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[摘 要]机关文件是机关行使职权、实施管理的重要工具，因此，文件及其管理工作构成了国家行政管理系统不可分割的一部分，它的质量与效率，直接影响到国家行政管理的效率和水平。特别是在实行机构改革、提高工作效率、引入竞争机制的形势下，更新观念，提高机关文件及其管理工作的效率和质量尤为重要。在多年的工作实践中深感文件管理作为行政管理的重要组成部分，在现代行政机关内部发展中还存在一定缺陷，因此，现代行政部门必须加大对影响行政管理效率因素的了解，才能够有针对性地提出解决措施，为自身的健康发展做准备。
[关键词]行政机关；文件管理；效率；研究
中图分类号：D035 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）05-0335-01
1 行政机关文件管理的概念及判断标准
1.1 概念
我国目前尚没有法律规范对行政规范性文件的概念做统一规定，但在多部法律、法规和重要文件中对行政规范性文件都有表述，例如：《宪法》第89条表述为“行政措施”、“命令、指令”、“决定、命令”等；《行政诉讼法》第13条表述为“具有普遍约束力的行政决定、命令”；《行政处罚法》、《行政许可法》、《行政强制法》以及《国务院关于全面推进依法行政实施纲要》、《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》等法律法规文件中大多表述为“规范性文件”。法学专家一般将行政规范性文件定义为“各级行政主体为实施法律、执行政策，在法定权限内制定的，除行政法规、规章以外的、具有普遍约束力的决定、命令及行政措施等。”工作实践中为了区分党内、军内文件，一般将行政机关制定的规范性文件称为行政规范性文件（下文简称为规范性文件），这也是本文研究的对象。
1.2 一般判断标准
规范性文件是众多类文件中符合特定条件的特殊一类，由于缺少专门法律规范的规定，目前实践中要判断一个文件是否属于规范性文件，应当主要从实体内容方面来判断，而不能拘泥于形式。首先，制定主体应当是依法行使社会公共管理职权的行政机关或法律法规授权的组织。其次，文件内容应当属于调整不特定公民、法人、其他组织的权利和义务。再次，表现形式应当是“红头”并“盖章”，即必须有制定机关的发布文号并加盖单位公章。
1.3 工作实践中如何判断规范性文件
上文已经提到规范性文件是众多类文件中的一种，在纷繁复杂的工作中该如何判断一个文件是否属于规范性文件，对于一名工作者来说是非常重要的。第一，文件中的外部行政规则完全符合上文中规范性文件的定义，属于规范性文件，例如：《**市人民政府关于进一步完善本市临时救助制度的通知》《**市会计从业资格考试管理工作规则》。对于此类文件，制定机关的法制部门应当予以合法性审核，正式印发后向社会公开。第二，内部行政规则是指“以行政机关内部行为为规范对象、行政自我规制依据的规则”，根据对公民、组织是否产生间接影响力为标准，可分为组织性、业务性规则以及自我规制规范，其中自我规制规范完全对内发生效力，对外部相对人不具有任何约束力，包括对机关工作人员的廉政要求、奖惩规定、福利待遇等仅针对机关工作人员的权利义务进行调整的规则，较为典型的包括：《**市**局工作人员请销假制度》《**市**局保密工作规定》等，此类文件不属于规范性文件，正式印发前不需要制定机关的法制部门进行合法性审核。组织性规则主要功能在于调整行政机关内部组织，如内部机构的设置、部门之间职权划分等内容，例如：**市编办制定的《关于开展区县城市管理体制改革试点工作的指导意见》；业务性规则主要是指基于对行政事务的监督管理权，而对下级机关或地方自治团体所颁布的解释规则、裁量规则、判断规则等。组织性规则、业务性规则虽然都属于内部行政规则，不属于规范性文件，但因其会对管理相对人权利、义务产生间接影响，所以制定机关应当从审慎的角度加强对此类文件的管理，重点审核该类文件发文主体是否合法、是否超越制定机关。
2 提高行政机关文件管理效率的有效措施
在当代计算机技术横行的时代，任何工作是很难脱离计算机技术的。所以我们在学会利用计算机技术提高办公效率的同时，不能仅仅停留在当前的状态，而应该进一步思考，深入学习相关的文件管理理论知识，力图通过优化文件管理工作流程，改进文件管理工作相关细节来提高文件管理效率。
2.1 重视行政机关中文件管理理论知识的传播，提升工作人员的整体素质。行政机关应该定期组织专业培训课程，加强工作人员之间的交流与学习，建立完善的管理制度，强制工作人员参与理论课程，让这些工作人员可以在工作之余体会到学习的快乐，掌握更完善更新潮的知识，自身的文化修养提高了，自身的工作能力与控制能力也就会随之上升，最终实现高效的文件管理工作。如果每一个行政机关中的文件管理工作人员没有充分认识自己的工作岗位和工作性质，在工作过程中只会考虑自己的工作细节，反而忽视了与其他部门之间的合作与协调，这样只会适得其反，降低文件管理的效率。
2.2 完善行政机关文件管理工作的规章制度。一般来说，任何机构在工作过程中都有自己的一套规章制度，是每一位工作人员都要履行的，因为只有对工作人员的工作进行严格的管理，工作流程才会具有严谨性，但是不可避免的很多工作人员为了追求嚴苛的工作制度，会在工作时缺失本应该要有的灵活性。所以行政机关在设置文件管理规章制度时一定要考虑到实际工作中可能会遇到的各种问题，结合实际情况的方方面面，设置相应的灵活区间，避免将简单的工作变得复杂化，从而进一步提高文件管理工作的效率。
2.3 及时更新健全行政机关文件管理的工作环境。要想提高行政机关中文件管理的效率，一定要学会充分利用现有的先进科学技术，全面实现文件的电子化管理。只有行政机关和文件管理部门不断地加强基础设施的投资，重视文件管理的工作环境，优化工作内部管理工具，努力建立一个合理的、高效的网络互连体系、性能优越的服务器、海量的存储系统和信息共享平台，购买一些质量较好的资源数据库，利用信息共享平台，实现行政机关内部文件管理的规范化和效率化。
结束语
本文主要对现代提高行政管理效率的思考，进行了相关的分析与探讨。首先针对此项课程的研究基础进行了简要的阐述，而后主要针对现代提高行政管理效率中出现的问题展开了深入探究，并进而提出了改善现代提高行政管理效率的措施等相关的一系列可实施的策略。
参考文献
[1] 黄伟丽.提高行政机关文件管理效率的研究——以衡阳市交通运输局为例[D].湖南师范大学，2013（11）.
[2] 詹道润.当前机关文件及管理工作中的问题与对策[J].档案学通讯，1995（03）.
[3] 杨霞.机关文件管理法制化建设的新成果——解读《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》[J].北京档案，2007（05）.
[4] 王毅；陈智兵.日本文件中心的建设模式及其作用探析——基于日本公文书中间书库管理制度研究[J].档案学通讯，2016（01）.
[关键词]行政机关；文件管理；效率；研究
中图分类号：D035 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）05-0335-01
1 行政机关文件管理的概念及判断标准
1.1 概念
我国目前尚没有法律规范对行政规范性文件的概念做统一规定，但在多部法律、法规和重要文件中对行政规范性文件都有表述，例如：《宪法》第89条表述为“行政措施”、“命令、指令”、“决定、命令”等；《行政诉讼法》第13条表述为“具有普遍约束力的行政决定、命令”；《行政处罚法》、《行政许可法》、《行政强制法》以及《国务院关于全面推进依法行政实施纲要》、《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》等法律法规文件中大多表述为“规范性文件”。法学专家一般将行政规范性文件定义为“各级行政主体为实施法律、执行政策，在法定权限内制定的，除行政法规、规章以外的、具有普遍约束力的决定、命令及行政措施等。”工作实践中为了区分党内、军内文件，一般将行政机关制定的规范性文件称为行政规范性文件（下文简称为规范性文件），这也是本文研究的对象。
1.2 一般判断标准
规范性文件是众多类文件中符合特定条件的特殊一类，由于缺少专门法律规范的规定，目前实践中要判断一个文件是否属于规范性文件，应当主要从实体内容方面来判断，而不能拘泥于形式。首先，制定主体应当是依法行使社会公共管理职权的行政机关或法律法规授权的组织。其次，文件内容应当属于调整不特定公民、法人、其他组织的权利和义务。再次，表现形式应当是“红头”并“盖章”，即必须有制定机关的发布文号并加盖单位公章。
1.3 工作实践中如何判断规范性文件
上文已经提到规范性文件是众多类文件中的一种，在纷繁复杂的工作中该如何判断一个文件是否属于规范性文件，对于一名工作者来说是非常重要的。第一，文件中的外部行政规则完全符合上文中规范性文件的定义，属于规范性文件，例如：《**市人民政府关于进一步完善本市临时救助制度的通知》《**市会计从业资格考试管理工作规则》。对于此类文件，制定机关的法制部门应当予以合法性审核，正式印发后向社会公开。第二，内部行政规则是指“以行政机关内部行为为规范对象、行政自我规制依据的规则”，根据对公民、组织是否产生间接影响力为标准，可分为组织性、业务性规则以及自我规制规范，其中自我规制规范完全对内发生效力，对外部相对人不具有任何约束力，包括对机关工作人员的廉政要求、奖惩规定、福利待遇等仅针对机关工作人员的权利义务进行调整的规则，较为典型的包括：《**市**局工作人员请销假制度》《**市**局保密工作规定》等，此类文件不属于规范性文件，正式印发前不需要制定机关的法制部门进行合法性审核。组织性规则主要功能在于调整行政机关内部组织，如内部机构的设置、部门之间职权划分等内容，例如：**市编办制定的《关于开展区县城市管理体制改革试点工作的指导意见》；业务性规则主要是指基于对行政事务的监督管理权，而对下级机关或地方自治团体所颁布的解释规则、裁量规则、判断规则等。组织性规则、业务性规则虽然都属于内部行政规则，不属于规范性文件，但因其会对管理相对人权利、义务产生间接影响，所以制定机关应当从审慎的角度加强对此类文件的管理，重点审核该类文件发文主体是否合法、是否超越制定机关。
2 提高行政机关文件管理效率的有效措施
在当代计算机技术横行的时代，任何工作是很难脱离计算机技术的。所以我们在学会利用计算机技术提高办公效率的同时，不能仅仅停留在当前的状态，而应该进一步思考，深入学习相关的文件管理理论知识，力图通过优化文件管理工作流程，改进文件管理工作相关细节来提高文件管理效率。
2.1 重视行政机关中文件管理理论知识的传播，提升工作人员的整体素质。行政机关应该定期组织专业培训课程，加强工作人员之间的交流与学习，建立完善的管理制度，强制工作人员参与理论课程，让这些工作人员可以在工作之余体会到学习的快乐，掌握更完善更新潮的知识，自身的文化修养提高了，自身的工作能力与控制能力也就会随之上升，最终实现高效的文件管理工作。如果每一个行政机关中的文件管理工作人员没有充分认识自己的工作岗位和工作性质，在工作过程中只会考虑自己的工作细节，反而忽视了与其他部门之间的合作与协调，这样只会适得其反，降低文件管理的效率。
2.2 完善行政机关文件管理工作的规章制度。一般来说，任何机构在工作过程中都有自己的一套规章制度，是每一位工作人员都要履行的，因为只有对工作人员的工作进行严格的管理，工作流程才会具有严谨性，但是不可避免的很多工作人员为了追求嚴苛的工作制度，会在工作时缺失本应该要有的灵活性。所以行政机关在设置文件管理规章制度时一定要考虑到实际工作中可能会遇到的各种问题，结合实际情况的方方面面，设置相应的灵活区间，避免将简单的工作变得复杂化，从而进一步提高文件管理工作的效率。
2.3 及时更新健全行政机关文件管理的工作环境。要想提高行政机关中文件管理的效率，一定要学会充分利用现有的先进科学技术，全面实现文件的电子化管理。只有行政机关和文件管理部门不断地加强基础设施的投资，重视文件管理的工作环境，优化工作内部管理工具，努力建立一个合理的、高效的网络互连体系、性能优越的服务器、海量的存储系统和信息共享平台，购买一些质量较好的资源数据库，利用信息共享平台，实现行政机关内部文件管理的规范化和效率化。
结束语
本文主要对现代提高行政管理效率的思考，进行了相关的分析与探讨。首先针对此项课程的研究基础进行了简要的阐述，而后主要针对现代提高行政管理效率中出现的问题展开了深入探究，并进而提出了改善现代提高行政管理效率的措施等相关的一系列可实施的策略。
参考文献
[1] 黄伟丽.提高行政机关文件管理效率的研究——以衡阳市交通运输局为例[D].湖南师范大学，2013（11）.
[2] 詹道润.当前机关文件及管理工作中的问题与对策[J].档案学通讯，1995（03）.
[3] 杨霞.机关文件管理法制化建设的新成果——解读《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》[J].北京档案，2007（05）.
[4] 王毅；陈智兵.日本文件中心的建设模式及其作用探析——基于日本公文书中间书库管理制度研究[J].档案学通讯，2016（01）.