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摘 要：本文论述了档案信息开发利用的重要性和紧迫性，指出了档案信息开发利用工作中存在不足的具体表现，并提出了完善和优化档案信息完善和优化的措施。
关键词：档案信息 开发利用 完善 优化
中图分类号:G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X(2011)12(a)-0000-00
在现今信息时代，努力搞好档案信息资源的开发利用，以满足社会各方面的广泛需求，越来越成为档案业务管理人员面临的重要任务。这项工作已经受到各级档案管理部门的普遍重视，但与信息社会的需求以及各个方面的实际需要相比，开发利用工作还有很大差距，还存在不少问题。为此，作者总结了档案信息开发利用工作中的不足以及完善和优化的措施。
1 对档案信息开发利用之重要性和紧迫性的认识
1.1 档案信息在经济社会发展中的重要作用
档案是某一国家和地区政治、经济、文化等各方面活动的真实写照，是信息资源的有机组成部分。要使档案事业得到长足发展，适应时代发展的必然选择是加强档案信息的开发与利用，是新时期档案事业健康持续发展的基本要求和必由之路。各级档案部门要充分认识这项工作重要意义之所在，把这项工作深入开展下去，使之在经济社会发展过程中发挥应有的作用。
1.2 增强做好档案信息开发利用工作的责任感和紧迫感
经济社会的发展离不开档案信息资源的开发和利用。面对经济社会和谐发展对档案信息的迫切需求和国家信息化发展的大环境，档案信息开发利用工作依然存在一些薄弱环节或缺陷之处，例如档案信息没有得到充分开发利用，比较落后的开发利用手段和方法，没有提供高水平的社会化无偿信息服务，没有健全的安全保障体系，特别是数字档案信息在收集、传输、发布、提供利用过程中的保存、保密、保真等方面与国家的要求尚有一定的差距。所以，各级档案部门要按照相关法律法规和不用用户的合理要求，增强档案信息开发利用的责任感和紧迫感意识，采取积极有效的措施，切实解决工作中存在和遇到的实际问题和盲点，不断提高档案信息管理能力和开发利用水平，为经济社会发展贡献力量。
2 档案信息开发利用工作中存在不足的具体表现
2.1 所提供的信息存在衰减和质量良莠不齐的现象
信息的衰减是任何档案信息开发利用工作都普遍存在的问题或现象，原因在于所收集得到的档案信息资源的自身信息量与现有信息有一定差距，经过开发利用后所提供的有效信息小于档案原件。另外，档案信息开发利用人员的业务水平和整体素质的高低，决定了提供信息的质量肯定有优劣之分。
2.2 馆室为利用者提供档案资料的方式服务效率低
表现在查找不方便，查阅档案原件致使档案的长期保存受到一定的影响，必须充分利用现代化的存储设备，提高服务效率。
2.3 网站式服务实际上是档案信息开发利用的另一种方式
但是，网站建立的早期工作需要投入大量的经费，即使网站开通后还涉及到日常维护工作。
2.4 时效的滞后性与保密工作
从时效性方面来讲，由档案馆演化而来的档案查询利用中心提供的服务必然带来信息提供的现时滞后性，因为档案馆从收集到提供利用需要一定的时间，何况不一定能收集到所有的档案信息。另外，现行文件中含有一定的秘密和专业信息，作为秘密文件和信息有一定的知晓人群范围。因此，要处理好档案利用与保密的关系。
2.5 举办档案展览受到诸多因素的制约
对档案较大范围的系统开发与利用的方式之一是举办档案展览。这项工作对档案馆的基础工作和现代化技术手段要求较高，要有相应的技术和设备作为强有力的支撑，而且还受到经费、展览场地等因素的制约。
3 档案信息开发利用的完善和优化
3.1 更新观念，提高档案开发利用的主动性
观念是行动的先导。开发档案信息资源，首先必须进一步解放思想，更新观念。要改变以前坐等上门的被动局面，主动出击，采用专访、座谈、跟踪调查等多种方式为社会提供信息。增强档案馆和社会之间的相互了解，跟上时代的步伐。大力宣传和牢固树立档案是一种信息资源，是一种巨大财富的思想，从而增强开发档案信息资源的自觉性、主动性。
3.2 广泛征集，丰富馆藏
把档案馆建成为内容丰富，管理科学，有效服务的信息中心：库藏档案是档案部门开发利用工作的物质基础，要改变馆藏结构单一化的现状，实现馆藏档案结构优化组合，一方面要扩大档案接收范围，另一方面要对档案的质量进行控制。使馆藏档案在内容上不仅有反映本地区政治、历史面貌的档案，而且有反映经济、文化、科技、教育等各方面情况的档案。通过征集，使档案馆成为名符其实的贮存丰富档案信息的信息源。
还要建立科学的检索体系。最大限度地揭示档案信息。编制出一系列实用、系统、多功能、多角度的检索工具，才能改变目前档案数量虽然丰富，但往往开发不出来的落后局面，使档案信息资源能够充分、准确、迅速地得到开发。
3.3 搞好编研，提高编研成果的质量
原始的档案信息具有分散、零乱的特点。通过编研工作，能够使档案信息由分散、庞杂达到条理、系统，为利用者提供系统的档案信息。档案编研工作可以通过研究档案内容，有效地将其中所包含的有关事实和数据信息传输给利用者，满足他们深层次的信息需求。可见，档案编研成果可以从根本上改变档案传播功能弱的特点，大大提高其传播功能，有效地为社会提供利用。
3.4 举办展览，扩大影响
举办档案展览，是宣传档案馆工作行之有效的措施。通过展览，可以起到宣传、教育、提高社会档案意识的重要作用。
档案展览会本身就是提高档案信息的场所，所展出的内容一般是经过广泛征集、搜集、选择加工的“精品”，利用者可以从中得到较为集中和系统的材料，甚至发现从未见到过和难以找到的珍贵材料和线索。
3.5 运用先进技术手段，加速开发利用档案信息资源
现今的社会是信息时代，广、快、精是信息化社会人们对信息需求的基本特点。档案部门作为社会信息业的组成部门，也必须采取相应的对策，朝着现代化的方向发展。要普及使用计算机技术，实现档案管理自动化;要运用现代通信技术，实现信息传递网络化，运用现代光学技术，实现信息贮存高密度化。通过这些先进技术，可以使档案开发利用工作变被动为主动，广泛传播，深度开发，增强辐射，大大提高开发利用工作的效率与效果。
加强档案信息资源开发利用工作必须坚持邓小平理论、“三个代表”和科学发展观为指导，根据“统筹协调、需求导向、创新开放、确保安全”的总体要求和基本原则，正确处理加快发展与安全保障、开发利用与规范管理、重点突破与全面推进、信息公开与保守秘密之间的关系，力争做到因地制宜，分步推进，促进档案信息开发利用工作的协调有序发展，以适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息的开发利用工作纳入到国家信息化建设体系之中，积极做好档案信息资源管理工作，力争逐步做到档案信息高度共享或部分共享，加快推进档案信息开发利用工作的步伐并使之得到持续快速健康协调发展，为促进经济社会协调发展、为全面建设小康社会提供高效、优质的服务。
关键词：档案信息 开发利用 完善 优化
中图分类号:G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X(2011)12(a)-0000-00
在现今信息时代，努力搞好档案信息资源的开发利用，以满足社会各方面的广泛需求，越来越成为档案业务管理人员面临的重要任务。这项工作已经受到各级档案管理部门的普遍重视，但与信息社会的需求以及各个方面的实际需要相比，开发利用工作还有很大差距，还存在不少问题。为此，作者总结了档案信息开发利用工作中的不足以及完善和优化的措施。
1 对档案信息开发利用之重要性和紧迫性的认识
1.1 档案信息在经济社会发展中的重要作用
档案是某一国家和地区政治、经济、文化等各方面活动的真实写照，是信息资源的有机组成部分。要使档案事业得到长足发展，适应时代发展的必然选择是加强档案信息的开发与利用，是新时期档案事业健康持续发展的基本要求和必由之路。各级档案部门要充分认识这项工作重要意义之所在，把这项工作深入开展下去，使之在经济社会发展过程中发挥应有的作用。
1.2 增强做好档案信息开发利用工作的责任感和紧迫感
经济社会的发展离不开档案信息资源的开发和利用。面对经济社会和谐发展对档案信息的迫切需求和国家信息化发展的大环境，档案信息开发利用工作依然存在一些薄弱环节或缺陷之处，例如档案信息没有得到充分开发利用，比较落后的开发利用手段和方法，没有提供高水平的社会化无偿信息服务，没有健全的安全保障体系，特别是数字档案信息在收集、传输、发布、提供利用过程中的保存、保密、保真等方面与国家的要求尚有一定的差距。所以，各级档案部门要按照相关法律法规和不用用户的合理要求，增强档案信息开发利用的责任感和紧迫感意识，采取积极有效的措施，切实解决工作中存在和遇到的实际问题和盲点，不断提高档案信息管理能力和开发利用水平，为经济社会发展贡献力量。
2 档案信息开发利用工作中存在不足的具体表现
2.1 所提供的信息存在衰减和质量良莠不齐的现象
信息的衰减是任何档案信息开发利用工作都普遍存在的问题或现象，原因在于所收集得到的档案信息资源的自身信息量与现有信息有一定差距，经过开发利用后所提供的有效信息小于档案原件。另外，档案信息开发利用人员的业务水平和整体素质的高低，决定了提供信息的质量肯定有优劣之分。
2.2 馆室为利用者提供档案资料的方式服务效率低
表现在查找不方便，查阅档案原件致使档案的长期保存受到一定的影响，必须充分利用现代化的存储设备，提高服务效率。
2.3 网站式服务实际上是档案信息开发利用的另一种方式
但是，网站建立的早期工作需要投入大量的经费，即使网站开通后还涉及到日常维护工作。
2.4 时效的滞后性与保密工作
从时效性方面来讲，由档案馆演化而来的档案查询利用中心提供的服务必然带来信息提供的现时滞后性，因为档案馆从收集到提供利用需要一定的时间，何况不一定能收集到所有的档案信息。另外，现行文件中含有一定的秘密和专业信息，作为秘密文件和信息有一定的知晓人群范围。因此，要处理好档案利用与保密的关系。
2.5 举办档案展览受到诸多因素的制约
对档案较大范围的系统开发与利用的方式之一是举办档案展览。这项工作对档案馆的基础工作和现代化技术手段要求较高，要有相应的技术和设备作为强有力的支撑，而且还受到经费、展览场地等因素的制约。
3 档案信息开发利用的完善和优化
3.1 更新观念，提高档案开发利用的主动性
观念是行动的先导。开发档案信息资源，首先必须进一步解放思想，更新观念。要改变以前坐等上门的被动局面，主动出击，采用专访、座谈、跟踪调查等多种方式为社会提供信息。增强档案馆和社会之间的相互了解，跟上时代的步伐。大力宣传和牢固树立档案是一种信息资源，是一种巨大财富的思想，从而增强开发档案信息资源的自觉性、主动性。
3.2 广泛征集，丰富馆藏
把档案馆建成为内容丰富，管理科学，有效服务的信息中心：库藏档案是档案部门开发利用工作的物质基础，要改变馆藏结构单一化的现状，实现馆藏档案结构优化组合，一方面要扩大档案接收范围，另一方面要对档案的质量进行控制。使馆藏档案在内容上不仅有反映本地区政治、历史面貌的档案，而且有反映经济、文化、科技、教育等各方面情况的档案。通过征集，使档案馆成为名符其实的贮存丰富档案信息的信息源。
还要建立科学的检索体系。最大限度地揭示档案信息。编制出一系列实用、系统、多功能、多角度的检索工具，才能改变目前档案数量虽然丰富，但往往开发不出来的落后局面，使档案信息资源能够充分、准确、迅速地得到开发。
3.3 搞好编研，提高编研成果的质量
原始的档案信息具有分散、零乱的特点。通过编研工作，能够使档案信息由分散、庞杂达到条理、系统，为利用者提供系统的档案信息。档案编研工作可以通过研究档案内容，有效地将其中所包含的有关事实和数据信息传输给利用者，满足他们深层次的信息需求。可见，档案编研成果可以从根本上改变档案传播功能弱的特点，大大提高其传播功能，有效地为社会提供利用。
3.4 举办展览，扩大影响
举办档案展览，是宣传档案馆工作行之有效的措施。通过展览，可以起到宣传、教育、提高社会档案意识的重要作用。
档案展览会本身就是提高档案信息的场所，所展出的内容一般是经过广泛征集、搜集、选择加工的“精品”，利用者可以从中得到较为集中和系统的材料，甚至发现从未见到过和难以找到的珍贵材料和线索。
3.5 运用先进技术手段，加速开发利用档案信息资源
现今的社会是信息时代，广、快、精是信息化社会人们对信息需求的基本特点。档案部门作为社会信息业的组成部门，也必须采取相应的对策，朝着现代化的方向发展。要普及使用计算机技术，实现档案管理自动化;要运用现代通信技术，实现信息传递网络化，运用现代光学技术，实现信息贮存高密度化。通过这些先进技术，可以使档案开发利用工作变被动为主动，广泛传播，深度开发，增强辐射，大大提高开发利用工作的效率与效果。
加强档案信息资源开发利用工作必须坚持邓小平理论、“三个代表”和科学发展观为指导，根据“统筹协调、需求导向、创新开放、确保安全”的总体要求和基本原则，正确处理加快发展与安全保障、开发利用与规范管理、重点突破与全面推进、信息公开与保守秘密之间的关系，力争做到因地制宜，分步推进，促进档案信息开发利用工作的协调有序发展，以适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息的开发利用工作纳入到国家信息化建设体系之中，积极做好档案信息资源管理工作，力争逐步做到档案信息高度共享或部分共享，加快推进档案信息开发利用工作的步伐并使之得到持续快速健康协调发展，为促进经济社会协调发展、为全面建设小康社会提供高效、优质的服务。