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馆藏优化是一个历久弥新的话题。从根本上讲，馆藏随时代的变迁不断发展。古时，由于档案库房仅保存专制活动的记录，数量少，类型简单，利用对象狭窄，不存在也没必要提出馆藏优化问题。到近当代，情况恰恰相反。“文件雪崩”造成了档案量大质杂，社会多元化发展使民众信息需求个性化趋势突显，两者构成尖锐矛盾，迫切需要找出解决的方法。其中，馆藏优化能以少而精的档案库藏满足用户多样化个性化的信息需求，是解决这一矛盾的关键要素之一。
一、我国综合档案馆馆藏缺陷根源的重新探析
大致情况是，我国各级综合档案馆馆藏存在“高龄档案”、非纸质档案少，文书档案多，长期卷比例偏大等几大缺陷。究其根源，主要有:
1、战争破坏、人为焚毁
古代我国是一个战乱频繁、思想禁锢的国度，档案屡遭战火焚毁，人为破坏，致使“高龄档案”遗留较少。从战国兼并战争，到秦始皇焚书，两汉末年的战乱，魏晋南北朝社会大动荡等，档案一直处于“毁其宗庙，迁其器”的境况。宗庙即保存档案的地方，“重器”多为铭刻文字的青铜档案，结果是“京华荡覆，渠阁文籍，靡有孑遗”。至明清，历史的车轮仍在不停地辗碎着珍贵的档案文献。这一时期有明末混战，乾隆焚毁书籍档案，外国侵略者盗窃等，“高龄档案”的流失进一步加剧。到新中国成立后，受“战备”思想影响，要求档案能“背得动，扛得起”而错销大量档案，“文革”中档案也被大量焚毁。这部分损失的档案中也包括大量“高龄档案”。以上历史或人为因素造成了今天我国各级各类综合档案馆清以前档案收藏少的局面。
2、机构精简、企业改革中全宗数量日趋减少、文书档案比例偏大
相关机构到期应移交的档案是我国各级各类综合档案馆馆藏的主体，如党政机关、群众团体、领导机关和部门、国有企事业单位、撤消机关等产生的档案。其中又以党政机关为主，由于这类机构偏重于行政管理职能，产生了大量文书档案，自然使馆藏中文书档案比例偏大。另一方面，我国政治、经济体制改革要求政府转变职能，精简机构。在有关部门、机构相继撤销中，综合档案馆的全宗数量日趋减少。如据2005年5月25日消息，我国政府机构改革在1982年把100个工作部门精简到61个;1988年国务院部委机构减少到41个，工作机构数继续减少到68个;1993年国务院工作部门从86个减少到59个;2001年2月19日，7个局撤销;2003年内阁级的机构精简到20个左右。[1]地方机构精简情况也大抵如此。各地综合档案馆馆藏全宗数量因机构不断撤销相应减少，档案种类也就相应萎缩，文书档案比重偏大进一步加剧。最明显的是，随着我国社会主义市场经济体制的确定，许多国企进行了股份制改造、拍卖或被兼并，不再属于全民所有制企业，也就不再向当地综合档案馆移交档案。以上列举，都影响到综合档案馆全宗数量，并令文书档案在馆藏比重进一步增大。
3、现有档案规章制度的滞后
我国规定:县市级综合档案馆可接收长期案卷;档案馆工作人员的编制随馆藏量增减而增减，即档案人员配置及档案经费拨付以馆藏档案资料数量为依据。这就助长了各综合档案馆或大量接收长期案卷，或为增加经费和人员编制而收集永久卷之外的定期卷，从而造成了馆藏中定期卷占较大比重，馆藏成份复杂，档案质量良莠不齐。如“据调查，甚至在个别市县档案馆为了单纯追求进馆档案的数量，每年案卷增长率为50%以上。在这样大的增长幅度中，滥竽充数的成分，经核实占10-20%。”[2]
档案规章制度滞后对馆藏另一方面的影响是:由于档案奖惩或档案鉴定销毁规定的模糊和不合时宜，人们一直被“保管保险，销毁危险”的思想束缚，因怕承担责任而很少对馆藏到期案卷进行鉴定销毁;即便鉴定为该销毁的案卷，也于“缓存期”内一拖再拖，即“无论在档案室还是档案馆，长期档案的保存都存在着‘有期无限’的现象”。[3]致使馆藏结构不合理现象长期存在。如以浙江省绍兴地区为例，“一个县级档案馆藏量多在五六万卷以上，其中短期档案比例在70%左右，已到期的多在万卷以上，甚至部分已过了两个15年的保存期，档案陷入‘只进不出’，‘只生不死’的怪圈。”[4]
4、各类型档案馆争夺档案资源
按《档案馆工作通则》规定，综合档案馆是按行政区划或历史时期设置的，收集和管理所辖范围内多种门类档案的机构，突出指明了馆藏的多样性。但近年国家设置了除综合档案馆外，还有专业、专门档案馆，部门档案馆、企事业单位档案馆等。由于各馆都有自己的馆藏范围，形成了争夺档案资源局面。即使在有些地、县，“虽然没设专门和部门档案馆，但省、区、市的专门和部门档案馆已通过‘条条’管理渠道直接干预了地、县有关机关的档案交接问题。因此，实质上，国家档案馆在省、地、县三级，‘只此一家，别无分号’的局面已成为历史。”[5]这样，许多过去由综合档案馆保管的档案，如公安档案、诉讼档案、组织干部人事档案、金融保险档案、邮电通讯档案、地质档案、矿产档案、天文气象档案，城镇建设、自然资源、文物古迹档案等，归属其他专业或部门档案馆。“在现行档案法规没有明确规定各类档案馆馆际之间关系和档案资源流向的情况下，必然导致不同门类档案馆在收集档案方面的矛盾。”[6]在各类型档案馆争夺档案资源中，综合档案馆馆藏进一步单一化。
二、综合档案馆馆藏优化的几点启示
尽管我国综合档案馆馆藏改革已提出多年，效果却甚微。探其根源，是理论脱离实际，提出的一些观点和办法表面看来科学可行，实际却行不通。要优化馆藏，收到实效，得转变思路，从新的视角研究综合档案馆馆藏的优化。
1、更新观念，增强虚拟馆藏观
过去我们谈优化馆藏，过于局限在实体档案的有序和精练。但正如上所述，受历史和现实因素影响，追求实体档案馆藏优化步伐维艰，客观上要求探索一条新途径，就是要重视虚拟馆藏建设。实际上，每个档案馆馆藏不可能穷尽用户所需全部信息，因为“各个档案馆处于不同的地位与条件，内在的独立性和独特性使它们有着不可替代的作用，各馆馆藏你有我无或我有你无，需要以积极的合作来达到互补。”[7]这里，因受实体档案孤本的局限，“合作”的最佳方式只能是虚拟馆藏，通过虚拟模式收集各地档案信息资源，达到资源共享最大化。这种思想使人提出了“复合档案馆馆藏”概念，即“复合档案馆的档案资源是传统档案、数据库、电子文件、网络信息资源的复合”[8]，把虚拟馆藏提到馆藏建设重要位置。
在现代技术及信息系统高度发达前提下，优化馆藏以虚拟方式实现完全有必要也可行。具体举措有:争取档案行政管理机构的更大授权，确立省、市综合档案馆的中心地位，赋与其整合权利，有权监督、登记本行政区域的其他类型档案馆档案，争取档案资源的共享共建;充分利用近年来各地档案馆装备的先进技术和设备，在网络上建立虚拟馆藏，以建立档案目录中心，加入搜索引擎，档案网站广泛建立链接，建立档案专业指导网站，针对档案内容建立分类目录，建立站内搜索引擎等形式实现资源的互用;加入公共信息网，实现档案与图书馆、博物馆等之间的信息共享。
总之，“档案馆应该利用网络所获得的存在异处的档案、图书、情报等信息资源，实现馆藏形态由‘实体馆藏’模式走向‘虚拟馆藏’模式的转变”[9]。这期间，档案馆馆藏表现出双重性，即实体馆藏与虚拟馆藏并存，传统馆藏档案资源与数字化档案信息资源相结合，发挥多方面积极性优化馆藏。
2、重新划定档案进馆接收单位
现实证明，综合档案馆仅接收党政机关档案的做法已不可取。要改变原馆藏形态，根本一点是改变馆藏接收渠道单一性局面，扩大接收范围，丰富档案内容。由过去仅接收直属一级单位应移交归档的档案，到在调查研究基础上，确立典型二级、三级单位作为移交单元。以广东省档案馆为例，它们对“那些本地区获得过‘全国第一’、‘全省第一’或本省、本地区的典型企业、特色企业优先予以考虑”[10]，“如反映广东过去曾经是糖业大省、轻工业大省历史地位的原省制糖造纸公司(在计划经济时期，代表省政府进行全省的糖业管理)等企业档案就是在这种背景下接收进省档案馆的”[11]，通过扩大接收二、三级典型单位档案进馆，真正实现馆藏的丰富和优化。也就是说，要改变馆藏中行政单位文书档案过多状况，应在可能情况下，把某区域内由纳税人或国家投资的企事业单位也列为移交单位，好从根本上改变现存馆藏形态。这些单位包括:“一是凡属由国家投资或依靠纳税人税款运转或从事实践活动的单位、组织，不管其属性如何，国家综合档案馆依照分级收集管理档案的原则，都有权将其列入接收范围;二是凡属由国家提供或依靠花费纳税款运转或从事实践活动的单位、组织，其形成的任何档案，国家档案馆都有权将其列入馆藏进行收集。”[12]只有扩大各类型档案移交单位范围，综合档案馆馆藏才能反映当地社会发展基本概貌，馆藏优化才有现实基础。
3、应用户需求不断丰富档案类型
信息社会，民众需求个性化、多样化，表现在档案方面，诸如对有关人生、家世、家族的档案，个人学历和履历、业绩和财产、城市历史的人物和事件、地方历史风貌、社会重大事件方面的档案感兴趣。馆藏应在研究用户需求前提下不断丰富和优化。不只接收文书档案，也要接收其他类型档案。在丰富档案类型上，笔者归纳为:依托综合档案馆设立档案寄存中心等中介组织，吸引企业、个人寄存档案，扩大非公共档案接收范围;与民间收藏家、文物市场多接触，争取民间珍贵档案进馆;对待“高龄档案”，鉴于现实情况，我们只能更多保留某一历史时期的史志图书资料来补充;对私人保管的具有国家历史意义的档案要进行监控，采取私人档案的登记制度、保管报告制度，购买、捐献、遗赠、租借等方法进行管理;认识到现代信息网络技术日趋普及，新型档案载体日趋增多形势，大胆接收电子文件，磁盘光盘等载体档案;更重要的是，实物档案也应成为我们的收藏范围(如东京的日本银行档案部门，收藏了该行百余年间各个时期的办公桌椅、文房四宝、电话、印鉴、薪金表、制服、门店牌匾、银钱计量器、计算器等)。值得注意的一点是，在丰富进馆档案类型中，应采用适当比例法，抑制文书档案过多局面。如有学者提出把馆藏文书、科技、其他档案比例定为5:2:3等，不失为一个参考。只有不断丰富馆藏档案类型，才能满足民众个性化、多样化信息需求。
4、 严格档案进馆的资格认定
中共中央办公厅、国务院办公厅1983年颁布的《机关档案工作条例》规定:省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市(州、盟)和县级以下机关将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，连同案卷目录(一式3份)和有关检索工具、参考资料，一并向有关的档案馆转交。这样，我国综合档案馆馆藏成分就复杂化。有只保留永久档案的，有部分收藏长期档案，甚至有保存短期档案的。各级综合档案馆在馆藏期限划分上的多样化造成了档案管理混乱，如综合档案馆必须拿出大量时间进行到期档案的鉴定销毁，既耗时又费力，且使馆藏一直处于变动状态中;如因接收定期卷入馆，馆藏中重复件偶有出现，且档案期限划分易出错;因可接收定期卷，致使某些单位为甩包袱，把一些无价值的档案也移交进馆，占用档案馆有限资源。在馆藏档案日益膨胀的今天，要优化馆藏，应严格进馆档案的资格认定。笔者以为，可采取的灵活政策是:在省级综合档案馆馆藏已达相当规模基础上(一般百万卷以上)，不再接收长期卷，只收永久卷，使档案馆真正成为永久保管档案的基地;把档案由“三分法”(永久、长期、短期)变为“二分法”，即进馆与不进馆，严格划定进馆档案界限，只把最有价值的档案接收进馆;为控制进馆档案量大质杂现象，依照西方做法，可采用比例法控制进馆规模，如前苏联进馆档案数量为机关总数量的3%，美国约2-5%等，最好不要超过15%，根据各馆接收全宗数量多寡，档案类型的多寡灵活掌握;在市县级综合档案馆，如馆藏已经较丰富，可依照省级馆的做法。如不足，可酌情接收长期卷进馆，一为满足用户多方面需求，二为丰富馆藏。但仍要把好鉴定关，严格长期卷的接收。只把反映机构基本职能，体现其基本业务工作的用户急需档案列入接收范围，如婚姻档案、房产档案等，永久卷仍应是馆藏主体。在接收的定期卷中最好采用标时法，明确保管期限，如16年、20年、25年、30年、40年、50年、75年等，以便于档案鉴定销毁，使馆藏档案的优化具备可操作性。
注 释:
[1] http：//column.bokee.com/74023.html。
[2]胡 燕:《加强档案鉴定 实现馆藏优化》，《档案天地》1995年第3期。
[3]何嘉荪、傅荣校:《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社1999年9月第1版。
[4]孙观清:《从中国档案馆藏现状看档案的优化》，《档案学研究》2001年第5期。
[5]姜之茂:《档案馆理论与实践新探》，中国档案出版社2000年12月第1版。
[6][12]焦东华:《对加强档案馆档案资源建设的思考》，《档案学通讯》2004年第4期。
[7]宋 燕:《档案馆的竞争与合作》，《中国档案》2000年第3期。
[8]柯友良:《对复合档案馆及其发展的构想》，《档案学通讯》2005年第2期。
[9]马仁杰、桑 丹:《论转型期档案馆的馆藏资源建设》，《兰台世界》2006年第7期。
[10][11]彭万里:《由长春电影制片厂档案流失说起》，《中国档案》2005年第7期。
作者单位:广西民族大学管理学院
一、我国综合档案馆馆藏缺陷根源的重新探析
大致情况是，我国各级综合档案馆馆藏存在“高龄档案”、非纸质档案少，文书档案多，长期卷比例偏大等几大缺陷。究其根源，主要有:
1、战争破坏、人为焚毁
古代我国是一个战乱频繁、思想禁锢的国度，档案屡遭战火焚毁，人为破坏，致使“高龄档案”遗留较少。从战国兼并战争，到秦始皇焚书，两汉末年的战乱，魏晋南北朝社会大动荡等，档案一直处于“毁其宗庙，迁其器”的境况。宗庙即保存档案的地方，“重器”多为铭刻文字的青铜档案，结果是“京华荡覆，渠阁文籍，靡有孑遗”。至明清，历史的车轮仍在不停地辗碎着珍贵的档案文献。这一时期有明末混战，乾隆焚毁书籍档案，外国侵略者盗窃等，“高龄档案”的流失进一步加剧。到新中国成立后，受“战备”思想影响，要求档案能“背得动，扛得起”而错销大量档案，“文革”中档案也被大量焚毁。这部分损失的档案中也包括大量“高龄档案”。以上历史或人为因素造成了今天我国各级各类综合档案馆清以前档案收藏少的局面。
2、机构精简、企业改革中全宗数量日趋减少、文书档案比例偏大
相关机构到期应移交的档案是我国各级各类综合档案馆馆藏的主体，如党政机关、群众团体、领导机关和部门、国有企事业单位、撤消机关等产生的档案。其中又以党政机关为主，由于这类机构偏重于行政管理职能，产生了大量文书档案，自然使馆藏中文书档案比例偏大。另一方面，我国政治、经济体制改革要求政府转变职能，精简机构。在有关部门、机构相继撤销中，综合档案馆的全宗数量日趋减少。如据2005年5月25日消息，我国政府机构改革在1982年把100个工作部门精简到61个;1988年国务院部委机构减少到41个，工作机构数继续减少到68个;1993年国务院工作部门从86个减少到59个;2001年2月19日，7个局撤销;2003年内阁级的机构精简到20个左右。[1]地方机构精简情况也大抵如此。各地综合档案馆馆藏全宗数量因机构不断撤销相应减少，档案种类也就相应萎缩，文书档案比重偏大进一步加剧。最明显的是，随着我国社会主义市场经济体制的确定，许多国企进行了股份制改造、拍卖或被兼并，不再属于全民所有制企业，也就不再向当地综合档案馆移交档案。以上列举，都影响到综合档案馆全宗数量，并令文书档案在馆藏比重进一步增大。
3、现有档案规章制度的滞后
我国规定:县市级综合档案馆可接收长期案卷;档案馆工作人员的编制随馆藏量增减而增减，即档案人员配置及档案经费拨付以馆藏档案资料数量为依据。这就助长了各综合档案馆或大量接收长期案卷，或为增加经费和人员编制而收集永久卷之外的定期卷，从而造成了馆藏中定期卷占较大比重，馆藏成份复杂，档案质量良莠不齐。如“据调查，甚至在个别市县档案馆为了单纯追求进馆档案的数量，每年案卷增长率为50%以上。在这样大的增长幅度中，滥竽充数的成分，经核实占10-20%。”[2]
档案规章制度滞后对馆藏另一方面的影响是:由于档案奖惩或档案鉴定销毁规定的模糊和不合时宜，人们一直被“保管保险，销毁危险”的思想束缚，因怕承担责任而很少对馆藏到期案卷进行鉴定销毁;即便鉴定为该销毁的案卷，也于“缓存期”内一拖再拖，即“无论在档案室还是档案馆，长期档案的保存都存在着‘有期无限’的现象”。[3]致使馆藏结构不合理现象长期存在。如以浙江省绍兴地区为例，“一个县级档案馆藏量多在五六万卷以上，其中短期档案比例在70%左右，已到期的多在万卷以上，甚至部分已过了两个15年的保存期，档案陷入‘只进不出’，‘只生不死’的怪圈。”[4]
4、各类型档案馆争夺档案资源
按《档案馆工作通则》规定，综合档案馆是按行政区划或历史时期设置的，收集和管理所辖范围内多种门类档案的机构，突出指明了馆藏的多样性。但近年国家设置了除综合档案馆外，还有专业、专门档案馆，部门档案馆、企事业单位档案馆等。由于各馆都有自己的馆藏范围，形成了争夺档案资源局面。即使在有些地、县，“虽然没设专门和部门档案馆，但省、区、市的专门和部门档案馆已通过‘条条’管理渠道直接干预了地、县有关机关的档案交接问题。因此，实质上，国家档案馆在省、地、县三级，‘只此一家，别无分号’的局面已成为历史。”[5]这样，许多过去由综合档案馆保管的档案，如公安档案、诉讼档案、组织干部人事档案、金融保险档案、邮电通讯档案、地质档案、矿产档案、天文气象档案，城镇建设、自然资源、文物古迹档案等，归属其他专业或部门档案馆。“在现行档案法规没有明确规定各类档案馆馆际之间关系和档案资源流向的情况下，必然导致不同门类档案馆在收集档案方面的矛盾。”[6]在各类型档案馆争夺档案资源中，综合档案馆馆藏进一步单一化。
二、综合档案馆馆藏优化的几点启示
尽管我国综合档案馆馆藏改革已提出多年，效果却甚微。探其根源，是理论脱离实际，提出的一些观点和办法表面看来科学可行，实际却行不通。要优化馆藏，收到实效，得转变思路，从新的视角研究综合档案馆馆藏的优化。
1、更新观念，增强虚拟馆藏观
过去我们谈优化馆藏，过于局限在实体档案的有序和精练。但正如上所述，受历史和现实因素影响，追求实体档案馆藏优化步伐维艰，客观上要求探索一条新途径，就是要重视虚拟馆藏建设。实际上，每个档案馆馆藏不可能穷尽用户所需全部信息，因为“各个档案馆处于不同的地位与条件，内在的独立性和独特性使它们有着不可替代的作用，各馆馆藏你有我无或我有你无，需要以积极的合作来达到互补。”[7]这里，因受实体档案孤本的局限，“合作”的最佳方式只能是虚拟馆藏，通过虚拟模式收集各地档案信息资源，达到资源共享最大化。这种思想使人提出了“复合档案馆馆藏”概念，即“复合档案馆的档案资源是传统档案、数据库、电子文件、网络信息资源的复合”[8]，把虚拟馆藏提到馆藏建设重要位置。
在现代技术及信息系统高度发达前提下，优化馆藏以虚拟方式实现完全有必要也可行。具体举措有:争取档案行政管理机构的更大授权，确立省、市综合档案馆的中心地位，赋与其整合权利，有权监督、登记本行政区域的其他类型档案馆档案，争取档案资源的共享共建;充分利用近年来各地档案馆装备的先进技术和设备，在网络上建立虚拟馆藏，以建立档案目录中心，加入搜索引擎，档案网站广泛建立链接，建立档案专业指导网站，针对档案内容建立分类目录，建立站内搜索引擎等形式实现资源的互用;加入公共信息网，实现档案与图书馆、博物馆等之间的信息共享。
总之，“档案馆应该利用网络所获得的存在异处的档案、图书、情报等信息资源，实现馆藏形态由‘实体馆藏’模式走向‘虚拟馆藏’模式的转变”[9]。这期间，档案馆馆藏表现出双重性，即实体馆藏与虚拟馆藏并存，传统馆藏档案资源与数字化档案信息资源相结合，发挥多方面积极性优化馆藏。
2、重新划定档案进馆接收单位
现实证明，综合档案馆仅接收党政机关档案的做法已不可取。要改变原馆藏形态，根本一点是改变馆藏接收渠道单一性局面，扩大接收范围，丰富档案内容。由过去仅接收直属一级单位应移交归档的档案，到在调查研究基础上，确立典型二级、三级单位作为移交单元。以广东省档案馆为例，它们对“那些本地区获得过‘全国第一’、‘全省第一’或本省、本地区的典型企业、特色企业优先予以考虑”[10]，“如反映广东过去曾经是糖业大省、轻工业大省历史地位的原省制糖造纸公司(在计划经济时期，代表省政府进行全省的糖业管理)等企业档案就是在这种背景下接收进省档案馆的”[11]，通过扩大接收二、三级典型单位档案进馆，真正实现馆藏的丰富和优化。也就是说，要改变馆藏中行政单位文书档案过多状况，应在可能情况下，把某区域内由纳税人或国家投资的企事业单位也列为移交单位，好从根本上改变现存馆藏形态。这些单位包括:“一是凡属由国家投资或依靠纳税人税款运转或从事实践活动的单位、组织，不管其属性如何，国家综合档案馆依照分级收集管理档案的原则，都有权将其列入接收范围;二是凡属由国家提供或依靠花费纳税款运转或从事实践活动的单位、组织，其形成的任何档案，国家档案馆都有权将其列入馆藏进行收集。”[12]只有扩大各类型档案移交单位范围，综合档案馆馆藏才能反映当地社会发展基本概貌，馆藏优化才有现实基础。
3、应用户需求不断丰富档案类型
信息社会，民众需求个性化、多样化，表现在档案方面，诸如对有关人生、家世、家族的档案，个人学历和履历、业绩和财产、城市历史的人物和事件、地方历史风貌、社会重大事件方面的档案感兴趣。馆藏应在研究用户需求前提下不断丰富和优化。不只接收文书档案，也要接收其他类型档案。在丰富档案类型上，笔者归纳为:依托综合档案馆设立档案寄存中心等中介组织，吸引企业、个人寄存档案，扩大非公共档案接收范围;与民间收藏家、文物市场多接触，争取民间珍贵档案进馆;对待“高龄档案”，鉴于现实情况，我们只能更多保留某一历史时期的史志图书资料来补充;对私人保管的具有国家历史意义的档案要进行监控，采取私人档案的登记制度、保管报告制度，购买、捐献、遗赠、租借等方法进行管理;认识到现代信息网络技术日趋普及，新型档案载体日趋增多形势，大胆接收电子文件，磁盘光盘等载体档案;更重要的是，实物档案也应成为我们的收藏范围(如东京的日本银行档案部门，收藏了该行百余年间各个时期的办公桌椅、文房四宝、电话、印鉴、薪金表、制服、门店牌匾、银钱计量器、计算器等)。值得注意的一点是，在丰富进馆档案类型中，应采用适当比例法，抑制文书档案过多局面。如有学者提出把馆藏文书、科技、其他档案比例定为5:2:3等，不失为一个参考。只有不断丰富馆藏档案类型，才能满足民众个性化、多样化信息需求。
4、 严格档案进馆的资格认定
中共中央办公厅、国务院办公厅1983年颁布的《机关档案工作条例》规定:省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市(州、盟)和县级以下机关将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，连同案卷目录(一式3份)和有关检索工具、参考资料，一并向有关的档案馆转交。这样，我国综合档案馆馆藏成分就复杂化。有只保留永久档案的，有部分收藏长期档案，甚至有保存短期档案的。各级综合档案馆在馆藏期限划分上的多样化造成了档案管理混乱，如综合档案馆必须拿出大量时间进行到期档案的鉴定销毁，既耗时又费力，且使馆藏一直处于变动状态中;如因接收定期卷入馆，馆藏中重复件偶有出现，且档案期限划分易出错;因可接收定期卷，致使某些单位为甩包袱，把一些无价值的档案也移交进馆，占用档案馆有限资源。在馆藏档案日益膨胀的今天，要优化馆藏，应严格进馆档案的资格认定。笔者以为，可采取的灵活政策是:在省级综合档案馆馆藏已达相当规模基础上(一般百万卷以上)，不再接收长期卷，只收永久卷，使档案馆真正成为永久保管档案的基地;把档案由“三分法”(永久、长期、短期)变为“二分法”，即进馆与不进馆，严格划定进馆档案界限，只把最有价值的档案接收进馆;为控制进馆档案量大质杂现象，依照西方做法，可采用比例法控制进馆规模，如前苏联进馆档案数量为机关总数量的3%，美国约2-5%等，最好不要超过15%，根据各馆接收全宗数量多寡，档案类型的多寡灵活掌握;在市县级综合档案馆，如馆藏已经较丰富，可依照省级馆的做法。如不足，可酌情接收长期卷进馆，一为满足用户多方面需求，二为丰富馆藏。但仍要把好鉴定关，严格长期卷的接收。只把反映机构基本职能，体现其基本业务工作的用户急需档案列入接收范围，如婚姻档案、房产档案等，永久卷仍应是馆藏主体。在接收的定期卷中最好采用标时法，明确保管期限，如16年、20年、25年、30年、40年、50年、75年等，以便于档案鉴定销毁，使馆藏档案的优化具备可操作性。
注 释:
[1] http：//column.bokee.com/74023.html。
[2]胡 燕:《加强档案鉴定 实现馆藏优化》，《档案天地》1995年第3期。
[3]何嘉荪、傅荣校:《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社1999年9月第1版。
[4]孙观清:《从中国档案馆藏现状看档案的优化》，《档案学研究》2001年第5期。
[5]姜之茂:《档案馆理论与实践新探》，中国档案出版社2000年12月第1版。
[6][12]焦东华:《对加强档案馆档案资源建设的思考》，《档案学通讯》2004年第4期。
[7]宋 燕:《档案馆的竞争与合作》，《中国档案》2000年第3期。
[8]柯友良:《对复合档案馆及其发展的构想》，《档案学通讯》2005年第2期。
[9]马仁杰、桑 丹:《论转型期档案馆的馆藏资源建设》，《兰台世界》2006年第7期。
[10][11]彭万里:《由长春电影制片厂档案流失说起》，《中国档案》2005年第7期。
作者单位:广西民族大学管理学院