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计划,似乎永远赶不上变化,变化,甚至比不过老板一句话!职场中,我们总是被各种突发状况打乱节奏,加班加点、埋头苦干,实在狼狈,怎么办?这些能提升效率的“偷懒”小技巧,你一定要学会!
说出来可能吓你一跳,有专业机构职场调查发现,职场人的一天,能专心工作的时间只有两三个小时!对,没错,比你认为的少得多。所以,如何增加自由运用时间,提升效率,产出更多成果,永远是我们的重要课题。
日本职场专家松本幸夫在畅销书《偷懒达人的超高效率法》中,教了我们几招:“学会拒绝无意义的事情;不用自己做的事尽量交付他人、授权处理;积极地休息,尽快重振精神;把时间用于思考与创造,达成更高效率。”听起来有点抽象?其实,你只要在具体工作中,做到以下两点就好。
招数1学会友善拒绝,不被临时任务打乱步调
下班前,老板突然走过来说:“帮我处理一下这些资料,我急着要。”直接拒绝,怕给老板留下坏印象,但硬接下来,不但得熬夜加班,如果真做不完或做不好,还会吃力不讨好,把自己推进职场窘境。想婉转地拒绝老板的临时要求,你可以这样做:
1.告诉他你非常乐意帮忙 “谢谢,我很乐意”、“我很想帮忙”等说法,都能让老板感觉你干劲十足,很感谢他将任务交给你。直接说“我没空”、“我不干”,不仅失礼,即使真的拒绝成功,也很容易破坏关系。
2.为老板找出解决方案 表达了有心帮忙的意愿后,立即提出“两个替代方案”,例如“如果您很着急,明天我可以提早半小时进公司处理”,或者,“如果下周三前来得及,我会比较方便配合”。这类婉拒很高明,一来,你给予了对方其他选择,二来,态度也很柔和,让人好接受。
3.“真心话”放在心里别说出来 职场很现实,拒绝下班前的临时工作,要学会“含糊其辞”,千万别说真心话“我不想加班”——不管你有多么正当的理由,但没有一个老板喜欢听。“真心话”和“大冒险”一起玩,真的很危险。
招数2事先估算完成时间,在上午就完成70%的工作
多数人拟定行程表,都会忽略发生紧急状况的可能性。因此,在估算工作完成时间时,最好预留出预估时间的1.5倍,才不会因突发事件慌了手脚。此外,遵守“前半段完成70%预定工作”的原则。假如一天有10件工作要做,最佳状态就是在上午就完成7件工作,再利用下午时间针对上午的工作做细节调整,轻松解决余下的3件事。
高效法则
大BOSS不会告诉你
“虽然每天有许多零碎时间,但通常只能用来‘输入’资讯;对思考重要事情、写一篇好报告等需要‘輸出’的工作,至少需要3小时。因此,在担任星巴克及‘美体小铺’(The Body Shop)执行长期间,我会要求秘书每两周挪出3小时以上的完整时间,供我独处思考。”——日本星巴克前执行长岩田松雄
“有次,我急着写个很复杂的提案。当时,我正要飞去上海,就利用候机、搭机的时间写,连转机空档也不放过,等飞机降落,我已经完成了整个提案,效率之高让客户惊讶。从此我决定,每当需要专心思考或写文章时,就在办公室门上放个牌子,写上‘封锁时间’,谢绝任何访客和转进电话。现在,这个制度推行到了全公司,谁都不能打扰桌上摆着‘封锁时间’的同事。”——卡内基大中华区负责人黑幼龙
说出来可能吓你一跳,有专业机构职场调查发现,职场人的一天,能专心工作的时间只有两三个小时!对,没错,比你认为的少得多。所以,如何增加自由运用时间,提升效率,产出更多成果,永远是我们的重要课题。
日本职场专家松本幸夫在畅销书《偷懒达人的超高效率法》中,教了我们几招:“学会拒绝无意义的事情;不用自己做的事尽量交付他人、授权处理;积极地休息,尽快重振精神;把时间用于思考与创造,达成更高效率。”听起来有点抽象?其实,你只要在具体工作中,做到以下两点就好。
招数1学会友善拒绝,不被临时任务打乱步调
下班前,老板突然走过来说:“帮我处理一下这些资料,我急着要。”直接拒绝,怕给老板留下坏印象,但硬接下来,不但得熬夜加班,如果真做不完或做不好,还会吃力不讨好,把自己推进职场窘境。想婉转地拒绝老板的临时要求,你可以这样做:
1.告诉他你非常乐意帮忙 “谢谢,我很乐意”、“我很想帮忙”等说法,都能让老板感觉你干劲十足,很感谢他将任务交给你。直接说“我没空”、“我不干”,不仅失礼,即使真的拒绝成功,也很容易破坏关系。
2.为老板找出解决方案 表达了有心帮忙的意愿后,立即提出“两个替代方案”,例如“如果您很着急,明天我可以提早半小时进公司处理”,或者,“如果下周三前来得及,我会比较方便配合”。这类婉拒很高明,一来,你给予了对方其他选择,二来,态度也很柔和,让人好接受。
3.“真心话”放在心里别说出来 职场很现实,拒绝下班前的临时工作,要学会“含糊其辞”,千万别说真心话“我不想加班”——不管你有多么正当的理由,但没有一个老板喜欢听。“真心话”和“大冒险”一起玩,真的很危险。
招数2事先估算完成时间,在上午就完成70%的工作
多数人拟定行程表,都会忽略发生紧急状况的可能性。因此,在估算工作完成时间时,最好预留出预估时间的1.5倍,才不会因突发事件慌了手脚。此外,遵守“前半段完成70%预定工作”的原则。假如一天有10件工作要做,最佳状态就是在上午就完成7件工作,再利用下午时间针对上午的工作做细节调整,轻松解决余下的3件事。
高效法则
大BOSS不会告诉你
“虽然每天有许多零碎时间,但通常只能用来‘输入’资讯;对思考重要事情、写一篇好报告等需要‘輸出’的工作,至少需要3小时。因此,在担任星巴克及‘美体小铺’(The Body Shop)执行长期间,我会要求秘书每两周挪出3小时以上的完整时间,供我独处思考。”——日本星巴克前执行长岩田松雄
“有次,我急着写个很复杂的提案。当时,我正要飞去上海,就利用候机、搭机的时间写,连转机空档也不放过,等飞机降落,我已经完成了整个提案,效率之高让客户惊讶。从此我决定,每当需要专心思考或写文章时,就在办公室门上放个牌子,写上‘封锁时间’,谢绝任何访客和转进电话。现在,这个制度推行到了全公司,谁都不能打扰桌上摆着‘封锁时间’的同事。”——卡内基大中华区负责人黑幼龙