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电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的数字信息。我们在档案工作中一般能遇到的电子文件有两种，一种是在社会生产、生活及日常交往中直接形成并通过物理或逻辑归档的电子文件（后简称直接电子文件），一种是档案人员或档案人员授权的专业数字化机构通过扫描、数码拍摄等形式将库存的纸质、实物档案数字化加工而形成的电子文件（后简称后加工电子文件）。