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摘 要：在企业管理工作中，档案管理是整个企业运营的一个十分重要的环节，在信息化时代，企业管理的信息化趋势对企业的档案管理工作而言是一种全新的挑战。当前许多企业档案管理模式陈旧，突显的问题愈发严重，以致于影响企业的健康和可持续发展。本文通过对我国多数企业档案管理现状进行调查分析的基础上，针对存在的问题提出相应的优化措施。
关键词：企业；档案管理；现状研究；优化对策
引言：企业档案是非常重要的信息资源，是一个企业宝贵的精神和物质财富，是历史经验的积累与见证，用得好它就是一座金矿。而档案工作是企业生存发展的管理基础，企业档案工作贯穿于整个企业内部控制，是企业竞争情报工作的基础，是企业可持续发展的动力和源泉。目前企业档案管理水平亟待提高，针对企业档案管理，本文从以下几个关键的方面进行探讨。
1企业档案管理发展现状
改革开放以来我国经济发展突飞猛进，在市场经济条件下，档案管理对企业具有新的重要意义，但是档案管理工作长期滞后，不能有效提高企业在激烈市场经济中的竞争力。我国企业档案管理水平发展参差不齐，主要表现在以下几个方面：国有企业档案管理普遍比民企好一些，国企有良好的基础，在一定程度上参照了国家机关事业单位的管理方式，一般能得到档案局的监督和指导，而民企大多数处于起步阶段，有些甚至没有真正意义上的档案工作。但也不乏成功的民企档案工作已经达到了企业档案管理的领先水平；国企在主动性、体制、创新方面还亟待提高。各行业发展水平参差不齐，建筑行业普遍比生产制造业要好，生产制造企业档案意识薄弱，决策者普遍没有意识到档案的重要性，没有认识到档案利用的好处，就不能驱动做好档案管理，而建筑企业由于国家层面在档案归档方面进行了法制性规范，其档案管理如今具有一定的管理水平。大型企业比中小型企业做的好，往往越是大型企业，档案管理的水平越能体现出一个企业的管理水平，企业越大，行为越复杂，产生的文件越多，档案管理的重要性就体现的越明显，而小型企业往往重视的是市场和生产，档案工作还未引起领导者的重视。而小部分成功的民营企业档案管理也能达到领先水平，这与领导者的关注不无关系。[2]
2企业档案管理的问题分析
2.1档案管理制度体系不健全
目前一些企业档案管理工作不健全，不能合理高效地利用其所擁有的档案资源，问题就出在其档案管理制度体系不完善、不健全。一些企业制定的规章制度和责任体系十分不完善，在档案的保存和使用、鉴定和移交等方面的制度均存在较大的漏洞。甚至一些大中型企业，具有完善的档案管理制度，但在档案管理工作中不能很好地按要求执行和落实，究其根本原因，是不重视企业的档案管理工作，负责人不了解档案管理的重要性，结果最终反映在忽视档案管理制度和制度的实施上。此种问题轻则导致企业档案混乱而无利用价值，重则因重要档案的遗失而导致企业损失。
2.2档案管理工作的人员素质不高
据有关资料记载，大多企业从事档案管理工作人员多为兼职，特别是一定数量的企业没有把档案岗位人员的选配、培养重视起来，计算机、网络管理、档案工作软件运行等专业人员少之又少。新形势下的企业档案内容较前丰富了、资料载体形态拓展了，但现岗的档案管理工作人员思想观念、知识结构、多媒体技术掌握、日常管理办法、业务工作能力等元素都按与时俱进的要求有短板。
2.3管理方法相对陈旧
信息化飞速发展的当下，档案管理已经进入了信息化时代，大量的电子信息也需要作为档案进行存档，海量的档案也可以依托信息管理系统实现高效的管理。但是在企业的档案管理工作中，很大程度上依旧是陈旧的管理方式，单凭人工去记录档案信息，然后通过人工查阅档案统计册的方式进行管理，卷宗的日常管理也不够完善，这就导致许多档案得不到有效的利用和妥善的保存。
3解决档案管理中问题的对策措施
3.1加强对档案管理的认识
加强企业管理层及其工作人员对档案管理的认识，在正确认识和理解档案管理相关内容和意义的同时，严格按照档案管理的相关规定和制度进行档案管理工作，并定期对档案管理工作进行监察。而要提升企业管理层及其工作人员对档案管理的认识，需要加强对他们进行档案管理相关知识和技术的培训，这种培训必须是由上而下的，并且是定期的持续化的培训，确保档案管理规范化、标准化，适应现代化经济发展的需求。[1]
3.2健全档案管理制度体系
企业管理具有综合性和复杂性，同时需要动态性地开展工作，这导致企业的档案管理也具有以上三方面的特征。针对现阶段企业档案管理工作出现的问题，首先需要制定完善的档案管理制度体系，各个地区和不同的企业应根据自身的特点和实际，细化制度和规范的具体内容，从每一条细则着手，健全制度体系。另外，一定要重视和落实责任追究制度，从制度上明确档案管理相关人员应负的责任，确保制度的实行和运作。
3.3加强档案工作培训，全员增强档案意识
不仅档案工作者要对档案管理有专业系统的知识，更要加强管理层、企业员工的档案意识，不仅要对档案工作者进行定期培训学习，而且全员都要学习，档案工作者要不断学习的是档案管理的工作方法，全员要学习的是公司档案制度文件，每位员工都要清楚自己在档案工作中的责任。只有通过学习，才能提高全员的档案素养，才能创新工作方法，否则只能按照旧方法故步自封。另外，给档案工作者建立晋升机制是稳住档案建设的有力措施，是给档案工作者自发积极探索学习做好档案管理的一剂良药。
3.4择机信息化，信息共享，打造数字档案馆，提高档案利用效率
随着信息技术的快速发展，社会工作效率不断提高，如果档案工作还是旧模式的话，就难以适应社会快速发展，影响整体工作效率。借助互联网的趋势帮助档案的管理实现标准化科学化的流程，从而保证档案的完整性、规范性，提高档案管理人员的工作效率。实现档案信息化是企业现代化管理的一项重要内容，是将企业档案管理工作推向新高度的必然举措。企业建立电子档案中心，借用信息检索的帮助，很容易在平台上找到想要的信息，会极大提高档案的利用率。信息化是对资源适度的开放，合理地让企业内部员工学习了解，但是信息化提供便利的同时，保密工作要做好，这就要信息管理员了解保密的需求，分级制定系统访问权限，根据公司的实际情况加强保密管理。[3]
结语
总之，为促进档案管理科学化水平的提升，应该充分认识它的发展现状，根据存在的不足，有针对性地采取措施进行完善。同时还要落实管理规章制度，明确管理人员职责，并提高管理人员的综合素质。从而有效适应档案管理需要，防止档案资料丢失，使其更好地满足人们的需要，促进档案管理水平和档案服务质量的提升。
参考文献
[1]陈静.关于企业档案管理现状分析与对策的探究[J].企业改革与管理，2014（12）：69.
[2]肖一兵.现代国有企业档案管理特征及对策[J].科技信息，2012（33）：722.
[3]张艳艳.浅析民营企业档案管理现状及对策[J].兰台世界，2007（11）：24.
（作者单位：中国中车股份有限公司办公室）
关键词：企业；档案管理；现状研究；优化对策
引言：企业档案是非常重要的信息资源，是一个企业宝贵的精神和物质财富，是历史经验的积累与见证，用得好它就是一座金矿。而档案工作是企业生存发展的管理基础，企业档案工作贯穿于整个企业内部控制，是企业竞争情报工作的基础，是企业可持续发展的动力和源泉。目前企业档案管理水平亟待提高，针对企业档案管理，本文从以下几个关键的方面进行探讨。
1企业档案管理发展现状
改革开放以来我国经济发展突飞猛进，在市场经济条件下，档案管理对企业具有新的重要意义，但是档案管理工作长期滞后，不能有效提高企业在激烈市场经济中的竞争力。我国企业档案管理水平发展参差不齐，主要表现在以下几个方面：国有企业档案管理普遍比民企好一些，国企有良好的基础，在一定程度上参照了国家机关事业单位的管理方式，一般能得到档案局的监督和指导，而民企大多数处于起步阶段，有些甚至没有真正意义上的档案工作。但也不乏成功的民企档案工作已经达到了企业档案管理的领先水平；国企在主动性、体制、创新方面还亟待提高。各行业发展水平参差不齐，建筑行业普遍比生产制造业要好，生产制造企业档案意识薄弱，决策者普遍没有意识到档案的重要性，没有认识到档案利用的好处，就不能驱动做好档案管理，而建筑企业由于国家层面在档案归档方面进行了法制性规范，其档案管理如今具有一定的管理水平。大型企业比中小型企业做的好，往往越是大型企业，档案管理的水平越能体现出一个企业的管理水平，企业越大，行为越复杂，产生的文件越多，档案管理的重要性就体现的越明显，而小型企业往往重视的是市场和生产，档案工作还未引起领导者的重视。而小部分成功的民营企业档案管理也能达到领先水平，这与领导者的关注不无关系。[2]
2企业档案管理的问题分析
2.1档案管理制度体系不健全
目前一些企业档案管理工作不健全，不能合理高效地利用其所擁有的档案资源，问题就出在其档案管理制度体系不完善、不健全。一些企业制定的规章制度和责任体系十分不完善，在档案的保存和使用、鉴定和移交等方面的制度均存在较大的漏洞。甚至一些大中型企业，具有完善的档案管理制度，但在档案管理工作中不能很好地按要求执行和落实，究其根本原因，是不重视企业的档案管理工作，负责人不了解档案管理的重要性，结果最终反映在忽视档案管理制度和制度的实施上。此种问题轻则导致企业档案混乱而无利用价值，重则因重要档案的遗失而导致企业损失。
2.2档案管理工作的人员素质不高
据有关资料记载，大多企业从事档案管理工作人员多为兼职，特别是一定数量的企业没有把档案岗位人员的选配、培养重视起来，计算机、网络管理、档案工作软件运行等专业人员少之又少。新形势下的企业档案内容较前丰富了、资料载体形态拓展了，但现岗的档案管理工作人员思想观念、知识结构、多媒体技术掌握、日常管理办法、业务工作能力等元素都按与时俱进的要求有短板。
2.3管理方法相对陈旧
信息化飞速发展的当下，档案管理已经进入了信息化时代，大量的电子信息也需要作为档案进行存档，海量的档案也可以依托信息管理系统实现高效的管理。但是在企业的档案管理工作中，很大程度上依旧是陈旧的管理方式，单凭人工去记录档案信息，然后通过人工查阅档案统计册的方式进行管理，卷宗的日常管理也不够完善，这就导致许多档案得不到有效的利用和妥善的保存。
3解决档案管理中问题的对策措施
3.1加强对档案管理的认识
加强企业管理层及其工作人员对档案管理的认识，在正确认识和理解档案管理相关内容和意义的同时，严格按照档案管理的相关规定和制度进行档案管理工作，并定期对档案管理工作进行监察。而要提升企业管理层及其工作人员对档案管理的认识，需要加强对他们进行档案管理相关知识和技术的培训，这种培训必须是由上而下的，并且是定期的持续化的培训，确保档案管理规范化、标准化，适应现代化经济发展的需求。[1]
3.2健全档案管理制度体系
企业管理具有综合性和复杂性，同时需要动态性地开展工作，这导致企业的档案管理也具有以上三方面的特征。针对现阶段企业档案管理工作出现的问题，首先需要制定完善的档案管理制度体系，各个地区和不同的企业应根据自身的特点和实际，细化制度和规范的具体内容，从每一条细则着手，健全制度体系。另外，一定要重视和落实责任追究制度，从制度上明确档案管理相关人员应负的责任，确保制度的实行和运作。
3.3加强档案工作培训，全员增强档案意识
不仅档案工作者要对档案管理有专业系统的知识，更要加强管理层、企业员工的档案意识，不仅要对档案工作者进行定期培训学习，而且全员都要学习，档案工作者要不断学习的是档案管理的工作方法，全员要学习的是公司档案制度文件，每位员工都要清楚自己在档案工作中的责任。只有通过学习，才能提高全员的档案素养，才能创新工作方法，否则只能按照旧方法故步自封。另外，给档案工作者建立晋升机制是稳住档案建设的有力措施，是给档案工作者自发积极探索学习做好档案管理的一剂良药。
3.4择机信息化，信息共享，打造数字档案馆，提高档案利用效率
随着信息技术的快速发展，社会工作效率不断提高，如果档案工作还是旧模式的话，就难以适应社会快速发展，影响整体工作效率。借助互联网的趋势帮助档案的管理实现标准化科学化的流程，从而保证档案的完整性、规范性，提高档案管理人员的工作效率。实现档案信息化是企业现代化管理的一项重要内容，是将企业档案管理工作推向新高度的必然举措。企业建立电子档案中心，借用信息检索的帮助，很容易在平台上找到想要的信息，会极大提高档案的利用率。信息化是对资源适度的开放，合理地让企业内部员工学习了解，但是信息化提供便利的同时，保密工作要做好，这就要信息管理员了解保密的需求，分级制定系统访问权限，根据公司的实际情况加强保密管理。[3]
结语
总之，为促进档案管理科学化水平的提升，应该充分认识它的发展现状，根据存在的不足，有针对性地采取措施进行完善。同时还要落实管理规章制度，明确管理人员职责，并提高管理人员的综合素质。从而有效适应档案管理需要，防止档案资料丢失，使其更好地满足人们的需要，促进档案管理水平和档案服务质量的提升。
参考文献
[1]陈静.关于企业档案管理现状分析与对策的探究[J].企业改革与管理，2014（12）：69.
[2]肖一兵.现代国有企业档案管理特征及对策[J].科技信息，2012（33）：722.
[3]张艳艳.浅析民营企业档案管理现状及对策[J].兰台世界，2007（11）：24.
（作者单位：中国中车股份有限公司办公室）