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摘 要：随着企业改制转型和人事制度改革的不断深入，现行的人事档案管理工作出现了档案内容单调、档案意识不强、档案电子化水平不高等与新形势不相适应的情况。本文积极研究了企业人事档案管理的新情况，并针对企业人事档案管理工作中存在的问题，提出了加强人事档案管理工作的措施。
关键词：企业人事档案 问题 措施
企业员工人事档案是企业档案信息的重要组成部分，是广大员工个人经历、德才水平、学习与工作实绩的原始记录和反映，也是企业顺利开展年度考核、绩效评定、岗位聘用、职称评定、提拔任用干部等工作的重要依据。近年来，随着社会制度的改革，人才的流动也越来越频繁，去向也日益多样化。这给企业人事档案事业的发展既带来了机遇，也带来了挑战。如何对企业人事档案工作进行规范化、制度化建设，使其不断适应所面临的新形势和新任务，具有重要的现实意义。
一、企业人事档案管理工作存在的问题
（一）档案意识淡薄
一方面是企业人事档案工作者意识淡薄。一些企业的人事档案管理得不到应有的人力和财力支持，规章制度不健全，管理人员不到位。这不仅影响了人事档案的管理质量，而且给企业组织人事工作带来了很大的影响。另一方面是个人档案意识差。由于企业人事档案主要记载个人思想政治及隐私方面的内容，是组织人事部门提拔任命、考察了解员工的主要依据，在管理人事档案上采取封闭式管理，只注重保密，忽视利用，甚至不允许本人接触和查看个人档案。因此，企业员工对人事档案产生一种传统神秘观和现代淡漠观的思想，个人档案归档意识差，造成个人档案的不完整。
（二）资历材料空虚，实绩材料欠缺
由于历史的原因和习惯的影响，档案材料中的个人经历、资历的记载，偏重于政治，且历史性结论多，如对个人参与各种政治运动、经历重大政治历史事件的鉴定等方面的评价记载较多，而对个人经历、资历的现实性材料记载则收集较少，如反映个人的学历、学位、进修学绩、评聘、晋升专业技术职务或行政职务的考绩、从事研发的表现、业务能力、专业特长、品德、作风等材料，记载分散甚至残缺，收集不全，且对个人的个性特征、个性化发展没有体现出因人而异的真实性考评和鉴定。这些笼统、抽象和虚化因素的存在，使人事档案成了陈旧的、静态的经历资料，不能全面、真实、客观地反映企业师资人员最新的素质能力。
（三）收集保管分散
人事档案材料归档过程应是一个前后衔接、有机统一的整体。但长期以来，企业人事档案收集管理形成一种分散局面。研发情况等业务材料作为档案的一部分由研发部门掌握，有的还分散在各车间、科室中；员工获奖、评优、职务任免、考察等材料由学校组织部门收集；人事部门则主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职称评聘、工资等方面材料。这种分散管理不但造成人力、物力的浪费，不利于档案评估工作的开展，而且破坏了人事档案内容的完整统一，导致档案内容严重不全，重要时间节点无记录，个人信息变化内容空白，使之不能全方位地反映企业员工的真实面貌。
（四）弃档、人档分离现象普遍
企业人才济济，流动性强，特别是专业技术人才流动性更强，尽管各企业制订执行了许多事业留人，感情留人，待遇留人的政策，但高学历、高职称的专业技术人才的流动势不可挡，人才不再是 “单位人才”而成为“社会人才”。靠控制人事档案，作为留人的“把柄”在现代社会行不通了。市场经济条件下，用人单位聘用人才注重的是人才的创新能力和业绩，人才流动过程中人档分离、弃档不用的现象越来越多。如人在企业工作，其人事档案没有到或本人已辞职或调走，档案迟迟不调走，甚至经常发生找不到档案的情况。
（五）人事档案电子化尚存在许多问题
为顺应时代发展的潮流，充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用，必须积极地将现代信息技术与档案管理技术和方法结合起来，为档案数字化、信息化打下坚实的基础。，人事信息专用计算机管理已比较普及，但也普遍存在一些问题。主要有：一是在建数据库阶段数据采集、录入量大，审核困难；二是不同信息管理系统之间数据转换困难，数据共享、兼容性差。这就给档案的规范化管理造成了障碍。
二、加强企业人事档案工作的措施
（一）增强档案意识，加大人事档案工作宣传力度
人事档案管理人员应多方加强人事档案工作的宣传力度，使企业人事档案工作得到普遍的关注。人事档案工作者更应该加强档案意识，积极、主动、及时地收集档案材料，不断补充和完善档案内容，为企业乃至国家的人事制度改革提供更详尽的资料，使档案真正成为人事管理的关键信息和参考对象，发挥其应有的作用。同时教育广大企业员工，要时时关注自己的人事档案，时常提醒企业有关部门将涉及自身信息变化的材料存档，保障自己的合法权益。
（二）以服务员工进步和企业发展为宗旨，推动人事档案事业快速发展
人事档案产生于方方面面，人事档案和档案工作者与企业员工有密切的联系，人事档案工作者要坚持把企业员工的根本利益作为出发点和归宿，要进行大量积极的探索和有益的尝试，不断开拓企业人事档案事业的发展空间，把保存历史与服务现实更好的结合起来，开发人事档案信息资源，为人事工作和人事决策服务。要分门别类地建立各种人才的信息库，动态掌握各种用人信息，及时为有关部门和领导提供信息，推荐人才。在服务观念上要改变以往的被动服务方式，利用档案统计出在职教职工的年龄结构、专业知识结构等不同的信息，及时为领导作决策提供依据，这样势必增强人事档案工作在他们心中的地位，今后更加理解、支持人事档案工作，进一步促进人事档案事业的和谐快速发展。
（三）突出实绩材料，体现档案的适用性，保障人事档案工作的个性化管理
企业为实现提效益上规模的目标，出于“能力本位”的价值需求，就必须使具有高职称和高学历者成为企业人力资源的主力军。为此，人事档案应围绕这种需求，调整和更新档案分类结构的适用性。在材料的分类、收集和整理中，确保实绩材料的质量，完善基本人事信息，注重反映个人现实业绩。行政人员的档案重点放在实行公开招聘所形成的干部档案材料，如招聘意向表、聘用单位意见、考核表、民主评议表、考核结果等，把能体现干部特长和政绩的内容存入本人档案；专业技术人员档案要着重反映其技术革新、研发成果及其成果对生产起的重要作用等方面的内容，把反映员工的创新能力、学术成果、科研能力和兴趣爱好反映出来；工人档案重点收集材料放在考工定级、招工录用、劳动合同、文化培训等方面。这样避免了一刀切，使档案材料的收集更全面，更符合员工个人的实际情况。
（四）实行人事档案动态管理，建立完善管理机制
企业人事管理部门内部存在着多种信息管理系统，从不同的角度反映着相关信息的变化。人事管理系统记载着人员的流动情况、党员的信息管理库记录着党员的进出和增减、工资管理库演绎着每个员工工资变化的过程。每个信息管理库的作用虽然不一样，但是人员的基本信息是一样的，可探索建立人事档案信息管理库，完善动态管理，做到兼容其他信息库，并可共享信息库之间的相关资源，既避免了工作中的许多重复劳动，又提高了工作效率。对发现的无头档案要跟踪管理，查清产生原因和人员去向，按有关规定及时进行处理，尽快建立和完善管理办法和制度，使工作中有章可循，促进人事档案工作的飞跃发展与规范化。
（五）改进人事信息管理模式，促进人事档案电子化规范发展
首先，人事信息标准化，统一使用全国人事信息系统指标代码体系。国家人事部公布的全国人事信息系统指标代码体系，为规范化、标准化管理提供了前提条件，所以凡是人事信息管理系统的信息事项必须用国家颁布的指标体系表示，否则数据就不能共享、兼容。其次，人事信息管理连续化。建数据库的工作量大，数据的采集、录入、核对等环节工作繁复，又很难保证数据的完整性，是这项工作不利的一面。所以人事信息管理应该向连续化方向努力，避害就利，化繁从简。
总之，当今正是企业发展日新月异的时代，企业人事档案事业既面临着重重的困难和挑战，也迎来了调整发展的极好环境和机遇。要实现人事档案管理的制度化、规范化、现代化，企业人事档案管理必须与时俱进，下大力气转变观念，增强档案意识，更新档案管理设备，加强档案管理人员培训，认真做好材料的收集、鉴定、整理、归档、保管、利用等工作，最终实现企业人事档案信息管理网络化，更好地发挥企业人事档案的作用，这是企业人事档案事业发展的必然趋势。
关键词：企业人事档案 问题 措施
企业员工人事档案是企业档案信息的重要组成部分，是广大员工个人经历、德才水平、学习与工作实绩的原始记录和反映，也是企业顺利开展年度考核、绩效评定、岗位聘用、职称评定、提拔任用干部等工作的重要依据。近年来，随着社会制度的改革，人才的流动也越来越频繁，去向也日益多样化。这给企业人事档案事业的发展既带来了机遇，也带来了挑战。如何对企业人事档案工作进行规范化、制度化建设，使其不断适应所面临的新形势和新任务，具有重要的现实意义。
一、企业人事档案管理工作存在的问题
（一）档案意识淡薄
一方面是企业人事档案工作者意识淡薄。一些企业的人事档案管理得不到应有的人力和财力支持，规章制度不健全，管理人员不到位。这不仅影响了人事档案的管理质量，而且给企业组织人事工作带来了很大的影响。另一方面是个人档案意识差。由于企业人事档案主要记载个人思想政治及隐私方面的内容，是组织人事部门提拔任命、考察了解员工的主要依据，在管理人事档案上采取封闭式管理，只注重保密，忽视利用，甚至不允许本人接触和查看个人档案。因此，企业员工对人事档案产生一种传统神秘观和现代淡漠观的思想，个人档案归档意识差，造成个人档案的不完整。
（二）资历材料空虚，实绩材料欠缺
由于历史的原因和习惯的影响，档案材料中的个人经历、资历的记载，偏重于政治，且历史性结论多，如对个人参与各种政治运动、经历重大政治历史事件的鉴定等方面的评价记载较多，而对个人经历、资历的现实性材料记载则收集较少，如反映个人的学历、学位、进修学绩、评聘、晋升专业技术职务或行政职务的考绩、从事研发的表现、业务能力、专业特长、品德、作风等材料，记载分散甚至残缺，收集不全，且对个人的个性特征、个性化发展没有体现出因人而异的真实性考评和鉴定。这些笼统、抽象和虚化因素的存在，使人事档案成了陈旧的、静态的经历资料，不能全面、真实、客观地反映企业师资人员最新的素质能力。
（三）收集保管分散
人事档案材料归档过程应是一个前后衔接、有机统一的整体。但长期以来，企业人事档案收集管理形成一种分散局面。研发情况等业务材料作为档案的一部分由研发部门掌握，有的还分散在各车间、科室中；员工获奖、评优、职务任免、考察等材料由学校组织部门收集；人事部门则主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职称评聘、工资等方面材料。这种分散管理不但造成人力、物力的浪费，不利于档案评估工作的开展，而且破坏了人事档案内容的完整统一，导致档案内容严重不全，重要时间节点无记录，个人信息变化内容空白，使之不能全方位地反映企业员工的真实面貌。
（四）弃档、人档分离现象普遍
企业人才济济，流动性强，特别是专业技术人才流动性更强，尽管各企业制订执行了许多事业留人，感情留人，待遇留人的政策，但高学历、高职称的专业技术人才的流动势不可挡，人才不再是 “单位人才”而成为“社会人才”。靠控制人事档案，作为留人的“把柄”在现代社会行不通了。市场经济条件下，用人单位聘用人才注重的是人才的创新能力和业绩，人才流动过程中人档分离、弃档不用的现象越来越多。如人在企业工作，其人事档案没有到或本人已辞职或调走，档案迟迟不调走，甚至经常发生找不到档案的情况。
（五）人事档案电子化尚存在许多问题
为顺应时代发展的潮流，充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用，必须积极地将现代信息技术与档案管理技术和方法结合起来，为档案数字化、信息化打下坚实的基础。，人事信息专用计算机管理已比较普及，但也普遍存在一些问题。主要有：一是在建数据库阶段数据采集、录入量大，审核困难；二是不同信息管理系统之间数据转换困难，数据共享、兼容性差。这就给档案的规范化管理造成了障碍。
二、加强企业人事档案工作的措施
（一）增强档案意识，加大人事档案工作宣传力度
人事档案管理人员应多方加强人事档案工作的宣传力度，使企业人事档案工作得到普遍的关注。人事档案工作者更应该加强档案意识，积极、主动、及时地收集档案材料，不断补充和完善档案内容，为企业乃至国家的人事制度改革提供更详尽的资料，使档案真正成为人事管理的关键信息和参考对象，发挥其应有的作用。同时教育广大企业员工，要时时关注自己的人事档案，时常提醒企业有关部门将涉及自身信息变化的材料存档，保障自己的合法权益。
（二）以服务员工进步和企业发展为宗旨，推动人事档案事业快速发展
人事档案产生于方方面面，人事档案和档案工作者与企业员工有密切的联系，人事档案工作者要坚持把企业员工的根本利益作为出发点和归宿，要进行大量积极的探索和有益的尝试，不断开拓企业人事档案事业的发展空间，把保存历史与服务现实更好的结合起来，开发人事档案信息资源，为人事工作和人事决策服务。要分门别类地建立各种人才的信息库，动态掌握各种用人信息，及时为有关部门和领导提供信息，推荐人才。在服务观念上要改变以往的被动服务方式，利用档案统计出在职教职工的年龄结构、专业知识结构等不同的信息，及时为领导作决策提供依据，这样势必增强人事档案工作在他们心中的地位，今后更加理解、支持人事档案工作，进一步促进人事档案事业的和谐快速发展。
（三）突出实绩材料，体现档案的适用性，保障人事档案工作的个性化管理
企业为实现提效益上规模的目标，出于“能力本位”的价值需求，就必须使具有高职称和高学历者成为企业人力资源的主力军。为此，人事档案应围绕这种需求，调整和更新档案分类结构的适用性。在材料的分类、收集和整理中，确保实绩材料的质量，完善基本人事信息，注重反映个人现实业绩。行政人员的档案重点放在实行公开招聘所形成的干部档案材料，如招聘意向表、聘用单位意见、考核表、民主评议表、考核结果等，把能体现干部特长和政绩的内容存入本人档案；专业技术人员档案要着重反映其技术革新、研发成果及其成果对生产起的重要作用等方面的内容，把反映员工的创新能力、学术成果、科研能力和兴趣爱好反映出来；工人档案重点收集材料放在考工定级、招工录用、劳动合同、文化培训等方面。这样避免了一刀切，使档案材料的收集更全面，更符合员工个人的实际情况。
（四）实行人事档案动态管理，建立完善管理机制
企业人事管理部门内部存在着多种信息管理系统，从不同的角度反映着相关信息的变化。人事管理系统记载着人员的流动情况、党员的信息管理库记录着党员的进出和增减、工资管理库演绎着每个员工工资变化的过程。每个信息管理库的作用虽然不一样，但是人员的基本信息是一样的，可探索建立人事档案信息管理库，完善动态管理，做到兼容其他信息库，并可共享信息库之间的相关资源，既避免了工作中的许多重复劳动，又提高了工作效率。对发现的无头档案要跟踪管理，查清产生原因和人员去向，按有关规定及时进行处理，尽快建立和完善管理办法和制度，使工作中有章可循，促进人事档案工作的飞跃发展与规范化。
（五）改进人事信息管理模式，促进人事档案电子化规范发展
首先，人事信息标准化，统一使用全国人事信息系统指标代码体系。国家人事部公布的全国人事信息系统指标代码体系，为规范化、标准化管理提供了前提条件，所以凡是人事信息管理系统的信息事项必须用国家颁布的指标体系表示，否则数据就不能共享、兼容。其次，人事信息管理连续化。建数据库的工作量大，数据的采集、录入、核对等环节工作繁复，又很难保证数据的完整性，是这项工作不利的一面。所以人事信息管理应该向连续化方向努力，避害就利，化繁从简。
总之，当今正是企业发展日新月异的时代，企业人事档案事业既面临着重重的困难和挑战，也迎来了调整发展的极好环境和机遇。要实现人事档案管理的制度化、规范化、现代化，企业人事档案管理必须与时俱进，下大力气转变观念，增强档案意识，更新档案管理设备，加强档案管理人员培训，认真做好材料的收集、鉴定、整理、归档、保管、利用等工作，最终实现企业人事档案信息管理网络化，更好地发挥企业人事档案的作用，这是企业人事档案事业发展的必然趋势。