2010年大年初八,很多人还沉浸在节日气氛中,富煌集团兼职的信息总监魏英东就和中国科学技术大学公共事务学院院长、博士生导师宋伟教授带领的教研组坐在一起。他们和安徽富煌集团(简称富煌集团)董事长杨俊斌、党委副书记王为忠一起,确立了四个战略合作方向:双方根据富煌的现状,着重开展物流与供应链管理项目合作、企业现代信息化技术与管理合作、企业教育与培训合作、高新技术研发与知识产权管理合作。
　　此次合作的牵头人就是魏英东。别看他只是每周六来上班的兼职CIO,但是搞起信息化来却具有相当高的专业水准。2008年底,作为杨俊斌的朋友,魏英东受其之托,为富煌集团寻找合适的CIO。虽然应聘者众多,杨俊斌却一个都没看上。于是魏英东做起了富煌集团的兼职CIO。
　　由于没有充裕的时间呆在富煌集团,魏英东为富煌集团找来了一个IT经理负责日常的信息化运维工作,他自己只是在进行信息化重大决策和规划时发挥CIO的作用。
　　
　　信息化问题多多
　　
　　富煌集团是安徽省重点大型企业,主要从事钢结构构件制造加工,是集钢结构制造、高档德式T型门、无公害水产品生产业务为一体的大型企业集团,注册资本1亿多元,现有员工5700多人。经过多年的快速发展,富煌集团已发展成为拥有固定资产30亿元,年销售收入20亿元的现代化大型国家高新技术工业企业。
　　早在魏英东到来之前,富煌集团的信息化建设已经具有一定基础。此前,富煌集团实施了财务电算化系统、办公自动化系统、仓库物料管理系统等。但是由于没有专业的CIO来做统一的信息化规划,那时富煌集团积累了大量的信息化垃圾,不得不面临清理重建工作。以往,富煌集团在上财务系统时是哪儿需要就上到哪儿,造成财务电算化系统不但没有实现集团管控外地主要分子公司的财务数据,还不得不把财务电算化服务器放在财务部门的会计凭证室。与此同时,仓库物料管理系统由于在系统建设时没有理清组织结构,理顺作业流程,最终于2008年停用了。而办公自动化系统最终成了个电子公告牌。
　　魏英东分别从财务系统和仓库管理系统两方面详细描述了富煌集团一年前的信息化难题。财务电算化系统没能实现各外地主要分子公司财务数据信息化,外地财务数据还得靠手工做,通过电子邮件传到总部财务部,再由总部相关人员输入财务电算化系统,数据不准确在所难免。由于内部网络不稳定,财务电算化系统不得不在财务部单建了一套网络系统。当各分子公司财务报数据给集团财务部时,还不是下边报什么就是什么,集团财务部要把每个月集中上报的数据录入财务电算化系统,能对清就不错了,总部的集团财务管控就更难实现了。仓库管理系统的应用状况也很不理想。由于网络系统、办公电脑和打印机等没有得到良好的管理和维护,工作起来很不稳定,导致库管人员领料时打不出单或者打单速度很慢,还不如手工开票快。这种问题长期得不到解决,大家都不愿意用这个系统,导致系统中的数据不准确。数据不准确更是使得没有人信任系统。此外,仓库的物料编码没有统一,仓库管理的流程与生产、采购、财务等业务的作业流程没有理顺,也导致很多重复工作和数据对不上的现象发生。“不用系统,生产、采购、出入库还能正常进行,最多数据不准,也误不了什么事。一用系统,反而影响生产、采购、出入库的正常进行了。”魏英东说。
　　
　　快刀斩乱麻
　　
　　魏英东说:“我现在真正体会到外来的和尚好念经。我因为喜欢信息化工作而愿意去做,很少去涉及和自身利益相关的事以及富煌内部的利益斗争,因此完全可以使用快刀斩乱麻的策略来进行信息化建设。”
　　经过调研,魏英东找到了问题的根源:“富煌集团信息化建设的第一步没做好,即办公电脑和网络化工作体系没有跟上来。富煌集团当初虽然建了计算机网络系统,但员工的不良网上行为导致网络不稳定。所以,富煌集团在这方面要建立以域控制网络管理系统为核心、以互联网上网管理系统和网络版防病毒软件为安防的企业局域网。在此基础上,一方面在局域网上建立企业的官方网站和电子邮件系统,一方面借助电信运营商的2M专线将集团各外地主要分子公司的网络综合布线系统接入企业局域网,共享一条100M宽带上互联网,实现集团化网络管控。”
　　在关注网络方面的同时,魏英东还倡导建立电脑资产管理系统,管理和维护包括网络系统在内的电脑资产,并规范和IT员工的工作行为。他首先编制电脑资产管理规定、网络信息安全管理规定和电子邮件使用管理规定,以及相应的电脑服务单、电脑资产采购单、电脑资产调拔单、电脑资产回收单、电脑技能测试表、电脑培训考核表、电脑市场行情表7张电脑工作表单,用来规范电脑资产的管理和维护工作流程,然后使用电脑资产管理系统来支撑电脑资产的日常管理和维护工作,并根据系统数据定期发布电脑资产购置简报、电脑和网络巡检报告,及行政处罚通报3张报告,从而减少员工私拉网线、电脑整夜不关机、不良上网行为、不当使用电脑资产、感染电脑病毒等现象,避免因管理不善出现电脑资产购置维修费用大、不良信息系统多的状况。
　　就这样,魏英东快刀斩乱麻,建立了富煌集团的办公电脑和网络工作体系。这用了1年半的时间。
　　
　　从企业管理入手
　　
　　现在,富煌集团要进行第二个阶段的信息化建设,就是建立ERP系统来管理业务经营活动,创新业务管理模式。
　　魏英东认为,要从企业管理的角度来着手信息化规划,而实施要视企业的具体情况来定。也就是说在信息化战略上要从企业管理的角度来规划,信息化战术要根据企业的具体情况来制定实施步骤。在企业建成了第一阶段的办公电脑和网络工作体系之后,CIO要考虑如何从企业管理的角度来着手信息化规划。
　　魏英东解释说,分析完企业的日常经营活动之后,他们就能清楚了解企业所需实施的关键信息系统,以及需要设置什么样的IT部门、编制什么样的工作岗位、制定什么样的用人标准了。他认为,企业通常都会有高层、中层和基层,分别负责企业的日常业务经营活动,关注着企业的业务管理模式的创新。这其中主要包括三大类活动:一类是以产供销为核心的主要业务经营活动,一类是以人事、行政、财务为代表的辅助业务经营活动,一类是跨部门的协同办公事务活动。在这三大类活动中,首先要建立HR系统这一关键信息系统,把企业组织结构、部门岗位、人员的职务级别,以及围绕着员工的信息充分按权限共享出来。魏英东说:“因为我们无论是在做OA,还是财务电算化系统,都需要用到这些,所以这些组织人员编码必须统一并共享,而且是从人事部门这一个口出来。”
　　按照魏英东的部署,企业只有搞好了基础信息系统,才能进行业务系统的构建,才能避免日后可能形成的信息化壁垒。这个兼职CIO正在为富煌集团进行着信息化大蓝图的构想。
　　
　　魏英东,安徽广电信息传播有限公司常务副总经理、富煌集团信息总监。曾在大型制造、食品企业里多年负责信息化以及管理工作,具有丰富的企业管理和信息化经验,尤其在企业信息化规划、IT治理和集团管控方面拥有自己独特的见解。