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电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。在信息社会之中，电子文件是信息记录的主要形式。随着办公室自动化的进一步深化，计算机产生的大量电子文件，正逐渐替代传统文件而成为信息产品的主角。电子文件的产生，给办公和管理领域相关的信息部门带来了巨大的影响；同时，档案部门也承受着管理方法上的冲击。事实上，电子文件及其管理，已经成为国际档案界档案学前沿理论问题之一，它是当代档案工作，档案事业发展中一个不可回避的重要