论文部分内容阅读
摘要：自改革开放政策实施以来，我国在经济等方面取得了长期的发展，工程项目建设就是其中的中流砥柱。随着近年来工程项目建设的投资力度和建设规模不断加大，在建设过程中所产生的大量的文件信息量使得其无论在传输、利用还是转换和交接过程都变得十分复杂，工作量也是越来越大。那么，我国目前的工程项目文档管理到底是怎么样的状态呢？本篇论文从我国工程项目文档管理的现状、工程项目文档一体化管理的必要性以及其实现机制等方面进行了简要的分析和探讨。
关键词：工程项目；文档管理；一体化；必要性；实现机制
引言：
随着我国近年来经济的不断发展，对于工程项目的建设力度也变得越来越大，自然而然，在工程项目建设过程中所产生的信息文档的数量也就变得越来越多。那么，如何做到对这些重要信息的整理、收纳、传输、转换等过程的有效控制和管理，是工程项目企业十分头疼的问题。工程项目文档一体化管理机制的出现为各个企业带来了新的文档管理机制。各个企业应该怎样实施和运行这一管理机制才能够实现其作用最大化？以下是笔者的些许看法和建议。
1、我国工程项目文档管理的现状
工程档案，是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、电子、声像等历史记录，包括建设项目从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、监理到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种载体的文件和资料。在我国目前的工程项目文档管理工作中，一般会根据以下流程进行工程项目文档的管理：
1.1工程项目文档的移交
一般企都会对工程项目文档进行严格的管理原则，凡是有关工程项目的、具有保存价值和利用价值的文档、材料都会交于文档管理部门。除此之外，任何个人或者其他部门进行文档移交的时候，一般会做到双方共同对文档材料进行核实和确认。如下图工程项目方案设计任务书的表格设计和填写方式。
如在上述表格的填写中，很多申请人会按照自己的理解对表格中“方案类别”、“提交资料”、“方案设计完成资料”等问题任意填写，这就可能导致表格设计人员的初衷与填写人的回答大相径庭，引起信息传达错误等情况。面对这种问题，我们可以实现对表格填写形式做出具体要求。比如：就拿“方案类别”这一问题来讲，我们提供该部门的类别种类，如：初步报价方案、比较方案、项目预算、标书、其他等，让填表人在其中进行选择，避免因理解错误或词不达意等问题造成的恶劣影响。
1.2.3工程项目文档的借（查）阅
在企业的工程项目文档借阅或查阅时，一般都会申请相关管理部门的同意，经过批准之后才能够进行借阅或者查阅，这在一定程度上保障了文档信息的安全胜。
1.3工程项目文档库房的管理
在对工程项目文档进行管理的时候，企业一般都会设立专门的管理部门对此进行统一化的标准管理和保存。
2、我国目前的工程项目文档管理存在的问题
2.1工程项目表格和填写方法的问题
虽然各个企业工程项目的表格一般都会有统一的模式，但是相关人员在进行表格填写的时候，却会根据自己对表格内容的理解和自己的风格选择性地进行填写。这就很容易导致对工程项目的评价没有统一的标准，使得评价的作用难以发挥。
2.2工程项目管理方式较为落后
工程项目的文档管理工作包含了对文档的收集、整理、保存以及再利用等，面對复杂的工作，有的企业仍然采用传统的文档管理手段。比如：计算机制表、打印纸质文件、手工填写，然后对纸质文件进行整理、存放等。这种文档管理方式不仅死的工作强度变得很大、效率低下，而且一旦出现任何错误就必须重复以上流程，大大地浪费了资源、资金以及人力。除此之外，纸质文档的保存和利用十分麻烦，一旦丢失会使得整个项目文档变得混乱、没有逻辑。
2.3工程项目文档与档案管理的不协调
工程项目文档的管理和工程档案管理应该是相互协调并做好充分的沟通、合作的。但是，目前的大部分工程档案管理工作者并没有对文档管理这一过程做到有效监督，两者完全脱节。在这一定程度上加深了日后文档利用和存放的难度和复杂程度。
3、工程项目文档一体化管理的必要性
文档一体化管理又称为“文件、档案一体化管理”，这一概念最早由美国档案馆提出，我国档案界于二十世纪八十年代开始关注文档一体化管理的研究。文档一体化的管理模式是将项目中各单位相对分散、独立的文件管理和档案管理统一成一个有机的整体来进行管理。工程项目文档一体化管理的必要性主要表现在以下几个方面：
3.1实现工程项目文档一体化能够减少人才的浪费
实行工程项目文档一体化管理机制能够使得原本分散于文件管理和档案管理的工作人员汇集到一起，避免了相同性质工作的人员的不必要的浪费，实现企业劳动人员的合理分配。
3.2实现工程项目文档一体化能够提高文档管理效率
实行工程项目文档一体化管理机制使得文件管理工作和档案管理工作做到了有效的整合，避免重复性工作或者遗漏工作造成的文档的丢失、错误等问题，影响文档的保存和利用。
3.3实现工程项目文档一体化能够将文档管理的作用发挥到最大
对工程项目文档进行管理是为了给日后企业发展、工程项目建设、人员管理等提供参考依据和建议。实行工程项目文档一体化，简化管理流程、使得文档的保存和利用都能够做到简洁和方便，能够使得文档管理工作的作用发挥到最大化。
4、工程项目文档一体化管理的实现机制
4.1建立健全计算机网络管理系统
面对计算机技术和网络技术的发展，大数据时代的来临不仅是对科研人员也是对档案管理人员的一项挑战，档案管理需要前移，在OA系统设置中将文件和档案管理有机结合起来，实现机关文件处理、档案室工作“两位一体”、“文档一体”的管理方式，是解决这一问题的关键。由此看来，实现工程项目文档一体化的重要一步就是首先建立健全计算机网络管理系统。只有这样，才能够使得文档处理和储存、利用方便快捷，省去了以往人工操作的繁琐流程。
4.2完善工程项目文档一体化管理体系
工程项目文档一体化的管理体系是整个管理过程和方式的依据，只有完善这一相关制度规定，才能够使得工程项目文档一体化在管理过程中做到有据可依，有制可循。避免因为制度和体系不完善，没有统一的执行标准，造成很多文档管理的疏漏和错误，标准工程项目文档管理顺利、高效进行。
4.3整合文件和档案工作
文件与档案工作统筹规划、相互协调，两者在网络系统内衔接，从而实现文件的一次性输入，多口、多途径的输出，全网信息共享。如此一来，不仅有效避免了以往文件与档案工作分开操作时的重复或者遗漏问题，保障了文件的真实性和完整性，还使得档案资源能够被最大限度的利用与企业发展和工程项目建设当中去。
4.4培养工程项目文档一体化管理专业化的人才
对于工程项目文档一体化的管理肯定需要专业、专门的人员来进行协调、配置。管理人员不仅要对工程项目文档一体化管理体系和管理模式有着清晰的认识，还要对管理手段以及企业发展等问题有着详细的了解。因此，企业对于工程项目文档一体化管理机制，一定要对其管理人员严格把控，无论是外部招聘还是内部提拔，都要对其各方面能力做到充分考量。
5、工程项目文档一体化管理相关图表
结束语：
随着我国经济和科学技术的不断发展和进步，对于企业的工程项目文档管理模式一定要能够跟得上企业和社会发展的步伐，只有这样才能够保障企业在工程项目信息的保存和利用上方便、快捷和准确，使得工程项目信息能够及时地服务于企业发展建设。工程项目文档一体化管理机制是符合当下社会发展和科学技术发展的新的文档管理模式，各个企业应当及时做到与时俱进，了解和掌握关于工程项目文档一体化管理的相关管理手段和管理方式，为企业发展做出贡献。
关键词：工程项目；文档管理；一体化；必要性；实现机制
引言：
随着我国近年来经济的不断发展，对于工程项目的建设力度也变得越来越大，自然而然，在工程项目建设过程中所产生的信息文档的数量也就变得越来越多。那么，如何做到对这些重要信息的整理、收纳、传输、转换等过程的有效控制和管理，是工程项目企业十分头疼的问题。工程项目文档一体化管理机制的出现为各个企业带来了新的文档管理机制。各个企业应该怎样实施和运行这一管理机制才能够实现其作用最大化？以下是笔者的些许看法和建议。
1、我国工程项目文档管理的现状
工程档案，是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、电子、声像等历史记录，包括建设项目从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、监理到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种载体的文件和资料。在我国目前的工程项目文档管理工作中，一般会根据以下流程进行工程项目文档的管理：
1.1工程项目文档的移交
一般企都会对工程项目文档进行严格的管理原则，凡是有关工程项目的、具有保存价值和利用价值的文档、材料都会交于文档管理部门。除此之外，任何个人或者其他部门进行文档移交的时候，一般会做到双方共同对文档材料进行核实和确认。如下图工程项目方案设计任务书的表格设计和填写方式。
如在上述表格的填写中，很多申请人会按照自己的理解对表格中“方案类别”、“提交资料”、“方案设计完成资料”等问题任意填写，这就可能导致表格设计人员的初衷与填写人的回答大相径庭，引起信息传达错误等情况。面对这种问题，我们可以实现对表格填写形式做出具体要求。比如：就拿“方案类别”这一问题来讲，我们提供该部门的类别种类，如：初步报价方案、比较方案、项目预算、标书、其他等，让填表人在其中进行选择，避免因理解错误或词不达意等问题造成的恶劣影响。
1.2.3工程项目文档的借（查）阅
在企业的工程项目文档借阅或查阅时，一般都会申请相关管理部门的同意，经过批准之后才能够进行借阅或者查阅，这在一定程度上保障了文档信息的安全胜。
1.3工程项目文档库房的管理
在对工程项目文档进行管理的时候，企业一般都会设立专门的管理部门对此进行统一化的标准管理和保存。
2、我国目前的工程项目文档管理存在的问题
2.1工程项目表格和填写方法的问题
虽然各个企业工程项目的表格一般都会有统一的模式，但是相关人员在进行表格填写的时候，却会根据自己对表格内容的理解和自己的风格选择性地进行填写。这就很容易导致对工程项目的评价没有统一的标准，使得评价的作用难以发挥。
2.2工程项目管理方式较为落后
工程项目的文档管理工作包含了对文档的收集、整理、保存以及再利用等，面對复杂的工作，有的企业仍然采用传统的文档管理手段。比如：计算机制表、打印纸质文件、手工填写，然后对纸质文件进行整理、存放等。这种文档管理方式不仅死的工作强度变得很大、效率低下，而且一旦出现任何错误就必须重复以上流程，大大地浪费了资源、资金以及人力。除此之外，纸质文档的保存和利用十分麻烦，一旦丢失会使得整个项目文档变得混乱、没有逻辑。
2.3工程项目文档与档案管理的不协调
工程项目文档的管理和工程档案管理应该是相互协调并做好充分的沟通、合作的。但是，目前的大部分工程档案管理工作者并没有对文档管理这一过程做到有效监督，两者完全脱节。在这一定程度上加深了日后文档利用和存放的难度和复杂程度。
3、工程项目文档一体化管理的必要性
文档一体化管理又称为“文件、档案一体化管理”，这一概念最早由美国档案馆提出，我国档案界于二十世纪八十年代开始关注文档一体化管理的研究。文档一体化的管理模式是将项目中各单位相对分散、独立的文件管理和档案管理统一成一个有机的整体来进行管理。工程项目文档一体化管理的必要性主要表现在以下几个方面：
3.1实现工程项目文档一体化能够减少人才的浪费
实行工程项目文档一体化管理机制能够使得原本分散于文件管理和档案管理的工作人员汇集到一起，避免了相同性质工作的人员的不必要的浪费，实现企业劳动人员的合理分配。
3.2实现工程项目文档一体化能够提高文档管理效率
实行工程项目文档一体化管理机制使得文件管理工作和档案管理工作做到了有效的整合，避免重复性工作或者遗漏工作造成的文档的丢失、错误等问题，影响文档的保存和利用。
3.3实现工程项目文档一体化能够将文档管理的作用发挥到最大
对工程项目文档进行管理是为了给日后企业发展、工程项目建设、人员管理等提供参考依据和建议。实行工程项目文档一体化，简化管理流程、使得文档的保存和利用都能够做到简洁和方便，能够使得文档管理工作的作用发挥到最大化。
4、工程项目文档一体化管理的实现机制
4.1建立健全计算机网络管理系统
面对计算机技术和网络技术的发展，大数据时代的来临不仅是对科研人员也是对档案管理人员的一项挑战，档案管理需要前移，在OA系统设置中将文件和档案管理有机结合起来，实现机关文件处理、档案室工作“两位一体”、“文档一体”的管理方式，是解决这一问题的关键。由此看来，实现工程项目文档一体化的重要一步就是首先建立健全计算机网络管理系统。只有这样，才能够使得文档处理和储存、利用方便快捷，省去了以往人工操作的繁琐流程。
4.2完善工程项目文档一体化管理体系
工程项目文档一体化的管理体系是整个管理过程和方式的依据，只有完善这一相关制度规定，才能够使得工程项目文档一体化在管理过程中做到有据可依，有制可循。避免因为制度和体系不完善，没有统一的执行标准，造成很多文档管理的疏漏和错误，标准工程项目文档管理顺利、高效进行。
4.3整合文件和档案工作
文件与档案工作统筹规划、相互协调，两者在网络系统内衔接，从而实现文件的一次性输入，多口、多途径的输出，全网信息共享。如此一来，不仅有效避免了以往文件与档案工作分开操作时的重复或者遗漏问题，保障了文件的真实性和完整性，还使得档案资源能够被最大限度的利用与企业发展和工程项目建设当中去。
4.4培养工程项目文档一体化管理专业化的人才
对于工程项目文档一体化的管理肯定需要专业、专门的人员来进行协调、配置。管理人员不仅要对工程项目文档一体化管理体系和管理模式有着清晰的认识，还要对管理手段以及企业发展等问题有着详细的了解。因此，企业对于工程项目文档一体化管理机制，一定要对其管理人员严格把控，无论是外部招聘还是内部提拔，都要对其各方面能力做到充分考量。
5、工程项目文档一体化管理相关图表
结束语：
随着我国经济和科学技术的不断发展和进步，对于企业的工程项目文档管理模式一定要能够跟得上企业和社会发展的步伐，只有这样才能够保障企业在工程项目信息的保存和利用上方便、快捷和准确，使得工程项目信息能够及时地服务于企业发展建设。工程项目文档一体化管理机制是符合当下社会发展和科学技术发展的新的文档管理模式，各个企业应当及时做到与时俱进，了解和掌握关于工程项目文档一体化管理的相关管理手段和管理方式，为企业发展做出贡献。