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四面碧水环绕，宛若水上明珠。位于人民大会堂西侧的国家大剧院，已成为北京最著名的国家级标志性文化设施之一。截至2011 年9 月底,国家大剧院策划组织商业演出2837 场；举办艺术普及教育演出和活动3950 多场，观众多达180 多万人次，年均收入3亿元，已成为世界演出版图上的一个重要圆点，堪称“艺术航母”。那么全面记录这些骄人成绩的艺术档案管理得如何呢？本刊记者带着这样一个疑问走进了这座艺术殿堂，走近了她的艺术资料中心。
领导重视，目标高远
“我们的目标是建立起一个标杆，让大家知道高品位高水准的艺术是怎样的，让中国人知道人类创造的文化艺术经典可以达到怎样的极致。一两场演出的票房好不好没关系，关键是不能因放松对艺术质量的把握而自毁长城，我们甘做高雅艺术的守望者。”国家大剧院院长陈平曾经如是说。其实，国家大剧院领导对艺术质量的追求是如此，对艺术档案的重视也是如此。
2007年12月国家大剧院正式运营，各项工作都在艰难起步的阶段，院领导班子就在有限的编制中设立了艺术档案专门机构，配备了4名专职人员（2名研究生、2名本科），并将档案工作列入大剧院工作的议事日程。陈平院长还多次召集院领导班子成员和各部门负责人研究并召开现场会布置、检查档案工作；为推动档案工作的真正落实，还提出了档案工作一票否决制，将各部门档案移交质量直接与年终评优挂钩。
国家大剧院占地面积11.89万平方米，建筑面积21.75万平方米，建筑雄伟壮观。走进大剧院，宽敞明亮自不必说，徜徉其中，到处都是艺术的享受。殊不知，大剧院的工作人员为此都挤在了一起，大多是10多个人挤在一个办公室。在如此局促的办公环境下，大剧院却为档案建设了一个175平方米的艺术档案库房。由此，大剧院对档案的重视程度可见一斑。
制度建设护航档案管理
国家大剧院共有4个剧场，每年演出项目400有余，每一个剧目的演出都离不开12个部门的共同努力，在此过程中，形成的档案自然也是种类多样、内容异彩纷呈。如何将这些档案收集起来，集中保存，队伍和制度建设不可缺。
大剧院的档案人在没有成熟模式可借鉴的情况下，勇敢地走出探索的第一步。他们认真学习《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《艺术档案管理办法》的文件精神，深入生产部门向剧目生产人员虚心求教，邀请舞台专家座谈剧目复排需求，到北京人民艺术剧院学习调研，结合《国家大剧院岗位职责》和工作实际，不断摸索探讨，反复征求意见，最终制定了《国家大剧院艺术档案归档办法》及《国家大剧院艺术档案归档范围和保管期限表》，确定了档案的收集范围。
为保障档案收集队伍建设，在对兼职艺术档案员进行定期业务培训和业务指导的基础上，大剧院制订了《艺术档案兼职档案员岗位职责》，并要求兼职档案员结合本部门具体情况制定相应办法予以落实。
为保障档案移交的有效落实，艺术资料中心根据大剧院的计划安排拟制了《月演出排期表》，预先下发给各生产部门便于相关材料的收集积累。根据重点剧目重点接收的原则，艺术资料中心将本院创作和制作的剧目作为收集重点，按照艺术档案利用需求逐项细化接收内容，制定了《国家大剧院原创剧目、制作剧目移交细则》，强化了重点档案移交的完整性和系统性。为了解各部门档案移交情况，他们还制定了《移交档案登记台帐》，根据各部门每月移交情况进行登记统计，并于年底上报院领导作为档案移交部门和个人评先的依据。
为大剧院留存宝贝，为历史创造永恒
为丰富库藏，艺术资料中心的档案人不仅将其他部门为国际知名和年事已高的艺术家保留的声、影进行永久保存，还主动联系这些艺术家，为其制作珍贵的手模，永久纪念。
2008年7月15日，奥地利阿班·贝尔格四重奏组合的4位成员来到国家大剧院，这是他们第一次来中国演出，然而也是最后的谢幕绝响。这个驰骋乐坛40年的传奇组合，将正式解散，各自单飞。作为永恒的纪念，艺术资料中心特意为他们制作了手模。当4人在一种特殊材质的印泥上同时按下手印的那一刻，一丝伤感油然而生。但是手模把它们曾经的辉煌变成了永恒。目前，国家大剧院艺术资料中心还收集到世界著名指挥家米歇尔·普拉松、克里斯托夫·冯·多赫拉伊、伯纳德·海丁克的指挥棒以及祖宾·梅塔、西蒙·拉特、安妮·索菲·穆特等40余位艺术大师的手模。
正是这种积极和努力，国家大剧院艺术资料中心的库藏可谓丰富多彩。据艺术资料中心马荣国主任介绍，截至2010年底，他们已收集文字档案1093卷6325件，光盘6700件，照片630卷20000余张，图谱档案270余件，实物100件；包括了716个演出项目和300余个活动项目。
档案服务无处不在
分管艺术资料中心的杨静茂副院长说，档案工作是每个员工工作的一部分，每完成一份工作，就将形成的文件材料整理立卷，然后移交到档案部门，这是他们追求的档案管理的理想状态。而这种理想状态的目标是要提供服务。管理不是为管理而管理，管理的最高层次是服务，我们就是要把档案管理做成档案服务。为此，他们不仅为剧院的演出活动、文化宣传提供服务，还从社会需求出发，做好服务。
艺术档案利用率很高，往往是档案刚刚移交就需要提供利用，为了配合大剧院的中心工作，艺术资料中心的档案人员采取边移交边提供利用的方式，对没来得及整理的档案外借进行逐页登记，数字档案母盘采取刻盘利用的方式，在保障安全的同时，不耽误中心工作的使用。为了提高服务质量，他们还研发了艺术档案管理系统，它的使用将为舞美设计、演出照片的下载、演出视频的编辑、宣传品的制作和编史修志提供便利，提高利用效果。目前该系统已经进入初期验收阶段，不久即可投入使用。杨静茂副院长说，我们的目标是只要这个档案存在，不论他在大剧院的什么地方，我们都要搜索到。随着系统的开发完成，这个目标就要成为现实。
大剧院建院近4年来，已经为《精彩在这里呈现》、《精彩在这里绽放》、《舞影-国家大剧院现代舞摄影艺术展》、《回眸经典-国家大剧院原创与制作剧目展》等十余场展览提供档案，丰富了展览内容，收到了很好的效果；还利用档案将大剧院原创剧目《赤壁》制作成光盘，推广给更多的京剧爱好者欣赏；而且平面媒体的大量宣传报道也不乏档案的身影。
随着社会对文化艺术的需求日益升温，他们研发了《国家大剧院演出艺术档案数据库》，只要是大剧院的会员随时可以到艺术资料中心免费欣赏所有的剧目音像资料。大剧院档案人正在想社会所想，急社会所需，为文化繁荣贡献自己的一份力量。
领导重视，目标高远
“我们的目标是建立起一个标杆，让大家知道高品位高水准的艺术是怎样的，让中国人知道人类创造的文化艺术经典可以达到怎样的极致。一两场演出的票房好不好没关系，关键是不能因放松对艺术质量的把握而自毁长城，我们甘做高雅艺术的守望者。”国家大剧院院长陈平曾经如是说。其实，国家大剧院领导对艺术质量的追求是如此，对艺术档案的重视也是如此。
2007年12月国家大剧院正式运营，各项工作都在艰难起步的阶段，院领导班子就在有限的编制中设立了艺术档案专门机构，配备了4名专职人员（2名研究生、2名本科），并将档案工作列入大剧院工作的议事日程。陈平院长还多次召集院领导班子成员和各部门负责人研究并召开现场会布置、检查档案工作；为推动档案工作的真正落实，还提出了档案工作一票否决制，将各部门档案移交质量直接与年终评优挂钩。
国家大剧院占地面积11.89万平方米，建筑面积21.75万平方米，建筑雄伟壮观。走进大剧院，宽敞明亮自不必说，徜徉其中，到处都是艺术的享受。殊不知，大剧院的工作人员为此都挤在了一起，大多是10多个人挤在一个办公室。在如此局促的办公环境下，大剧院却为档案建设了一个175平方米的艺术档案库房。由此，大剧院对档案的重视程度可见一斑。
制度建设护航档案管理
国家大剧院共有4个剧场，每年演出项目400有余，每一个剧目的演出都离不开12个部门的共同努力，在此过程中，形成的档案自然也是种类多样、内容异彩纷呈。如何将这些档案收集起来，集中保存，队伍和制度建设不可缺。
大剧院的档案人在没有成熟模式可借鉴的情况下，勇敢地走出探索的第一步。他们认真学习《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《艺术档案管理办法》的文件精神，深入生产部门向剧目生产人员虚心求教，邀请舞台专家座谈剧目复排需求，到北京人民艺术剧院学习调研，结合《国家大剧院岗位职责》和工作实际，不断摸索探讨，反复征求意见，最终制定了《国家大剧院艺术档案归档办法》及《国家大剧院艺术档案归档范围和保管期限表》，确定了档案的收集范围。
为保障档案收集队伍建设，在对兼职艺术档案员进行定期业务培训和业务指导的基础上，大剧院制订了《艺术档案兼职档案员岗位职责》，并要求兼职档案员结合本部门具体情况制定相应办法予以落实。
为保障档案移交的有效落实，艺术资料中心根据大剧院的计划安排拟制了《月演出排期表》，预先下发给各生产部门便于相关材料的收集积累。根据重点剧目重点接收的原则，艺术资料中心将本院创作和制作的剧目作为收集重点，按照艺术档案利用需求逐项细化接收内容，制定了《国家大剧院原创剧目、制作剧目移交细则》，强化了重点档案移交的完整性和系统性。为了解各部门档案移交情况，他们还制定了《移交档案登记台帐》，根据各部门每月移交情况进行登记统计，并于年底上报院领导作为档案移交部门和个人评先的依据。
为大剧院留存宝贝，为历史创造永恒
为丰富库藏，艺术资料中心的档案人不仅将其他部门为国际知名和年事已高的艺术家保留的声、影进行永久保存，还主动联系这些艺术家，为其制作珍贵的手模，永久纪念。
2008年7月15日，奥地利阿班·贝尔格四重奏组合的4位成员来到国家大剧院，这是他们第一次来中国演出，然而也是最后的谢幕绝响。这个驰骋乐坛40年的传奇组合，将正式解散，各自单飞。作为永恒的纪念，艺术资料中心特意为他们制作了手模。当4人在一种特殊材质的印泥上同时按下手印的那一刻，一丝伤感油然而生。但是手模把它们曾经的辉煌变成了永恒。目前，国家大剧院艺术资料中心还收集到世界著名指挥家米歇尔·普拉松、克里斯托夫·冯·多赫拉伊、伯纳德·海丁克的指挥棒以及祖宾·梅塔、西蒙·拉特、安妮·索菲·穆特等40余位艺术大师的手模。
正是这种积极和努力，国家大剧院艺术资料中心的库藏可谓丰富多彩。据艺术资料中心马荣国主任介绍，截至2010年底，他们已收集文字档案1093卷6325件，光盘6700件，照片630卷20000余张，图谱档案270余件，实物100件；包括了716个演出项目和300余个活动项目。
档案服务无处不在
分管艺术资料中心的杨静茂副院长说，档案工作是每个员工工作的一部分，每完成一份工作，就将形成的文件材料整理立卷，然后移交到档案部门，这是他们追求的档案管理的理想状态。而这种理想状态的目标是要提供服务。管理不是为管理而管理，管理的最高层次是服务，我们就是要把档案管理做成档案服务。为此，他们不仅为剧院的演出活动、文化宣传提供服务，还从社会需求出发，做好服务。
艺术档案利用率很高，往往是档案刚刚移交就需要提供利用，为了配合大剧院的中心工作，艺术资料中心的档案人员采取边移交边提供利用的方式，对没来得及整理的档案外借进行逐页登记，数字档案母盘采取刻盘利用的方式，在保障安全的同时，不耽误中心工作的使用。为了提高服务质量，他们还研发了艺术档案管理系统，它的使用将为舞美设计、演出照片的下载、演出视频的编辑、宣传品的制作和编史修志提供便利，提高利用效果。目前该系统已经进入初期验收阶段，不久即可投入使用。杨静茂副院长说，我们的目标是只要这个档案存在，不论他在大剧院的什么地方，我们都要搜索到。随着系统的开发完成，这个目标就要成为现实。
大剧院建院近4年来，已经为《精彩在这里呈现》、《精彩在这里绽放》、《舞影-国家大剧院现代舞摄影艺术展》、《回眸经典-国家大剧院原创与制作剧目展》等十余场展览提供档案，丰富了展览内容，收到了很好的效果；还利用档案将大剧院原创剧目《赤壁》制作成光盘，推广给更多的京剧爱好者欣赏；而且平面媒体的大量宣传报道也不乏档案的身影。
随着社会对文化艺术的需求日益升温，他们研发了《国家大剧院演出艺术档案数据库》，只要是大剧院的会员随时可以到艺术资料中心免费欣赏所有的剧目音像资料。大剧院档案人正在想社会所想，急社会所需，为文化繁荣贡献自己的一份力量。