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[摘 要]随着经济和社会发展，国家会计管理的规范化，公路交通运输行业的会计档案管理比较规范和成熟，但会计档案管理还有不少问题。笔者本文结合工作实践，对会计管理问题进行认真分析，提出一些解决问题的方案。
[关键词]公路交通；会计档案管理
中图分类号：F231 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）44-0348-01
会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。为加强会计档案的管理，进一步规范财经管理，根据中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》、《中华人民共和国档案法》等规定，公路部门依照法律法规管理会计档案。
现在，各单位财务工作人员都凭会计证上岗，会计人员每年都接受业务培训，以使会计人员业务不断适应新形势发展需要。但是，会计档案管理工作还是不同层度存在问题，笔者本文就此问题做些探讨：
一、会计档案管理问题及原因分析
（一）会计档案的案卷质量有待于提高。纸质资料还比较混乱，电子档案还不规范。会计资料是会计核算过程中形成的记录和反映经济业务的发生、执行情况的资料。公路部门各单位财务部门都严格按照财经制度要求，实事求是做账，严格单据发票等背书，做到经手、验收、证明三人签字，财务严格审核，做到单位领导一支笔制度，不符合财经制度要求的不予报支。单位再配备实用便捷的装订工具，会计机构的会计人员及时把资料凭证收集装订。但有些单位人员不太重视会计档案管理工作。认为会计档案可有可无，没有人去看，看了也没多大用处。有的单位会计人员职业心不强，谁资料谁负责装订，工作不主动，甚至给资料丢失。有的业务人员业务马虎应付，装订会计资料不整齐规范、美观大方。会计职能出现弱化现象，按照制度应该起到的会计的监督职能也就不能应有地发挥，不能确保会计资料的真实、合法。财务档案信息化管理不够全面和深入。财务电算化办公后，电子财务信息的数据整理出现很多新问题。有的单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清，又不及时更新，容易导致数据不全和不真实。这样数字转化为虚拟数据库后，很容易出现资料管理低效的问题，数据繁杂，有的数据和重复。财务信息化没有真正科学化和准确化。社会上有些公司，为谋求更大利益，随意操作，改数据，想方设法偷税漏税，造成不法行为发生，信息化引发展走进误区和歧途，因而信息化程度难于真正落实到位。
（二）没有设置专门的会计档案人员，会计档案管理的安全和保密性难以保障。设置独立档案部门是工作的需要也是法律规章的要求。有些单位未设立专门档案管理人员，即便有了档案管理人员，有的也是不自觉加强业务学习，或者单位不重视档案人员业务培训，倒置档案管理工作出现不规范。由于会计机构内部没有指定专人负责会计档案管理，各处工作分散、存放分散、管理环节分散，电算化会计资料未及时打印出来，没有清点、装订成册及没有汇总的清册记录，造成档案保管不规范，难以保证档案的完整、安全和保密。
（三）归档不及时。根据规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，原则上应由会计机构编制清册移交本单位档案部门统一保管。会计机构必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门。实际工作中，会计机构由于业务繁忙等原因，把会计档案长期摆放在财务部门，结果未按期向档案部门移交，甚至不移交。
（四）未充分开发利用档案。会计档案属专业档案，除具有普通档案的一般特征外，还有很强的专业性。会计档案管理人才应具备会计管理的会计专业管理人才。但很多单位的档案管理人员都是由办公室一些闲杂人员兼任，往往文化层次不高。把档案管理当成是管理一大堆废纸一样，没有开发利用意识。档案价值难于体现，更谈不上档案的开发利用。
（五）会计档案销毁难。会计档案的销毁是会计档案管理一系列工作中不可缺少的重要一环。存在难于销毁和不敢销毁现象。究其原因，一方面是数量大，把过期档案进行销毁需花费不小的人力物力；另一方面是普通档案人员鉴定销毁缺乏可操作性规定。 怕误销毁。再一方面是档案管理时间跨度大，有的长达15年。档案人员往往有这样想法：人家都不销毁，为什么我去销毁。
二、完善会计档案的管理措施
（一）加强会计档案管理及操作技能培训、考核与监督检查。财务部门必须加强会计人员培训，将会计档案管理及操作技能培训作为会计从业人员的岗位培训及继续教育内容长抓不懈，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能，经常进行监督、评比、考核，将档案规范化内容纳入日常管理工作中，从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量。
（二）配备专人，实现会计档案的有效管理。档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节。配备专人管理会计档案，把档案清点、装订成册，做好汇总清册记录，保证会计档案整齐有序、内容齐全。做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫、防鼠工作，建立健全档案的归档、借阅、移交、销毁等登记管理制度，切实保障会计资料的安全、完整、保密。
（三）加强往来款项管理，及时结清债权债务，减少账务查询。财务部门应加强往来款项管理，及时结清债权债务，尽量减少账务查询工作，使会计档案能按规定及时向档案管理部门移交。
（四）充分利用现代管理手段管理会计档案。会计档案已由原始的纸质档案发展到电子的、磁质的，由于电子系统数据易被修改，应严格执行计算机的授权、审批制度，加强安全保密措施，建立会计软件多用户、分权限管理方法，对数据及时维护、备份，以防人为恶意修改、病毒侵害导致信息损失、失真。对电算化会计资料的分类、归档、整理，应充分利用优质的磁带、磁盘、光盘、微缩胶卷等介质存储会计账簿、报表，对存储介质进行编号，标明时间、内容，分门别类进行管理，以充分压缩存储空间，减少存储成本。信息化会计以其强大的核算管理功能，是会计发展的必由之路，加强电算化会计档案管理，切实保障医院经济的正常运行、资产的安全完整、堵塞经营漏洞。
（五）会计档案管理人才应具备复合型知识结构。应加强会计档案管理人才的建设，配备一支具备档案知识、财会知识与电脑知识的复合型知识结构的档案管理队伍，提高档案的管理力度。
（六）理性看待会计档案的鉴定销毁。按照《会计档案管理办法》规定，要制定切实可行的会计档案鉴定销毁制度，做好会计档案的鉴定销毁工作，最大限度地合理利用存储空间，节约有限的人力、物力资源。
（七）加强信息化档案管理？？。首先，及时采集、整理和挖掘动态数据信息，完备数据库资源。实现档案管理的信息化后，数字化档案管理是主流。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源，是数据存储、管理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。数据库的建立、数据的录入和管理、隐含信息的挖掘，使完备数据库资源达到要求。财务档案信息内容须分类建立子库，如固定资产管理、预算及核算、债务管理等若干基本数据库。还可以根据问题性质的不同，建立各系列问题解决方案子模块，引导数据库建立的优化和升级。？其次，加强财务档案信息网络建设，确保档案使用的实效。将财务档案网络信息化处理后，既可以将财务会计文档、文件直接进入或转换进入档案数据库，这样大大减少了档案管理人员的重复录入工作，也保证了档案信息的完整性和同步性。公路工程建设、公路养护等方面财务信息量大、保障要求高，仅凭有关人员的经验来处理问题还不够，必须引进并参考智能化程度较高的相关辅助决策系统。
[关键词]公路交通；会计档案管理
中图分类号：F231 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）44-0348-01
会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。为加强会计档案的管理，进一步规范财经管理，根据中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》、《中华人民共和国档案法》等规定，公路部门依照法律法规管理会计档案。
现在，各单位财务工作人员都凭会计证上岗，会计人员每年都接受业务培训，以使会计人员业务不断适应新形势发展需要。但是，会计档案管理工作还是不同层度存在问题，笔者本文就此问题做些探讨：
一、会计档案管理问题及原因分析
（一）会计档案的案卷质量有待于提高。纸质资料还比较混乱，电子档案还不规范。会计资料是会计核算过程中形成的记录和反映经济业务的发生、执行情况的资料。公路部门各单位财务部门都严格按照财经制度要求，实事求是做账，严格单据发票等背书，做到经手、验收、证明三人签字，财务严格审核，做到单位领导一支笔制度，不符合财经制度要求的不予报支。单位再配备实用便捷的装订工具，会计机构的会计人员及时把资料凭证收集装订。但有些单位人员不太重视会计档案管理工作。认为会计档案可有可无，没有人去看，看了也没多大用处。有的单位会计人员职业心不强，谁资料谁负责装订，工作不主动，甚至给资料丢失。有的业务人员业务马虎应付，装订会计资料不整齐规范、美观大方。会计职能出现弱化现象，按照制度应该起到的会计的监督职能也就不能应有地发挥，不能确保会计资料的真实、合法。财务档案信息化管理不够全面和深入。财务电算化办公后，电子财务信息的数据整理出现很多新问题。有的单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清，又不及时更新，容易导致数据不全和不真实。这样数字转化为虚拟数据库后，很容易出现资料管理低效的问题，数据繁杂，有的数据和重复。财务信息化没有真正科学化和准确化。社会上有些公司，为谋求更大利益，随意操作，改数据，想方设法偷税漏税，造成不法行为发生，信息化引发展走进误区和歧途，因而信息化程度难于真正落实到位。
（二）没有设置专门的会计档案人员，会计档案管理的安全和保密性难以保障。设置独立档案部门是工作的需要也是法律规章的要求。有些单位未设立专门档案管理人员，即便有了档案管理人员，有的也是不自觉加强业务学习，或者单位不重视档案人员业务培训，倒置档案管理工作出现不规范。由于会计机构内部没有指定专人负责会计档案管理，各处工作分散、存放分散、管理环节分散，电算化会计资料未及时打印出来，没有清点、装订成册及没有汇总的清册记录，造成档案保管不规范，难以保证档案的完整、安全和保密。
（三）归档不及时。根据规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，原则上应由会计机构编制清册移交本单位档案部门统一保管。会计机构必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门。实际工作中，会计机构由于业务繁忙等原因，把会计档案长期摆放在财务部门，结果未按期向档案部门移交，甚至不移交。
（四）未充分开发利用档案。会计档案属专业档案，除具有普通档案的一般特征外，还有很强的专业性。会计档案管理人才应具备会计管理的会计专业管理人才。但很多单位的档案管理人员都是由办公室一些闲杂人员兼任，往往文化层次不高。把档案管理当成是管理一大堆废纸一样，没有开发利用意识。档案价值难于体现，更谈不上档案的开发利用。
（五）会计档案销毁难。会计档案的销毁是会计档案管理一系列工作中不可缺少的重要一环。存在难于销毁和不敢销毁现象。究其原因，一方面是数量大，把过期档案进行销毁需花费不小的人力物力；另一方面是普通档案人员鉴定销毁缺乏可操作性规定。 怕误销毁。再一方面是档案管理时间跨度大，有的长达15年。档案人员往往有这样想法：人家都不销毁，为什么我去销毁。
二、完善会计档案的管理措施
（一）加强会计档案管理及操作技能培训、考核与监督检查。财务部门必须加强会计人员培训，将会计档案管理及操作技能培训作为会计从业人员的岗位培训及继续教育内容长抓不懈，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能，经常进行监督、评比、考核，将档案规范化内容纳入日常管理工作中，从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量。
（二）配备专人，实现会计档案的有效管理。档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节。配备专人管理会计档案，把档案清点、装订成册，做好汇总清册记录，保证会计档案整齐有序、内容齐全。做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫、防鼠工作，建立健全档案的归档、借阅、移交、销毁等登记管理制度，切实保障会计资料的安全、完整、保密。
（三）加强往来款项管理，及时结清债权债务，减少账务查询。财务部门应加强往来款项管理，及时结清债权债务，尽量减少账务查询工作，使会计档案能按规定及时向档案管理部门移交。
（四）充分利用现代管理手段管理会计档案。会计档案已由原始的纸质档案发展到电子的、磁质的，由于电子系统数据易被修改，应严格执行计算机的授权、审批制度，加强安全保密措施，建立会计软件多用户、分权限管理方法，对数据及时维护、备份，以防人为恶意修改、病毒侵害导致信息损失、失真。对电算化会计资料的分类、归档、整理，应充分利用优质的磁带、磁盘、光盘、微缩胶卷等介质存储会计账簿、报表，对存储介质进行编号，标明时间、内容，分门别类进行管理，以充分压缩存储空间，减少存储成本。信息化会计以其强大的核算管理功能，是会计发展的必由之路，加强电算化会计档案管理，切实保障医院经济的正常运行、资产的安全完整、堵塞经营漏洞。
（五）会计档案管理人才应具备复合型知识结构。应加强会计档案管理人才的建设，配备一支具备档案知识、财会知识与电脑知识的复合型知识结构的档案管理队伍，提高档案的管理力度。
（六）理性看待会计档案的鉴定销毁。按照《会计档案管理办法》规定，要制定切实可行的会计档案鉴定销毁制度，做好会计档案的鉴定销毁工作，最大限度地合理利用存储空间，节约有限的人力、物力资源。
（七）加强信息化档案管理？？。首先，及时采集、整理和挖掘动态数据信息，完备数据库资源。实现档案管理的信息化后，数字化档案管理是主流。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源，是数据存储、管理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。数据库的建立、数据的录入和管理、隐含信息的挖掘，使完备数据库资源达到要求。财务档案信息内容须分类建立子库，如固定资产管理、预算及核算、债务管理等若干基本数据库。还可以根据问题性质的不同，建立各系列问题解决方案子模块，引导数据库建立的优化和升级。？其次，加强财务档案信息网络建设，确保档案使用的实效。将财务档案网络信息化处理后，既可以将财务会计文档、文件直接进入或转换进入档案数据库，这样大大减少了档案管理人员的重复录入工作，也保证了档案信息的完整性和同步性。公路工程建设、公路养护等方面财务信息量大、保障要求高，仅凭有关人员的经验来处理问题还不够，必须引进并参考智能化程度较高的相关辅助决策系统。