图书、情报、档案的一体化建设探讨

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  摘 要:本文从图书、情报、档案三者的特点与共性,分析了建设图书、情报、档案一体化的必要性、可行性,并进行实例证明,提出了建设三者一体化的举措。
  关键词:图书;情报;档案;一体化
  中图分类号:G25;27;35 文献标识码:A 文章编号:2095-2627(2017)02-0054-03
  Abstract:In this paper, necessity, feasibility of the integration construction of books, information, archives was analyzed in the characteristics and commonness. Measures was proposed for the integration construction of of the library books, information and archives.
  Key words: library books; information; archives; integration
  目前,我国正处于一个信息大爆炸的网络时代,传统的纸质图书、文献等都已普遍数字化、网络化,呈现出纸质载体文献与电子出版物并存共处的格局:如计算机、电子书、平板电脑、手机等应用。信息网络技术的发展,打破了时空的限制、检索的障碍,行业的局限,为实现信息资源共享、区域共享提供了良好的基础,是建设档案、图书、情报等信息一体化的良好契机[1]。
  一、图书、情报、档案的涵义
  1、图书的涵义
  图书即是通过文字、图象等符号记录在一定形式载体上,传播知识经验及思想感情的工具,在各类期刊、报纸、文书、档案等文献世界中占有不可或缺的地位,历史更久远 [2]。联合国教科文组织的传统定义是:“一种除去封面至少要有49页的非期刊的印刷出版物”。图书作为文献知识载体,有着自己特有的优势,是人类历史的写照,未来的参照,发挥着知识普及、文化传播的重要作用,是文献中的宝庫,人类知识的源泉[1,3-4]。
  2、情报的涵义
  情报具有知识性、传递性和效用性的特点,在国际上已被广泛应用。通常认为,情报就是情况、信息的报道与交流,属于信息范畴,在很大程度上等同于消息。情报通过一定的载体被传递,作为解决社会生活生产中的各种问题及特定需要的知识或信息[2,5]。
  3、档案的涵义
  档案具有原始记录性、历史性、社会性、文化性、知识性、信息性、有机联系性等基本属性,是人类社会发展到一定阶段的文明产物,通过文字、图像、声音及其他各种形式对国家机构、社会组织或个人的各种社会实践活动,进行原始记录的保存。有凭证和情报价值、现实和长远价值、第一和第二价值等,有行政、业务、文化、法律和教育等作用,有甲骨、金石、简牍、缣帛、纸质、声像、电子等[2-3,5]。
  二、一体化建设的必要性与可行性
  1、必要性分析
  随着信息网络的发展,信息资源载体的变化,人们搜集资料的习惯、阅读的方式发生了根本性的变化[6]。社会迫切需要一种新型模式来整合资源,在竞争中形成互补,实现信息资源中的“帕累托最优”,为用户提供更加集约化、经济化的信息资源[7]。信息的大容量、数字化、资源共享、多学科渗透、传输的快速、尖端科技的推广,图书、情报、档案管理一体化是信息时代的必然要求,也是文献信息重要的组成部分,三者之间各有特点,相互转换[8-9]。数字图书馆、电子情报所、数字档案馆的发展和完善,为图书、情报、档案三者一体化提供了有力的支撑和保障[10]。因此,在网络科技的助推下,建设图书、情报、档案一体化新型信息资源平台是外在的需求和内在的动力,同时对信息资源的综合开发和利用也具重要意义。
  2、可行性分析
  2.1 图书、情报、档案的互通性
  图书、情报、档案信息存在着网络信息获取和网络资源建设的差异。但其在本质属性、工作性质上同属于社会信息资源[11]。马克思主义哲学认为:规律是事物发展过程中本身所固有的本质的、必然的、稳定的联系[12]。图书、情报、档案的发展正遵循着这一规律。图书是在档案的基础上发展起来的,通过对档案的组织、加工、汇编形成图书;情报作为一种社会信息,直接在社会生产活动中获得,以及间接从图书、情报中获得;档案是人类在社会实践活动中获取的直接经验,是最原始的信息资料,是图书的手稿,情报的源点[7]。图书、情报、档案三者具有同源性和共通性,都是通过记录来传递知识文化信息,通过相同的载体把重要的信息资源流传于后世,为信息需求者提供有力的信息资源保障[8]。
  2.2 图书、情报、档案的相似性
  档案、图书、情报具同源性、趋同性和相似性,都是知识的载体,同属文献信息资源。形式上三者都是文献。载体上三者同属人体大脑之外的知识信息库。就信息角度同属信息范畴。管理程序上三者都要经过收集、整理、编目、标引、编辑、排架、保管、检索和利用等等工作环节管理。设备上三者都需要用以存放各自信息载体的库房、书柜、书架等设备,都可以应用声像、通讯、复印、缩微等技术管理手段[7]。从历史角度来看,保存图书、情报、档案的机构难以区分[13]。
  三、建设实例与措施
  1、档案、图书、情报的一体化建设实例
  1.1 国外建设实例
  国外自20世纪五六十年代开始对图书、情报、档案一体化进行研究,并开展了图书、档案、情报三者一体化的实践探索[7,14]。1974年,在巴黎,联合国教科文组织召开“政府问国家文献、图书馆、档案馆基础结构规划会议”,提出了建立“国家情报系统”(NATLB)的计划,即统一协调一个国家内的情报所、档案馆和图书馆,最大可能地满足国内人民的信息需要,开展国际方面的情报交流[7]。美国总统图书馆就是典型的“三位一体”机构,馆中有图书、档案文件、文献材料,又有大量的声像档案[14]。1994年,美国俄亥俄州投资2000万美元把该州18个最重要的图书、情报、档案部门自动化联网,组成一个信息网络,信息用户可以在网内查到所有馆藏信息,通过传真方式来实现期刊文章、档案、情报资料等文献传递,馆际互借快捷、有效 [7]。2000年4月在巴黎召开了档案馆、图书馆与博物馆融合的第24届图书馆系统研讨会[15]。2003年,加拿大国家图书档案馆成立,集中了原加拿大国家档案馆和原加拿大国家图书馆的馆藏和专门人才的机构[16]。   1.2 国内建设实例
  我国对图书、情报、档案一体化问题的关注始于20世纪70年代。1978年,中国科学院图书馆开始了“图书、档案、情报一体化”的实践,并于1985年更名为“中国科学院文献情报中心”,率先实现了“图书、情报、档案一体化”管理。1984年,武汉大学成立了图书情报档案学院[14]。1987年,国家组建了“部级图书情报协调委员会”。同年,中国农业科学院将院属科技情报研究所、图书馆、中国农业科技出版社3个单位合并为“中国农业科学院科技文献信息中心”。1992年,我国颁布的国家标准《学科分类与代码》(GB/T13745—92)中,将图书、情报、档案归为同一类目。1995年,上海图书情报新馆组建成立,作为我国最早实行图书情报一体化的大型图书馆,使图书情报一体化开始了一个跨世纪的里程。实现了图书情报管理向多功能转变,信息载体和内容向多元化转变[14,16]。1996年,哈尔滨医科大学图书馆和省医学情报研究所合并,成立黑龙江省医学文献信息中心,实现了一个大学图书馆与一个情报研究部门的合并,该馆成功地实现了完整的图书、情报、档案“三位一体”的一体化管理体制,成为文献信息服务高度综合的现代化大型图书馆。2001年天津泰达图书馆档案馆新馆落成,集图书、情报、杂志和网络于一体。2009年江南大学图书馆与档案馆合署办公,馆藏资源利用率大幅提高,资源共建共享取得新进展[2-3,9,14-15,19]。
  2、一体化建设具体措施
  一体化知识管理系统的构建,应遵循协作性、兼容性、对象性、安全性的构建原则,考虑全面,科学简约地拟定相应的构建措施[13]。
  2.1 树立一体化管理理念
  建立一个完整的网络化图书档案全国信息资源系统体系,必须树立合作共赢的观念,优化配置人力、财力、物力、时间和资金等资源[1,15]。图书、情报、档案工作者首先要转变观念,大力倡导开拓创新精神,彻底摒弃传统观念,建立数字化、信息化、网络化的信息资源检索、分类、保存一体化体系。建立贯穿建设全国信息资源系统的共建共享的核心理念,实现有效的动态链接,使其公开化、社会化[17-18]。
  2.2 合理配置各种资源
  进行图书、情报、档案一体化建设,应加大对信息网络基础设施建设的投资力度,保证资源的合理配置,馆藏建设政策完备 [1]。正确处理虚拟馆藏与实体馆藏之间的关系。确保图书、情报、档案各部门文献资源保障的任务明确,对文献资源信息体系进行系统化、整体化、数字化、网络化的文献信息资源体系及保障中心建设,发挥信息协同共振作用,走资源共享的道路[17-19]。
  2.3 搭建一体化发展平台
  网络科技是信息资源共享的技术支撑,是图书、情报、档案信息资源共享与传播的保障。加快以计算机为主的基础设施建设,例如大型数据库的建设、数字图书馆的建设、开发完善数据库的阅览器等[9]。加强馆藏文献的电子化和专题数据库的建设,打破部门限制,实现信息数据化,工作自动化 [15,17]。各系统将其所拥有的信息资源,以组织、转换与开发为主要任务,共建电子信息资源体系[1]。采用统一的标准和严格的规范,最大限度的减少网络服务所产生的障碍,对系统的检测和维修要实施动态跟踪,保证系统的正常运行,防止黑客入侵,确保系统的安全性和稳定性,提高整体服务质量[17]。采用一致的数据库格式和服务模式,信息用户通过超链接等方式可以进入其他网络化管理平台,实现真正意义上图书、情报、档案一体化建设 [1,3,6]。
  2.4 建立合理的模式
  在网络环境下构建图书、情报、档案一体化的建设模式,各级信息资源系统内的图书、情报、档案三个子系统,应建立完整的图书、情报、档案“三位一体”的体系;宏观上实现三者一体化模式;微观上三者实行主体制,通过图书、情报、档案的横向联系与交互协作,形成统一的网络;形式上,三者并存,专门机构进行协调。图书、情报、档案一体化建设使三者的界限消除,明确图书、情报、档案三个机构之间的权利与责任,采用相应的奖惩制度,规范系统建设过程,促进整个系统的健康发展,建立合理合情的三位一体管理模式。使系统建设既规范,又不乏灵活性。对整个联合体进行统筹管理,加强图书、档案、情报三者之间的纵横向联系,合理分配资源,减少不必要的摩擦与冲突;加强各部门的规范办公,建立符合我国信息网络发展、统一的信息资源管理网络联合体系[1,4,17]。
  2.5 完善政策,健全制度、协调发展
  要确保在网络环境下进行图书、情报、档案一体化建设,实现信息资源共享,应该建立和完善网络环境下图书、情报、档案一体化建设的政策、法律法规文件,诸如知识产权、隐私权、著作权、信息安全等等。制定使用及检索网络信息资源费用管理文件,完善网络信息资源的知识产权保护和传播的相关法律法规。尤其是保密性的部分情报、档案信息资源等,属于半公开信息资源或者不对外公开的信息资源,防止网络攻击或者篡改。通过建立和完善各项信息政策、法律、法规文件,提供网络环境下图书、情报、档案一体化建设的良好政策环境,从而促使图书、情报、档案一体化建设顺利实施[3,4,6,17]。
  2.6 加强人才培养,注重交流与协作
  图书馆学、档案学、情报学三者融会贯通,相互影响。在信息网络环境下,图书、情报、档案的一体化建设,不仅需要图书馆学、情报学、档案学、计算机科学各专业专门的人才,而且需要一批具备各学科领域交叉知识的专业的、高素质的综合性技术型人才队伍[1,9]。建立“虚拟馆库”作为培训基地,完善网络环境下工作人员的知识结构;组织图书馆界、情报界和档案界之间进行学术讨论及交流,促进彼此沟通、交流、相互学习和借鉴[18]。工作人员努力提高自身适应新环境的能力,樹立超前意识,在共性的基础上,根据各自个性、特点,做到求同存异,构建档案学、图书馆学、情报学教学科研一体化模式,一体化平台,储备更多复合型人才[1,6]。   图书、情报、档案一体化管理将使图书、情报、档案各自独立的系统统一为一个整体。以网络技术为基点,构建以互联网为中心的规模化、系统化服务格局;建立合理的配套机制,完善图书、情报、档案一体化的相关制度;确立整体观念,加强信息传递的过程横向联合;统一规划,统一管理,建立稳定、快捷的信息传播平台。通过过程互鉴,一体化管理,发挥各自的特点,互相渗透、互相交叉,达到优势互补,最终产生大于档案、图书、情报的功能性和整体性的效果[13]。建立一个集开发、利用、服务于一体的新型文献资源服务体系,实现信息协调配置,资源共享,为用户提供更大范围、更高层次上集成的一站式服务[4,6]。
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