建设节约型社会是党中央、国务院做出的一项重大战略决策。为积极响应党中央、国务院的号召,内蒙古电视台专门召开台务扩大会议,就此项工作做出安排部署,要求全台深入开展节约型单位创建活动,以节约资源、降低办公成本为核心,加强日常管理、落实规章制度为重点,建立长效机制、提高办公资源使用效益为目标,综合运用各种手段,确保创建活动有序开展。
　　 具体到办公室,加强办公经费和办公用品的管理,提高办公自动化设备效能,切实降低办公设备消耗,无疑成为深入开展节约型单位创建工作的重点。
　　建立全台办公自动化系统的初步设想。
　　对于人员多、部门多、业务种类多的电视台而言,建立一套完善的办公自动化系统不是一蹴而就的事情,只能结合自身工作实际,提出建立以规范办文办事制度为基础的文档管理自动化系统的初步设想,以推进全台办公自动化系统的建设。
　　内蒙古电视台文档管理自动化系统的特点。该系统设计主要体现“文档一体、随办随归、方便快捷、为我所用”的特点,可分为登录系统、公文录入、公文处理、公文检索、统计打印、实物档案和系统设置等七个模块。其中,公文档案分为外来公文、台内公文和台内请示三个种类;实物档案分为照片、证书和实物(奖杯、字画等)三个种类。该系统还可将文档按照问题,即宣传、技术、行政、产业经营和党群等五个方面进行分类。该系统使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。每一位员工均可根据权限许可范围,在任何时间、任何地点,通过点击界面上的相关模块,立刻查找到所需公文或实物档案的具体内容、存放位置以及台内各项规章制度。该系统的使用方便快捷、一目了然,不仅避免了传统档案管理的繁琐程序和年底统一整理归档的费时费力,更重要的是使台内办文办事制度更加规范、科学、系统,使办公室的综合协调职能和服务作用得以充分发挥。
　　 该系统一经创建成功,其功能还可根据需要进一步拓展。随着不断发展和完善,该系统将逐步发展成为真正意义上的办公自动化系统。
　　 规范与系统相适应的办文办事流程。要想使上述系统充分发挥其作用,就必须进一步规范全台的办文办事流程。所有公文均需经办公室文秘档案科进行流转。文秘档案科针对外来公文、台内公文和台内请示分别设计3种相应的电子批示单。
　　 外来公文签收、登记后,由机要秘书将文件(密级文件除外)原文全部扫描到系统中,可直接分发的,通过系统下发到相关部门频道;需要领导拟办、传阅、批办的,填写电子“外来公文批示单”通过系统传呈台领导批阅,之后将批阅结果传送至承办部门频道;需要督办的文档,建立电子督办档案后由系统在设定好的督办日期发出提示信息,以确保按期完成督办事项。
　　 台内公文一律通过系统统一发布,各位台领导、各部门频道相关负责人须每天在固定时间到指定模块收取最新发布的公文,根据公文要求及时阅处、传达,并按时完成交办、批办的事项。工作办理完毕后,部门频道负责同志应及时通过系统设置反馈办理结果。
　　在系统中占据空间最大的其实是“台内请示”,而这项内容也是与台内工作最密切相关、最为重要、最有价值的一部分。台内各部门、频道需呈送上级机关或台领导批示的文件,先要由文秘档案科对内容、格式等进行把关,部门修改后,再由文秘档案科填写电子“台内请示批示单”通过系统传呈台领导批阅,“台内请示批示单”设有呈送单位、呈送单位联系人(一般为部门一把手)、联系电话、呈送台领导、领导批示、办理结果和办结时间等项内容。领导批示后,由秘书科将批复通过系统返还部门,并建立电子档案,以方便查询。如台领导对请示内容有疑问或想了解具体情况,由文秘档案科向呈送单位联系人了解情况或约其向台领导另行汇报。一般在文件办结后的一到两天内,所有员工即可通过自己的权限登录系统,全盘了解台内各项工作进展和近期重大事项通告及决定。
　　
　　(作者单位:内蒙古电视台)