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随着我国医疗卫生事业的快速发展,基层医院的医疗设备购置呈明显上升趋势,大型医疗器械在现代医院中占据着越来越重的分量,随之而来的各种设备说明书等资料也随之增加。医院的档案部门,为临床工作提供有效的设备信息服务,建立规范的医疗器械档案管理制度势在必行。
一、大型医疗设备档案的重要性
大型医疗器械已成为衡量一个医院综合水平的标志,同时也为医疗诊断提供了大量的参考数据,成为现代医疗诊断中的重要依据。医疗器械的增加和使用频率的加大,其管理、维护、检修等方面的问题也随之而来,各种医疗设备档案、设备购进档案和设备维修档案有效管理的重要性则日趋凸显。
面对新情况,作为基层医院的档案管理者,有责任和义务进一步完善医疗设备档案管理制度,把医疗设备档案视为晴雨表、跟踪器,并将其真正地融入设备购进、临床使用、故障维修的整个环节和全部过程。以确保最大限度地发挥医疗设备档案在服务医患中的积极作用,对医院各项医疗工作的正常开展起到保驾护航的重要作用。
二、医疗设备各环节资料归档的必要性
在实际工作中,设备档案的形成涵盖从设备的购买立项申请到最终报废的整个过程,包括招标、采购、到货、验收相关文件,大型医疗器械的说明书、工作图、线路图、监测记录、维修记录等各环节形成的资料,其时间周期长,中间环节多,参与人员复杂。也可以说设备档案的一个特性就在于从始至终是一个不断补充完善的过程,是一个动态的管理过程。因此,在实际工作中为保证设备档案的齐全完整,就必须对每一个环节把好关,在每个环节形成的资料随时整理、随时归档。
1.采购档案
医疗设备采购档案内容包括医院的审议、考察记录、招标书、投标书、购买合同书等前期工作中形成的文字材料。购买合同及其附属条款是对购买双方权限、义务的说明,在以后的产品使用以及监测、维修等各方面工作中,涉及到许多的方面都要以合同所要求的权限为准则,所以前期合同的归档非常重要。
2.主体部分
主体部分包括大型医疗器械的使用说明书、线路图等。此外,为便于今后的维修,应该将大型医疗器械的场地图,场地的水、电、暖等线路图也建立到档案中。在监测、维修等过程中需要查阅档案时,提供备份资料,并认真做好查阅记录。这样不仅可以延长原始档案的使用寿命,同时也方便查阅者的使用。
3.监测记录
为延长器械的使用寿命,医院会对大型医疗器械进行定期监测和维护,这也是近几年来我国对大型医疗器械管理的要求。监督部门和卫生主管部门每年都会对大型医疗器械进行定期检查,检查情况可以如实地反映出大型医疗器械的实际工作状态,帮助使用者更加清楚地了解器械的性能。为此,在实际工作中将所有的检查记录都进行归档化管理,然后进行技术比较,就可以测算出大型医疗器械的使用寿命和老化程度等各方面指标。同时,检查还可以督促各科室的器械使用和维修,使仪器设备处于最佳技术状态,充分发挥仪器设备的功能,为临床使用科室提高帮助。
4.维修记录
随着使用年限的增加和操作使用中的人为因素,大型医疗器械的各种故障必然会发生。并且会出现逐年上升趋势,故障的出现频率越来越高,部分故障甚至会发展成为“顽疾”。对大型医疗器械的故障進行及时维修是保障其正常使用的前提,所以对日常维修记录绝不能掉以轻心,务必要将每次故障维修的情况详细的记录到档案中,并分为日常维护记录、大型维修记录和报废记录分别进行整理、归档。同时,可以通过医疗设备档案定期和不定期地检查设备质量、运行状况和检测维修情况,以保证零部件的补充,避免造成闲置、积压和浪费。
5.日常维护记录
日常维护工作一般由我院器械科的同志进行,主要是一些价值和科技含量较低的医疗器械和一些大型医疗器械的低级故障。在维修档案中详细记载故障时间、维修人员姓名、所维修部件、使用更换的零部件、故障是否排除、验收人员等,以备参考。
6.报废记录
对那些严重损坏而又无法维修的医疗器械,按国家规定规定,必须填写报废申请书,经有关部门鉴定后方能做报废处理。因之涉及到医院固定资产管理,所以加强对医疗器械报废记录的管理,可制约国有资产的流失,避免其他不正之风。
三、加强后期日常管理的必要性
设备档案的管理必须坚持集中统一的原则,便于开发利用,确保设备档案完整、准确、系统和安全。在大型医疗设备档案建立以后,需要进一步完善日常保管和借阅查询制度,实行医院、科室、操作人员三级管理网络,将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分,纳入到医院对科室的目标考核中。对设备所在科室操作人员作出明确岗位规定:操作人员在负责设备的日常维护保养的同时,每次工作后做好使用情况的详细记录;每半年将整理好的记录上报给器械科负责人,经器械科核查后交档案室存档,形成一个有效的管理网络。
1.专人管理原则
医院的大型医疗设备档案由专职档案员进行管理,并负责后期的监测和维修档案的整理和归档工作;各医疗设备的使用科室、器械科则进行积极的协助和协调,确保设备档案在流动使用过程中各种维修、保养记录的齐全、完整。
2.完善借阅制度
医院制定了严格的档案借阅制度,规定借阅档案人的范围、时间、归还制度等多项内容。当所借阅的档案需要带出档案室时,一般只借阅备份的复印件;超过借阅时限后,由档案管理人员催要,也可根据实际工作的需要进行适当延长,以保证档案材料的安全。
综上所述,大型医疗器械档案信息资源的开发与利用已经逐步成为医院现代化进程中不可缺少的重要环节。医院建立大型医疗设备档案管理制度,并随着时间的推移不断对其完善和补充,已成为档案工作者越来越重要的一项工作内容。同时,通过多途径、多渠道地开发档案信息资源,使医疗设备档案管理工作在新形势下发挥积极作用,满足医疗、教学、科研工作需要,实现医院信息一体化管理模式,也将成为基层医院档案工作者今后的工作重心。
(作者单位:河南省郑州市骨科医院)
一、大型医疗设备档案的重要性
大型医疗器械已成为衡量一个医院综合水平的标志,同时也为医疗诊断提供了大量的参考数据,成为现代医疗诊断中的重要依据。医疗器械的增加和使用频率的加大,其管理、维护、检修等方面的问题也随之而来,各种医疗设备档案、设备购进档案和设备维修档案有效管理的重要性则日趋凸显。
面对新情况,作为基层医院的档案管理者,有责任和义务进一步完善医疗设备档案管理制度,把医疗设备档案视为晴雨表、跟踪器,并将其真正地融入设备购进、临床使用、故障维修的整个环节和全部过程。以确保最大限度地发挥医疗设备档案在服务医患中的积极作用,对医院各项医疗工作的正常开展起到保驾护航的重要作用。
二、医疗设备各环节资料归档的必要性
在实际工作中,设备档案的形成涵盖从设备的购买立项申请到最终报废的整个过程,包括招标、采购、到货、验收相关文件,大型医疗器械的说明书、工作图、线路图、监测记录、维修记录等各环节形成的资料,其时间周期长,中间环节多,参与人员复杂。也可以说设备档案的一个特性就在于从始至终是一个不断补充完善的过程,是一个动态的管理过程。因此,在实际工作中为保证设备档案的齐全完整,就必须对每一个环节把好关,在每个环节形成的资料随时整理、随时归档。
1.采购档案
医疗设备采购档案内容包括医院的审议、考察记录、招标书、投标书、购买合同书等前期工作中形成的文字材料。购买合同及其附属条款是对购买双方权限、义务的说明,在以后的产品使用以及监测、维修等各方面工作中,涉及到许多的方面都要以合同所要求的权限为准则,所以前期合同的归档非常重要。
2.主体部分
主体部分包括大型医疗器械的使用说明书、线路图等。此外,为便于今后的维修,应该将大型医疗器械的场地图,场地的水、电、暖等线路图也建立到档案中。在监测、维修等过程中需要查阅档案时,提供备份资料,并认真做好查阅记录。这样不仅可以延长原始档案的使用寿命,同时也方便查阅者的使用。
3.监测记录
为延长器械的使用寿命,医院会对大型医疗器械进行定期监测和维护,这也是近几年来我国对大型医疗器械管理的要求。监督部门和卫生主管部门每年都会对大型医疗器械进行定期检查,检查情况可以如实地反映出大型医疗器械的实际工作状态,帮助使用者更加清楚地了解器械的性能。为此,在实际工作中将所有的检查记录都进行归档化管理,然后进行技术比较,就可以测算出大型医疗器械的使用寿命和老化程度等各方面指标。同时,检查还可以督促各科室的器械使用和维修,使仪器设备处于最佳技术状态,充分发挥仪器设备的功能,为临床使用科室提高帮助。
4.维修记录
随着使用年限的增加和操作使用中的人为因素,大型医疗器械的各种故障必然会发生。并且会出现逐年上升趋势,故障的出现频率越来越高,部分故障甚至会发展成为“顽疾”。对大型医疗器械的故障進行及时维修是保障其正常使用的前提,所以对日常维修记录绝不能掉以轻心,务必要将每次故障维修的情况详细的记录到档案中,并分为日常维护记录、大型维修记录和报废记录分别进行整理、归档。同时,可以通过医疗设备档案定期和不定期地检查设备质量、运行状况和检测维修情况,以保证零部件的补充,避免造成闲置、积压和浪费。
5.日常维护记录
日常维护工作一般由我院器械科的同志进行,主要是一些价值和科技含量较低的医疗器械和一些大型医疗器械的低级故障。在维修档案中详细记载故障时间、维修人员姓名、所维修部件、使用更换的零部件、故障是否排除、验收人员等,以备参考。
6.报废记录
对那些严重损坏而又无法维修的医疗器械,按国家规定规定,必须填写报废申请书,经有关部门鉴定后方能做报废处理。因之涉及到医院固定资产管理,所以加强对医疗器械报废记录的管理,可制约国有资产的流失,避免其他不正之风。
三、加强后期日常管理的必要性
设备档案的管理必须坚持集中统一的原则,便于开发利用,确保设备档案完整、准确、系统和安全。在大型医疗设备档案建立以后,需要进一步完善日常保管和借阅查询制度,实行医院、科室、操作人员三级管理网络,将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分,纳入到医院对科室的目标考核中。对设备所在科室操作人员作出明确岗位规定:操作人员在负责设备的日常维护保养的同时,每次工作后做好使用情况的详细记录;每半年将整理好的记录上报给器械科负责人,经器械科核查后交档案室存档,形成一个有效的管理网络。
1.专人管理原则
医院的大型医疗设备档案由专职档案员进行管理,并负责后期的监测和维修档案的整理和归档工作;各医疗设备的使用科室、器械科则进行积极的协助和协调,确保设备档案在流动使用过程中各种维修、保养记录的齐全、完整。
2.完善借阅制度
医院制定了严格的档案借阅制度,规定借阅档案人的范围、时间、归还制度等多项内容。当所借阅的档案需要带出档案室时,一般只借阅备份的复印件;超过借阅时限后,由档案管理人员催要,也可根据实际工作的需要进行适当延长,以保证档案材料的安全。
综上所述,大型医疗器械档案信息资源的开发与利用已经逐步成为医院现代化进程中不可缺少的重要环节。医院建立大型医疗设备档案管理制度,并随着时间的推移不断对其完善和补充,已成为档案工作者越来越重要的一项工作内容。同时,通过多途径、多渠道地开发档案信息资源,使医疗设备档案管理工作在新形势下发挥积极作用,满足医疗、教学、科研工作需要,实现医院信息一体化管理模式,也将成为基层医院档案工作者今后的工作重心。
(作者单位:河南省郑州市骨科医院)