论文部分内容阅读
近年来，随着国有企业机构改革的不断深入，实行劳动用工扁平化管理，由此带来企业机关传统的档案管理模式也随之发生变革。多年前，市级国有企业机关的文书档案工作、科技档案工作由两名档案人员各自承担，各负其责。近年来随着改革的逐步推进和信息化技术的提高，档案管理岗位设置数量减少，演变成由一人承担企业内部包括文档、科档、会计档案、实物档案等需要归档的工作。如何顺应企业改革的新形势下档案管理工作的变革，确保档案工作人员不增，档案归档质量不减，有效提高档案工作效率和质量的前提下，如何理顺企业档案的归档工作呢？面对新形势下的的新问题，结合本单位的实际情况，笔者作为企业档案人员人员，认为只有运用现代化技术手段和管理方法，对与本企业相关联的各种信息资源及人力资源进行科学整合，有效提升档案工作效率。
一、深化档案管理意识，将档案管理工作纳入企业领导议事日程中。
首先，企业主要负责人应该对档案管理工作引起足够的重视，真正支持档案管理工作的开展与创新，协调处理好档案部门与各业务部门的关系，为档案管理工作的创新铺路搭桥，扫清阻力。企业负责人对档案管理工作的认识水平决定了档案管理工作的发展前景。因此，企业档案管理人员需要根据本单位档案管理工作的特点，开展档案宣传和业务创新宣传，不能让人觉得档案工作仅仅是“看堆守摊”的“保管员”的工作，还需要领导及各业务部门的支持与配合，培养领导干部的档案管理意识，向业务部门负责人讲解存档的重视性，能够为以后的工作打下良好的基础。
二、提高档案信息化管理水平，对纸质档案管理实现“增量电子化”，开展原生电子文件归档接收。
近年来，随着信息技术的发展，国有大型企业在全公司范围内实行的办公自动化系统（OA系统），经过多年的探索，不断走上完善。办公自动化，既包括企业内部的各项业务，也包括档案资源的共建共享。电子文件也随之应运而生。电子文件的拟稿、核稿、审批、发布、流转、归档都由网上完成，包括收文和发文，既节约成本，又节约人工。对于接收外单位或上级来文，档案工作人员只需在线分类归档，实现即办即归，省却了纸质归档环节，提高了归档的效率，使档案管理人员从繁冗的整理工作解脱出来，尽可能在管理质量和管理效率得以保障的前提下简化档案管理程序，这样可以避免将多余的时间与精力花费在纸质档案整理上。对于本单位发文仍实行“双元管理”，即纸质档案与电子档案双轨进行，在做好本单位发文的原始文件的保护工作的同时，电子档案有利于方便网上查询利用，减少档案管理人员的工作量。
实行网上查阅电子文件，企业员工足不出户便可通过各自的门户进入协同办公的档案管理平台，进行自助查询、异地查询和利用，改变了原有手工被动的查档方式，使档案管理人员从繁琐的跑库工作中解脱出来，为企业职工查询公开的企业信息提供了便利的服务，开放的档案的查阅模式既显得人性化，也使得檔案管理变得更加高效和轻松，极大地跨越了“信息孤岛”现象，最大限度实现了单位内部资源信息的共享。同时，档案管理人员要注意保护文件信息的安全性，对于涉密文件、敏感信息文件，档案管理人员要求相关业务部门必须设置查询权限及密级，通过档案管理人员网上审批后方可查阅利用。对于不宜于在网上公布的涉密文件，档案管理人员建议业务部门走纸质流程，档案部门仍以纸质归档，档案管理平台仅显示文件的题名、案卷号，便于入库查找，由于涉密文件较普通文件数量少之又少，这样有利于档案工作效率的提升。
三、推进传统档案载体数字化，对历史形成的纸质档案实现“存量数字化”。
对于一个国有大型企业来说，历史悠久，时代跨度大，企业在生产管理和经营活动中产生了大量的传统载体档案，档案库房积累的纸质文书档案及科技档案、会计档案、企业职工调动介绍信等民生档案，档案累积存量达20余万件，纸质档案致使档案馆库容量紧张，促使档案部门加快开展对纸质档案进行数字化加工。加工后的纸质档案数字化副本具有真实、完善、可靠、长期可读的优点，实现与OA系统无缝对接，做到纸质和数字档案并存管理。记录完整的数字化副本，既实现了档案异质备份，也为网络化查档利用提供方便，一改以往逐页翻阅档案原件查找的繁琐方式，只需在计算机中输入欲查阅的关键字，系统便可在数秒内显示与之相关的档案信息，提高了查阅效率和管理水平，既增强了档案部门的服务水平，也减少了档案管理人员的工作量。
四、明确区别各业务部门归档职责，将档案工作纳入考核验收。
（一）坚持档案部门和企业内各业务部门的立卷归档制度。
大力推广“谁形成、谁立卷；谁整理，谁受益；最终实现全单位的的档案资源共建共享”。整合企业机关内各业务部门的人力资源，业务部门设置兼职档案员，负责收集、预整理本部门的各类档案，在规定期限内向本单位档案部门移交，档案管理人员负责检查、指导，经调整和改进后，业务部门正式向档案部门移交。针对文书档案的工作性质来说，最重要同时也是最困难的一个环节就是档案的收集与各业务部门的配合，收集工作面对整个机关各业务部门，由于机关的工作性质特殊，日常事务比较繁忙，虽然很多人知道存档工作的重要性，但并非紧急，常常是在自己工作闲下来的时侯，才想到收集和移交，档案资料要么收集不全，要么迟交。要想真正做到档案部门和业务部门的专兼职档案管理人员分头负责，各司其职，确保每一项工作明确到人，须将档案管理工作与各业务部门绩效考核挂钩，强化绩效管理，以鲜明的导向推进归档工作有效闭环，促进档案材料完整、及时归档。通过对人力资源的整合与对业务部门兼职档案员的培训，使档案管理人员在提高工作效率的同时，避免将多余时间与精力花费在繁冗的档案整理问题上。
（二）外部各业务机构移交档案严格履行档案移交“一票否决制”。
科技档案是企业档案管理工作的重点，科技档案管理工作是印证企业的生产技术发展从无到有，记录着企业生产技术发展的历史与未来，蕴含着重大效益和深远的意义。归档工作量较其它归档门类工作量大、责任重、涉及面广。负责管理移交档案的责任主体涉及到建设单位、勘察、设计单位、施工单位、各承包、分包单位、监理单位等多个外部业务机构。对于科技档案，要求企业档案管理人员应加强档案归档、验收工作，同时提高外部业务机构的自觉归档意识，为确保及时、完整、全程归档，档案管理部门与项目建设部门应将档案工作列入项目建设的《合同》、《协议》等文本，切实压实有责任归档的单位主体的责任，明确项目的各参建单位的职责，以鲜明的导向促进外部机构缴纳档案的积极性，形成建设单位对档案工作负总责，各参建单位负责各自形成的档案归档的工作模式。在各项合同中设专门档案管理条款，将档案工作重心放在管理上，而非档案整理上，档案整理由各形成单位进行整理，档案管理人员指导、监督做好档案整理工作，确保阶段完毕即收集，确保企业改革中档案人员设置减少的情况下工作秩序的正常进行。
五、着力于档案管理人员的素质提升，优化档案人员队伍。
档案管理工作与档案管理人员的素质是相辅相成的。提升管理人员的综合素质，可以提升档案管理规范化开展的工作效率，同样，档案管理工作规范化能够提升档案管理人员的综合素质。对于档案管理人员而言，素质的提升主要包括专业素质与专业技术能力的提升，同时还包含了档案管理人员自身的综合素质，特别是思想道德品质方面。由于档案管理工作责任重大，所以，选配档案人员要选择人品优秀、技术过硬、政治可靠的人员来从事档案工作。优化档案人员队伍，不仅仅是挂在口头上，真正履行起来需要企业单位党政领导的重视支持，分管领导应当多组织档案管理人员进行分析、总结经验，坚持“走出去、请进来”的原则，支持档案管理人员参加各种论坛讲座和档案研讨会，让档案管理人员对现阶段国内外的档案管理动态有一定了解。另外，让档案管理人员多学习网络通信技术、数字化技术、多媒体技术等，通过现代化档案管理来提升工作效率，确保档案管理工作能够跟上企业改革的步伐。
对于所有企业单位而言，都离不开档案管理工作。真实可信的档案资料是记录企业的发展历程的有力佐证材料，在企业生产、经营管理过程中发挥着不可替代的凭证作用，因此，档案管理水平的高低对整个企业的工作顺利开展都会产生或多或少的影响。相比企业内其他岗位而言，档案管理工作更加复杂、繁琐，种类更多。而现代化企业需要现代化管理，所以，需要档案管理人员将以往的传统档案管理方式摒弃，不断更新档案管理方式，让档案管理工作适应企业改革发展的方向。此外，档案管理工作离不开档案管理人员的素质与档案信息化的建设，所以，为满足档案管理工作的需求，相信通过现代化的档案管理和高素质的档案队伍，能够让企业更好、更快地发展，为今后的工作奠定良好的基础。
（工作单位：山西省电力公司运城供电公司）
一、深化档案管理意识，将档案管理工作纳入企业领导议事日程中。
首先，企业主要负责人应该对档案管理工作引起足够的重视，真正支持档案管理工作的开展与创新，协调处理好档案部门与各业务部门的关系，为档案管理工作的创新铺路搭桥，扫清阻力。企业负责人对档案管理工作的认识水平决定了档案管理工作的发展前景。因此，企业档案管理人员需要根据本单位档案管理工作的特点，开展档案宣传和业务创新宣传，不能让人觉得档案工作仅仅是“看堆守摊”的“保管员”的工作，还需要领导及各业务部门的支持与配合，培养领导干部的档案管理意识，向业务部门负责人讲解存档的重视性，能够为以后的工作打下良好的基础。
二、提高档案信息化管理水平，对纸质档案管理实现“增量电子化”，开展原生电子文件归档接收。
近年来，随着信息技术的发展，国有大型企业在全公司范围内实行的办公自动化系统（OA系统），经过多年的探索，不断走上完善。办公自动化，既包括企业内部的各项业务，也包括档案资源的共建共享。电子文件也随之应运而生。电子文件的拟稿、核稿、审批、发布、流转、归档都由网上完成，包括收文和发文，既节约成本，又节约人工。对于接收外单位或上级来文，档案工作人员只需在线分类归档，实现即办即归，省却了纸质归档环节，提高了归档的效率，使档案管理人员从繁冗的整理工作解脱出来，尽可能在管理质量和管理效率得以保障的前提下简化档案管理程序，这样可以避免将多余的时间与精力花费在纸质档案整理上。对于本单位发文仍实行“双元管理”，即纸质档案与电子档案双轨进行，在做好本单位发文的原始文件的保护工作的同时，电子档案有利于方便网上查询利用，减少档案管理人员的工作量。
实行网上查阅电子文件，企业员工足不出户便可通过各自的门户进入协同办公的档案管理平台，进行自助查询、异地查询和利用，改变了原有手工被动的查档方式，使档案管理人员从繁琐的跑库工作中解脱出来，为企业职工查询公开的企业信息提供了便利的服务，开放的档案的查阅模式既显得人性化，也使得檔案管理变得更加高效和轻松，极大地跨越了“信息孤岛”现象，最大限度实现了单位内部资源信息的共享。同时，档案管理人员要注意保护文件信息的安全性，对于涉密文件、敏感信息文件，档案管理人员要求相关业务部门必须设置查询权限及密级，通过档案管理人员网上审批后方可查阅利用。对于不宜于在网上公布的涉密文件，档案管理人员建议业务部门走纸质流程，档案部门仍以纸质归档，档案管理平台仅显示文件的题名、案卷号，便于入库查找，由于涉密文件较普通文件数量少之又少，这样有利于档案工作效率的提升。
三、推进传统档案载体数字化，对历史形成的纸质档案实现“存量数字化”。
对于一个国有大型企业来说，历史悠久，时代跨度大，企业在生产管理和经营活动中产生了大量的传统载体档案，档案库房积累的纸质文书档案及科技档案、会计档案、企业职工调动介绍信等民生档案，档案累积存量达20余万件，纸质档案致使档案馆库容量紧张，促使档案部门加快开展对纸质档案进行数字化加工。加工后的纸质档案数字化副本具有真实、完善、可靠、长期可读的优点，实现与OA系统无缝对接，做到纸质和数字档案并存管理。记录完整的数字化副本，既实现了档案异质备份，也为网络化查档利用提供方便，一改以往逐页翻阅档案原件查找的繁琐方式，只需在计算机中输入欲查阅的关键字，系统便可在数秒内显示与之相关的档案信息，提高了查阅效率和管理水平，既增强了档案部门的服务水平，也减少了档案管理人员的工作量。
四、明确区别各业务部门归档职责，将档案工作纳入考核验收。
（一）坚持档案部门和企业内各业务部门的立卷归档制度。
大力推广“谁形成、谁立卷；谁整理，谁受益；最终实现全单位的的档案资源共建共享”。整合企业机关内各业务部门的人力资源，业务部门设置兼职档案员，负责收集、预整理本部门的各类档案，在规定期限内向本单位档案部门移交，档案管理人员负责检查、指导，经调整和改进后，业务部门正式向档案部门移交。针对文书档案的工作性质来说，最重要同时也是最困难的一个环节就是档案的收集与各业务部门的配合，收集工作面对整个机关各业务部门，由于机关的工作性质特殊，日常事务比较繁忙，虽然很多人知道存档工作的重要性，但并非紧急，常常是在自己工作闲下来的时侯，才想到收集和移交，档案资料要么收集不全，要么迟交。要想真正做到档案部门和业务部门的专兼职档案管理人员分头负责，各司其职，确保每一项工作明确到人，须将档案管理工作与各业务部门绩效考核挂钩，强化绩效管理，以鲜明的导向推进归档工作有效闭环，促进档案材料完整、及时归档。通过对人力资源的整合与对业务部门兼职档案员的培训，使档案管理人员在提高工作效率的同时，避免将多余时间与精力花费在繁冗的档案整理问题上。
（二）外部各业务机构移交档案严格履行档案移交“一票否决制”。
科技档案是企业档案管理工作的重点，科技档案管理工作是印证企业的生产技术发展从无到有，记录着企业生产技术发展的历史与未来，蕴含着重大效益和深远的意义。归档工作量较其它归档门类工作量大、责任重、涉及面广。负责管理移交档案的责任主体涉及到建设单位、勘察、设计单位、施工单位、各承包、分包单位、监理单位等多个外部业务机构。对于科技档案，要求企业档案管理人员应加强档案归档、验收工作，同时提高外部业务机构的自觉归档意识，为确保及时、完整、全程归档，档案管理部门与项目建设部门应将档案工作列入项目建设的《合同》、《协议》等文本，切实压实有责任归档的单位主体的责任，明确项目的各参建单位的职责，以鲜明的导向促进外部机构缴纳档案的积极性，形成建设单位对档案工作负总责，各参建单位负责各自形成的档案归档的工作模式。在各项合同中设专门档案管理条款，将档案工作重心放在管理上，而非档案整理上，档案整理由各形成单位进行整理，档案管理人员指导、监督做好档案整理工作，确保阶段完毕即收集，确保企业改革中档案人员设置减少的情况下工作秩序的正常进行。
五、着力于档案管理人员的素质提升，优化档案人员队伍。
档案管理工作与档案管理人员的素质是相辅相成的。提升管理人员的综合素质，可以提升档案管理规范化开展的工作效率，同样，档案管理工作规范化能够提升档案管理人员的综合素质。对于档案管理人员而言，素质的提升主要包括专业素质与专业技术能力的提升，同时还包含了档案管理人员自身的综合素质，特别是思想道德品质方面。由于档案管理工作责任重大，所以，选配档案人员要选择人品优秀、技术过硬、政治可靠的人员来从事档案工作。优化档案人员队伍，不仅仅是挂在口头上，真正履行起来需要企业单位党政领导的重视支持，分管领导应当多组织档案管理人员进行分析、总结经验，坚持“走出去、请进来”的原则，支持档案管理人员参加各种论坛讲座和档案研讨会，让档案管理人员对现阶段国内外的档案管理动态有一定了解。另外，让档案管理人员多学习网络通信技术、数字化技术、多媒体技术等，通过现代化档案管理来提升工作效率，确保档案管理工作能够跟上企业改革的步伐。
对于所有企业单位而言，都离不开档案管理工作。真实可信的档案资料是记录企业的发展历程的有力佐证材料，在企业生产、经营管理过程中发挥着不可替代的凭证作用，因此，档案管理水平的高低对整个企业的工作顺利开展都会产生或多或少的影响。相比企业内其他岗位而言，档案管理工作更加复杂、繁琐，种类更多。而现代化企业需要现代化管理，所以，需要档案管理人员将以往的传统档案管理方式摒弃，不断更新档案管理方式，让档案管理工作适应企业改革发展的方向。此外，档案管理工作离不开档案管理人员的素质与档案信息化的建设，所以，为满足档案管理工作的需求，相信通过现代化的档案管理和高素质的档案队伍，能够让企业更好、更快地发展，为今后的工作奠定良好的基础。
（工作单位：山西省电力公司运城供电公司）