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[摘 要]本文在刘东斌先生等文件是档案的复制件观点的基础上，从档案形成的条件不可复制、档案信息与档案载体不可分割、档案信息不可变更三个方面，对档案的原始记录性，进行了深入的研究。
[关键词]档案；文件；记录；管理
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）35-0216-01
前一段《档案管理》有过档案与文件关系的辩论，有人认为档案形成在前，文件是档案的复制件，此论调似乎占据了上风。持此论者，以刘东斌先生为代表，曾多次撰文见诸《档案管理》。但笔者认为这个观点值得商榷。
刘东斌先生的逻辑推理：一、档案的本质属性是原始记录性。二、“如果按照事物的一般规律，形成在前的，最初的第一手材料才具备原始记录性，那么文件形成在前，就应该具备原始记录性，而档案转化在就不应该具备原始记录性，或者继承了文件的原始记录性，但这样原始记录性又不为档案独有，文件和档案也无法区别了。”于是，就得出了“严格意义上的档案实质上都是文件的定稿，文件定稿不等于文件，文件只是根据文件定稿印制的复制件，即文件是档案的复制件”的结论。[1]
上述推论是以文书档案为例，得出这种结论看似能够自圆其说，其实存在很大的牵强成份，迹近文字游戏。一是人为割裂了文件的形成過程。文件的出台要经过严格的程序，中央办公厅中办发[1996]14号文印发的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院国发[2000]]23号发布的《国家行政机关公文处理办法》对公文的处理进行了规范。大体上说发文要通过草拟、校核、签发、印制、用印等多个环节，经过本机关领导审批签发的稿本，称为定稿，可见定稿只是公文形成过程中的一个中间环节，与其它环节一样，成为公文形成过程中不可缺少的一部分。二是存在目的先行的嫌疑。按照刘东斌先生的观点，文件是根据档案（定稿）复制的，我们是不是可以这样理解，公文制发机关先带着目的性去做一个档案，然后再去制发文件，这显然与实事不符。
放在载体丰富的档案领域里看，这种观点也是站不住脚的。在以纸张为载体的档案出现之前，中国就曾有过其它载体形式的档案，比如甲骨档案、金石档案等。甲骨档案是中国古代以龟甲、兽骨为载体的原始记录。主要产生于商代后期 （约公元前14～前11世纪） 的占卜活动中。是现存最早的中国古代档案。占卜活动是中国上古盛行的一种习俗。至殷商时期，商王朝的一切大小事件，诸如祭祀、征伐、年成、天时以及商王的游猎、疾病、生育、祸福等，都要通过商王或史官，用龟甲或兽骨卜问于上帝鬼神和先王先公，有的要卜问多次，以求得保佑与赐福。甲骨档案是占卜活动中直接形成的，不存在复制被复制的情形。青铜档案是被铸在青铜器的文献，它真是被“复制”的，因为在它形成之前，有一个“范”，通常是陶的或泥的。按照刘东斌先生的说法，这个“范”才最具原始记录性，应该为档案的，但它在青铜器浇铸完成之后被打碎了。那当时的人们为什么要打碎“档案”而保留一个“复制件”呢？可见这种观点并不能涵盖档案载体的全部。
造成这种观点的原因，笔者认为是误解了档案的原始记录性，不应该把形成的先与后作为衡量原始记录性的标准。
笔者仍然坚持传统的观点，即档案是由文件转化来的，“今天”的档案就是“昨天”的文件，“今天”的文件可能是“明天”的档案。
如何理解档案的原始记录性？笔者试从从档案保护的角度谈一点看法。按照档案保护学，档案实际是档案信息通过某种方式与档案载体的结合。青铜档案是把档案信息浇铸在青铜礼器之上；竹木档案是把档案信息刻在或烙在竹片或木片上；现今的文书档案是把档案信息印制或书写在纸张之上。从此入手，大致可以厘清档案的原始记录性。档案的原始记录性应该从以下几方面把握。
一、档案形成的条件不可复制。有一个哲学名题：人不可能第二次踏入同一条河，说的就是这个道理。档案是人类活动的真实记录，因为人类的社会活动不能复制，所以档案也不可能被“复制”。在收藏界，有一个词叫“高仿”，指的是根据原物的形状、材质仿制出的赝品，尽管与原件高度一致，但假的终究是假的。在现在条件下，完全可以通过一些手段来制造与档案原件高度一致的“复制件”，但这能称为“档案”吗？这只能反映制造假档案的活动，是制造假档案的真实记录。
二、档案信息与档案载体不可分割。档案是档案信息与档案载体的结合体，档案信息与档案载体的结合具有偶然性，档案信息可以记录在任何一张纸上，这是随机的，但档案信息一与档案载体相结合，两者便不可分割，不存在没有信息的档案，也不存在没有载体的档案。在实际工作中，档案经常被复制利用，但这并不能说明档案信息与档案载体可以分割，被复制的仅仅是档案信息，这个复制件尽管承载着原始的档案信息，它本身并不具有原始记录性。
三、档案信息不可变更。档案是人的社会活动的真实记录，档案信息一经形成，便不可更改。以文书档案为例，文件一经制发，由于外部环境等原因，文件内容可能与实际情况发生冲突，文件可以被废止，可以被新的文件所取代，但承载的内容不能被更改。
笔者认为档案的原始记录性主要表现为以上三方面，以此来解释一些档案现象更为合理更为贴近实际，而不像刘东斌先生的观点那样，牵强附会，难圆其说。
正因为档案的“原始记录性”被称为是档案的本质属性，档案记录才具有生命力与不可替代的价值。随着记录方式的多样化，运用文字、录音、录像、数字化多媒体等各种方式，将事务进行真实、系统和全面的记录，不仅要对事件的历史渊源、历史发展进行梳理，也可以对留存的实物进行全方位影像记录和详细分析，档案的原始记录性更显得立体而且丰富。档案记录要坚持原始记录性的本质，笔者认为应当从以下几个方面努力：
一是坚持客观记录。档案不仅是人的行为与操作的记录，也是档案制作者对他人行为与操作的记录，这当中有人的意志与影响力在；要保障档案的原始性，就要坚持客观记录，记录者不主观地去影响档案的内容与形式，也不去留白自己对于档案的过多见解与评价，不去刻意破坏或者丰富档案的一些内容，尽量保持档案本身最原生态的形象与内涵。只有这样的档案，才能够提供给人以最贴近、最符合当时情境的信息，才能够成为人们可以依赖的素材，才可以真正发挥出档案所具有的真正价值。
二是丰富档案的原始状态。在传统观念当中，档案越质朴、越简单，就预示着档案越原始；但是，在人们使用档案的过程中，也容易面临档案过于单薄、简易而生出不少遗憾。随着信息技术的不断发展与进步，原始性记录的手段在不断改进与演变，丰富档案的原始状态，让档案更加立体、逼真地呈现在人们面前，这也是档案原始性记录要探索的功课。丰富地留存档案的原始状态，却又如何不破坏档案的原始性，这一方面要极大地依赖技术与设备的先进性，另一方面也是要依靠人的思想与坚持原始记录的原则性，只有这样才能够在“原始性与丰富”两者中取得最佳的平衡。
三是加强对档案原始性的检验。在现代社会里，档案的形成变得十分容易，档案的记录手段也更为多样化，档案正以极大丰富的面貌出现在我们的面前，这样的档案都具有原始性吗？为了维护档案的“至尊价值”——原始、真实，有必要加强对档案原始性的检验，尤其要重视对虚拟、飘渺的电子文件信息内容进行原始性、真实性、完整性的确认与维护。在PS等文件伪造技术日益逼真的今天，如果一份不真实的文件被贯以档案的头衔，那么就可能被广泛地传播，其被当成真实存在的事件发挥着重大的影响力，档案的原始性与真实性就受到了挑战，这也是为什么在社会舆论、新闻等领域，人们对于档案原始性检验的呼吁在不断增强，人们希望通过追溯档案的出处、拍摄或者制作时间、技术使用等来查证档案的原始性，以此来推断档案信息的真实性，来判断某个档案的价值性。
[关键词]档案；文件；记录；管理
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）35-0216-01
前一段《档案管理》有过档案与文件关系的辩论，有人认为档案形成在前，文件是档案的复制件，此论调似乎占据了上风。持此论者，以刘东斌先生为代表，曾多次撰文见诸《档案管理》。但笔者认为这个观点值得商榷。
刘东斌先生的逻辑推理：一、档案的本质属性是原始记录性。二、“如果按照事物的一般规律，形成在前的，最初的第一手材料才具备原始记录性，那么文件形成在前，就应该具备原始记录性，而档案转化在就不应该具备原始记录性，或者继承了文件的原始记录性，但这样原始记录性又不为档案独有，文件和档案也无法区别了。”于是，就得出了“严格意义上的档案实质上都是文件的定稿，文件定稿不等于文件，文件只是根据文件定稿印制的复制件，即文件是档案的复制件”的结论。[1]
上述推论是以文书档案为例，得出这种结论看似能够自圆其说，其实存在很大的牵强成份，迹近文字游戏。一是人为割裂了文件的形成過程。文件的出台要经过严格的程序，中央办公厅中办发[1996]14号文印发的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院国发[2000]]23号发布的《国家行政机关公文处理办法》对公文的处理进行了规范。大体上说发文要通过草拟、校核、签发、印制、用印等多个环节，经过本机关领导审批签发的稿本，称为定稿，可见定稿只是公文形成过程中的一个中间环节，与其它环节一样，成为公文形成过程中不可缺少的一部分。二是存在目的先行的嫌疑。按照刘东斌先生的观点，文件是根据档案（定稿）复制的，我们是不是可以这样理解，公文制发机关先带着目的性去做一个档案，然后再去制发文件，这显然与实事不符。
放在载体丰富的档案领域里看，这种观点也是站不住脚的。在以纸张为载体的档案出现之前，中国就曾有过其它载体形式的档案，比如甲骨档案、金石档案等。甲骨档案是中国古代以龟甲、兽骨为载体的原始记录。主要产生于商代后期 （约公元前14～前11世纪） 的占卜活动中。是现存最早的中国古代档案。占卜活动是中国上古盛行的一种习俗。至殷商时期，商王朝的一切大小事件，诸如祭祀、征伐、年成、天时以及商王的游猎、疾病、生育、祸福等，都要通过商王或史官，用龟甲或兽骨卜问于上帝鬼神和先王先公，有的要卜问多次，以求得保佑与赐福。甲骨档案是占卜活动中直接形成的，不存在复制被复制的情形。青铜档案是被铸在青铜器的文献，它真是被“复制”的，因为在它形成之前，有一个“范”，通常是陶的或泥的。按照刘东斌先生的说法，这个“范”才最具原始记录性，应该为档案的，但它在青铜器浇铸完成之后被打碎了。那当时的人们为什么要打碎“档案”而保留一个“复制件”呢？可见这种观点并不能涵盖档案载体的全部。
造成这种观点的原因，笔者认为是误解了档案的原始记录性，不应该把形成的先与后作为衡量原始记录性的标准。
笔者仍然坚持传统的观点，即档案是由文件转化来的，“今天”的档案就是“昨天”的文件，“今天”的文件可能是“明天”的档案。
如何理解档案的原始记录性？笔者试从从档案保护的角度谈一点看法。按照档案保护学，档案实际是档案信息通过某种方式与档案载体的结合。青铜档案是把档案信息浇铸在青铜礼器之上；竹木档案是把档案信息刻在或烙在竹片或木片上；现今的文书档案是把档案信息印制或书写在纸张之上。从此入手，大致可以厘清档案的原始记录性。档案的原始记录性应该从以下几方面把握。
一、档案形成的条件不可复制。有一个哲学名题：人不可能第二次踏入同一条河，说的就是这个道理。档案是人类活动的真实记录，因为人类的社会活动不能复制，所以档案也不可能被“复制”。在收藏界，有一个词叫“高仿”，指的是根据原物的形状、材质仿制出的赝品，尽管与原件高度一致，但假的终究是假的。在现在条件下，完全可以通过一些手段来制造与档案原件高度一致的“复制件”，但这能称为“档案”吗？这只能反映制造假档案的活动，是制造假档案的真实记录。
二、档案信息与档案载体不可分割。档案是档案信息与档案载体的结合体，档案信息与档案载体的结合具有偶然性，档案信息可以记录在任何一张纸上，这是随机的，但档案信息一与档案载体相结合，两者便不可分割，不存在没有信息的档案，也不存在没有载体的档案。在实际工作中，档案经常被复制利用，但这并不能说明档案信息与档案载体可以分割，被复制的仅仅是档案信息，这个复制件尽管承载着原始的档案信息，它本身并不具有原始记录性。
三、档案信息不可变更。档案是人的社会活动的真实记录，档案信息一经形成，便不可更改。以文书档案为例，文件一经制发，由于外部环境等原因，文件内容可能与实际情况发生冲突，文件可以被废止，可以被新的文件所取代，但承载的内容不能被更改。
笔者认为档案的原始记录性主要表现为以上三方面，以此来解释一些档案现象更为合理更为贴近实际，而不像刘东斌先生的观点那样，牵强附会，难圆其说。
正因为档案的“原始记录性”被称为是档案的本质属性，档案记录才具有生命力与不可替代的价值。随着记录方式的多样化，运用文字、录音、录像、数字化多媒体等各种方式，将事务进行真实、系统和全面的记录，不仅要对事件的历史渊源、历史发展进行梳理，也可以对留存的实物进行全方位影像记录和详细分析，档案的原始记录性更显得立体而且丰富。档案记录要坚持原始记录性的本质，笔者认为应当从以下几个方面努力：
一是坚持客观记录。档案不仅是人的行为与操作的记录，也是档案制作者对他人行为与操作的记录，这当中有人的意志与影响力在；要保障档案的原始性，就要坚持客观记录，记录者不主观地去影响档案的内容与形式，也不去留白自己对于档案的过多见解与评价，不去刻意破坏或者丰富档案的一些内容，尽量保持档案本身最原生态的形象与内涵。只有这样的档案，才能够提供给人以最贴近、最符合当时情境的信息，才能够成为人们可以依赖的素材，才可以真正发挥出档案所具有的真正价值。
二是丰富档案的原始状态。在传统观念当中，档案越质朴、越简单，就预示着档案越原始；但是，在人们使用档案的过程中，也容易面临档案过于单薄、简易而生出不少遗憾。随着信息技术的不断发展与进步，原始性记录的手段在不断改进与演变，丰富档案的原始状态，让档案更加立体、逼真地呈现在人们面前，这也是档案原始性记录要探索的功课。丰富地留存档案的原始状态，却又如何不破坏档案的原始性，这一方面要极大地依赖技术与设备的先进性，另一方面也是要依靠人的思想与坚持原始记录的原则性，只有这样才能够在“原始性与丰富”两者中取得最佳的平衡。
三是加强对档案原始性的检验。在现代社会里，档案的形成变得十分容易，档案的记录手段也更为多样化，档案正以极大丰富的面貌出现在我们的面前，这样的档案都具有原始性吗？为了维护档案的“至尊价值”——原始、真实，有必要加强对档案原始性的检验，尤其要重视对虚拟、飘渺的电子文件信息内容进行原始性、真实性、完整性的确认与维护。在PS等文件伪造技术日益逼真的今天，如果一份不真实的文件被贯以档案的头衔，那么就可能被广泛地传播，其被当成真实存在的事件发挥着重大的影响力，档案的原始性与真实性就受到了挑战，这也是为什么在社会舆论、新闻等领域，人们对于档案原始性检验的呼吁在不断增强，人们希望通过追溯档案的出处、拍摄或者制作时间、技术使用等来查证档案的原始性，以此来推断档案信息的真实性，来判断某个档案的价值性。