1 档案信息化建设存在的主要不足
　　1.1 软件开发多头现象还比较严重。一是上级机关开发的软件往往不能满足下级机关的实际工作需要，单靠行政手段予以推广，而下级机关为满足本单位的工作需要自行开发软件，其个性有余，共性不足，缺乏标准；二是一个单位运用多套系统进行数据录入，技术上难以解决数据整合，造成操作人员重复劳动，档案信息收集整理困难重重。存在上述现象的原因：一是缺乏详细明确的规范化标准和实施细则，使软件开发工作混乱无序；二是缺乏权威机构牵头，造成软件开发重复和浪费。
　　1.2 部门重视程度存在不平衡。业务部门对档案信息化建设的态度还存在可有可无的想法，在软件开发过程中，部分同志还存在“等和靠”的想法，不肯在提供需求和测试中付出太多精力。技术部门的软件开发队伍不够稳定，人力不充分，不能及时解决系统使用中发现的不足，及时加以完善。档案管理部门因人员、经费等原因，只能忙于日常工作，难以在宏观上积极引导。
　　1.3 复合型人才不足。目前，既懂技术，又懂业务的复合型人才不多，信息化建设往往需要人才合作才能完成，工作中，由于沟通困难消耗精力比较大，影响工作效率。就档案信息化建设而言，要选拔和培养具备精通档案管理专业、熟悉本单位业务流程、掌握基本的计算机管理知识，能准确提供软件开发需求，与计算机专业人员能熟练沟通、有丰富的实践经验和较强的事业心的档案管理干部。
　　1.4 档案信息安全保障体系还有待完善。需要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；需要加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；需要把档案信息转存到档案专用服务器，实行物理隔离。需要有数据异地备份；需要在利用档案信息资源和信息化处理过程中提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。
　　2 相应对策
　　2.1 总体规划，分步实施。国家档案局2002年发布的《全国档案信息化建设实施纲要》中提出，档案信息化是以资源建设为核心、信息网络建设为基础、信息法规标准为保障的综合体系，是一个很复杂的系统工程，绝非轻而易举。需要资金，需要人才。我们要科学地进行档案信息化建设，首先，必须对其有一个基本正确的认识，这样，才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。我们要认真分析研究，按照信息化总体目标和阶段要求，着手调研、制定未来的档案信息化建设目标和发展规划，使档案信息化与服务单位信息化保持同步发展。同时，要清醒地认识到，档案信息化不是一蹴而就的，必须制订详细、周全的实施方案，分批分阶段地实现。
　　2.2 突出重点，务求实效。当前。档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上。这样。有利于把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门。对库藏档案的数字化要防止急于求成、片面追求结果、淡化过程、对困难估计不足的倾向。国家档案局2002年发布《全国档案信息化建设实施纲要》后，各地都在加快档案信息化建设的进程。因此，我们要立足单位实际，对于文书档案、声像档案等通用性档案信息化应用系统，要在引进成熟软件的基础上，主要做好与现有办公软件的数据接口工作。充分利用办案软件推广的契机，进一步做好需求调研工作，力争探索出业务档案信息化的新路。
　　2.3 规范流程，强化服务。档案信息化首要前提是档案管理工作自身流程的规范化，对于不适应、不符合实际的坚决予以整改。要引进国际、国内档案管理的先进方法，对照提高，保持单位档案管理工作的活力。同时，要转变工作理念，从传统的“保管”上升到“服务”的理念。明确信息资源关键在于利用，否则，再好的信息化技术手段都是“摆设”。要先从服务内部管理做起，充分发挥局域网快速、便捷的效能，建立内部的档案应用服务平台；也要未雨绸缪，提前考虑档案信息化的公众服务等功能的设计，真正发挥档案信息化的效应。
　　2.4 多方筹措，加强保障。一是机制保障。要将档案信息化作为单位信息化领导小组工作会议的常设议题，进行专项研究落实。要把档案信息化工作的指标要求纳入年度考核范围，明确档案信息化工作、建设的重要内容，明确具体负责人，各方齐抓共管，共同推进。二是经费保障。要积极争取财政支持，以财力立项、信息化资助项目等多种形式申请经费。同时，在每年信息化专项资金中，确定一定的比例投入档案信息化工作，确保此项工作健康、稳定、持续发展。三是人才保障。适时引进档案专业人才，为档案信息化提供必要的人力资源和智力支持。
　　（作者单位：河南省范县档案局 来稿日期：2012-06-20）