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摘要：归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。随着《归档文件整理规则》的实施，对这项工作有了一定的认识。
关键词：归档文件；整理单位；装订
1、《规则》的优越性
减轻了工作量，提高了工作效率。传统文书立卷工作是一项繁琐、艰巨的劳动，从划分类别到编制案卷目录需要10多道工序，程序多，难度高。《规则》以“件”为单位整理，使档案工作人员从繁重的手工劳动中解脱出来，按照分类大纲编制程序，省去了拟写案卷标题、定封面、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作。归档文件不再线订，只是加固，避免了拆钉、扎边给文件造成的撕裂、散乱、丢失或在不经意间发生的文件合订问题，这是既省时间又省人力物力的工作方法。过去编写文件张号也是既费时费力又恼人的劳动，现在，人们只要将文件正本和定稿的末页总数相加，即是该份文件张数总和。采用了文件尾号相加的办法，变得省时省力，极大地提高了工作效率。
便于档案馆控制接收进馆档案的质量。传统立卷方法形成的档案，往往在档案馆接收时要进行调整，有的甚至要返工整理，如因组卷不合理需要拆卷，或因案卷标题拟写不正确要换卷皮等等，浪费人力物力。按《规则》整理的档案，以件为保管单位，在进馆时只需作一次价值鉴定，不需要进行加工整理，既可以提高进馆档案质量，又可以提高进馆工作效率。
有利于档案的整理、保护和利用。由于整理方法简化了，工作量减轻，档案员有了更多的精力从事档案的编研和利用工作，较好地协调了档案的整理、保护和利用的关系。实行按件管理后，档案利用者可根据需要调用文件，既方便又安全保密，也减轻了档案员调档的工作量。即使是完成归档后发现了零散文件，也无需拆卷、再装订，只需插入相关类别的卷盒中，在备考表或备注栏中说明即可，方便灵活。
加速了档案管理现代化的步伐，促进了机关文档一体化的实现。有电脑的单位部门都用电脑打印归档文件目录，为计算机的一次输入，多次输入，随机生成各类目录，强大的文件检索功能，全文扫描，网络检索，复印、缩微等现代技术手段带来方便，理顺了文书处理和档案管理两个环节关系，将文书处理和档案工作很好地结合起来，促进文档一体化的实现。
易學、易懂、易教，有利于档案员掌握。由于基层的档案员调动频繁，专业技能参差不齐，而传统的立卷方法不仅要求具备档案专业理论知识，还要熟悉立卷工作的规范、要求，同时还要求具备一定的综合分析能力，所以往往造成各单位的档案质量提高慢，而档案行政部门疲于对档案员进行培训、指导的恶性循环局面。《规则》简化了文件整理程序，工作难度相应降低，业务指导人员好讲解，档案员也容易理解和掌握，便于档案工作的顺利开展。
2、正文与文件处理单等
文书处理较规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。
2.1原件与复制件
对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等，这些复制件应与原件作为一件。
2.2转发文与被转发文转发文与被转发文是一件文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。
3、文件修整
为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。文件修整一般包括对破损文件进行修核，对字迹模糊或易迟变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。
3.1修核破损文件
归档文件材料由于使用不当，可能产生文件材料破损、局部残缺等現象。这类文件在装订前需要进行修核。
修核是指使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”、以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命；其中，修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，包括补缺和托补；托补则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。
需要注意的是，由于《规则》遵循尽量保持文件原貌的思想，立卷时修补的一些工作内容已无意义，例如为方便装订成卷而对装订边狭小的文件加边，将幅面过小或不规则的文件粘贴在其他纸张上等。此外，修核工作主要针对有重要保存价值的归档文件，无需移交进馆的档案一般保持原貌即可。
3.2复制字迹模糊或易退变的文件
档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。档案字迹材料发生退变，如退色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。决定档案字迹材料耐久性的因素包括字迹色素成分和字迹转移固定方式。在环境条件相同时，一般来说，最耐久的是以碳黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等；比较耐久的是以颜料为色素成分，以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料，包括彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等；不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料，如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油等，或者以粘附为转移固定方式的字迹材料，如铅笔。
对字迹模糊或易退变的文件，目前一般采用复印的方式进行复制：比如热敏纸传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。但复印件本身也存在耐久性方面的问题，如易粘连等，需要采取一定措施加以防范。为减少复印件粘连的机率，复印时墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。
3.4去除易腐蚀的金属物
文件制作时普遍使用的装订用品，如订书器、曲别钉、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害；因此，文件整理归档时需去除这些易锈蚀的金属物，以避免对档案潜在的危害。
4、结束语
文件制作时普遍使用的装订用品，如订书器、曲别钉、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害；因此，文件整理归档时需去除这些易锈蚀的金属物，以避免对档案潜在的危害。
关键词：归档文件；整理单位；装订
1、《规则》的优越性
减轻了工作量，提高了工作效率。传统文书立卷工作是一项繁琐、艰巨的劳动，从划分类别到编制案卷目录需要10多道工序，程序多，难度高。《规则》以“件”为单位整理，使档案工作人员从繁重的手工劳动中解脱出来，按照分类大纲编制程序，省去了拟写案卷标题、定封面、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作。归档文件不再线订，只是加固，避免了拆钉、扎边给文件造成的撕裂、散乱、丢失或在不经意间发生的文件合订问题，这是既省时间又省人力物力的工作方法。过去编写文件张号也是既费时费力又恼人的劳动，现在，人们只要将文件正本和定稿的末页总数相加，即是该份文件张数总和。采用了文件尾号相加的办法，变得省时省力，极大地提高了工作效率。
便于档案馆控制接收进馆档案的质量。传统立卷方法形成的档案，往往在档案馆接收时要进行调整，有的甚至要返工整理，如因组卷不合理需要拆卷，或因案卷标题拟写不正确要换卷皮等等，浪费人力物力。按《规则》整理的档案，以件为保管单位，在进馆时只需作一次价值鉴定，不需要进行加工整理，既可以提高进馆档案质量，又可以提高进馆工作效率。
有利于档案的整理、保护和利用。由于整理方法简化了，工作量减轻，档案员有了更多的精力从事档案的编研和利用工作，较好地协调了档案的整理、保护和利用的关系。实行按件管理后，档案利用者可根据需要调用文件，既方便又安全保密，也减轻了档案员调档的工作量。即使是完成归档后发现了零散文件，也无需拆卷、再装订，只需插入相关类别的卷盒中，在备考表或备注栏中说明即可，方便灵活。
加速了档案管理现代化的步伐，促进了机关文档一体化的实现。有电脑的单位部门都用电脑打印归档文件目录，为计算机的一次输入，多次输入，随机生成各类目录，强大的文件检索功能，全文扫描，网络检索，复印、缩微等现代技术手段带来方便，理顺了文书处理和档案管理两个环节关系，将文书处理和档案工作很好地结合起来，促进文档一体化的实现。
易學、易懂、易教，有利于档案员掌握。由于基层的档案员调动频繁，专业技能参差不齐，而传统的立卷方法不仅要求具备档案专业理论知识，还要熟悉立卷工作的规范、要求，同时还要求具备一定的综合分析能力，所以往往造成各单位的档案质量提高慢，而档案行政部门疲于对档案员进行培训、指导的恶性循环局面。《规则》简化了文件整理程序，工作难度相应降低，业务指导人员好讲解，档案员也容易理解和掌握，便于档案工作的顺利开展。
2、正文与文件处理单等
文书处理较规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。
2.1原件与复制件
对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等，这些复制件应与原件作为一件。
2.2转发文与被转发文转发文与被转发文是一件文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。
3、文件修整
为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。文件修整一般包括对破损文件进行修核，对字迹模糊或易迟变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。
3.1修核破损文件
归档文件材料由于使用不当，可能产生文件材料破损、局部残缺等現象。这类文件在装订前需要进行修核。
修核是指使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”、以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命；其中，修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，包括补缺和托补；托补则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。
需要注意的是，由于《规则》遵循尽量保持文件原貌的思想，立卷时修补的一些工作内容已无意义，例如为方便装订成卷而对装订边狭小的文件加边，将幅面过小或不规则的文件粘贴在其他纸张上等。此外，修核工作主要针对有重要保存价值的归档文件，无需移交进馆的档案一般保持原貌即可。
3.2复制字迹模糊或易退变的文件
档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。档案字迹材料发生退变，如退色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。决定档案字迹材料耐久性的因素包括字迹色素成分和字迹转移固定方式。在环境条件相同时，一般来说，最耐久的是以碳黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等；比较耐久的是以颜料为色素成分，以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料，包括彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等；不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料，如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油等，或者以粘附为转移固定方式的字迹材料，如铅笔。
对字迹模糊或易退变的文件，目前一般采用复印的方式进行复制：比如热敏纸传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。但复印件本身也存在耐久性方面的问题，如易粘连等，需要采取一定措施加以防范。为减少复印件粘连的机率，复印时墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。
3.4去除易腐蚀的金属物
文件制作时普遍使用的装订用品，如订书器、曲别钉、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害；因此，文件整理归档时需去除这些易锈蚀的金属物，以避免对档案潜在的危害。
4、结束语
文件制作时普遍使用的装订用品，如订书器、曲别钉、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害；因此，文件整理归档时需去除这些易锈蚀的金属物，以避免对档案潜在的危害。