随着当今科学技术及信息化的迅猛发展，供水企业从传统的营销管理模式逐步向电子商务管理方向拓展转变，在这种发展趋势的引领下，企业在构建自身营销网络平台中不可避免地需要设想如何建立与之呼应的用户电子档案系统。通过电子档案系统连接，不仅可以快捷查询各类用户信息，还可把用户信息置于网络之上，为企业各部门工作人员及时、灵活地沟通提供条件，进一步方便业务的快捷办理。
　　供水用户电子档案系统应用建立在供水营销网络中，功能是服务于供水营销业务，因此，系统内容来源于供水用户从最初的户表申请受理，到最终的拆表销档处理这一期间的各环节业务信息收集及办理。根据供水营销业务分类和办理流程，在建立供水用户电子档案系统时我们将各种信息收集功能分解安排到不同单元系统，通过单元系统接收、汇集信息，每个组成单元其功能和载入信息都是供水用户电子档案系统的重要构成要件和管理内容。
　　具体分类和特点：入户报装资料系统。该系统功能是办理用户申请入户及电子档案建立。包含登记用户个人信息资料，建立一户一档编号，收集用户填写报装工程各种信息表格、整理工程图纸、工程预算报告等一系列文件与数据，对录入的用户电子信息微机按照文档类型、主题、单据号进行编册、分类、存储、打印，完成建档工作。建档电子信息保证数据唯一并要求定期核对。系统可根据工程流程在相应界面为用户和办理部门提供快速资料查询和业务审批流转，也可根据录入资料系统自定义按年月、区域、类型、费用等条件形成统计报表。系统设计还支持网上业务申请受理。
　　营业抄表收费系统。此系统中详细记载用户用水信息，界面中显示用户重要的多项电子信息记录。如，用户水表代码、水表口径、用水性质、水量周期比例、用水价格、付款方式、当月实际用量、金额，等等。通过操作界面录入水量电子信息，系统结合用户税费进行水费分析，并通过联网提供柜台收费、预存交费、银行代扣、网上结算等业务办理。系统将水量信息记录电子档案，业务部门通过联网能对单户、合收多户，水量、水费、欠费、销账或其他分类信息记录、修改、查询、销账处理。并可按自定义生成、打印，分析、统计报表。系统具有智能联想管理，从而可提供多种方式的检索查询手段方便用户咨询。
　　表务工单管理系统。建档用户其用水周期一般具有长期性、连续性，因而，工单管理系统的建立可提供完整的表务管理功能，即在用户用水过程中不间断地收集记录水表更换、水表校验、欠费停水、违章处罚、过户变更、表井维护等一系列用户供水信息。通过录入的电子信息，系统可对各种业务前后进行实时监控和与档案记录核对。从而保证用户正常用水及电子信息数据的准确性、连续性。系统对每个业务过程进行动态管理中可自定义产生相关业务报表，明确分析原因后为管理者或用户提供决策依据、业务处理及个人信息查询。
　　业务扩展综合系统。随着科技发展及在企业的投入应用，一些新营销模式、新设备不断涌现和使用。如，目前，在供水营销中企业已从过去的“卡片式”手写记录抄表信息转变为运用电子抄表器记录信息，若将抄表器与系统连接就可将采集的电子信息自动转储记录到用户电子档案。由此延伸，随着营销方式个性化发展，将系统连接服务“窗口”触摸屏电脑，用户就可便捷查询个人资料或自助办理相关业务。此系统功能还可连接其他外网设备，通过移动通信平台向用户发送相关供水信息，如节水知识，政策法规，欠费、停水通知，等等。
　　供水企业建立电子档案系统是企业科学发展和激烈市场竞争环境下的必然抉择，供水用户电子档案系统不仅是企业传统档案管理方式的补充，也是企业开展电子化营销模式的基础。供水企业是城市建设领域内的一个重要职能部门，在企业的生产经营活动中须对几万甚至几百万的用户信息进行处理。在处理繁杂的信息资料与业务办理中，传统的用户档案管理已不能满足日新月异的用户需求和企业数字化管理标准，但电子档案这种载体却积极发挥出“档案一点录入，信息多点使用”的灵巧作用。经过信息高度共享化的档案资源可重复、多平台地综合利用实现实时办理，既提高企业办公的工作效率和管理水平，又贴近用户、联系社会，能更好地为民服务。同时，电子档案不仅能做到管理资料的分类详细、一目了然，还能通过虚拟库房或光盘，实现大量信息数据的集中存放、精确管理，给档案管理工作者带来极大便利。由于这些特点和优点，供水电子档案系统的建立和应用对企业意义非凡。
　　（作者单位：开封市供水公司 来稿日期：2012-12-10）