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[摘 要] 按照《科技查新规范》，查新档案已成为一种科技信息资源。查新档案是直接的原始材料、积累的知识库、有特色的科技信息，可用作查重数据库和备查记录。实现查新档案信息资源共享，从而发挥其最大效用，以达到促进和提高科技查新在技术创新中的作用。
[关键词] 查新档案；档案利用；科技查新；信息开发
科技查新档案是科技项目查新工作的重要组成部分。建立查新档案，是使查新工作走向正规化、科学化管理的必备条件之一。按照《科技查新规范》中的规定，查新档案可分为文书档案和项目档案两大类。文书档案包括上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等，查新机构制订的各种有关查新的规章制度、年检材料和查新王作总结、查新项目登记簿、查新咨询专家数据库和有关业绩材料以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。《科技查新规范》明确规定，“查新机构应当做好查新档案的管理工作”，“应当使用计算机进行档案管理，每个项目的《科技查新报告》应当登录到国家查新工作数据库”。可见，查新档案已成为一种科技信息资源。
1 科技查新档案的信息特征
1．1 科技查新档案是直接的原始材料
科技查新档案能反映出查新的全过程，是最直接的原始材料，通过这些材料，管理人员可以对查新的质量进行监督和检查，从而及时发现问题，结合实际情况制订切实可行的规章制度，以便对今后工作给予指导。
1．2 科技查新档案是积累的知识库
科技查新档案也是一个知识库，它是查新人员技术和经验的积累。它可以给新的查新项目以提示或示范，供查新人员继承和借鉴，少走弯路。查新工作要求较高的专业知识和外语水平以及较强的情报分析及综合能力。在查新过程中，检索策略的制定受查新人员知识水平的影响较大，不同查新人员对同一查新课题会有不同思路。每一课题的查新策略制定都是经过多次试验、反复推敲才选出的最佳方案。经归档后，这些资料可为检索查新人员日后在检索相关课题时提供参考，从而保证查新思路的一致性。
1．3 科技查新档案是特色科技信息
科技查新档案的原始记录、数据资料等也是重要的信息源。查新项目类别丰富，涉及工业、农业、医学、交通、软科学等。这些查新课题从某种程度上反应了各行各业科研领域的研究状况，是又一特色的科技信息资源。既可供查新人员借鉴和参考，也可在特定的保密限定条件下供有关科技人员借鉴和参考。
1．4 科技查新档案可避免课题的重复立项
在不同客户委托查新的课题中，曾发现重复委托相似或相近课题的现象。如果该课题确实具有新颖性，则查新无法避免该类型课题的重复立项。而利用查新项目档案进行简单的查重，就可避免该类型课题的重复研究。查新档案作为查新前的查重依据，与查新互补，具有迅速、直接、简单、明确的特点。
1．5 科技查新档案可用作备查记录
如个别用户不慎将原始查新报告或载有查新结果的其他文件、证明丢失，根据查新项目档案，很快就能重新拷贝补给。查新档案既解决了用户的查询需求，又体现了查新机构工作的严谨态度，还避免了重复劳动，有利于树立良好的服务形象，提升查新档案管理水平。
2 科技查新档案的信息化
科技查新档案信息资源建设包括3个层次：管理自动化、档案数字化、信息资源共享。
2．1 科技查新工作管理自动化
科技查新工作是一项既严肃又复杂的工作，整个查新工作流程包括查新委托、查新受理、订立合同、检索准备、选择检索工具、确定检索方法和途径、查找、完成查新检索、草拟查新报告、审查新报告、形成正式的查新报告、提交查新报告、文件归档和登录到国家查新工作数据库。随着国家科技投入的增加和科研经费的递增，查新业务发展突飞猛进，查新课题数量越来越多，而且查新工作在一年中还有时段集中的特点。查新课题的受理、分配、登记、统计、档案管理等工作若都由人工操作，不仅费时费力，工作效率较低，不能适应业务发展的要求，而且不具规范性。查新工作管理自动化建设，可实现查新事务处理的办公自动化，减轻工作人员劳动强度，提高办公效率，加强工作的规范性。
2．2 科技查新档案数字化 按照《科技查新规范》的规定，“查新机构应当做好查新档案的管理工作”，“应当使用计算机进行档案管理，每个项目的《科技查新报告》应当登录到国家查新工作数据库”。然而，随着查新检索项目数量的日益增多，纸质查新档案在存储、检索和开发利用方面的不足日渐显著。要想从根本上解决查新档案的这些管理要求，为查新档案的有效利用提供先进手段，只有通过查新档案数字化管理来实现。
以查新档案的数字化来优化查新档案管理，主要体现在以下5个方面：
(1)查新档案作为直接的原始材料，保存要占据大量的存储空间，最终不得不定期销毁，同时大量的纸质档案也不便于二次利用。数字化有利于克服这一弊端。
(2)查新档案作为积累的知识库，是查新人员技术和经验的积累。通过它可以给新的查新项目以提示或示范，供查新人员继承和借鉴。数字化有利于查新知识的学习、传播和应用。
(3)查新档案作为特色科技信息，从某种程度上反应了各行各业科研领域的研究状况。数字化有利于信息的共享。
(4)查新档案作为查新前的查重依据，避免重复立项、重复研究，与查新互补，具有迅速、直接、简单、明确的特点，而数字化有利于这一特点的发挥。要想从根本上解决委托课题查重问题，对于数量繁杂的查新档案，只有通过数字化管理来实现。
(5)查新档案作为备查记录，数字化有利于用户日后查询，既解决了用户的需求，又体现了查新机构工作的严谨态度，还避免了重复劳动，有利于树立良好的服务形象，提升查新档案管理水平。
2．3 科技查新档案信息资源共享
实现查新档案信息资源共享是查新档案信息资源管理的根本目标。开发利用查新档案信息资源，在以下3个方面实现信息资源共享：
(1)为管理者提供决策参考
查新档案作为直接的原始材料，可对查新项目档案从学科类别、查新目的、课题来源等方面进行统计，统计数据报送有关科研管理部门。通过信息资源共享，为管理部门制定科研发展计划、确定科研重点发展领域以及科研成果的管理提供决策参考依据。
(2)建立查重数据库
以查新项目档案为基础，建立查重数据库。作为查新前的查重依据，避免重复立项、重复研究，与查新互补，具有迅速、直接、简单、明确的特点。要想从根本上解决委托课题查重问题，在档案数量繁杂的查新档案中，只有通过查新项目档案在查新站、地区乃至全国范围内的查重共享管理来实现。
(3)发挥查新档案的最大作用
查新档案数据库网络化形成主要的局域网和广域网，可在查新机构内部及全国各查新机构之间搭建共同平台，使得查新档案作为直接的原始材料、积累的知识库、有特色的科技信息、查新前的查重依据、备查记录等属性，通过资源的共享，发挥更大的作用。
3 科技查新档案管理系统的设计与实现
科技查新档案管理系统设计的目标，是实现对电子版本的科技查新文书档案和项目档案进行基于数据库模式的管理。系统设计可基于B/S结构模式(浏览器／服务器模式)，满足授权用户对科技查新档案数据的浏览、查询和统计等需要。系统要实现的功能主要包括：在灵活的用户授权管理下，用户通过系统身份认证，进行科技查新档案信息的录入、编辑及电子档案的文件上传、系统代码的编辑和维护；按多种方式对科技查新档案信息进行查询和统计：按多种方式对工作人员工作量进行统计；需要留言版、公告栏，以便数据录入员与系统管理员进行在线交流：为了保证系统的安全性，实行权限等级管理，普通用户只能编辑、查询、统计自己录入的档案信息及工作量；系统代码维护及数据库的修改、维护工作则由具有相关权限的系统管理员进行处理。
[关键词] 查新档案；档案利用；科技查新；信息开发
科技查新档案是科技项目查新工作的重要组成部分。建立查新档案，是使查新工作走向正规化、科学化管理的必备条件之一。按照《科技查新规范》中的规定，查新档案可分为文书档案和项目档案两大类。文书档案包括上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等，查新机构制订的各种有关查新的规章制度、年检材料和查新王作总结、查新项目登记簿、查新咨询专家数据库和有关业绩材料以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。《科技查新规范》明确规定，“查新机构应当做好查新档案的管理工作”，“应当使用计算机进行档案管理，每个项目的《科技查新报告》应当登录到国家查新工作数据库”。可见，查新档案已成为一种科技信息资源。
1 科技查新档案的信息特征
1．1 科技查新档案是直接的原始材料
科技查新档案能反映出查新的全过程，是最直接的原始材料，通过这些材料，管理人员可以对查新的质量进行监督和检查，从而及时发现问题，结合实际情况制订切实可行的规章制度，以便对今后工作给予指导。
1．2 科技查新档案是积累的知识库
科技查新档案也是一个知识库，它是查新人员技术和经验的积累。它可以给新的查新项目以提示或示范，供查新人员继承和借鉴，少走弯路。查新工作要求较高的专业知识和外语水平以及较强的情报分析及综合能力。在查新过程中，检索策略的制定受查新人员知识水平的影响较大，不同查新人员对同一查新课题会有不同思路。每一课题的查新策略制定都是经过多次试验、反复推敲才选出的最佳方案。经归档后，这些资料可为检索查新人员日后在检索相关课题时提供参考，从而保证查新思路的一致性。
1．3 科技查新档案是特色科技信息
科技查新档案的原始记录、数据资料等也是重要的信息源。查新项目类别丰富，涉及工业、农业、医学、交通、软科学等。这些查新课题从某种程度上反应了各行各业科研领域的研究状况，是又一特色的科技信息资源。既可供查新人员借鉴和参考，也可在特定的保密限定条件下供有关科技人员借鉴和参考。
1．4 科技查新档案可避免课题的重复立项
在不同客户委托查新的课题中，曾发现重复委托相似或相近课题的现象。如果该课题确实具有新颖性，则查新无法避免该类型课题的重复立项。而利用查新项目档案进行简单的查重，就可避免该类型课题的重复研究。查新档案作为查新前的查重依据，与查新互补，具有迅速、直接、简单、明确的特点。
1．5 科技查新档案可用作备查记录
如个别用户不慎将原始查新报告或载有查新结果的其他文件、证明丢失，根据查新项目档案，很快就能重新拷贝补给。查新档案既解决了用户的查询需求，又体现了查新机构工作的严谨态度，还避免了重复劳动，有利于树立良好的服务形象，提升查新档案管理水平。
2 科技查新档案的信息化
科技查新档案信息资源建设包括3个层次：管理自动化、档案数字化、信息资源共享。
2．1 科技查新工作管理自动化
科技查新工作是一项既严肃又复杂的工作，整个查新工作流程包括查新委托、查新受理、订立合同、检索准备、选择检索工具、确定检索方法和途径、查找、完成查新检索、草拟查新报告、审查新报告、形成正式的查新报告、提交查新报告、文件归档和登录到国家查新工作数据库。随着国家科技投入的增加和科研经费的递增，查新业务发展突飞猛进，查新课题数量越来越多，而且查新工作在一年中还有时段集中的特点。查新课题的受理、分配、登记、统计、档案管理等工作若都由人工操作，不仅费时费力，工作效率较低，不能适应业务发展的要求，而且不具规范性。查新工作管理自动化建设，可实现查新事务处理的办公自动化，减轻工作人员劳动强度，提高办公效率，加强工作的规范性。
2．2 科技查新档案数字化 按照《科技查新规范》的规定，“查新机构应当做好查新档案的管理工作”，“应当使用计算机进行档案管理，每个项目的《科技查新报告》应当登录到国家查新工作数据库”。然而，随着查新检索项目数量的日益增多，纸质查新档案在存储、检索和开发利用方面的不足日渐显著。要想从根本上解决查新档案的这些管理要求，为查新档案的有效利用提供先进手段，只有通过查新档案数字化管理来实现。
以查新档案的数字化来优化查新档案管理，主要体现在以下5个方面：
(1)查新档案作为直接的原始材料，保存要占据大量的存储空间，最终不得不定期销毁，同时大量的纸质档案也不便于二次利用。数字化有利于克服这一弊端。
(2)查新档案作为积累的知识库，是查新人员技术和经验的积累。通过它可以给新的查新项目以提示或示范，供查新人员继承和借鉴。数字化有利于查新知识的学习、传播和应用。
(3)查新档案作为特色科技信息，从某种程度上反应了各行各业科研领域的研究状况。数字化有利于信息的共享。
(4)查新档案作为查新前的查重依据，避免重复立项、重复研究，与查新互补，具有迅速、直接、简单、明确的特点，而数字化有利于这一特点的发挥。要想从根本上解决委托课题查重问题，对于数量繁杂的查新档案，只有通过数字化管理来实现。
(5)查新档案作为备查记录，数字化有利于用户日后查询，既解决了用户的需求，又体现了查新机构工作的严谨态度，还避免了重复劳动，有利于树立良好的服务形象，提升查新档案管理水平。
2．3 科技查新档案信息资源共享
实现查新档案信息资源共享是查新档案信息资源管理的根本目标。开发利用查新档案信息资源，在以下3个方面实现信息资源共享：
(1)为管理者提供决策参考
查新档案作为直接的原始材料，可对查新项目档案从学科类别、查新目的、课题来源等方面进行统计，统计数据报送有关科研管理部门。通过信息资源共享，为管理部门制定科研发展计划、确定科研重点发展领域以及科研成果的管理提供决策参考依据。
(2)建立查重数据库
以查新项目档案为基础，建立查重数据库。作为查新前的查重依据，避免重复立项、重复研究，与查新互补，具有迅速、直接、简单、明确的特点。要想从根本上解决委托课题查重问题，在档案数量繁杂的查新档案中，只有通过查新项目档案在查新站、地区乃至全国范围内的查重共享管理来实现。
(3)发挥查新档案的最大作用
查新档案数据库网络化形成主要的局域网和广域网，可在查新机构内部及全国各查新机构之间搭建共同平台，使得查新档案作为直接的原始材料、积累的知识库、有特色的科技信息、查新前的查重依据、备查记录等属性，通过资源的共享，发挥更大的作用。
3 科技查新档案管理系统的设计与实现
科技查新档案管理系统设计的目标，是实现对电子版本的科技查新文书档案和项目档案进行基于数据库模式的管理。系统设计可基于B/S结构模式(浏览器／服务器模式)，满足授权用户对科技查新档案数据的浏览、查询和统计等需要。系统要实现的功能主要包括：在灵活的用户授权管理下，用户通过系统身份认证，进行科技查新档案信息的录入、编辑及电子档案的文件上传、系统代码的编辑和维护；按多种方式对科技查新档案信息进行查询和统计：按多种方式对工作人员工作量进行统计；需要留言版、公告栏，以便数据录入员与系统管理员进行在线交流：为了保证系统的安全性，实行权限等级管理，普通用户只能编辑、查询、统计自己录入的档案信息及工作量；系统代码维护及数据库的修改、维护工作则由具有相关权限的系统管理员进行处理。