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摘要：随着高校教学和科研活动增加，以及高校管理工作进一步细化，目前需要归档的资料越来越多，包括学生户籍资料、教学资料、科研资料、基建资料等等，档案资料成倍增加。同时面对快速发展的信息化和网络化，如何实现高校档案的高效、规范化管理成为档案管理部门需要解决的问题。本文简单介绍了高校档案管理的重要意义以及当前面临的问题，最后提出了一些档案管理工作的创新措施。
关键词：高校 档案管理 信息化 网络化
一、高校档案管理的重要意义
首先，高校档案是学校成立发展的一个记录，是最原始的文件。高校档案开始于学校的成立，经历了学校发展的各个过程，全面记录了学校的教学组织管理活动，对学校各部门的工作都有最原始的记录。学校的档案能够反映学校的成长经历，便于了解学校的管理水平，为学校的改进工作提供数据支持。通过对学校档案的分析，可以清楚地发现学校的特点和规律，对于总结学校管理的成败有重要意义。其次，学校档案记录了学校的管理记录，可以成为评价学校管理水平的重要依据。学校档案记录了学校组织工作和优秀员工的工作经历，对档案的管理和总结，可以更好地发掘学校精神，也是学校自身形象的一种建设，形成一种集体观念。学校档案中包含了很多的教学经验和成果，是教师们辛勤劳动的成果，也是教学水平整体体现。总之，学校档案涉及到学校各个阶段的成长历程，是学校组织管理水平，教学水平、教学经验、教学成果的客观记录，一方面便于对学校的总结，形成学校自己的精神和价值观。另一方面也为学校的改革提供信息支持，为学校更好的发展提供帮助。
随着课改的深入进行，高校档案在管理上呈现了很多新的特点。首先，高校档案的信息量越来越大，越来越复杂。主要的原因有两点：一是学校教学活动涉及的内容逐步增多，除了正常的教学活动外，现在学校增加了对学生实习、学生实训、实验室管理、学生社会实践等内容，这些反映教学过程和学生经历的文件需要集中管理；二是档案在深度上有所增加。以往的档案更多的是教学记录，而现在的档案除了反映学校管理的档案以外，更多的关注了教学活动，包括各专业的建设、各专业辅导员的工作，以及一些学科的教学科研成果等等。高校档案信息内容越来越宽泛，越来越全面。其次，学校档案信息的应用更加多元化。以前学校的档案是独立出来的，主要是对档案的保存，档案信息的利用很少。现在由于学校各项教学活动的需要，档案信息占有非常重要的地位，需要对档案信息进行综合利用，尤其是涉及学校科研、学科建设、学生档案信息资源等问题时，往往需要多个部门紧密配合。现在学校开始走产学研结合的道路，需要更多与社会信息接触，学校资源的开发利用涉及大量的档案信息，也需要档案信息的支持。对于学校档案呈现的新特点，在档案管理上必然要采取对应的措施，保证档案信息的扩大，也要保障信息资源利用渠道的通畅。
二、高校档案管理存在的问题
（一）资料归档缺乏重视，网络安全有隐患
随着学校教学和科研活动增加，以及学校管理工作进一步细化，目前需要归档的资料越来越多，包括学生户籍资料、教学资料、科研资料、基建资料等等，档案资料成倍增加。但是很多部门对资料归档不够重视，一些资料没有及时归档，甚至被遗漏，直到有需要的时候才发现没有归档。另外，目前高校办公自动化程度进一步提高，档案信息很大一部分都是电子文档，数字化的资料已经成为档案信息的重要组成部分。但是目前对于电子文件的管理还没有明确要求，数字化的档案管理工作没有被足够重视，很多先进的管理技术没有被采用，现在的数字化仅仅停留在电子版文件上。除此以外，网络安全也给档案信息管理留下了隐患。现在高校都有校园网，多数电子文件都会存储在个人计算机和学校服务器上，档案管理也是依托学校的服务器。但是校园网的安全却存在隐患，各种软件病毒经常会导致小范围的网络故障，一些集体性的校园活动，例如专业考试报名、评教活动等等，都有可能导致服务器瘫痪，这给档案资料带来了极大威胁，对学校管理、个人信息以及科研成果都是一种威胁。
（二）档案资料缺乏规范性，增加归档负担
目前对于纸质版文件的归档基本已经有了明确的规范，相对而言是比较成熟的。但是由于资料电子化和数字化速度非常快，而且各级办公单位都乐于办公自动化，极大减轻了工作量，导致档案资源进一步数字化。校园网的建设也是学校各级单位之间的信息通道更加通畅，也使学校与上级单位，例如教育厅等联系更加紧密与方便，现在很多文件的发布都是通过网络，文件下达和上传都是利用网络，这样也进一步促进信息交流数字化。但是无论是学校之间的文件交换还是上下级之间的下达上传，目前都没有明确的规范，很多文件在归档时也没有统一处理，而且对于电子文件也没有明确的标准，造成归档不规范。电子档案不仅仅包括了传统的电子版文件，还包括一些声音图片和视频文件，这些也都没有统一的标准。现在高校对于这些归档资料的处理有很大的随意性，造成很多文件在需要的时候无法使用，存档也就没有实际的意义。
（三）档案管理忽视档案的利用
目前高校的档案资料多是行政性的，基本上是为了上级的决策服务，档案资料作为一种信息资源被极大的浪费掉了。档案资源仅仅服务学校和政府机关，就限制了其社会功能的发挥。而档案管理部门长期坚持的上门才被服务的态度一直备受诟病。反观一些发达国家的学校档案，一部分作为公开文件对社会公布，作为监督内容。而一些学术性的资料在法律允许范围内无偿提供给学生，而且多数资料可以在指定的网络查看，或者在档案室轻松拿到。，而不像国内高校，查看档案还需要各级领导的批示。档案本身也是一种信息资源，仅仅保存在档案馆里是一种极大的资源浪费。除此以外，档案管理队伍建设一直都是老大难问题。
三、提升高校档案管理质量的措施
（一）加强领导的重视
档案管理部门一直是学校的一个独立部门，但是档案管理也长期不受重视，被认为是可有可无的部门。一方面档案管理长期处于管理而不利用的境地，自然不受重视；另一方面档案管理被认为是没有什么技术含量的工作，一般安排的都是老弱人员，也不受重视，很难得到提拔。这种局面主要是由于一些领导不重视档案管理造成的，因此，需要积极向学校阐述档案管理的重要性，争取领导的支持，积极商讨档案资源的利用和信息化、网络化管理，发挥档案资源的优势，服务学校管理，并将档案管理设定为日常的工作项目。 （二）完善管理的规章制度
任何工作都需要完善的规章制度作保障，档案管理更是如此，要通过完善规章制度，严格工作流程，保证档案管理的规范化、正规化和标准化。学校档案管理工作由于不受重视，很多工作没有严格的流程，也没有规章制度，导致一些资料存档出现问题。因此，今后要加强档案管理部门规章制度的完善，严格要求工作流程。可以与学校的其他部门进行沟通，集思广益，起草一些制度性的文件，在逐步的实施中进行完善，广泛听取各部门的意见，保证档案管理顺利进行的同时能够服务其他部门。规章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序渐进逐步完善，切勿一步到位，可以借鉴其他单位的，然后在广泛的意见之上进行完善。
（三）提高档案管理人员的业务素质
由于不被重视，档案管理人员在选拔上一直都是领导安排，而且很少对工作人员的专业技能和业务素质提出要求。由于部门没有激励机制，员工得不到升迁机会，很少有员工主动提高业务素质。因此，一方面尽快完善部门的激励机制，另一方面采取措施提高工作人员的业务素质。目前提高业务素质主要有两个措施，一是对员工进行培训，立竿见影；二是提高选拔要求，引进具有专业技能的人员，提高部门的管理水平。尤其是现在档案管理越来越信息化和网络化，引进具有专业技术的人才成为必然选择。通过这些措施，努力打造一支业务精良，具有专业技能的高素质档案管理队伍。
（四）提高档案管理的系统设置和技术手段
高校档案资源要实现信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。这就要求必须使用计算机，实现计算机管理，而网络化是计算机管理档案信息的必由之路。现在高校都普遍配备了计算机等现代设备，但大多数高校是采取单一的微机进行档案目录管理，至多著录一些档案的摘要、主题词等，不同学校各自编制了一些应用软件，这就造成了一些不容忽视的问题。许多学校的档案管理系统仅仅用来打印卡片目录、案卷目录和日常文件等；有些管理系统和档案数据库只能供档案管理人员使用，对于用户来说仍需工作人员来检索，这与手工检索并无区别；许多高校由于处理的信息量过大，只能针对卷内目录、案卷目录来管理，这就限制了计算机的使用。我们要充分利用现代信息技术，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备，为利用者提供远程服务。宽带互联网的开通，使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革，表现出强大的优势。联网出现的文档一体化，为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。
参考文献
【1】原永堂.在高校档案工作学术研讨会上的讲话【J】.中国高等教育学校档案工作简报，2002（36）.
【2】刘南山.论档案工作创新目标及保障【J】.中国档案，2004（1）.
【3】梁丹.教学档案管理意义、特点及路径创新【J】.钦州学院学报，2007 （3）.
【4】于胜杰.浅析高校档案管理工作【J】.江苏经贸职业技术学院学报，2005（4）.
【5】陈玉珍.新形势下学校档案管理的现代化【J】.档案管理，1999（2）.
关键词：高校 档案管理 信息化 网络化
一、高校档案管理的重要意义
首先，高校档案是学校成立发展的一个记录，是最原始的文件。高校档案开始于学校的成立，经历了学校发展的各个过程，全面记录了学校的教学组织管理活动，对学校各部门的工作都有最原始的记录。学校的档案能够反映学校的成长经历，便于了解学校的管理水平，为学校的改进工作提供数据支持。通过对学校档案的分析，可以清楚地发现学校的特点和规律，对于总结学校管理的成败有重要意义。其次，学校档案记录了学校的管理记录，可以成为评价学校管理水平的重要依据。学校档案记录了学校组织工作和优秀员工的工作经历，对档案的管理和总结，可以更好地发掘学校精神，也是学校自身形象的一种建设，形成一种集体观念。学校档案中包含了很多的教学经验和成果，是教师们辛勤劳动的成果，也是教学水平整体体现。总之，学校档案涉及到学校各个阶段的成长历程，是学校组织管理水平，教学水平、教学经验、教学成果的客观记录，一方面便于对学校的总结，形成学校自己的精神和价值观。另一方面也为学校的改革提供信息支持，为学校更好的发展提供帮助。
随着课改的深入进行，高校档案在管理上呈现了很多新的特点。首先，高校档案的信息量越来越大，越来越复杂。主要的原因有两点：一是学校教学活动涉及的内容逐步增多，除了正常的教学活动外，现在学校增加了对学生实习、学生实训、实验室管理、学生社会实践等内容，这些反映教学过程和学生经历的文件需要集中管理；二是档案在深度上有所增加。以往的档案更多的是教学记录，而现在的档案除了反映学校管理的档案以外，更多的关注了教学活动，包括各专业的建设、各专业辅导员的工作，以及一些学科的教学科研成果等等。高校档案信息内容越来越宽泛，越来越全面。其次，学校档案信息的应用更加多元化。以前学校的档案是独立出来的，主要是对档案的保存，档案信息的利用很少。现在由于学校各项教学活动的需要，档案信息占有非常重要的地位，需要对档案信息进行综合利用，尤其是涉及学校科研、学科建设、学生档案信息资源等问题时，往往需要多个部门紧密配合。现在学校开始走产学研结合的道路，需要更多与社会信息接触，学校资源的开发利用涉及大量的档案信息，也需要档案信息的支持。对于学校档案呈现的新特点，在档案管理上必然要采取对应的措施，保证档案信息的扩大，也要保障信息资源利用渠道的通畅。
二、高校档案管理存在的问题
（一）资料归档缺乏重视，网络安全有隐患
随着学校教学和科研活动增加，以及学校管理工作进一步细化，目前需要归档的资料越来越多，包括学生户籍资料、教学资料、科研资料、基建资料等等，档案资料成倍增加。但是很多部门对资料归档不够重视，一些资料没有及时归档，甚至被遗漏，直到有需要的时候才发现没有归档。另外，目前高校办公自动化程度进一步提高，档案信息很大一部分都是电子文档，数字化的资料已经成为档案信息的重要组成部分。但是目前对于电子文件的管理还没有明确要求，数字化的档案管理工作没有被足够重视，很多先进的管理技术没有被采用，现在的数字化仅仅停留在电子版文件上。除此以外，网络安全也给档案信息管理留下了隐患。现在高校都有校园网，多数电子文件都会存储在个人计算机和学校服务器上，档案管理也是依托学校的服务器。但是校园网的安全却存在隐患，各种软件病毒经常会导致小范围的网络故障，一些集体性的校园活动，例如专业考试报名、评教活动等等，都有可能导致服务器瘫痪，这给档案资料带来了极大威胁，对学校管理、个人信息以及科研成果都是一种威胁。
（二）档案资料缺乏规范性，增加归档负担
目前对于纸质版文件的归档基本已经有了明确的规范，相对而言是比较成熟的。但是由于资料电子化和数字化速度非常快，而且各级办公单位都乐于办公自动化，极大减轻了工作量，导致档案资源进一步数字化。校园网的建设也是学校各级单位之间的信息通道更加通畅，也使学校与上级单位，例如教育厅等联系更加紧密与方便，现在很多文件的发布都是通过网络，文件下达和上传都是利用网络，这样也进一步促进信息交流数字化。但是无论是学校之间的文件交换还是上下级之间的下达上传，目前都没有明确的规范，很多文件在归档时也没有统一处理，而且对于电子文件也没有明确的标准，造成归档不规范。电子档案不仅仅包括了传统的电子版文件，还包括一些声音图片和视频文件，这些也都没有统一的标准。现在高校对于这些归档资料的处理有很大的随意性，造成很多文件在需要的时候无法使用，存档也就没有实际的意义。
（三）档案管理忽视档案的利用
目前高校的档案资料多是行政性的，基本上是为了上级的决策服务，档案资料作为一种信息资源被极大的浪费掉了。档案资源仅仅服务学校和政府机关，就限制了其社会功能的发挥。而档案管理部门长期坚持的上门才被服务的态度一直备受诟病。反观一些发达国家的学校档案，一部分作为公开文件对社会公布，作为监督内容。而一些学术性的资料在法律允许范围内无偿提供给学生，而且多数资料可以在指定的网络查看，或者在档案室轻松拿到。，而不像国内高校，查看档案还需要各级领导的批示。档案本身也是一种信息资源，仅仅保存在档案馆里是一种极大的资源浪费。除此以外，档案管理队伍建设一直都是老大难问题。
三、提升高校档案管理质量的措施
（一）加强领导的重视
档案管理部门一直是学校的一个独立部门，但是档案管理也长期不受重视，被认为是可有可无的部门。一方面档案管理长期处于管理而不利用的境地，自然不受重视；另一方面档案管理被认为是没有什么技术含量的工作，一般安排的都是老弱人员，也不受重视，很难得到提拔。这种局面主要是由于一些领导不重视档案管理造成的，因此，需要积极向学校阐述档案管理的重要性，争取领导的支持，积极商讨档案资源的利用和信息化、网络化管理，发挥档案资源的优势，服务学校管理，并将档案管理设定为日常的工作项目。 （二）完善管理的规章制度
任何工作都需要完善的规章制度作保障，档案管理更是如此，要通过完善规章制度，严格工作流程，保证档案管理的规范化、正规化和标准化。学校档案管理工作由于不受重视，很多工作没有严格的流程，也没有规章制度，导致一些资料存档出现问题。因此，今后要加强档案管理部门规章制度的完善，严格要求工作流程。可以与学校的其他部门进行沟通，集思广益，起草一些制度性的文件，在逐步的实施中进行完善，广泛听取各部门的意见，保证档案管理顺利进行的同时能够服务其他部门。规章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序渐进逐步完善，切勿一步到位，可以借鉴其他单位的，然后在广泛的意见之上进行完善。
（三）提高档案管理人员的业务素质
由于不被重视，档案管理人员在选拔上一直都是领导安排，而且很少对工作人员的专业技能和业务素质提出要求。由于部门没有激励机制，员工得不到升迁机会，很少有员工主动提高业务素质。因此，一方面尽快完善部门的激励机制，另一方面采取措施提高工作人员的业务素质。目前提高业务素质主要有两个措施，一是对员工进行培训，立竿见影；二是提高选拔要求，引进具有专业技能的人员，提高部门的管理水平。尤其是现在档案管理越来越信息化和网络化，引进具有专业技术的人才成为必然选择。通过这些措施，努力打造一支业务精良，具有专业技能的高素质档案管理队伍。
（四）提高档案管理的系统设置和技术手段
高校档案资源要实现信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。这就要求必须使用计算机，实现计算机管理，而网络化是计算机管理档案信息的必由之路。现在高校都普遍配备了计算机等现代设备，但大多数高校是采取单一的微机进行档案目录管理，至多著录一些档案的摘要、主题词等，不同学校各自编制了一些应用软件，这就造成了一些不容忽视的问题。许多学校的档案管理系统仅仅用来打印卡片目录、案卷目录和日常文件等；有些管理系统和档案数据库只能供档案管理人员使用，对于用户来说仍需工作人员来检索，这与手工检索并无区别；许多高校由于处理的信息量过大，只能针对卷内目录、案卷目录来管理，这就限制了计算机的使用。我们要充分利用现代信息技术，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备，为利用者提供远程服务。宽带互联网的开通，使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革，表现出强大的优势。联网出现的文档一体化，为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。
参考文献
【1】原永堂.在高校档案工作学术研讨会上的讲话【J】.中国高等教育学校档案工作简报，2002（36）.
【2】刘南山.论档案工作创新目标及保障【J】.中国档案，2004（1）.
【3】梁丹.教学档案管理意义、特点及路径创新【J】.钦州学院学报，2007 （3）.
【4】于胜杰.浅析高校档案管理工作【J】.江苏经贸职业技术学院学报，2005（4）.
【5】陈玉珍.新形势下学校档案管理的现代化【J】.档案管理，1999（2）.