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摘要:档案是历史真实的记录,传统档案的记录载体主要是纸质,在科学技术不断发展下,档案保存的方式也从单一的纸质保存,转变成自动化和电子化的保存方式,在形成纸质档案和电子档案的同时管理过程中,将其两种管理模式进行长期的共存。因为纸质档案和电子档案的各自优势,管理方式的不同,还需做好管理利用的工作。本文主要从作者实际工作经验入手,简要的分析纸质档案管理和电子档案管理工作的融合,希望对有关从业人员带来帮助。
关键词:电子档案;纸质档案;管理
前言:电子档案因为自身的便捷性,成为社会发展过程必然的趋势,所以还需按照两种档案优势进行合理使用,使得档案管理的合理、兼容,实现共同的发展。下面就对其进行探讨。
1 电子档案和纸质档案的优缺点分析
1.1 电子档案的优缺点
1.1.1电子档案的优点
电子档案管理越来越受到欢迎,除了顺应时代发展之外,其自身也存在许多优势:第一,电子档案能够利用多媒体的形式,将档案的图片、声音等形象地展现出来,也更方便搜索和查询所需内容。第二,电子档案所需要的空间较小,但却能够存储大量的信息。第三,电子档案可以随时归档。随时归档的好处是可以避免档案的丢失和破坏。
1.1.2电子档案的缺点
电子档案虽然能够存储大量的信息,但是存储信息的载体却存在不稳定性,如果在存放过程中,受到外界环境影响而导致载体损坏,那么档案信息将一并损毁。此外,电子档案的安全性不如纸质档案,如果计算机遭到病毒或者黑客入侵,可能会出现档案信息被修改或者删除,并且很容易消除修改痕迹,档案信息的真实性受到考验。
1.2 纸质档案管理
首先,在纸质档案管理的归档环节,归档规范性和工作人员工作素质也会影响归档工作质量,由于归档范围不明确以及工作人员工作责任感不高,缺少归档意识,使部分单位的档案管理工作不规范,纸质档案不齐全。
其次,在纸质档案保管环节中,工作单位对档案保管工作没有足够的重视,“九防”措施不到位,而且档案保存工作人员缺少必备的管理理念以及專业知识,导致档案管理过程中,很容易出现酸化、虫蛀以及鼠啃等问题,严重影响纸质档案储存质量。
第三,在纸质档案利用环节中也存在一定的问题。档案的目的就是为了进一步开发利用,档案在借阅、复制时,很容易存在损坏的情况,甚至出现窃取、丢失等问题。而纸质档案向数字化转变时,如果档案扫描参数设施不合理,在档案管理中会出现模糊以及漏扫等现象,影响纸质档案的使用,而受损严重的纸质档案很难实现数字化。
2 电子档案与纸质档案的发展方向
电子档案的不稳定性体现在修改以及载体选择上,首先电子档案管理能够方便的实现数据分离,将不同设备上的数据共享到一起。
但是随着恶意攻击的频繁出现,电子档案中数据也很容易遭到攻击,在折弯、挤压等不同外力影响下,纸质档案的储存更加危险。纸质档案如果存在一定的规模的数据,信息就不会被轻易改动,因此档案工作仍然要以纸质文件为重要的工作方式。
从档案利用效果来看,电子档案具有传输方便、传输快捷等问题,可以提高档案管理工作速度,而传统纸质档案管理利用了档案文本,需要使用者前往档案馆寻找并利用,这种检索效率较低,而且面对的工作量较大。与电子档案管理方式相比,电子档案管理的信息稳定性以及存储设备依赖性较高,被入侵计算机后很容易泄露档案秘密。纸质档案的载体为纸,从墨迹上来看,能够轻易分别出新笔迹以及旧笔迹,通过分辨墨迹能够有效识别档案是否被改动过,纸质档案管理的稳定性较强,使档案管理工作中,纸质档案管理无法被替代。
纸质档案管理与电子档案管理各有优势,电子档案管理在利用、检索以及传输等方面具有明显的优势,档案管理工作人员可以更方便的进行操作,保存电子档案并且满足不同使用的需求。而纸质档案最明显的优势就是纸质档案的可靠性。因此电子档案管理与纸质档案管两种档案管理方式互相弥补缺点,形成良性循环系统,推动档案工作开展。
3 加强结合电子档案和纸质档案管理的措施
3.1 转变思想观念
加强电子文件的归档工作,归档工作人员需要转换自己的思想观念,加强宣传,提高电子档案管理的工作质量,为档案管理工作提供良好的工作环境以及基本保障。还需要建立完善的电子档案管理制度。对电子档案管理制度的薄弱环节,需要进一步完善制度,规范电子档案管理各环节操作质量,明确工作人员在每个环节中应尽的职责。
3.2 加强队伍建设
电子技术为档案管理带来新的发展方向的同时,也为档案管理带来新的困难,需要一批专业人才,需要对工作人员进行技能以及素质培训,不断提升档案管理专业知识和相关信息技术,成为档案管理工作的复合型人才。这就需要建立一套完善的方案,开展电子档案的归档工作,保证各方面的工作质量达到标准,而且也要提高自己计算机技术水平,实现现代化计算机操作,还要学习有关传输、多媒体以及管理等多方面的基础理论,能够熟练掌握电子文件的形成以及保管环节的工作内容,促进工作的顺利开展。
3.3 档案数字化建设
档案数字化建设的主要目的就是实现信息化管理,虽然目前纸质档案仍然占据主导地位,但是未来发展的主要趋势仍然是数字化管理,因此需要在传统纸质档案管理的基础上,不断加强现代化管理质量以及信息化水平,实现档案数字化管理,实现纸质档案管理与电子档案管理的同步管理,对传统的纸质文档进行检查,通过扫描等手段将纸质档案管理变成电子文件,在实现数字化的基础上,搭建管理平台,满足用户对档案管理的需求。
结束语:
总之, 档案管理工作应当搭建完善的管理体系,从创新档案管理工作到档案的回收,以完善的制度,解决档案管理过程中存在的问题,使导管管理的有效性得到提高,灵活解决档案管理中的问题。
参考文献:
[1]白云丽.基层档案管理信息化管理途径分析[J].科技风,2020(16):248-249.
[2]郝越.探究基于电子信息技术的档案备份与管理[J].兰台内外,2020(13):9-10.
[3]黄膺竹.浅谈大数据信息时代电子档案的管理[J].知识经济,2020(13):13+15.
镇江市长江测绘研究院,江苏 镇江 212000
关键词:电子档案;纸质档案;管理
前言:电子档案因为自身的便捷性,成为社会发展过程必然的趋势,所以还需按照两种档案优势进行合理使用,使得档案管理的合理、兼容,实现共同的发展。下面就对其进行探讨。
1 电子档案和纸质档案的优缺点分析
1.1 电子档案的优缺点
1.1.1电子档案的优点
电子档案管理越来越受到欢迎,除了顺应时代发展之外,其自身也存在许多优势:第一,电子档案能够利用多媒体的形式,将档案的图片、声音等形象地展现出来,也更方便搜索和查询所需内容。第二,电子档案所需要的空间较小,但却能够存储大量的信息。第三,电子档案可以随时归档。随时归档的好处是可以避免档案的丢失和破坏。
1.1.2电子档案的缺点
电子档案虽然能够存储大量的信息,但是存储信息的载体却存在不稳定性,如果在存放过程中,受到外界环境影响而导致载体损坏,那么档案信息将一并损毁。此外,电子档案的安全性不如纸质档案,如果计算机遭到病毒或者黑客入侵,可能会出现档案信息被修改或者删除,并且很容易消除修改痕迹,档案信息的真实性受到考验。
1.2 纸质档案管理
首先,在纸质档案管理的归档环节,归档规范性和工作人员工作素质也会影响归档工作质量,由于归档范围不明确以及工作人员工作责任感不高,缺少归档意识,使部分单位的档案管理工作不规范,纸质档案不齐全。
其次,在纸质档案保管环节中,工作单位对档案保管工作没有足够的重视,“九防”措施不到位,而且档案保存工作人员缺少必备的管理理念以及專业知识,导致档案管理过程中,很容易出现酸化、虫蛀以及鼠啃等问题,严重影响纸质档案储存质量。
第三,在纸质档案利用环节中也存在一定的问题。档案的目的就是为了进一步开发利用,档案在借阅、复制时,很容易存在损坏的情况,甚至出现窃取、丢失等问题。而纸质档案向数字化转变时,如果档案扫描参数设施不合理,在档案管理中会出现模糊以及漏扫等现象,影响纸质档案的使用,而受损严重的纸质档案很难实现数字化。
2 电子档案与纸质档案的发展方向
电子档案的不稳定性体现在修改以及载体选择上,首先电子档案管理能够方便的实现数据分离,将不同设备上的数据共享到一起。
但是随着恶意攻击的频繁出现,电子档案中数据也很容易遭到攻击,在折弯、挤压等不同外力影响下,纸质档案的储存更加危险。纸质档案如果存在一定的规模的数据,信息就不会被轻易改动,因此档案工作仍然要以纸质文件为重要的工作方式。
从档案利用效果来看,电子档案具有传输方便、传输快捷等问题,可以提高档案管理工作速度,而传统纸质档案管理利用了档案文本,需要使用者前往档案馆寻找并利用,这种检索效率较低,而且面对的工作量较大。与电子档案管理方式相比,电子档案管理的信息稳定性以及存储设备依赖性较高,被入侵计算机后很容易泄露档案秘密。纸质档案的载体为纸,从墨迹上来看,能够轻易分别出新笔迹以及旧笔迹,通过分辨墨迹能够有效识别档案是否被改动过,纸质档案管理的稳定性较强,使档案管理工作中,纸质档案管理无法被替代。
纸质档案管理与电子档案管理各有优势,电子档案管理在利用、检索以及传输等方面具有明显的优势,档案管理工作人员可以更方便的进行操作,保存电子档案并且满足不同使用的需求。而纸质档案最明显的优势就是纸质档案的可靠性。因此电子档案管理与纸质档案管两种档案管理方式互相弥补缺点,形成良性循环系统,推动档案工作开展。
3 加强结合电子档案和纸质档案管理的措施
3.1 转变思想观念
加强电子文件的归档工作,归档工作人员需要转换自己的思想观念,加强宣传,提高电子档案管理的工作质量,为档案管理工作提供良好的工作环境以及基本保障。还需要建立完善的电子档案管理制度。对电子档案管理制度的薄弱环节,需要进一步完善制度,规范电子档案管理各环节操作质量,明确工作人员在每个环节中应尽的职责。
3.2 加强队伍建设
电子技术为档案管理带来新的发展方向的同时,也为档案管理带来新的困难,需要一批专业人才,需要对工作人员进行技能以及素质培训,不断提升档案管理专业知识和相关信息技术,成为档案管理工作的复合型人才。这就需要建立一套完善的方案,开展电子档案的归档工作,保证各方面的工作质量达到标准,而且也要提高自己计算机技术水平,实现现代化计算机操作,还要学习有关传输、多媒体以及管理等多方面的基础理论,能够熟练掌握电子文件的形成以及保管环节的工作内容,促进工作的顺利开展。
3.3 档案数字化建设
档案数字化建设的主要目的就是实现信息化管理,虽然目前纸质档案仍然占据主导地位,但是未来发展的主要趋势仍然是数字化管理,因此需要在传统纸质档案管理的基础上,不断加强现代化管理质量以及信息化水平,实现档案数字化管理,实现纸质档案管理与电子档案管理的同步管理,对传统的纸质文档进行检查,通过扫描等手段将纸质档案管理变成电子文件,在实现数字化的基础上,搭建管理平台,满足用户对档案管理的需求。
结束语:
总之, 档案管理工作应当搭建完善的管理体系,从创新档案管理工作到档案的回收,以完善的制度,解决档案管理过程中存在的问题,使导管管理的有效性得到提高,灵活解决档案管理中的问题。
参考文献:
[1]白云丽.基层档案管理信息化管理途径分析[J].科技风,2020(16):248-249.
[2]郝越.探究基于电子信息技术的档案备份与管理[J].兰台内外,2020(13):9-10.
[3]黄膺竹.浅谈大数据信息时代电子档案的管理[J].知识经济,2020(13):13+15.
镇江市长江测绘研究院,江苏 镇江 212000