论文部分内容阅读
也许有人会问，商业报告分成许多种。有销售的、市场的、人事的等等，完全不同的报告有统一的构思方法可以学吗?
答案是肯定的，我小时候语文水平差。老师每次都语重心长地告诉我们：一篇好作文要有高的立意，再加上有血有肉的情节，千万不要空洞而低俗。可惜到了高考都没有理解这个精髓，直到从事了这行不得不和大量报告打交道的时候，我才发现这句话有多么深刻的意义。纵观所有的商业报告，无非是有一个中心思想，加上一堆Facts来Support，万变不离其宗。
因此想制作一份好的商业报告，千万不要吝惜你的时间来冥想：你做这个报告的目的是什么?
如何构思商业报告及撰写脚本
在冥想的过程中，最重要的技巧就是换位思考。要想想如果你是老板，你看这份报告时想了解些什么?
比如说，你要做一份销售报告，那么你的老板一定也是销售。对于销售来说，数字和业绩是最有利的证据。如果你提交的是Monthly Report，那么你的老板应该比较想知道你这个月销售中出现的最奇怪的事情了。比如说一个卖得特别好的产品突然滞销了，一个特别差的产品突然卖好了，或者是达到指标，抑或是来不及追赶指标了，这些都能够作为亮点成为报告的Key Point。但记住，这个还不够，因为老板更需要看到的是数字背后的故事。换句话说，当你给出一个Key Point，一定要解释Why，比如“A产品该月销量大幅下降，可能原因为市场部促销活动停止”。随后，在报告中列出相应出现的数字，这才是专业的报告应该具备的素质。
我看到有些新同事为了体现自己工作很努力，或者是怕老板责备自己的报告过于简单，会把报告做得很复杂——页数多，数据多，但是满眼望去，无法找到精辟的分析和总结。试想，如果你是老板，在很忙的情况下，还要查看下属复杂无比的报告，你的感觉会是怎样的?而我看到过的报告中，最凄惨的就是下属除了发一堆数字给老板，还发了一堆没有说明的图表给到老板，意思就是：图表我都给您做好了，怎么分析您看着办。
最Nice的老板会告诉你怎样改进报告，甚至会亲自改完后还给你，让你improve；可是大部分老板都是比较忙的，因此就会有老板直接扔回报告说“重做”。
构思一份报告的顺序应该是：
1、本期报告中最重大的事件及可能原因。
2、本期报告中比较重大的时间及其可能原因。
3、(可选)对下期报告的预告或者重要指标可能走向的预估与建议。
4、(可选)今年到今天为止的情况总结。
5、列举Backup Data用来Support刚才的立论。
6、列出一些Best Practice总结经验，回顾教训。有了这些构思，我们应该用类似Word的编辑工具把一个个要点写下来，然后第二步就是加工数据和材料，准备制作报告的素材了。
如何利用Excel图表及表格元素
大部分人一想到Report，首先会认为大量的图表和表格数据一定是必不可少的。其实不然，一份优秀的报告只会在需要的地方放入数据和图表，而且在一份报告内，同种类型的图表尽量少用再少用。那么我们就用实例来说明一些问题。
A 数据
没有一个老板愿意看没有分析整理过的数据，因此，数据一定是wellFormatted。一般来说，数据都是从源数据－(数据透视表－)根据需要进行分析得出结果。
A1 源数据
源数据应该是和右图看到的一样，第一行包含的是标题，而从第二行开始看到的是具体数据。
有了源数据之后，我们直接可以利用数据透视表分析。
上面的数据做了一些基本的改动，效果就完全不同了，细节决定成败，我在这里列举改动的地方，以供大家参考。
◎去除了Excel的网格线；
◎字体从英文12号改成英文9号Arial，加粗；
◎采用灰度的变化突出标题和重点内容；
◎不重要数字采用灰度色以免干扰视觉；
◎重点数字通过使用黑色，加灰色背景，用代表增加和减少的“蓝色，红色”突出区别；
◎把不必要的百分比小数点位数去掉，保留一位即可；
◎对于销售数字，去掉两位小数点，重点数字看得更加清楚。
其实到了这一步还没有结束，当数据表放到PPT的时候，需要通过更进一步的标注来帮助突出重点。而这个部分，我们会在下一期具体谈到。
A3 图表
图表的作用不可小觑。图表可以用来表示一些数字以外的东西，比如趋势、抽象分析、量化分析。这些信息无法通过详细的数字得到，但是图表存在的问题和数字一样，如果只是放在屏幕上，其实意义不太大。
具体的细节改动如下：
◎去除了背景色和无用边框；
◎去除自动缩放以便精确控制图表位置；
◎使用黑体更显稳重和易看；
◎让Y轴反转，使销售排名最高的放在屏幕上方；
◎去除了刻度，改用直接显示在图形内的数字比例更直观；
◎去除小数点看起来更易懂；
◎采用了新闻式的标题看起来更加清晰易懂；
◎对于重点内容使用空心框和标注更吸引眼球，一眼发现问题所在；
◎采用简单的颜色，适合与任意背景的PPT模板搭配；
◎所有边框整体对齐，使整张图表看起来更有整体感。
通过这部分的介绍，相信大家已经明白了数据和修饰过的数据的差别、图表和修饰过的图表的差别了，如果你的Excel部分数据准备可以到达这个级别，那么你的报告可以说已经成功一半了。那么。如何准备图片和文字并制作PPT结构的报告成品，将在下一期登场。把这三个环节整合在一起，相信一定可以对你制作报告的水准有一个大幅提升。
答案是肯定的，我小时候语文水平差。老师每次都语重心长地告诉我们：一篇好作文要有高的立意，再加上有血有肉的情节，千万不要空洞而低俗。可惜到了高考都没有理解这个精髓，直到从事了这行不得不和大量报告打交道的时候，我才发现这句话有多么深刻的意义。纵观所有的商业报告，无非是有一个中心思想，加上一堆Facts来Support，万变不离其宗。
因此想制作一份好的商业报告，千万不要吝惜你的时间来冥想：你做这个报告的目的是什么?
如何构思商业报告及撰写脚本
在冥想的过程中，最重要的技巧就是换位思考。要想想如果你是老板，你看这份报告时想了解些什么?
比如说，你要做一份销售报告，那么你的老板一定也是销售。对于销售来说，数字和业绩是最有利的证据。如果你提交的是Monthly Report，那么你的老板应该比较想知道你这个月销售中出现的最奇怪的事情了。比如说一个卖得特别好的产品突然滞销了，一个特别差的产品突然卖好了，或者是达到指标，抑或是来不及追赶指标了，这些都能够作为亮点成为报告的Key Point。但记住，这个还不够，因为老板更需要看到的是数字背后的故事。换句话说，当你给出一个Key Point，一定要解释Why，比如“A产品该月销量大幅下降，可能原因为市场部促销活动停止”。随后，在报告中列出相应出现的数字，这才是专业的报告应该具备的素质。
我看到有些新同事为了体现自己工作很努力，或者是怕老板责备自己的报告过于简单，会把报告做得很复杂——页数多，数据多，但是满眼望去，无法找到精辟的分析和总结。试想，如果你是老板，在很忙的情况下，还要查看下属复杂无比的报告，你的感觉会是怎样的?而我看到过的报告中，最凄惨的就是下属除了发一堆数字给老板，还发了一堆没有说明的图表给到老板，意思就是：图表我都给您做好了，怎么分析您看着办。
最Nice的老板会告诉你怎样改进报告，甚至会亲自改完后还给你，让你improve；可是大部分老板都是比较忙的，因此就会有老板直接扔回报告说“重做”。
构思一份报告的顺序应该是：
1、本期报告中最重大的事件及可能原因。
2、本期报告中比较重大的时间及其可能原因。
3、(可选)对下期报告的预告或者重要指标可能走向的预估与建议。
4、(可选)今年到今天为止的情况总结。
5、列举Backup Data用来Support刚才的立论。
6、列出一些Best Practice总结经验，回顾教训。有了这些构思，我们应该用类似Word的编辑工具把一个个要点写下来，然后第二步就是加工数据和材料，准备制作报告的素材了。
如何利用Excel图表及表格元素
大部分人一想到Report，首先会认为大量的图表和表格数据一定是必不可少的。其实不然，一份优秀的报告只会在需要的地方放入数据和图表，而且在一份报告内，同种类型的图表尽量少用再少用。那么我们就用实例来说明一些问题。
A 数据
没有一个老板愿意看没有分析整理过的数据，因此，数据一定是wellFormatted。一般来说，数据都是从源数据－(数据透视表－)根据需要进行分析得出结果。
A1 源数据
源数据应该是和右图看到的一样，第一行包含的是标题，而从第二行开始看到的是具体数据。
有了源数据之后，我们直接可以利用数据透视表分析。
上面的数据做了一些基本的改动，效果就完全不同了，细节决定成败，我在这里列举改动的地方，以供大家参考。
◎去除了Excel的网格线；
◎字体从英文12号改成英文9号Arial，加粗；
◎采用灰度的变化突出标题和重点内容；
◎不重要数字采用灰度色以免干扰视觉；
◎重点数字通过使用黑色，加灰色背景，用代表增加和减少的“蓝色，红色”突出区别；
◎把不必要的百分比小数点位数去掉，保留一位即可；
◎对于销售数字，去掉两位小数点，重点数字看得更加清楚。
其实到了这一步还没有结束，当数据表放到PPT的时候，需要通过更进一步的标注来帮助突出重点。而这个部分，我们会在下一期具体谈到。
A3 图表
图表的作用不可小觑。图表可以用来表示一些数字以外的东西，比如趋势、抽象分析、量化分析。这些信息无法通过详细的数字得到，但是图表存在的问题和数字一样，如果只是放在屏幕上，其实意义不太大。
具体的细节改动如下：
◎去除了背景色和无用边框；
◎去除自动缩放以便精确控制图表位置；
◎使用黑体更显稳重和易看；
◎让Y轴反转，使销售排名最高的放在屏幕上方；
◎去除了刻度，改用直接显示在图形内的数字比例更直观；
◎去除小数点看起来更易懂；
◎采用了新闻式的标题看起来更加清晰易懂；
◎对于重点内容使用空心框和标注更吸引眼球，一眼发现问题所在；
◎采用简单的颜色，适合与任意背景的PPT模板搭配；
◎所有边框整体对齐，使整张图表看起来更有整体感。
通过这部分的介绍，相信大家已经明白了数据和修饰过的数据的差别、图表和修饰过的图表的差别了，如果你的Excel部分数据准备可以到达这个级别，那么你的报告可以说已经成功一半了。那么。如何准备图片和文字并制作PPT结构的报告成品，将在下一期登场。把这三个环节整合在一起，相信一定可以对你制作报告的水准有一个大幅提升。