论文部分内容阅读
[摘 要]档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的手段。本文针对如何实现档案管理信息化的具体措施进行了探讨。
[关键词]档案管理；信息化；建设；措施
中图分类号：G270.7；R197.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）08-0224-01
档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。
1.档案信息化建設的现状
1.1 社会的现代化发展管理软件缺乏统一性
档案部门使用的计算机型号不统一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息化的进程。
1.2 档案管理工作标准化规范化仍需改进
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某一个系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
1.3 档案管理的技术标准问题
档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件资料是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类办法及有关规定已不能完全适应。
1.4 档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，但不能充分发挥作用，更谈不上档案信息电子化了。
2.档案信息化建设的意义
2.1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
2.3 加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
3.实现档案管理信息化的具体措施
3.1 收集和归档
在公司中公司所有资料的收集，归档，然后将公司有价值的资料、有保存价值的资料经过安全整理，确保在以后的工作活动资料不会丢失，确保资料的完整、准确，有利于公司工作的完好进行。
3.2 备份管理
公司各单位、各部门应该有计划的将自己有价值的资料、档案进行备份管理或者放到公司的档案库保存。建立健全档案归档制度，使档案管理进行得安全、规范，在管理中要对档案提供借阅登记，保证资料的安全，做到档案的安全管理，为公司的发展做长远的打算。
3.3 对档案进行定期核查
需要档案室管理的工作人员定期对档案进行清点核对，是否符合档案的原始记录，做到万无一失，机密资料不被盗取，保障公司的权益不受侵害。
3.4 对档案进行定期修复完善
档案特别是纸质档案，容易出现老化、破损、霉变等问题，这个时候就需要定期检查，做到及时发现，及时修复完善，电子档文件记得定期备份，电子档案的储存媒介要及时修检。
3.5 安全存放
不同载体的、不同材质的档案应按照其特殊的情况进行分门别类规范保存。电子档案要注重储存媒介的有效保存时间，纸质档案又要注意防霉防潮，需要对特殊载体档案的进行特殊存放，根据其特性和要求，安全、规范、合理存放。
3.6 珍贵、有价值的档案的保管
公司建立相应的档案室，对珍贵、有价值的档案进行特殊保存，可以放到档案室或者递交别的地方进行保管，同时进行备份，对原件进行保存，复印件拿来使用，保障原始文件的安全，真正保障公司的安全。
4 档案管理信息化建设途径
4.1 增强档案管理现代化意识
档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
4.2 加快硬件设施建设
要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。档案部门充分利用存有大量档案资源的优势，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将及大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。
4.3 建设复合型的管理队伍
档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识，信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。
5.结束语
档案工作的信息化已经成为档案人员不得不面对的新课题，企业档案工作的信息化建设己成为企业档案的发展趋势。因此，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现企业档案的信息化建设。
[关键词]档案管理；信息化；建设；措施
中图分类号：G270.7；R197.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）08-0224-01
档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。
1.档案信息化建設的现状
1.1 社会的现代化发展管理软件缺乏统一性
档案部门使用的计算机型号不统一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息化的进程。
1.2 档案管理工作标准化规范化仍需改进
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某一个系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
1.3 档案管理的技术标准问题
档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件资料是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类办法及有关规定已不能完全适应。
1.4 档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，但不能充分发挥作用，更谈不上档案信息电子化了。
2.档案信息化建设的意义
2.1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
2.3 加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
3.实现档案管理信息化的具体措施
3.1 收集和归档
在公司中公司所有资料的收集，归档，然后将公司有价值的资料、有保存价值的资料经过安全整理，确保在以后的工作活动资料不会丢失，确保资料的完整、准确，有利于公司工作的完好进行。
3.2 备份管理
公司各单位、各部门应该有计划的将自己有价值的资料、档案进行备份管理或者放到公司的档案库保存。建立健全档案归档制度，使档案管理进行得安全、规范，在管理中要对档案提供借阅登记，保证资料的安全，做到档案的安全管理，为公司的发展做长远的打算。
3.3 对档案进行定期核查
需要档案室管理的工作人员定期对档案进行清点核对，是否符合档案的原始记录，做到万无一失，机密资料不被盗取，保障公司的权益不受侵害。
3.4 对档案进行定期修复完善
档案特别是纸质档案，容易出现老化、破损、霉变等问题，这个时候就需要定期检查，做到及时发现，及时修复完善，电子档文件记得定期备份，电子档案的储存媒介要及时修检。
3.5 安全存放
不同载体的、不同材质的档案应按照其特殊的情况进行分门别类规范保存。电子档案要注重储存媒介的有效保存时间，纸质档案又要注意防霉防潮，需要对特殊载体档案的进行特殊存放，根据其特性和要求，安全、规范、合理存放。
3.6 珍贵、有价值的档案的保管
公司建立相应的档案室，对珍贵、有价值的档案进行特殊保存，可以放到档案室或者递交别的地方进行保管，同时进行备份，对原件进行保存，复印件拿来使用，保障原始文件的安全，真正保障公司的安全。
4 档案管理信息化建设途径
4.1 增强档案管理现代化意识
档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
4.2 加快硬件设施建设
要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。档案部门充分利用存有大量档案资源的优势，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将及大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。
4.3 建设复合型的管理队伍
档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识，信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。
5.结束语
档案工作的信息化已经成为档案人员不得不面对的新课题，企业档案工作的信息化建设己成为企业档案的发展趋势。因此，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现企业档案的信息化建设。