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摘要：高校档案工作是管理高校档案和提供档案信息为学校发展服务的基础性工作之一，也是衡量学校教育质量及管理水平的一个重要标志。本文拟从目前高校档案管理的现状和改进措施两个方面谈谈对高校档案管理工作的认识。
关键词：高校；档案管理；现状；措施
2008年8月20日，教育部和國家档案局联合制定了《高等学校档案管理办法》，其中指出：高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。同时，《办法》中还对高校档案管理工作的机构设置、人员配备、管理内容和利用公布等方面进行了阐述，明确了高校档案在高校发展中的基础性作用。
党和国家历来重视档案工作，始终把档案工作看作是党和政府的一项重要工作。胡锦涛同志曾经指出："档案是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。" 在21世纪的竞争与挑战中，高等教育必将面临着巨大的发展前景，伴随着高等教育的发展，对档案建设和管理工作提出了更高的要求，如何在新形势下加强和改进高校档案管理工作，是广大档案管理者共同关心的话题。
一、当前高校档案管理工作的现状
（一）当前高校档案管理主体的现状即档案管理人员的现状
1、档案工作人员的素质参差不齐，管理人员的队伍不稳
目前高校档案管理人员队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期档案管理工作的需要，档案人员数量不足，档案专业技术人员偏少，在高校从事档案工作的人员中，档案专业的很少，毕业于学校档案专业的人员更是寥寥无几。部门档案管理人员多为兼职人员，且更换频繁，造成了档案管理人员队伍不稳定，素质参差不齐。同时，不少档案人员既缺乏专业知识的理论功底，又缺乏学术研究、史料研究、计算机管理的基本能力，普遍存在知识面太窄、知识老化等现象。
2、档案工作人员观念落后，缺乏开拓意识
长期以来，由于各种原因，档案工作主要为政治服务，高校同样不例外，档案管理方式主要以行政为主，根本没有纳入法制管理、 一个无足轻重的单位。认为档案就是收集、整理、保管一些已经成为历史的东西，是简单的劳动，没有什么意义。从库藏资料现状看，教学、科研和具有时代信息的科技含量高的档案材料占得比例很小，行政方面的较多，还不能满足当前高校发展的需要。
（二）当前高校档案管理的客体即档案管理本身的现状
1、馆藏门类不全，档案收集工作受到限制
目前部分高校档案管理不规范，档案管理没有纳入法制管理、科学管理的轨道，档案大多分散在学校各单位。由于基层单位缺乏归档意识，认为自己部门形成的档案就归自己部门所有，不能及时整理归档。随着部门人员的不断调整，甚至出现档案丢失现象。因此造成学校档案馆馆藏门类不全的现状，主要以党政、财务、基建类档案居多，其他方面的档案数量有限，例如声像档案、实物档案等严重匮乏，特色档案更是屈指可数，不能满足不同层次档案利用主体的需求，从而使高校档案的利用效率受到了影响。
2、档案使用范围和利用主体限制较多
长期以来，档案利用主要为各级领导决策和机关各部门工作参考服务，而为教学科研服务相对较少。一些利用主体的正当利用要求无法得到充分满足，或者需要办理大量复杂繁琐的手段才能得以实现，从而影响了档案的利用效率。
（三）当前高校档案管理方式的现状
1、档案载体形式单一，管理方式比较落后
目前各高校档案馆收集的主要是纸质档案，保存的档案也大多以纸质为主，光盘、录音、缩微、照片等载体的档案仅占小部分，不少档案馆声像档案还呈现空白。另外，档案管理至今仍停留在传统的手工管理方式，自动化程度不是很高，这不仅占用了大量的存储空间，给档案工作者带来大量重复性的劳动，而且不能充分利用光盘、缩微等载体贮存信息方便和可以输入计算机进行快速处理实聊检索的优势，极大地限制了档案处理和有效利用。
2、档案开发利用受到限制
目前，多数高校档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上，档案管理信息化、网络化程度不高，虽然档案馆已普遍配备了计算机，但使用范围仍局限于文件目录查询。在高校档案管理人员中，计算机操作能力相对较差，档案信息编研能力不强。因此，档案资源的服务功能没有得到有效的发挥，严重影响了高校档案的开发与利用。
3、档案管理的信息化水平低
首先，数据库建设落后。各档案馆建设缺乏整体性，数据库大多数自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多数处于低水平的建设，数据无规范化限制。其次，信息化建设标准化水平低。由于历史的原因，高校档案馆建设各走各的路。目前研制出的不少档案管理信息系统应用软件，功能单一、标准化水平低，数据不完整，共享性差。
二、加强和改进当前高校档案管理工作的措施
1、加强人力资源建设，提高档案工作人员素质
首先，要加强档案人员的职业道德教育。档案专业人员的职业道德是根据档案工作职业特点而提出的生活准则和行为规范。塑造良好的职业道德素质是当前高校档案工作的首要任务。高校档案管理人员每天面对的是众多档案文件，所做的工作具体而繁琐。档案工作的服务性和条件性，决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德，要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨，从而提高服务质量。其次，不断加强业务培训。要按照"提高素质、精通业务、规范管理、优质服务"的要求，分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训，不断提高管理人员的整体素质。要组织基层档案管理人员到学校档案馆(室)或地方档案馆进行实习操作；让他们了解和掌握档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等全过程；要提高档案管理工作者现代化意识，更新观念，强化信息技术观念。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性，切实加强对现代化管理技术的学习和研究，了解和掌握最新的现代化管理手段，提高业务素质，使个人的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要。
2、建立健全档案管理制度，创新档案管理模式
首先，建立健全各项规章制度。学校要以国家颁布的《中华人民共和国档案法》和《中华民共和国档案法实施办法》为指导，根据《高等学校档案管理办法》的有关要求，并结合本校的实际情况，制定适合自身的档案管理办法和实施细则，这是做好学校档案工作的基础和保证，并根据形势发展的需要不断健全和完善。同时还应制定一套完整的档案工作规章制度和相应的配套考核制度，把档案工作任务分解落实到人。其次，创新档案管理模式。传统的档案管理模式已不再适应当前高校发展的需要，必须进行改革创新。如档案工作管理环节和一些具体操作手段的创新，包括立卷改革，工作手段的改进，缩短立卷归档周期，推行部门立卷等等。如采用条形码来代替档案号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅、归还档案的速度。最大限度地发挥信息化管理优势，提高档案管理效率。
3、重视原始资料的收集整理，加大档案信息资源开发
首先，应做到档案接收齐全完整。实践证明档案利用是否满足各方面的需求，首要的问题是档案是否齐全完整，只有档案收集齐全，才能为广大利用者提供珍贵的档案材料。为此，应推行立卷部门领导和档案馆共同把负责的责任制，确保当年档案能收集齐全；在此基础上为了保证信息的完整性，高校应对馆藏中一些重要类别的档案进行评估，如科研、基建等档案；发现问题，采取各种措施进行补救。其次，加大档案信息资源开发力度。档案是最能生动形象地描述人类社会史实的信息载体，是人类社会精神财富积累的直接体现，具有很强的凭证性和法律效力。档案这种信息载体最能集中体现信息共享的价值。为此，档案业务人员对信息的概念要有深刻的理解，对信息化的意义要有充分的认识，对档案的信息化工作有一个正确的把握。档案的收集、整理和利用是档案工作的三个主要环节。收集是主导，管理是手段，利用是目的。我们不能满足于"坐堂会诊"，要主动出击。通过开发利用可发挥其巨大效用，如把经过开发加工的档案信息及时传递给学校领导及有关职能部门，为领导者的科学决策提供依据；把档案信息及时传递给教学科研人员可促进教学质量和科研水平的提高等。档案编研是实现档案管理可持续发展的最有效措施。用编写的参考资料和汇编的档案史料提供利用，既可减少档案原件的重复利用，又可为后代留下完备的文化财富。
4、加快信息化建设，提高档案管理的现代化水平
目前高校档案大部分呈現的传统的手工管理、内向管理、被动服务的模式，与信息时代的高等教育的发展不相适应，无法满足学校各方面工作的需要。特别是高校评估工作，要求快捷地、有效地、准确地检索、调取所需要的档案信息。因此，在档案工作中逐步推行信息化管理势在必行。特别是教务、人事、 实验、科研等部门。应积极建立比较完备的档案信息数据库。同时充分利用局域网环境，将档案信息与办公自动化融为一体，提高信息采集、传输和服务的效能，努力推动档案管理现代化。
5、树立优质服务意识，拓展档案服务职能
我们必须清楚高校档案管理的目的--为利用者提供服务，明确了高校档案管理工作的目的，就必须提高档案工作的利用服务水平。首先，必须摸清档案需求的动向，把握档案用户的需求。其次，要了解用户的心态及对档案利用效果和档案工作的评价，这样可以总结档案利用的特点和规律，从而提高档案的利用率。再次，要摆正档案管理工作人员与档案利用者的关系，明确档案馆员既是专业人员，又是服务人员，主动为档案利用者提供服务。最后，高校档案馆员可以采取走出去的方式，主动同档案使用部门联系，有目的地提供不同形式、不同内容的服务，并利用电话、传真、网络等现代化手段，向需要服务的人群、部门提供及时准确的档案信息。
三、结语
高校档案工作是管理高校档案和提供档案信息为学校发展服务的基础性工作之一，也是衡量学校教育质量及管理水平的一个重要标志。做好新形势下的高校档案工作，应以提高档案管理人员素质和制定档案管理制度、创新档案管理模式为根本，加强档案信息资源的开发和档案管理的现代化建设为手段，向需要服务的人群、部门提供及时准确的档案信息为目的，从而促进档案管理在知识经济时代发挥重要的作用。
参考文献：
[1]杨凯.新时期高校档案管理研究[J].科技信息,2008,(23).
[2]张建莉.新时期高校档案管理问题研究[J].兰台世界,2007,(12).
[3]栗旭.浅谈高校档案管理[J].云南档案,2008,(5).
[4]陈艳欢.高校档案管理可持续发展研究刍议[J].高教探索,2003,(4).
[5]王宝兰.从教学评估谈高校档案管理的可持续发展[J].哈尔滨职业技术学院学报,2010,(2).
作者简介： 万启存（1982-），男，汉族，山东曹县人，现就职于中国石油大学[华东]档案馆，中国石油大学[华东]经济管理学院硕士研究生。
关键词：高校；档案管理；现状；措施
2008年8月20日，教育部和國家档案局联合制定了《高等学校档案管理办法》，其中指出：高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。同时，《办法》中还对高校档案管理工作的机构设置、人员配备、管理内容和利用公布等方面进行了阐述，明确了高校档案在高校发展中的基础性作用。
党和国家历来重视档案工作，始终把档案工作看作是党和政府的一项重要工作。胡锦涛同志曾经指出："档案是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。" 在21世纪的竞争与挑战中，高等教育必将面临着巨大的发展前景，伴随着高等教育的发展，对档案建设和管理工作提出了更高的要求，如何在新形势下加强和改进高校档案管理工作，是广大档案管理者共同关心的话题。
一、当前高校档案管理工作的现状
（一）当前高校档案管理主体的现状即档案管理人员的现状
1、档案工作人员的素质参差不齐，管理人员的队伍不稳
目前高校档案管理人员队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期档案管理工作的需要，档案人员数量不足，档案专业技术人员偏少，在高校从事档案工作的人员中，档案专业的很少，毕业于学校档案专业的人员更是寥寥无几。部门档案管理人员多为兼职人员，且更换频繁，造成了档案管理人员队伍不稳定，素质参差不齐。同时，不少档案人员既缺乏专业知识的理论功底，又缺乏学术研究、史料研究、计算机管理的基本能力，普遍存在知识面太窄、知识老化等现象。
2、档案工作人员观念落后，缺乏开拓意识
长期以来，由于各种原因，档案工作主要为政治服务，高校同样不例外，档案管理方式主要以行政为主，根本没有纳入法制管理、 一个无足轻重的单位。认为档案就是收集、整理、保管一些已经成为历史的东西，是简单的劳动，没有什么意义。从库藏资料现状看，教学、科研和具有时代信息的科技含量高的档案材料占得比例很小，行政方面的较多，还不能满足当前高校发展的需要。
（二）当前高校档案管理的客体即档案管理本身的现状
1、馆藏门类不全，档案收集工作受到限制
目前部分高校档案管理不规范，档案管理没有纳入法制管理、科学管理的轨道，档案大多分散在学校各单位。由于基层单位缺乏归档意识，认为自己部门形成的档案就归自己部门所有，不能及时整理归档。随着部门人员的不断调整，甚至出现档案丢失现象。因此造成学校档案馆馆藏门类不全的现状，主要以党政、财务、基建类档案居多，其他方面的档案数量有限，例如声像档案、实物档案等严重匮乏，特色档案更是屈指可数，不能满足不同层次档案利用主体的需求，从而使高校档案的利用效率受到了影响。
2、档案使用范围和利用主体限制较多
长期以来，档案利用主要为各级领导决策和机关各部门工作参考服务，而为教学科研服务相对较少。一些利用主体的正当利用要求无法得到充分满足，或者需要办理大量复杂繁琐的手段才能得以实现，从而影响了档案的利用效率。
（三）当前高校档案管理方式的现状
1、档案载体形式单一，管理方式比较落后
目前各高校档案馆收集的主要是纸质档案，保存的档案也大多以纸质为主，光盘、录音、缩微、照片等载体的档案仅占小部分，不少档案馆声像档案还呈现空白。另外，档案管理至今仍停留在传统的手工管理方式，自动化程度不是很高，这不仅占用了大量的存储空间，给档案工作者带来大量重复性的劳动，而且不能充分利用光盘、缩微等载体贮存信息方便和可以输入计算机进行快速处理实聊检索的优势，极大地限制了档案处理和有效利用。
2、档案开发利用受到限制
目前，多数高校档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上，档案管理信息化、网络化程度不高，虽然档案馆已普遍配备了计算机，但使用范围仍局限于文件目录查询。在高校档案管理人员中，计算机操作能力相对较差，档案信息编研能力不强。因此，档案资源的服务功能没有得到有效的发挥，严重影响了高校档案的开发与利用。
3、档案管理的信息化水平低
首先，数据库建设落后。各档案馆建设缺乏整体性，数据库大多数自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多数处于低水平的建设，数据无规范化限制。其次，信息化建设标准化水平低。由于历史的原因，高校档案馆建设各走各的路。目前研制出的不少档案管理信息系统应用软件，功能单一、标准化水平低，数据不完整，共享性差。
二、加强和改进当前高校档案管理工作的措施
1、加强人力资源建设，提高档案工作人员素质
首先，要加强档案人员的职业道德教育。档案专业人员的职业道德是根据档案工作职业特点而提出的生活准则和行为规范。塑造良好的职业道德素质是当前高校档案工作的首要任务。高校档案管理人员每天面对的是众多档案文件，所做的工作具体而繁琐。档案工作的服务性和条件性，决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德，要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨，从而提高服务质量。其次，不断加强业务培训。要按照"提高素质、精通业务、规范管理、优质服务"的要求，分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训，不断提高管理人员的整体素质。要组织基层档案管理人员到学校档案馆(室)或地方档案馆进行实习操作；让他们了解和掌握档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等全过程；要提高档案管理工作者现代化意识，更新观念，强化信息技术观念。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性，切实加强对现代化管理技术的学习和研究，了解和掌握最新的现代化管理手段，提高业务素质，使个人的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要。
2、建立健全档案管理制度，创新档案管理模式
首先，建立健全各项规章制度。学校要以国家颁布的《中华人民共和国档案法》和《中华民共和国档案法实施办法》为指导，根据《高等学校档案管理办法》的有关要求，并结合本校的实际情况，制定适合自身的档案管理办法和实施细则，这是做好学校档案工作的基础和保证，并根据形势发展的需要不断健全和完善。同时还应制定一套完整的档案工作规章制度和相应的配套考核制度，把档案工作任务分解落实到人。其次，创新档案管理模式。传统的档案管理模式已不再适应当前高校发展的需要，必须进行改革创新。如档案工作管理环节和一些具体操作手段的创新，包括立卷改革，工作手段的改进，缩短立卷归档周期，推行部门立卷等等。如采用条形码来代替档案号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅、归还档案的速度。最大限度地发挥信息化管理优势，提高档案管理效率。
3、重视原始资料的收集整理，加大档案信息资源开发
首先，应做到档案接收齐全完整。实践证明档案利用是否满足各方面的需求，首要的问题是档案是否齐全完整，只有档案收集齐全，才能为广大利用者提供珍贵的档案材料。为此，应推行立卷部门领导和档案馆共同把负责的责任制，确保当年档案能收集齐全；在此基础上为了保证信息的完整性，高校应对馆藏中一些重要类别的档案进行评估，如科研、基建等档案；发现问题，采取各种措施进行补救。其次，加大档案信息资源开发力度。档案是最能生动形象地描述人类社会史实的信息载体，是人类社会精神财富积累的直接体现，具有很强的凭证性和法律效力。档案这种信息载体最能集中体现信息共享的价值。为此，档案业务人员对信息的概念要有深刻的理解，对信息化的意义要有充分的认识，对档案的信息化工作有一个正确的把握。档案的收集、整理和利用是档案工作的三个主要环节。收集是主导，管理是手段，利用是目的。我们不能满足于"坐堂会诊"，要主动出击。通过开发利用可发挥其巨大效用，如把经过开发加工的档案信息及时传递给学校领导及有关职能部门，为领导者的科学决策提供依据；把档案信息及时传递给教学科研人员可促进教学质量和科研水平的提高等。档案编研是实现档案管理可持续发展的最有效措施。用编写的参考资料和汇编的档案史料提供利用，既可减少档案原件的重复利用，又可为后代留下完备的文化财富。
4、加快信息化建设，提高档案管理的现代化水平
目前高校档案大部分呈現的传统的手工管理、内向管理、被动服务的模式，与信息时代的高等教育的发展不相适应，无法满足学校各方面工作的需要。特别是高校评估工作，要求快捷地、有效地、准确地检索、调取所需要的档案信息。因此，在档案工作中逐步推行信息化管理势在必行。特别是教务、人事、 实验、科研等部门。应积极建立比较完备的档案信息数据库。同时充分利用局域网环境，将档案信息与办公自动化融为一体，提高信息采集、传输和服务的效能，努力推动档案管理现代化。
5、树立优质服务意识，拓展档案服务职能
我们必须清楚高校档案管理的目的--为利用者提供服务，明确了高校档案管理工作的目的，就必须提高档案工作的利用服务水平。首先，必须摸清档案需求的动向，把握档案用户的需求。其次，要了解用户的心态及对档案利用效果和档案工作的评价，这样可以总结档案利用的特点和规律，从而提高档案的利用率。再次，要摆正档案管理工作人员与档案利用者的关系，明确档案馆员既是专业人员，又是服务人员，主动为档案利用者提供服务。最后，高校档案馆员可以采取走出去的方式，主动同档案使用部门联系，有目的地提供不同形式、不同内容的服务，并利用电话、传真、网络等现代化手段，向需要服务的人群、部门提供及时准确的档案信息。
三、结语
高校档案工作是管理高校档案和提供档案信息为学校发展服务的基础性工作之一，也是衡量学校教育质量及管理水平的一个重要标志。做好新形势下的高校档案工作，应以提高档案管理人员素质和制定档案管理制度、创新档案管理模式为根本，加强档案信息资源的开发和档案管理的现代化建设为手段，向需要服务的人群、部门提供及时准确的档案信息为目的，从而促进档案管理在知识经济时代发挥重要的作用。
参考文献：
[1]杨凯.新时期高校档案管理研究[J].科技信息,2008,(23).
[2]张建莉.新时期高校档案管理问题研究[J].兰台世界,2007,(12).
[3]栗旭.浅谈高校档案管理[J].云南档案,2008,(5).
[4]陈艳欢.高校档案管理可持续发展研究刍议[J].高教探索,2003,(4).
[5]王宝兰.从教学评估谈高校档案管理的可持续发展[J].哈尔滨职业技术学院学报,2010,(2).
作者简介： 万启存（1982-），男，汉族，山东曹县人，现就职于中国石油大学[华东]档案馆，中国石油大学[华东]经济管理学院硕士研究生。