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旧中国的上海，是一个被称为“冒险家的乐园”的东方大都会。外滩上，耸立着层层叠叠的高楼：马路上，往来穿梭着大大小小的汽车：黄浦江中。横竖排列着各国的军舰，五颜六色的各国国旗在江风中飘扬……。看着这座既繁华又黑暗、既喧闹又险恶的城市，周恩来内心涌出一个念头：用共产党人的意志去征服它!此时，党在上海的秘密工作正在周恩来的领导下得到了恢复和发展。
1928年早春的一天，上海支南路与四马路交叉的447号一处二层小楼房里，一家“福兴字号”的商行开张了。这幢楼的楼下。是私人诊所，“福兴字号”租用了楼上的三间大房。这里就是中共中央政治局机关的秘密所在。从1928年11月到1931年4月，中共中央政治局会议几乎都在这里举行。周恩来差不多天天来此办公，邓小平、邓颖超、瞿秋白、李立三、任弼时、邓中夏、彭湃、陈赓、李维汉等中共领导，也都经常在这里开会或研究工作。离此不远的戈登路善庆里的一座小楼和1141弄的一个地点则是中共中央领导看文件和起草文件的地方，也就是中央秘书处的所在地。1931年2月初，周恩来又到上海戈登路善庆里中央秘书处视察，看一看秘书处恢复的情况如何，顺便批办一些重要文件。视察中，发现秘书处的文书处理工作比较紊乱，还有一间屋子堆积一包一捆未加整理的党内机密文件资料，大约40000余份。在日益严重的白色恐怖下，机关内堆放如此大量的文件既不符合保密纪律又很危险。于是，当即指出“文件材料应分条理细，进行分类整理”，并对陪同的中共中央秘书处负责人黄玢然和张唯一等同志说：“在文件整理方面，你们可以找阿秋(瞿秋白)去谈谈，在这方面他很有研究，你们可请阿秋给写几条文件处置办法，以便在实际工作中执行。”
“阿秋”是人们对瞿秋白的爱称。瞿秋白，1899年1月29日出生在常州城东南角青果巷八桂堂天香楼，“五四”运动是瞿秋白一生政治生涯的开始。他一反历来文弱气质和内向性格，在超强度的体力支付和神经高度紧张的情况下，忍住肺病吐血的痛苦，在酷热中奔波于街头，联络、组织、演讲……。瞿秋白参加革命后指出，中国革命要将武装革命和群众运动同时进行，互为促进。“八七”会议后，在瞿秋白为首的临时中央政治局的策划组织下，全国爆发了100多次武装起义。1930年他与周恩来等用“石生”、“S.Y”等化名制发了《中央对各省空洞报告的批评》、《为什么要做报告与怎样做报告》等文件，对上下行文中的“抽象描写”、“空洞的漫论”、“模糊的概念”、“缺乏实际内容”等不正之风进行了尖锐地批评。在1931年1月中共六届四中全会上，王明一伙借批判李立三路线之际。无端地将瞿秋白排挤出中共中央领导集体。从此，瞿秋白虽然“赋闲在家”，却与李立三路线和王明路线展开了不可调和的斗争，并在斗争中常到中央秘书处阅办文件。当黄玢然向他转达了周恩来的嘱托后，他愉快地接受委托，很快草拟出《文件处置办法》并呈送周恩来审批。周恩来对这个《文件处置办法》很赞赏，亲笔批示“试办下，看可否便当”，并交中央秘书处立即执行。
《文件处置办法》是党中央领导人为中央秘书处拟制的第一个具有政策性和科学性的专业规定，是全面处理机关办理完毕文件的第一个具体而系统的工作制度，是党政军机关建立档案管理工作的第一个重要参照文献。它的出台，在一定程度上，也巩固了中央秘书处的地位。
1930年3月，周恩来和瞿秋白去共产国际，曾委托中共中央政治局委员李立三兼管中央秘书处。1930年7月22日，李立三在《目前政治形势与党的组织任务》中宣告：“全党形成一个军营”、“党团一体化”等等，并决定改组中共各机关。在改组中，将中共中央秘书处与中国共产主义青年团中央合并为“中央总行委青年秘书处”，重点是搞青年运动。1930年8月周恩来回国后，立即与李立三错误路线展开了斗争。并于同年10月下旬邀黄玠然等谈话时指出：党中央“不能没有秘书处，你们应尽快恢复建制，开展工作。”然后在《文件处置办法》中一再宣布“以后秘书处应注意”等字样，这既是对秘书处的工作要求，又间接宣布了中央秘书处已经恢复并使秘书处更有秩序地开展工作。
中央文库就是中央秘书处下设的具体管理保存我党机密文件的地方，由中央秘书处抽调几名专门工作人员，离开机关，在合适的地方单独租几间房子，把党中央的文件电报隐藏于此。根据《文件处置办法》，中央文库实行管理文件、资料三分开。首先，将文件、电报与书报刊物分开。中央文库重点是储存党的文件和电报，附带也收藏一些必要的书报和刊物。书报刊物被拣出后，一部分留存中央文库，一部分给中央各部委使用。其次，将文件按成文机关或地区分开。最初，中央文库接收的档案只有流水账，随收随登记，未按来源分开地区或机关。1931年《文件处置办法》下达后，把全部库藏文件、资料按其来源分成：共产国际的来文，中共中央的发文，中央各部、委、处的文件，苏维埃政府的文件，红军的文件，各中央局、省委和特委的文件。再次，将重要文件与事务性文件分开。从原有20余箱文件、资料中拣出重要部分装入5只大皮箱内，其余文件、资料，包括“事务性文件及小信”，均按《文件处置办法》的规定“只须将内容简要的记入一本流水账，可随时毁去”进行了处置。
文件时间的判定
在秘密斗争中，许多机关发出的文件没有注明年月日，这对当年使用影响不太大，但进入中央文库，成为历史档案，没有成文年月日就成了大问题。《文件处置办法》第一条指出：中共中央文件应分4大类，并且“均按时日编，切记注明年月日，愈详愈好”。为了做好这项工作，中央文库工作人员进行了如下努力：(1)判定文件所属的年度。第一步是对无年月日的或有月日无年代的文件判明成文时间。为了完成这一艰巨任务，1932年6月，中共中央调原中共满洲临时省委书记陈为入到中央文库工作。陈为人是老党员，熟悉中国共产党的历史。经过几年的考证，终于判明了中央文库库藏90％以上的文件资料的成文年度或成文时期。(2)收文戳记的年月。1926年7月中共中央秘书处成立后，就对收发文件进行了严格登记，并使用了收文戳记。中共中央秘书处收文戳记一般加盖在收文第一页右上端。戳记栏目中有“收文单位”、“收文编号”、“收文时间”等。“收文时间”不仅是文书处理程序中的一项基本要求，而且对判定成文时间有一定的参照作用。在中央文库的地方文件目录中，登录了148份中共河北省委(包括顺直省委)1930年1月－1932年12月的“直字文件第二部一般决议”文件，目录中有91件注有“收 到年月日”。目录中有一件写的是《顺直会议记录——反立三路线问题》，此文未写成文年月日，但有收到时间“1931年1月17日”，由此可以判定这份文件是在此以前形成的。(3)确定文件内容的“相应时期”。在无法判定文件的成文时间，又无收文年月日时，即根据成文机关的历史、领导人的变换和文件内容所记载的重要历史事件等，将文件归入“相应时期”内。为方便工作，1931年4月中共中央秘书处制定了《关于文件编目的规定》，其中明确提出一切积存文件应分三个时期：即1927年“五大以前”的文件：1927年7月－1928年7月“五大至六大前”的文件：1928年7月－1931年1月以后的文件。凡难以判定准确年代的文件，可以判明相应时期，并在文件上注明。
文件整理分类
整理分类是以文件、资料多寡为设类依据。文件多者设大类、部类和项目，文件少者可设一大类或若干分类。以这个原则，分三种情况设立类别：(1)按成文机关设类。中共中央组织部、中央宣传部、中央军委、中央特委和中央秘书处、共产国际等都是一个机关的文件为一个大类。按成文机关分类，必须坚持集中的原则，即把一个机关的文件集中在一起，然后按年代分开。有些机关还可设分类。共产国际来文为一大类，在大类下面设有“远东执行局”、“职工国际”和“共产国际执委会”三个分类。即以第一级机构文件为大类，以第二级机构文件为分类。(2)按地区设类。即一个省、一个边界特区的全部文件资料为一个大类。中共上海区委、中共湖南省委、中共湘赣边界特委等都设大类。由于一个地区所属单位多、文件数量也多，因而在地区这一大类内又根据不同内容设若干部类，中共上海区委文件大类下面设有9个部类：“沪字文件第一部”为中共上海区委指示：“沪字文件第二部”为区委一般文件：“沪字文件第三部”为对外宣传文件：“沪字文件第四部”为党内书刊：“沪字文件第五部”为中共上海区委以下文件：“沪字文件第六部”为群众团体文件：“沪字文件第七部”为“外县”文件：“沪字文件第八部”为上海区委各种会议记录：“沪字文件第九部”为其他文件等。(3)按文件的内容和性质设类。按照《文件处置办法》的规定，中共中央全部文件分为“最高决议及指示”、“对外宣言和告民众书”、“会议记录”和“一般决议、通告”等4大类。有的大类内文件数量过多，不便管理，在大类之下再设13个部类。即：中字文件第一部为“最高决议及指示”：中字文件第二部为“一般决议”及指导性文件；中字文件第三部为“对外”发表的宣传文件：中字文件第四部为“个别指示”：中字文件第五部为“对国际的报告”：中字文件第六部为“指导性文件”：中字文件第七部为“组织”文件：中字文件第八部为“对外刊物”：中字文件第九部为“秘密”工作文件：中字文件第十部为“特科及军委”文件：中字文件第十一部为“苏准会”文件；中字文件第十二部为“烈士绝笔”；中字文件第十三部为“政治局及常委会议记录”。其中第一部类的最高决议及指示、第四部类的“个别指示”、第九部类的“秘密”工作、第十部类的“特科及军委”文件以及第十三部类的“会议记录”等为重要而绝密的文件：而第三部类和第八部类为“公开”材料。根据文件的重要性、机密性及内部传阅和公开发行区分材料，不仅使文件、资料管理有序，而且符合地下斗争中保护党的机密安全的要求。
文件编目
按《文件处置，办法》的要求，文件整理分类完毕，必须依据分类号“再编抄一本分类目录”。中央文库目录的栏目有：文件、资料的类别、文件起止年月日、文件总类号、文件分类号、文件标题(名称)、文件发出时间、文件收到时间、文件数量统计和备注等。其中：(1)以“代字”表示大类。在目录第一页第一横行第一句为代字，如“中字文件”即指中共中央文件，“际字文件”指共产国际文件，“沪字文件”指上海的文件，“浙字文件”指浙江的文件，“鲁字文件”指山东的文件等等。除每一个省给一个“代字”以外，对每一个革命根据地也给一个代字，湘鄂赣的代字为“孔”，湘鄂西的代字为“贺”，鄂豫皖的代字为“沈”，湘赣边界代字为“永”等。(2)以英文字母表示文件所属类别和内容。每一部类内文件按政治、党务、工人运动、农民运动、青年运动、妇女运动、军事工作、政权工作等内容划为8个分类。属于分类的文件不再抽出集中，而是在原部类按时间先后顺序排列。分号的数字前边均有一个英文字母。即：“A”代表政治，“B”代表党务，“C”代表工运，“D”代表农运，“E”代表政权，“F”代表青运，“G”代表军事，“H”代表妇运。这样，一看分号中的英文字母，就知道这份文件的内容是什么。看目录，查文件极为方便。(3)目录兼统计表。目录第一项是“总号”，即文件资料顺序号一顺到底，目录最后一份文件的总号，也就是这份目录登记的文件总数，这是第一种统计；目录第二项是“分号”。即文件分类号，例如政治类“A”，目录中，第一次出现政治类文件为“A1”，以后出现的顺序为“A2”、“A3”，以此类推。当每一部类编出目录后，必须在目录首页右上端作出分类统计，即政治类若干份，党务类若干份，工运类若干份等。“中字文件第一部”最高决议及指示的目录第一页上注有“A18，B6；C3，D1，F1，G2”等，这个数字表明“本目录中有政治类文件18件，党务类文件6件，工运类文件3件，农运类文件1件，青运文件1件，军事工作类文件2件，共计31件。而且分类统计数必须与目录第一横行中文件起止年月日数字相符。各种统计互相印证，文件登记与数字统计互相印证。”
文件体积的缩小
首先是裁剪书刊。根据《文件处置办法》规定，凡报刊上登载的党的文件，“必须剪贴”，即将文件从报刊中裁剪下来归并于文件类中，被裁剪过的书刊即可在登记目录后销毁。从书刊中裁剪文件的工作量是较大的，在中央文库库藏中有一份“中字文件第二部”(一般决议)文件目录，该目录登记的文件是277件，在备注中写明文件来源于报刊者达60件之多。其次是裁剪文件的四周白纸边。为缩小文件体积，剪掉的空白纸条及时烧毁，纸灰倒入下水道用水冲走。裁剪后的库藏文件、资料2万余件，仅用5只大皮箱便可全部装下，用一堵伪装夹壁墙就可以隐藏起来。
文件查找方法
1936年6月14日制订了中央文库《开箱必读》的查找工具。《开箱必读》共分两部分：第一部分是“装箱记”，记录着5只文件箱分别装入的是什么文件、资料，第一箱是中共中央和共产国际文件：第二箱是中共顺直省委、鄂豫皖中央分局、闽西特委等18个地区的文件：第三箱是中共上海区委、河南省委、湘鄂西中央分局等100个地区的文件：第四箱是未整理的文件：第五箱是中文和俄文书籍、刊物。第二部分是开箱注解，注解中首先说明要查找库藏文件、资料，必须“按目录次第去检查”，何种文件在什么目录中，是有轨可循的：其次要遵守保管制度，切忌“乱开乱动”，用完文件、资料后，“仍须按照原有次序放好”。
《文件处置办法》下达后，党政军各机关文书工作也出现了可喜的局面。有些地方被撤销的秘书处又得到了恢复，滥烧文件的现象得到了制止，党政军机关上下行文趋于规范化，文书处理工作得到了明显的加强。中共中央秘书处以《文件处置办法》为依据，立即采取了以下几项紧急措施：
首先制定文件整理编目制度。在1930年以前，各级秘书处有工作报告，但自己制定规章制度的还没有。1931年3月上句《中央秘书处关于文件编目的规定》，是党的秘书部门制定的第一份业务规定。在规定中除了“分时”、“分地”、“分项”、“分类”等文书部门立卷规定外。还附发了《文件目录格式》式样。在《中央秘书处关于文件编目的规定》中有“参照阿秋所定”字样，证明本规定是依照《文件处置办法》拟制而成的。其次，重申秘书部门归档制度。为了保护党的机密和秘书工作者的人身安全，党中央决定实行文件集中制。1930年4月在《中共中央对秘密工作给中央给部委全体同志信》中指示：办完的文件“必须随时送至保管处保存”。这次《文件处置办法》又规定各机关一律将办理完毕的文件向秘书处归档，并指出“最理想的是每种二份，一份存阅(备调阅，即归还)，一份入库”。“备调阅，即归还”，指的是归档。从此，秘书部门有了“归档”制度。再者规定了秘书既管理文件又管理档案。1930年以前秘书工作中有“文件管理”术语，没有“档案”这个概念。《文件处置办法》下达后，才有了“资料”、“材料”、“档案”等概念。1931年中央军委在《红军抚恤条例》中说：秘书处“处理一切文件档案”，把办理完毕的文件归到秘书处后即成为“档案”，从此在我党政军内普遍使用了。
1928年早春的一天，上海支南路与四马路交叉的447号一处二层小楼房里，一家“福兴字号”的商行开张了。这幢楼的楼下。是私人诊所，“福兴字号”租用了楼上的三间大房。这里就是中共中央政治局机关的秘密所在。从1928年11月到1931年4月，中共中央政治局会议几乎都在这里举行。周恩来差不多天天来此办公，邓小平、邓颖超、瞿秋白、李立三、任弼时、邓中夏、彭湃、陈赓、李维汉等中共领导，也都经常在这里开会或研究工作。离此不远的戈登路善庆里的一座小楼和1141弄的一个地点则是中共中央领导看文件和起草文件的地方，也就是中央秘书处的所在地。1931年2月初，周恩来又到上海戈登路善庆里中央秘书处视察，看一看秘书处恢复的情况如何，顺便批办一些重要文件。视察中，发现秘书处的文书处理工作比较紊乱，还有一间屋子堆积一包一捆未加整理的党内机密文件资料，大约40000余份。在日益严重的白色恐怖下，机关内堆放如此大量的文件既不符合保密纪律又很危险。于是，当即指出“文件材料应分条理细，进行分类整理”，并对陪同的中共中央秘书处负责人黄玢然和张唯一等同志说：“在文件整理方面，你们可以找阿秋(瞿秋白)去谈谈，在这方面他很有研究，你们可请阿秋给写几条文件处置办法，以便在实际工作中执行。”
“阿秋”是人们对瞿秋白的爱称。瞿秋白，1899年1月29日出生在常州城东南角青果巷八桂堂天香楼，“五四”运动是瞿秋白一生政治生涯的开始。他一反历来文弱气质和内向性格，在超强度的体力支付和神经高度紧张的情况下，忍住肺病吐血的痛苦，在酷热中奔波于街头，联络、组织、演讲……。瞿秋白参加革命后指出，中国革命要将武装革命和群众运动同时进行，互为促进。“八七”会议后，在瞿秋白为首的临时中央政治局的策划组织下，全国爆发了100多次武装起义。1930年他与周恩来等用“石生”、“S.Y”等化名制发了《中央对各省空洞报告的批评》、《为什么要做报告与怎样做报告》等文件，对上下行文中的“抽象描写”、“空洞的漫论”、“模糊的概念”、“缺乏实际内容”等不正之风进行了尖锐地批评。在1931年1月中共六届四中全会上，王明一伙借批判李立三路线之际。无端地将瞿秋白排挤出中共中央领导集体。从此，瞿秋白虽然“赋闲在家”，却与李立三路线和王明路线展开了不可调和的斗争，并在斗争中常到中央秘书处阅办文件。当黄玢然向他转达了周恩来的嘱托后，他愉快地接受委托，很快草拟出《文件处置办法》并呈送周恩来审批。周恩来对这个《文件处置办法》很赞赏，亲笔批示“试办下，看可否便当”，并交中央秘书处立即执行。
《文件处置办法》是党中央领导人为中央秘书处拟制的第一个具有政策性和科学性的专业规定，是全面处理机关办理完毕文件的第一个具体而系统的工作制度，是党政军机关建立档案管理工作的第一个重要参照文献。它的出台，在一定程度上，也巩固了中央秘书处的地位。
1930年3月，周恩来和瞿秋白去共产国际，曾委托中共中央政治局委员李立三兼管中央秘书处。1930年7月22日，李立三在《目前政治形势与党的组织任务》中宣告：“全党形成一个军营”、“党团一体化”等等，并决定改组中共各机关。在改组中，将中共中央秘书处与中国共产主义青年团中央合并为“中央总行委青年秘书处”，重点是搞青年运动。1930年8月周恩来回国后，立即与李立三错误路线展开了斗争。并于同年10月下旬邀黄玠然等谈话时指出：党中央“不能没有秘书处，你们应尽快恢复建制，开展工作。”然后在《文件处置办法》中一再宣布“以后秘书处应注意”等字样，这既是对秘书处的工作要求，又间接宣布了中央秘书处已经恢复并使秘书处更有秩序地开展工作。
中央文库就是中央秘书处下设的具体管理保存我党机密文件的地方，由中央秘书处抽调几名专门工作人员，离开机关，在合适的地方单独租几间房子，把党中央的文件电报隐藏于此。根据《文件处置办法》，中央文库实行管理文件、资料三分开。首先，将文件、电报与书报刊物分开。中央文库重点是储存党的文件和电报，附带也收藏一些必要的书报和刊物。书报刊物被拣出后，一部分留存中央文库，一部分给中央各部委使用。其次，将文件按成文机关或地区分开。最初，中央文库接收的档案只有流水账，随收随登记，未按来源分开地区或机关。1931年《文件处置办法》下达后，把全部库藏文件、资料按其来源分成：共产国际的来文，中共中央的发文，中央各部、委、处的文件，苏维埃政府的文件，红军的文件，各中央局、省委和特委的文件。再次，将重要文件与事务性文件分开。从原有20余箱文件、资料中拣出重要部分装入5只大皮箱内，其余文件、资料，包括“事务性文件及小信”，均按《文件处置办法》的规定“只须将内容简要的记入一本流水账，可随时毁去”进行了处置。
文件时间的判定
在秘密斗争中，许多机关发出的文件没有注明年月日，这对当年使用影响不太大，但进入中央文库，成为历史档案，没有成文年月日就成了大问题。《文件处置办法》第一条指出：中共中央文件应分4大类，并且“均按时日编，切记注明年月日，愈详愈好”。为了做好这项工作，中央文库工作人员进行了如下努力：(1)判定文件所属的年度。第一步是对无年月日的或有月日无年代的文件判明成文时间。为了完成这一艰巨任务，1932年6月，中共中央调原中共满洲临时省委书记陈为入到中央文库工作。陈为人是老党员，熟悉中国共产党的历史。经过几年的考证，终于判明了中央文库库藏90％以上的文件资料的成文年度或成文时期。(2)收文戳记的年月。1926年7月中共中央秘书处成立后，就对收发文件进行了严格登记，并使用了收文戳记。中共中央秘书处收文戳记一般加盖在收文第一页右上端。戳记栏目中有“收文单位”、“收文编号”、“收文时间”等。“收文时间”不仅是文书处理程序中的一项基本要求，而且对判定成文时间有一定的参照作用。在中央文库的地方文件目录中，登录了148份中共河北省委(包括顺直省委)1930年1月－1932年12月的“直字文件第二部一般决议”文件，目录中有91件注有“收 到年月日”。目录中有一件写的是《顺直会议记录——反立三路线问题》，此文未写成文年月日，但有收到时间“1931年1月17日”，由此可以判定这份文件是在此以前形成的。(3)确定文件内容的“相应时期”。在无法判定文件的成文时间，又无收文年月日时，即根据成文机关的历史、领导人的变换和文件内容所记载的重要历史事件等，将文件归入“相应时期”内。为方便工作，1931年4月中共中央秘书处制定了《关于文件编目的规定》，其中明确提出一切积存文件应分三个时期：即1927年“五大以前”的文件：1927年7月－1928年7月“五大至六大前”的文件：1928年7月－1931年1月以后的文件。凡难以判定准确年代的文件，可以判明相应时期，并在文件上注明。
文件整理分类
整理分类是以文件、资料多寡为设类依据。文件多者设大类、部类和项目，文件少者可设一大类或若干分类。以这个原则，分三种情况设立类别：(1)按成文机关设类。中共中央组织部、中央宣传部、中央军委、中央特委和中央秘书处、共产国际等都是一个机关的文件为一个大类。按成文机关分类，必须坚持集中的原则，即把一个机关的文件集中在一起，然后按年代分开。有些机关还可设分类。共产国际来文为一大类，在大类下面设有“远东执行局”、“职工国际”和“共产国际执委会”三个分类。即以第一级机构文件为大类，以第二级机构文件为分类。(2)按地区设类。即一个省、一个边界特区的全部文件资料为一个大类。中共上海区委、中共湖南省委、中共湘赣边界特委等都设大类。由于一个地区所属单位多、文件数量也多，因而在地区这一大类内又根据不同内容设若干部类，中共上海区委文件大类下面设有9个部类：“沪字文件第一部”为中共上海区委指示：“沪字文件第二部”为区委一般文件：“沪字文件第三部”为对外宣传文件：“沪字文件第四部”为党内书刊：“沪字文件第五部”为中共上海区委以下文件：“沪字文件第六部”为群众团体文件：“沪字文件第七部”为“外县”文件：“沪字文件第八部”为上海区委各种会议记录：“沪字文件第九部”为其他文件等。(3)按文件的内容和性质设类。按照《文件处置办法》的规定，中共中央全部文件分为“最高决议及指示”、“对外宣言和告民众书”、“会议记录”和“一般决议、通告”等4大类。有的大类内文件数量过多，不便管理，在大类之下再设13个部类。即：中字文件第一部为“最高决议及指示”：中字文件第二部为“一般决议”及指导性文件；中字文件第三部为“对外”发表的宣传文件：中字文件第四部为“个别指示”：中字文件第五部为“对国际的报告”：中字文件第六部为“指导性文件”：中字文件第七部为“组织”文件：中字文件第八部为“对外刊物”：中字文件第九部为“秘密”工作文件：中字文件第十部为“特科及军委”文件：中字文件第十一部为“苏准会”文件；中字文件第十二部为“烈士绝笔”；中字文件第十三部为“政治局及常委会议记录”。其中第一部类的最高决议及指示、第四部类的“个别指示”、第九部类的“秘密”工作、第十部类的“特科及军委”文件以及第十三部类的“会议记录”等为重要而绝密的文件：而第三部类和第八部类为“公开”材料。根据文件的重要性、机密性及内部传阅和公开发行区分材料，不仅使文件、资料管理有序，而且符合地下斗争中保护党的机密安全的要求。
文件编目
按《文件处置，办法》的要求，文件整理分类完毕，必须依据分类号“再编抄一本分类目录”。中央文库目录的栏目有：文件、资料的类别、文件起止年月日、文件总类号、文件分类号、文件标题(名称)、文件发出时间、文件收到时间、文件数量统计和备注等。其中：(1)以“代字”表示大类。在目录第一页第一横行第一句为代字，如“中字文件”即指中共中央文件，“际字文件”指共产国际文件，“沪字文件”指上海的文件，“浙字文件”指浙江的文件，“鲁字文件”指山东的文件等等。除每一个省给一个“代字”以外，对每一个革命根据地也给一个代字，湘鄂赣的代字为“孔”，湘鄂西的代字为“贺”，鄂豫皖的代字为“沈”，湘赣边界代字为“永”等。(2)以英文字母表示文件所属类别和内容。每一部类内文件按政治、党务、工人运动、农民运动、青年运动、妇女运动、军事工作、政权工作等内容划为8个分类。属于分类的文件不再抽出集中，而是在原部类按时间先后顺序排列。分号的数字前边均有一个英文字母。即：“A”代表政治，“B”代表党务，“C”代表工运，“D”代表农运，“E”代表政权，“F”代表青运，“G”代表军事，“H”代表妇运。这样，一看分号中的英文字母，就知道这份文件的内容是什么。看目录，查文件极为方便。(3)目录兼统计表。目录第一项是“总号”，即文件资料顺序号一顺到底，目录最后一份文件的总号，也就是这份目录登记的文件总数，这是第一种统计；目录第二项是“分号”。即文件分类号，例如政治类“A”，目录中，第一次出现政治类文件为“A1”，以后出现的顺序为“A2”、“A3”，以此类推。当每一部类编出目录后，必须在目录首页右上端作出分类统计，即政治类若干份，党务类若干份，工运类若干份等。“中字文件第一部”最高决议及指示的目录第一页上注有“A18，B6；C3，D1，F1，G2”等，这个数字表明“本目录中有政治类文件18件，党务类文件6件，工运类文件3件，农运类文件1件，青运文件1件，军事工作类文件2件，共计31件。而且分类统计数必须与目录第一横行中文件起止年月日数字相符。各种统计互相印证，文件登记与数字统计互相印证。”
文件体积的缩小
首先是裁剪书刊。根据《文件处置办法》规定，凡报刊上登载的党的文件，“必须剪贴”，即将文件从报刊中裁剪下来归并于文件类中，被裁剪过的书刊即可在登记目录后销毁。从书刊中裁剪文件的工作量是较大的，在中央文库库藏中有一份“中字文件第二部”(一般决议)文件目录，该目录登记的文件是277件，在备注中写明文件来源于报刊者达60件之多。其次是裁剪文件的四周白纸边。为缩小文件体积，剪掉的空白纸条及时烧毁，纸灰倒入下水道用水冲走。裁剪后的库藏文件、资料2万余件，仅用5只大皮箱便可全部装下，用一堵伪装夹壁墙就可以隐藏起来。
文件查找方法
1936年6月14日制订了中央文库《开箱必读》的查找工具。《开箱必读》共分两部分：第一部分是“装箱记”，记录着5只文件箱分别装入的是什么文件、资料，第一箱是中共中央和共产国际文件：第二箱是中共顺直省委、鄂豫皖中央分局、闽西特委等18个地区的文件：第三箱是中共上海区委、河南省委、湘鄂西中央分局等100个地区的文件：第四箱是未整理的文件：第五箱是中文和俄文书籍、刊物。第二部分是开箱注解，注解中首先说明要查找库藏文件、资料，必须“按目录次第去检查”，何种文件在什么目录中，是有轨可循的：其次要遵守保管制度，切忌“乱开乱动”，用完文件、资料后，“仍须按照原有次序放好”。
《文件处置办法》下达后，党政军各机关文书工作也出现了可喜的局面。有些地方被撤销的秘书处又得到了恢复，滥烧文件的现象得到了制止，党政军机关上下行文趋于规范化，文书处理工作得到了明显的加强。中共中央秘书处以《文件处置办法》为依据，立即采取了以下几项紧急措施：
首先制定文件整理编目制度。在1930年以前，各级秘书处有工作报告，但自己制定规章制度的还没有。1931年3月上句《中央秘书处关于文件编目的规定》，是党的秘书部门制定的第一份业务规定。在规定中除了“分时”、“分地”、“分项”、“分类”等文书部门立卷规定外。还附发了《文件目录格式》式样。在《中央秘书处关于文件编目的规定》中有“参照阿秋所定”字样，证明本规定是依照《文件处置办法》拟制而成的。其次，重申秘书部门归档制度。为了保护党的机密和秘书工作者的人身安全，党中央决定实行文件集中制。1930年4月在《中共中央对秘密工作给中央给部委全体同志信》中指示：办完的文件“必须随时送至保管处保存”。这次《文件处置办法》又规定各机关一律将办理完毕的文件向秘书处归档，并指出“最理想的是每种二份，一份存阅(备调阅，即归还)，一份入库”。“备调阅，即归还”，指的是归档。从此，秘书部门有了“归档”制度。再者规定了秘书既管理文件又管理档案。1930年以前秘书工作中有“文件管理”术语，没有“档案”这个概念。《文件处置办法》下达后，才有了“资料”、“材料”、“档案”等概念。1931年中央军委在《红军抚恤条例》中说：秘书处“处理一切文件档案”，把办理完毕的文件归到秘书处后即成为“档案”，从此在我党政军内普遍使用了。