随着信息技术的迅猛发展和广泛应用，以计算机网络和存储技术为核心的现代信息技术已大大影响到经济发展、人民生活、国家安全和社会发展进程，信息化给传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战。2002年11月25日，国家档案局中央档案馆向全国档案部门下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是促进档案管理现代化水平全面提高的一项重大举措。如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在高校档案工作者面前迫切需要解决的课题。
　　
　　一、高校档案信息化建设主要内容
　　
　　1、馆藏各类档案的数字化，利用数据库存技术，对纸质档案、声像档案、实物档案进行录入、扫描、数码处理，达到对档案信息管理和利用的高效、准确。
　　2、电子文档管理一体化，通过办公网络，使用文档一体化管理软件来完成电子文件的归档工作，对电子文档进行准确的归档鉴定，执行电子文档归档管理办法，及时进行网络归档处理，档案管理部门将对电子文档进行及时的接收和进入相应数据库存的处理。
　　3、档案信息提供利用网络化，就是可以在公众信息平台上，利用公开的档案信息，也可在专用服务器中调用，查找保密档案信息。
　　
　　二、高校档案信息化建设目前存在的问题
　　
　　1、技术支撑的差距。档案信息化建设是一项技术密集型的工程，技术支撑是信息化建设的重要条件。目前高校档案信息化建设中技术仍存在差距，诸如数据存储和压缩技术、网上档案信息组织技术、检索技术等还不为信息化建设的工作者所熟悉、掌握，离真正意义上的网络化档案管理还有距离。同时，现有的技术忽视了文件、档案管理的需求，难以直接用来管理电子文件和数字化档案。因此，如何将信息技术和新的关键技术应用于档案工作，是高校档案信息化建设中亟待解决的问题。
　　2、缺乏统一的标准规范，虽然也有一些标准出台，但不能满足档案信息化快速、有序发展的需要。比如：高校档案网站信息系统设计和应用的标准；高校档案馆藏数字化标准；高校档案数据库存与地方档案馆数据资源库存互联的工作标准都亟待规范。
　　3、技术保障不够明确，电子文件信息的安全、保密问题，维护电子文件原始性、真实性问题，电子签名的认定问题等都需要严格的技术保障，需要法律、法规、标准的支持。
　　4、认识与机制不够到位，对于高校档案信息化建设问题，各级领导、各级管理人员包括档案工作人员的认识是参差不齐的，有些人认为高校档案的信息化就是档案库存纸质文件的数字化，就是计算机技术在档案中的利用。另外，对于在高校是否启动档案的信息化建设，信息化建设的速度、规模、广度、深度如何？缺乏有效的激励机制和监督机制，各高校均处在各自为政的“良心帐”阶段。
　　
　　三、加快高校档案信息化建设的保障
　　
　　1、培养高水平的档案专业人才，全面提高档案工作者素质，是高校档案信息化建设中的重要条件，要通过岗位培训、继续教育、法律学习等形式，使档案人员多掌握一些法律、历史、经济和现代化管理知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，成为既精通业务，又有创新精神的复合型人才。成为档案信息化建设的行家里手。
　　2、要加强档案法制建设，增强依法治档的力度和深度。高校档案信息化建设，对高校工作产生划时代的影响，对传统的思维方式和管理模式产生革命性冲击，管理体制、管理手段、管理制度和法律保障都要进行变革、修改、健全完善，通过规章制度要达到明确责任。比如在文档一体化模式下，过去分年度、分阶段对归档部门进行业务指导、执法监督，现在要变为日常的、全过程的指导、监督。在档案的利用方面过去利用者到档案管理部门查阅利用档案，是面对面的服务方式，而现在是利用网络，靠信息技术手段，达到有效的服务和控制。档案信息的公开，需建立健全信息公开制度，充分利用网站、广播、电视等媒体为各部门获得信息提供便利。档案信息的共享，要建立信息共享制度，加快建设统一的档案信息网络、平台和信息安全基础设施。电子文档的归档、鉴定、安全保管等管理制度都要根据国家的《归档文件整理规则》，结合高校档案的自身需要和特点而重新制定。
　　3、积极开展档案鉴定销毁工作，按照档案法的要求，对过期的、失去保存价值的档案及时进行鉴定销毁，避免库房多余的档案，缩小馆藏档案数字化的范围，使筛选后的档案更有广泛的利用价值。