好的经验应用于自己的实际工作中。
加强档案人员计算机网络管理的培养。档案人员真正懂得计算机网络管理的人才较少，要有计划、有组织、有步骤、多层次、多渠道地组织人员进行培训。此外，根据需要，还要对档案人员加强现代化技能培养，掌握计算机操作及系统管理等技术，熟练掌握计算机著录、数据库建设等基本操作，为利用者提供网上信息服务。当今信息时代科学技术发展飞快，知识不断更新，要不断学习新知识，了解新科技，探讨新理论，研究新方法，不断充实自己，为利用者提供最优质的服务。
总之，文书档案信息化管理以及努力提高文书档案管理人员的综合修养，对提高工作效率和和推进文书工作和档案事业的顺利发展，有着重大的理论意义和实践意义。
参考文献
[1] 梅姣.文书档案管理信息化建设浅谈[J].资治文摘，2010，（2）
[2] 聂菊荣；鲁礼炳；艾劲松.浅谈文书档案管理的信息化建设[J].电脑知识与科技，2007，（8）
[3] 张金秀.文书档案实现信息化管理的探索[J].北京档案，2007，（6）