论文部分内容阅读
摘要：从阐述海洋与渔业科研院所档案管理主要的业务范围入手，探讨促进其档案管理业务工作的思路与发展对策。
关键词：海洋与渔业 科研院所 檔案管理
【分类号】：TU992.3
中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）38-0318-02
海洋与渔业科研院所承担着为海洋与渔业的开发、利用、保护、管理等方面提供技术支持的职能。海洋与渔业科研院所的档案管理工作，同样为促进海洋与渔业科技事业的发展发挥着其相当重要的记录、凭证等功能。党的十八大提出建设海洋强国的战略目标，海洋与渔业科研机构将肩负着更加光荣的使命，同时也迎来更多发展机遇及面临着新的挑战。在新时期发展形势下，对海洋与渔业科研院所档案管理工作提出新的更高的要求。笔者就海洋与渔业科研院所档案管理业务范围，与其服务于科研方面的工作情况，提出一些改进的建议。
一、加强海洋与渔业科研院所各类档案的管理
海洋与渔业科研院所日常档案管理，同样遵循从档案的收集、整理、编目录、立卷、信息录入、存放保管、利用等程序进行。现就在科研、文书、基建、人事、财务这五方面工作中形成的档案材料，探讨在其归档和保存管理过程中需要注意的一些事项。
（一）拓宽科研档案的管理范围。1.海洋与渔业科研档案具有明显的专业性。收集和整理范围主要包括海洋勘察论证、海域规划设计、海洋生态信息、地理测绘、海洋捕捞、海淡水养殖、渔业生态环境、渔业资源保护和修复等专业领域各项工作和活动中形成的科研档案；2.从收集和保管科研档案记录载体需要扩延其收集整理范围。既要收集好纸质档案，又要做好洋生物标本等实物、音像档案、电子档案收集和保管工作；3.须保证归档材料的完整性。科研项目课题类归档材料主要有项目的选题立题、可研性报告、立项申请书、课题审批文件、项目任务书、实施记录、评审验收意见、成果登记、奖励、技术推广应用等各环节工作所形成的资料，属于同一个项目的材料都需统一收集、编目录、装订保存起来，从而确保科研档案的完整性。
（二）规范文书档案的管理。海洋与渔业科研院所文书档案的主要源于其各项行政管理事务活动。可按照各年度文书档案中公文的种类、行文方向、保管期限、密级等情况来归档。归档公文种类包括会议记录、请示、报告、决定、信函、简报、计划、总结、批复、通知、通告等。须注意区分与辨别文书档案与科技档案的界定，不能将该两方面的档案混为归档。
（三）注重基建档案的管理。科研单位要不断发展，不断充分发挥出科技支撑的职能，离不开基础设施的建设。基建项目归档的文件主要包括可行性研究（项目建议书、可行性研究报告、设计任务书等），设计基础性材料（工程地质、水文地质、勘察报告等），设计文件（初步设计、施工图设计、总体规划设计等），工程管理文件（项目立项批复、招标文件、中标通知、征用土地批文和红线图、补偿协议书、承包工程合同、监理工程合同、招标文件、中标通知书、施工执照、消防等），施工文件（监理过程中形成材料、建筑材料合格报告、设备安装施工材料）、竣工文件（项目质量评审、竣工验收报告、竣工图等），财务设备管理文件（工程的概算、预算、结算、设备采购开支凭证等）。在基建档案整理分类过程中要明确哪些文件材料是需归档分类在同一类别中存档，并标注出各基建文件保管的期限情况。
（四）完善人事档案的管理。科研院所人事档案的规范管理是科技干部工作稳定性重要的保障凭证。其归档内容包括个人经历、学历学位、政治面貌、专业技术职称、继续教育、思想品德、社会关系、奖惩情况、学术成果等方面的记录材料。在收集整理该类档案中，人事档案管理人员除了对科研院所单位内部各位干部职工的个人基本人事材料收集外，还应及时收集整理好各位科技干部职工的继续教育培训、年度工作考核、取得研究成果、职称晋级、职务任免等方面的相关证明材料补充存放到属于科技干部职工个人的人事档案中。
（五）细化财务档案的管理。不断细化财务档案管理是确保科研院所财务工作操守性和延续性的关键。1.纸质财务档案包括：月份、季度、年度财务报告，报账凭证、科研项目经费使用凭证、单位银行账户账单，会记账簿、会计核算资料等；2.电子数字化财务档案包括：财务核算软件、科研财务软件、会计软件、会计报表数据库、报销凭证管理软件等；3.务必防范做好财务档案管理的安全与保密工作。在财务档案管理过程中须采取有效的具体措施，防止财务档案信息的外泄，要严格配备专用独立计算机和硬盘存储财务档案信息，专用财务管理计算机要具有加密设置和安装有杀毒软件和防火墙，并且要与日常登录互联网隔离使用操作录入和查询财务信息。如需销毁的财务档案应及时进行销毁，并在其销毁过程中做好保密防范工作。此外，还需按照财务管理制度和保密法要求，配设专门财务档案管理室和监管人员。
二、推进海洋与渔业科研院所电子档案信息化建设
要设立海洋与渔业科研院所电子档案信息数据库，就要充分利用计算机设备和网络、数据库技术、档案管理软件等，搭建起海洋与渔业科研院所电子文件的收集、管理保护、利用的档案信息平台。通过局域网可方便于科研院所内部科技人员高效、安全的共享利用档案信息，进而提高科研效率和科技服务质量。
（一）需加大投入档案信息化基础设施建设的资金。通过引进和安装设置局域所需服务系、网络连接 等硬件设备，以及设计、开发、导入档案管理系统软件。档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、辅助实体管理、安全保密、系统维护、附则等方面的功能。
（二）建立起数字化的海洋与渔业科研院所数据库的必要性。电子信息的存储技术和设备成为数据库建设关键所在。构建起合理的存储体系，具有实用性、安全性、可拓性相统一。根据当前社会信息化技术发展趋势，推广SAN（Storage Area Network）存储区域网络方式，应用存储设备组成单独网络，并通过光纤链接服务器和存储设备间可实现任意连接分配电子信息资源。 （三）电子档案的归档管理、利用及防范。随着计算机技术、通讯技术、网络技术迅速发展和广泛的应用。实行电子政务办公、OA（Office Automation）办公自动化工程，各单位的电子公务过程中产生的大量电子文件需要归档、管理和利用。1.对电子档案信息归档和管理就需要在自动化办公软件系统研发设计之始，就要充分考虑具备能适应足够存储电子信息扩延空间、便捷高效的查询、保护加密等功能要求。要满足科研院所日常办公事务处理和单位门户网络信息所形成的电子文档信息一体化管理的需求；2.对于电子档案信息的查询、阅览要设置权限和配有密码访问进入程序。尤其在海域规划设计、勘察论证、地理测绘数据、海洋生态状况、渔业养殖关键技术等属于限于单位内部交流使用和保密级的电子信息文件就要配有专用的计算机和具有加密隔离存储电子档案系统来管理，防范其被泄密；3.电子档案的利用主要表现为通过检索和查询目录系统查找需要查阅文件名称后，进而阅览或打印、复制、下载其内容。在利用其过程中需单位内部的科技人员做好信息保密使用工作，严格在规定的使用范围内进行档案的利用，属仅单位内部使用的电子档案信息不得将其阅览的打印稿外带或通过互联网对外传播。使用人员在借阅获取档案信息后，如有对借阅查询的档案内容打印出的纸质材料利用后，要及时交回档案室进行销毁保密处理。
三、实现档案管理规范化的措施
（一）增强档案管理制度化建设。1.根据《档案法》、《保密法》，并结合海洋与渔业科研院所业务实际，制定出适合海洋与渔业科研院所的档案管理实施细则。这就需要围绕档案管理各个环节工作，不断完善档案管理制度，明确归档各项要求，规范归档材料，使档案管理工作有章可循；2.将档案管理规章制度内容粘挂上墙告知院所的全体干部职工，不仅要求档案管理人员遵守档案管理的各项规章制度，还需要让院所全体干部职工学习档案管理规章制度内容知识，使广大干部职工成为单位档案管理遵守者和拥护者。
（二）加大档案管理知识的宣传力度。1.将根据单位档案工作实际，整理汇编档案管理知识手册，印发给单位每一位干部职工，提倡在院所单位内部组织干部员工灵活学习其内容；2.可以通过在单位的宣传栏中经常性粘贴关于档案管理和文件保密等方面的知识，并可在单位内部的OA办公系统开设档案知识与管理论坛栏目，交流档案工作方面的心得与意见；3.可在每年的9月5日《中华人民共和国档案法》纪念日当天，举办形式灵活多样、内容丰富的档案知识宣传日系列活动。
（三）不断提升档案管理人员的业务素质。1.将对档案管理人员的业务知识和操作技能的培训列入到科研院所人才培养议事日程当中。实行“外引内培”方式来加强对档案业务队伍人员接受继续教育培训，有针对性的选派档案管理人员参加市、省级以上的档案局举办的各类别档案管理知识的培训，同时也可根据各院所档案工作的需要，可引进掌握现代文化知识和及计算机技术的高学历档案管理人才，进一步充实和壮大院所的档案管理人才队伍；2.还需提升档案管理人员的政治素养，提高其人员的工作责任感和职业道德、法律意识，从而確保其从事档案管理工作的安全性和保密性。
（四）不断改善档案管理硬件设施。对海洋与渔业科研院所当前存在部分不符合保存档案规定的档案室、档案柜、计算机、通讯设备、局域网络、打印机、扫描仪、光盘刻录机等硬件设备要及时进行改造和更新。只有先把档案管理科学化的技术设备配置好后，才能更好地配合应用好档案管理系统软件，适应档案管理信息化建设的时代发展要求和有效保障档案管理的安全性、高效便捷性，从而实现海洋与渔业科研院所档案管理的科学化、时代化建设。
参考文献
[1] 梁健平.院校档案信息化管理的应用研究[J].黑龙江档案.2014.1
[2] 国家档案局、中央档案馆.档案管理软件功能要求暂行规定. 2001.6.
[3] 孔晓蕾.加强档案管理做好科研服务工作[J].黑龙江农业科学.2011.4
[4] 刘佳丽.水产科研院所档案管理现代化探索[J].福建水产.2012.3.
关键词：海洋与渔业 科研院所 檔案管理
【分类号】：TU992.3
中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）38-0318-02
海洋与渔业科研院所承担着为海洋与渔业的开发、利用、保护、管理等方面提供技术支持的职能。海洋与渔业科研院所的档案管理工作，同样为促进海洋与渔业科技事业的发展发挥着其相当重要的记录、凭证等功能。党的十八大提出建设海洋强国的战略目标，海洋与渔业科研机构将肩负着更加光荣的使命，同时也迎来更多发展机遇及面临着新的挑战。在新时期发展形势下，对海洋与渔业科研院所档案管理工作提出新的更高的要求。笔者就海洋与渔业科研院所档案管理业务范围，与其服务于科研方面的工作情况，提出一些改进的建议。
一、加强海洋与渔业科研院所各类档案的管理
海洋与渔业科研院所日常档案管理，同样遵循从档案的收集、整理、编目录、立卷、信息录入、存放保管、利用等程序进行。现就在科研、文书、基建、人事、财务这五方面工作中形成的档案材料，探讨在其归档和保存管理过程中需要注意的一些事项。
（一）拓宽科研档案的管理范围。1.海洋与渔业科研档案具有明显的专业性。收集和整理范围主要包括海洋勘察论证、海域规划设计、海洋生态信息、地理测绘、海洋捕捞、海淡水养殖、渔业生态环境、渔业资源保护和修复等专业领域各项工作和活动中形成的科研档案；2.从收集和保管科研档案记录载体需要扩延其收集整理范围。既要收集好纸质档案，又要做好洋生物标本等实物、音像档案、电子档案收集和保管工作；3.须保证归档材料的完整性。科研项目课题类归档材料主要有项目的选题立题、可研性报告、立项申请书、课题审批文件、项目任务书、实施记录、评审验收意见、成果登记、奖励、技术推广应用等各环节工作所形成的资料，属于同一个项目的材料都需统一收集、编目录、装订保存起来，从而确保科研档案的完整性。
（二）规范文书档案的管理。海洋与渔业科研院所文书档案的主要源于其各项行政管理事务活动。可按照各年度文书档案中公文的种类、行文方向、保管期限、密级等情况来归档。归档公文种类包括会议记录、请示、报告、决定、信函、简报、计划、总结、批复、通知、通告等。须注意区分与辨别文书档案与科技档案的界定，不能将该两方面的档案混为归档。
（三）注重基建档案的管理。科研单位要不断发展，不断充分发挥出科技支撑的职能，离不开基础设施的建设。基建项目归档的文件主要包括可行性研究（项目建议书、可行性研究报告、设计任务书等），设计基础性材料（工程地质、水文地质、勘察报告等），设计文件（初步设计、施工图设计、总体规划设计等），工程管理文件（项目立项批复、招标文件、中标通知、征用土地批文和红线图、补偿协议书、承包工程合同、监理工程合同、招标文件、中标通知书、施工执照、消防等），施工文件（监理过程中形成材料、建筑材料合格报告、设备安装施工材料）、竣工文件（项目质量评审、竣工验收报告、竣工图等），财务设备管理文件（工程的概算、预算、结算、设备采购开支凭证等）。在基建档案整理分类过程中要明确哪些文件材料是需归档分类在同一类别中存档，并标注出各基建文件保管的期限情况。
（四）完善人事档案的管理。科研院所人事档案的规范管理是科技干部工作稳定性重要的保障凭证。其归档内容包括个人经历、学历学位、政治面貌、专业技术职称、继续教育、思想品德、社会关系、奖惩情况、学术成果等方面的记录材料。在收集整理该类档案中，人事档案管理人员除了对科研院所单位内部各位干部职工的个人基本人事材料收集外，还应及时收集整理好各位科技干部职工的继续教育培训、年度工作考核、取得研究成果、职称晋级、职务任免等方面的相关证明材料补充存放到属于科技干部职工个人的人事档案中。
（五）细化财务档案的管理。不断细化财务档案管理是确保科研院所财务工作操守性和延续性的关键。1.纸质财务档案包括：月份、季度、年度财务报告，报账凭证、科研项目经费使用凭证、单位银行账户账单，会记账簿、会计核算资料等；2.电子数字化财务档案包括：财务核算软件、科研财务软件、会计软件、会计报表数据库、报销凭证管理软件等；3.务必防范做好财务档案管理的安全与保密工作。在财务档案管理过程中须采取有效的具体措施，防止财务档案信息的外泄，要严格配备专用独立计算机和硬盘存储财务档案信息，专用财务管理计算机要具有加密设置和安装有杀毒软件和防火墙，并且要与日常登录互联网隔离使用操作录入和查询财务信息。如需销毁的财务档案应及时进行销毁，并在其销毁过程中做好保密防范工作。此外，还需按照财务管理制度和保密法要求，配设专门财务档案管理室和监管人员。
二、推进海洋与渔业科研院所电子档案信息化建设
要设立海洋与渔业科研院所电子档案信息数据库，就要充分利用计算机设备和网络、数据库技术、档案管理软件等，搭建起海洋与渔业科研院所电子文件的收集、管理保护、利用的档案信息平台。通过局域网可方便于科研院所内部科技人员高效、安全的共享利用档案信息，进而提高科研效率和科技服务质量。
（一）需加大投入档案信息化基础设施建设的资金。通过引进和安装设置局域所需服务系、网络连接 等硬件设备，以及设计、开发、导入档案管理系统软件。档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、辅助实体管理、安全保密、系统维护、附则等方面的功能。
（二）建立起数字化的海洋与渔业科研院所数据库的必要性。电子信息的存储技术和设备成为数据库建设关键所在。构建起合理的存储体系，具有实用性、安全性、可拓性相统一。根据当前社会信息化技术发展趋势，推广SAN（Storage Area Network）存储区域网络方式，应用存储设备组成单独网络，并通过光纤链接服务器和存储设备间可实现任意连接分配电子信息资源。 （三）电子档案的归档管理、利用及防范。随着计算机技术、通讯技术、网络技术迅速发展和广泛的应用。实行电子政务办公、OA（Office Automation）办公自动化工程，各单位的电子公务过程中产生的大量电子文件需要归档、管理和利用。1.对电子档案信息归档和管理就需要在自动化办公软件系统研发设计之始，就要充分考虑具备能适应足够存储电子信息扩延空间、便捷高效的查询、保护加密等功能要求。要满足科研院所日常办公事务处理和单位门户网络信息所形成的电子文档信息一体化管理的需求；2.对于电子档案信息的查询、阅览要设置权限和配有密码访问进入程序。尤其在海域规划设计、勘察论证、地理测绘数据、海洋生态状况、渔业养殖关键技术等属于限于单位内部交流使用和保密级的电子信息文件就要配有专用的计算机和具有加密隔离存储电子档案系统来管理，防范其被泄密；3.电子档案的利用主要表现为通过检索和查询目录系统查找需要查阅文件名称后，进而阅览或打印、复制、下载其内容。在利用其过程中需单位内部的科技人员做好信息保密使用工作，严格在规定的使用范围内进行档案的利用，属仅单位内部使用的电子档案信息不得将其阅览的打印稿外带或通过互联网对外传播。使用人员在借阅获取档案信息后，如有对借阅查询的档案内容打印出的纸质材料利用后，要及时交回档案室进行销毁保密处理。
三、实现档案管理规范化的措施
（一）增强档案管理制度化建设。1.根据《档案法》、《保密法》，并结合海洋与渔业科研院所业务实际，制定出适合海洋与渔业科研院所的档案管理实施细则。这就需要围绕档案管理各个环节工作，不断完善档案管理制度，明确归档各项要求，规范归档材料，使档案管理工作有章可循；2.将档案管理规章制度内容粘挂上墙告知院所的全体干部职工，不仅要求档案管理人员遵守档案管理的各项规章制度，还需要让院所全体干部职工学习档案管理规章制度内容知识，使广大干部职工成为单位档案管理遵守者和拥护者。
（二）加大档案管理知识的宣传力度。1.将根据单位档案工作实际，整理汇编档案管理知识手册，印发给单位每一位干部职工，提倡在院所单位内部组织干部员工灵活学习其内容；2.可以通过在单位的宣传栏中经常性粘贴关于档案管理和文件保密等方面的知识，并可在单位内部的OA办公系统开设档案知识与管理论坛栏目，交流档案工作方面的心得与意见；3.可在每年的9月5日《中华人民共和国档案法》纪念日当天，举办形式灵活多样、内容丰富的档案知识宣传日系列活动。
（三）不断提升档案管理人员的业务素质。1.将对档案管理人员的业务知识和操作技能的培训列入到科研院所人才培养议事日程当中。实行“外引内培”方式来加强对档案业务队伍人员接受继续教育培训，有针对性的选派档案管理人员参加市、省级以上的档案局举办的各类别档案管理知识的培训，同时也可根据各院所档案工作的需要，可引进掌握现代文化知识和及计算机技术的高学历档案管理人才，进一步充实和壮大院所的档案管理人才队伍；2.还需提升档案管理人员的政治素养，提高其人员的工作责任感和职业道德、法律意识，从而確保其从事档案管理工作的安全性和保密性。
（四）不断改善档案管理硬件设施。对海洋与渔业科研院所当前存在部分不符合保存档案规定的档案室、档案柜、计算机、通讯设备、局域网络、打印机、扫描仪、光盘刻录机等硬件设备要及时进行改造和更新。只有先把档案管理科学化的技术设备配置好后，才能更好地配合应用好档案管理系统软件，适应档案管理信息化建设的时代发展要求和有效保障档案管理的安全性、高效便捷性，从而实现海洋与渔业科研院所档案管理的科学化、时代化建设。
参考文献
[1] 梁健平.院校档案信息化管理的应用研究[J].黑龙江档案.2014.1
[2] 国家档案局、中央档案馆.档案管理软件功能要求暂行规定. 2001.6.
[3] 孔晓蕾.加强档案管理做好科研服务工作[J].黑龙江农业科学.2011.4
[4] 刘佳丽.水产科研院所档案管理现代化探索[J].福建水产.2012.3.