论文部分内容阅读
【摘 要】新时期在档案学研究中将房产档案与其它专业档案一起称为民生档案。本文拟对下列问题进行探讨：房产档案数字化的优点；提高了服务水平和档案的管理水平；保证了房产档案的有效利用；档案数字化工作中存在的问题及对策等。
【关键词】房产档案 数字化 优点 问题 对策
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009―914X（2013）35―420―01
新时期在档案学研究中将房产档案与其它专业档案一起称为民生档案。随着惠民政策的实施，住房制度的改革，国家宏观政策的调控，房产档案的利用频率日益加快，房产档案信息以其独有的特点与价值被全社会所关注，在经济发展和社会进步中处于重要地位。房产档案工作由原来的封闭型、保管型、被动型向开放型、科技型、主动型转变。作为国家重要的信息资源，房产档案数字化管理利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术，把纸质载体的房产档案资源转化为数字化的档案信息，不仅能充分发挥民生档案的作用，也是数字时代档案管理的必然要求。
一、房产档案数字化提高了服务水平和档案的管理水平
（一）信息数字化是服务民生的需要
房产档案数字化实现了传统的手工调阅信息转变为计算机查阅信息，极大地简化了查档程序，节约了查档时间，大大提高了工作效率。特别是国家近年来出台了多项房产新政策，这些政策大都需要通过房产档案的查询，提供相关的证明，从而保证政策的顺利实施，使房产档案得以充分发挥民生档案的作用。据统计，2012年8月至2013年8月间，蚌埠市房地产档案馆累计出具家庭唯一住房查询证明30852份、查询廉租房、经济适用房等保障性住房申请8679户，最高达到350份/日，查档利用率比手工调阅查询提高了200%，为百姓享受政策优惠提供了有力保障，同时也解决了房产档案日益增加给档案管理带来的难题。
（二）查询智能化加快了检查速度
房产档案立卷时采用案卷级整理，因为房产权属档案必须具备所需的全部资料才能立为一卷，因此查询也是按照案卷查询。2012年国家颁布《房地产登记技术规程》，对登记业务有了具体和明确的要求，我处按照新规程标准又对系统加以升级改进，不仅在调档时可以在计算机中以各种条件或组合条件等进行智能化检索，比如：以姓名、产权证号、身份证号、坐落、受理编号、房屋编码、建筑区划等进行多个条件组合进行检索，而且在查询到符合条件的档案时，还同时可以查询出与该卷关联的上下档案，显示产权的变动情况，保证以最快捷的速度查出所需要的信息。
（三）数据动态化保证了数据的准确性
房产档案数字管理有利于规范房屋产权产籍管理，提高办事效率，掌握一手资料，有利于产权管理部门对房屋权属情况全面掌握。通过档案数据的动态化管理，不仅加强了房产交易和房产登记发证等工作的控制功能，有效降低了产权登记工作的失误率，同时能够根据各种需求统计相关数据，保证了数据的全面与准确。
（四）档案图像化是档案保护的有效途径
房产档案数字化后，实体档案将以图像形式存储在数据库中。在进行档案动态管理时，实体档案中对增加的资料重新装订，同时在影像档案库中增页，扫描入库，保证了影像档案库的及时更新，从而使数据信息、影像信息、实体档案保持一致，保证了产权信息的准确性、及时性。需要利用相关档案资料时，除了必要时才提取实体档案外（如司法、纪检监察、国家安全机关等部门调查取证等），平时只需利用计算机就可以直接打印出登记簿档案资料或查档证明，既保证了档案利用的方便、快捷，又最大限度地保护了实体档案，减轻了工作人员的工作量。
（五）传输网络化扩展房产档案利用空间
通过数字化档案的建立实现信息共享，是服务社会的需要，也在房产管理机构内部各部门之间、社会利用者之间构起一座信息沟通的桥梁，从而扩大档案的利用空间。通过有效的利用房产档案，充分发挥房产档案的价值，为全省、全国产权信息联网打下坚实的基础。
二、加强数字档案馆现代化管理，保证房产档案的有效利用
（一）更新管理保证了数字档案信息的准确性
房产档案的动态管理因为房屋的买卖、变更而不断形成新的房产档案，具有持续性，更是一个长期的系统工程，因此加强房屋产权的动态管理，使登记簿信息及时更新非常重要。
蚌埠市房地产产权市场管理处结合多年工作实践，在房产档案管理系统中添加了“查封信息”模块，可以通过法院查封文号、产权人、产权证号及房屋坐落，对房屋的查封、抵押、买卖等限制性信息进行快速检索，在办理过程中同时将民事裁定书、协助执行通知书、执行公务证及协助法院查封信息核查单等重要纸质材料扫描成图片加以保存，确保档案管理人员和法院随时了解产权信息和变动情况，实现对产权的动态管理。
（二）安全管理是数字档案馆生存的保障
由于数字化档案是采用计算机技术，存储在计算机中，通过网络查询，有内网和外网两个网络，存在信息的安全性问题，对档案的安全管理提出了更高的要求，特别是计算机硬件、软件、数据及网络等方面的安全。
数字化档案信息的安全保障工作，不能完全照搬传统档案的安全管理模式，必须着重加强主机安全、网络安全、数据库安全等方面的工作，配备必要的软硬件设施，建立健全信息安全管理制度。
（三）进一步加强数字档案的开发利用
蚌埠市的商品房预（销）售管理和房屋登记工作，一直以来由于没有建立房屋楼盘表。同时，由于历史原因，蚌埠市在办理产权证初期登记的门牌号比较混乱，使房产档案信息根据坐落查询比较困难，容易出现登记失误，如：一房二证，遗漏司法查封信息，已办理按揭的房产与该房所有权信息未关联，登记的房屋用途与规划用途不一致等问题，并引发了一些行政登记诉讼和商品房买卖纠纷。 近年来，在实行办理房屋初始登记管理和现有单位产权档案基础上，以蚌埠市房地产产权市场管理处为主体，逐步推行了建立电子版房屋楼盘表管理商品房预（销）售和后续各类房屋登记的工作模式。建立楼盘表后，能更好地反映房屋作为不动产的自然属性和产权变化，更有利于产权管理部门进行管理。
三、档案数字化工作中存在的问题及对策
随着档案数字化工作的开展，一些问题也随之出现。目前主要表现为：一是缺乏标准化的规范体系。档案数字化建设的环境和目的不同，采用的方式也不尽相同，形成的电子版档案数据类型格式各异，不利于数据整合，影响档案信息资源的共享；二是片面追求档案原文的数字化，忽视档案目录数据库的建设，直接影响了已数字化档案的管理和利用。三是有些档案数据扫描不够完整，影响到对档案信息的全面管理与开发。四是对档案数字化加工中的档案信息安全和保密技术问题等。如何确保档案数字化工作的顺利开展，笔者认为应做到以下几点：
（一）提高认识，积极推进。档案数字化工作促进了档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，由传统利用模式向现代利用模式转变，不但可以便捷全面地提供档案信息，而且可以有效地保护档案原件，确保档案实体安全；不但可以促进档案内部利用，也可以促进档案向社会提供利用，充分发挥档案信息资源的价值。
（二）要统筹规划。数字化工作需要耗费大量的人力、物力，如果建设不当，不仅达不到预期效果，而且会造成巨大的浪费，还会出现档案实体和信息的安全等一系列隐患。对此，数字化建设必须在档案信息化建设方针指导下有计划、有步骤地进行，统筹协调好档案信息的数字化工作。
（三）加强基础工作和全程控制，保护档案数字化质量。档案数字化工作中无论建立档案目录数據库、进行档案原文扫描，还是数据检索，提供利用，都离不开数字化前处理的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作。因此，要做好档案数字化的全程控制，注意全面的质量检查，加强数据的全方位质量控制，对全过程进行管理，保证档案数字化的质量。
（四）建立档案数字信息安全保障体系，高度重视数字档案馆的安全管理，制定档案管理的各项措施、安全保密制度以及相关安全措施，确保档案有效利用和数据信息的安全。
参考文献：
[1]丁书燕、 孙亚君，加强档案数字化管理的路径思考，J，才智，2012年10月。
[2]于艳红，谈如何加强档案数字化建设，J，华章，2012您年6月。
[3]付俊杰，实现房产档案数字化 提升档案服务水平，J，华章，2013年4月。
【关键词】房产档案 数字化 优点 问题 对策
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009―914X（2013）35―420―01
新时期在档案学研究中将房产档案与其它专业档案一起称为民生档案。随着惠民政策的实施，住房制度的改革，国家宏观政策的调控，房产档案的利用频率日益加快，房产档案信息以其独有的特点与价值被全社会所关注，在经济发展和社会进步中处于重要地位。房产档案工作由原来的封闭型、保管型、被动型向开放型、科技型、主动型转变。作为国家重要的信息资源，房产档案数字化管理利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术，把纸质载体的房产档案资源转化为数字化的档案信息，不仅能充分发挥民生档案的作用，也是数字时代档案管理的必然要求。
一、房产档案数字化提高了服务水平和档案的管理水平
（一）信息数字化是服务民生的需要
房产档案数字化实现了传统的手工调阅信息转变为计算机查阅信息，极大地简化了查档程序，节约了查档时间，大大提高了工作效率。特别是国家近年来出台了多项房产新政策，这些政策大都需要通过房产档案的查询，提供相关的证明，从而保证政策的顺利实施，使房产档案得以充分发挥民生档案的作用。据统计，2012年8月至2013年8月间，蚌埠市房地产档案馆累计出具家庭唯一住房查询证明30852份、查询廉租房、经济适用房等保障性住房申请8679户，最高达到350份/日，查档利用率比手工调阅查询提高了200%，为百姓享受政策优惠提供了有力保障，同时也解决了房产档案日益增加给档案管理带来的难题。
（二）查询智能化加快了检查速度
房产档案立卷时采用案卷级整理，因为房产权属档案必须具备所需的全部资料才能立为一卷，因此查询也是按照案卷查询。2012年国家颁布《房地产登记技术规程》，对登记业务有了具体和明确的要求，我处按照新规程标准又对系统加以升级改进，不仅在调档时可以在计算机中以各种条件或组合条件等进行智能化检索，比如：以姓名、产权证号、身份证号、坐落、受理编号、房屋编码、建筑区划等进行多个条件组合进行检索，而且在查询到符合条件的档案时，还同时可以查询出与该卷关联的上下档案，显示产权的变动情况，保证以最快捷的速度查出所需要的信息。
（三）数据动态化保证了数据的准确性
房产档案数字管理有利于规范房屋产权产籍管理，提高办事效率，掌握一手资料，有利于产权管理部门对房屋权属情况全面掌握。通过档案数据的动态化管理，不仅加强了房产交易和房产登记发证等工作的控制功能，有效降低了产权登记工作的失误率，同时能够根据各种需求统计相关数据，保证了数据的全面与准确。
（四）档案图像化是档案保护的有效途径
房产档案数字化后，实体档案将以图像形式存储在数据库中。在进行档案动态管理时，实体档案中对增加的资料重新装订，同时在影像档案库中增页，扫描入库，保证了影像档案库的及时更新，从而使数据信息、影像信息、实体档案保持一致，保证了产权信息的准确性、及时性。需要利用相关档案资料时，除了必要时才提取实体档案外（如司法、纪检监察、国家安全机关等部门调查取证等），平时只需利用计算机就可以直接打印出登记簿档案资料或查档证明，既保证了档案利用的方便、快捷，又最大限度地保护了实体档案，减轻了工作人员的工作量。
（五）传输网络化扩展房产档案利用空间
通过数字化档案的建立实现信息共享，是服务社会的需要，也在房产管理机构内部各部门之间、社会利用者之间构起一座信息沟通的桥梁，从而扩大档案的利用空间。通过有效的利用房产档案，充分发挥房产档案的价值，为全省、全国产权信息联网打下坚实的基础。
二、加强数字档案馆现代化管理，保证房产档案的有效利用
（一）更新管理保证了数字档案信息的准确性
房产档案的动态管理因为房屋的买卖、变更而不断形成新的房产档案，具有持续性，更是一个长期的系统工程，因此加强房屋产权的动态管理，使登记簿信息及时更新非常重要。
蚌埠市房地产产权市场管理处结合多年工作实践，在房产档案管理系统中添加了“查封信息”模块，可以通过法院查封文号、产权人、产权证号及房屋坐落，对房屋的查封、抵押、买卖等限制性信息进行快速检索，在办理过程中同时将民事裁定书、协助执行通知书、执行公务证及协助法院查封信息核查单等重要纸质材料扫描成图片加以保存，确保档案管理人员和法院随时了解产权信息和变动情况，实现对产权的动态管理。
（二）安全管理是数字档案馆生存的保障
由于数字化档案是采用计算机技术，存储在计算机中，通过网络查询，有内网和外网两个网络，存在信息的安全性问题，对档案的安全管理提出了更高的要求，特别是计算机硬件、软件、数据及网络等方面的安全。
数字化档案信息的安全保障工作，不能完全照搬传统档案的安全管理模式，必须着重加强主机安全、网络安全、数据库安全等方面的工作，配备必要的软硬件设施，建立健全信息安全管理制度。
（三）进一步加强数字档案的开发利用
蚌埠市的商品房预（销）售管理和房屋登记工作，一直以来由于没有建立房屋楼盘表。同时，由于历史原因，蚌埠市在办理产权证初期登记的门牌号比较混乱，使房产档案信息根据坐落查询比较困难，容易出现登记失误，如：一房二证，遗漏司法查封信息，已办理按揭的房产与该房所有权信息未关联，登记的房屋用途与规划用途不一致等问题，并引发了一些行政登记诉讼和商品房买卖纠纷。 近年来，在实行办理房屋初始登记管理和现有单位产权档案基础上，以蚌埠市房地产产权市场管理处为主体，逐步推行了建立电子版房屋楼盘表管理商品房预（销）售和后续各类房屋登记的工作模式。建立楼盘表后，能更好地反映房屋作为不动产的自然属性和产权变化，更有利于产权管理部门进行管理。
三、档案数字化工作中存在的问题及对策
随着档案数字化工作的开展，一些问题也随之出现。目前主要表现为：一是缺乏标准化的规范体系。档案数字化建设的环境和目的不同，采用的方式也不尽相同，形成的电子版档案数据类型格式各异，不利于数据整合，影响档案信息资源的共享；二是片面追求档案原文的数字化，忽视档案目录数据库的建设，直接影响了已数字化档案的管理和利用。三是有些档案数据扫描不够完整，影响到对档案信息的全面管理与开发。四是对档案数字化加工中的档案信息安全和保密技术问题等。如何确保档案数字化工作的顺利开展，笔者认为应做到以下几点：
（一）提高认识，积极推进。档案数字化工作促进了档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，由传统利用模式向现代利用模式转变，不但可以便捷全面地提供档案信息，而且可以有效地保护档案原件，确保档案实体安全；不但可以促进档案内部利用，也可以促进档案向社会提供利用，充分发挥档案信息资源的价值。
（二）要统筹规划。数字化工作需要耗费大量的人力、物力，如果建设不当，不仅达不到预期效果，而且会造成巨大的浪费，还会出现档案实体和信息的安全等一系列隐患。对此，数字化建设必须在档案信息化建设方针指导下有计划、有步骤地进行，统筹协调好档案信息的数字化工作。
（三）加强基础工作和全程控制，保护档案数字化质量。档案数字化工作中无论建立档案目录数據库、进行档案原文扫描，还是数据检索，提供利用，都离不开数字化前处理的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作。因此，要做好档案数字化的全程控制，注意全面的质量检查，加强数据的全方位质量控制，对全过程进行管理，保证档案数字化的质量。
（四）建立档案数字信息安全保障体系，高度重视数字档案馆的安全管理，制定档案管理的各项措施、安全保密制度以及相关安全措施，确保档案有效利用和数据信息的安全。
参考文献：
[1]丁书燕、 孙亚君，加强档案数字化管理的路径思考，J，才智，2012年10月。
[2]于艳红，谈如何加强档案数字化建设，J，华章，2012您年6月。
[3]付俊杰，实现房产档案数字化 提升档案服务水平，J，华章，2013年4月。