运动员档案是在运动员管理活动中直接形成的,记录和反映运动员学习、训练、比赛、生活等各项内容的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像等各种载体和形式的历史记录。它是社会档案资源的重要组成部分。运动员档案管理是运动员管理工作中的一项重要内容,也是干部人事档案工作的组成部分。档案可以展现运动员的思想品德、训练比赛、学习生活等基本面貌和成才发展的轨迹,它是衡量优秀运动队管理水平的重要标志之一。它不但为领导决策和运动员各方面管理工作提供可靠的依据,而且与提高运动员各方面的素质,促进其自身的发展相关联。运动员技术档案由训练科负责统一归档,各项目设专人管理,内容应包括运动员的生理、生化、形态、机能、身体素质、专项素质、专项成绩、文化学习成绩,政治思想表现等内容。每年大纲达标测试情况,取得运动成绩证明及获奖资料,评选三好学生和劳模资料等相关资料。每年度学生科、教务科、训练科、科研科等单位对运动员个体的综合考核评价提出意见,汇总到科研科进行入库管理,各项目的档案管理人员负责提档和归档工作。体育档案的整理和分类由于学校体育所收集的材料内容广、教材大、数量大,加上各个学校的实际情况不同,因此,必须根据学校与教学的实际需要加以整理、分类、汇集成册或加工成资料库,并编排年月、次序和目录,以便在体育教育工作中提供查阅和上级领导各部门的检查、参观。根据我校的实际情况和教师教学需要,我们是从以下几方面进行整理和分类的。按材料内容分,如校内同一运动竞赛类(学校运动会、各种小型竞赛)、活动类(早操、课外活动)等。按时间顺序,对不同类型材料进行整理,一般以一学期或学年为一单元进行材料整理,按实际情况需要整理。除上述两种,或在上述两种整理分类方法的基础上,根据需要对经常要使用或较有参考价值、可重复使用的资料进行单独组卷。如达标、合格表的成绩册、教师的教案及教学记录、摘抄的图片资料或剪辑的网络资料、照片等。学校体育教育是学校教育工作的一个重要部分,牵涉的内容广、影响的面大,因此,做好体育档案工作是一项细致、复杂的工作。
　　一、运动员档案管理的现状
　　(一)档案中有些内容不完整。
　　运动员档案中的材料有些过于形式化、简单化,如运动员登记表、学生登记表、奖励登记表等一些表格填写不完整;有些运动员的表现、鉴定、考核材料往往流于形式,不能全面反映运动员各方面素质的动态发展;由于受训练、比赛等因素的影响,运动员文化学习时间相对不固定,其学习的材料往往不能成套收集,收集到派遣通知书时,收集不到成绩卡或毕业生登记表的情况时有发生。
　　(二)档案利用率低。
　　目前,运动员档案的利用工作基本上处于被动状态,从运动员进队到退役离队,运动员档案几乎仅由组织人事部门遇到其出国、比赛等问题时才查阅一下,丰富的档案资源被闲置,没发挥其应有的作用,特别是输送到国家队、将来有期望争金夺银的尖子运动员档案几乎与其他运动员档案一样很少有人问津。
　　(三)档案管理制度不够完善,管理手段落后。
　　运动员档案的整理、转递等事项在一定程度上存在管理不严,整理混乱现象,查、借阅管理也欠制度化。此外,目前运动员档案管理基本上处于手工阶段,电子、复制等现代技术利用很少,这已不能适应当今时代及体育事业发展需要。
　　二、如何提高运动员档案管理水平的方式
　　(一)以人为本,加强宣传教育,提高运动员、教练员及干部队伍的档案意识。
　　首先,运动员档案管理是一项专业性强且极为重要,艰苦而又默默无闻的工作,管理者应提高各方面的素质,端正工作态度,加强政治学习提高政治素质和工作的责任感、积极性。努力学习档案专业知识与以计算机为主体的现代化科学技术,注重《档案法》、《档案法实施办法》、《干部档案工作条例》及各种规范性文件的学习。
　　其次,通过座谈会等各种宣传形式,宣传档案工作,提高运动员、教练员和干部队伍的档案意识,使他们意识到运动员档案是受法律保护的,是关系到运动员自身成长、成才以至退役工作的大事,是关系到国家体育事业的大事,提高对档案工作的认识水平和敏感度。同时,使每一位运动员意识到档案工作与自身的关系,有意识地收集比赛、学习等各方面与自己有关系的材料,如成绩证书、奖杯、训练日记、比赛记录、学历证书、与各级领导人的照片、报刊杂志的报道等。除主动向档案管理部门送交相关材料外,还可以建立私人档案。无论是写总结还是填写各类表格都认真对待,实事求是,改变总结几句贯用语,表格填写不完整,马虎应付的状态,形成全员关注的局面。
　　最后,培养他们的归档意识,运动员在训练、比赛、学习等活动中形成的有价值的材料,一经形成就应尽快归入其档案中去,运动员、教练员及管理干部队伍应有意识地将新形成的材料收集齐全,尽快送到档案管理部门去,以防材料遗失。
　　(二)充实档案内容,提高档案利用价值。
　　运动员档案材料的内容决定着档案的利用价值,而档案内容的充实要靠收集工作来完成。应按照有关收集归档的文件规定,结合运动员档案工作的实际情况建立建全收集工作规章制度,本着改革的精神,发展的眼光,以有利于提高运动员训练、比赛、学习成绩与水平为标准,确定运动员档案材料的收集范围,做到有突破有发展。
　　首先,从运动员进队开始就有意识地充实运动员的“特色材料”,如可以填写《运动员入市队前比赛情况登记表》、《运动员比赛成绩登记表》、《运动员年度或季度训练考核表》、《运动员伤病情况登记表》、《体检表》等。而这些材料应作为一项重要内容按时填写及时归档。
　　其次,档案管理者与相关部门或单位加强沟通与协作,克服困难做好收集工作。与教练员管理干部进行协作,提高他们对运动员档案工作的认识,对运动员的鉴定、政审等工作实事求是的认真对待,使材料能全面地反映运动员的思想、训练、比赛情况。加强运动员学习材料的收集,运动员大多是在就近的学校借读,且学习时间不固定,学习材料较难收集,档案管理者应与教学单位协商合作,形成一定的收集方式,督促运动员加强文化学习,及早完成学业,将学习材料收集齐全。
　　最后,扩大尖子运动员档案材料的收集范围。对运动员在训练、比赛、出访等各种活动中形成的对其自身与体育事业发展有用的材料都应收集,如成长成才经历,重要照片,先进事迹,个人大事记等。除建立档案正本外,还可以根据需要适时建立副本。只有有质有量地充实运动员档案的内容,档案的利用价值才能相应提高,才能为档案的利用提供前提条件。
　　(三)完善档案管理制度,加强日常工作的规范化,现代化。
　　依据《档案法》、《档案法实施办法》及干部人事档案管理规章制度,完善运动员档案材料的收集、鉴别、归档制度及档案的整理、转递、查借阅、统计制度,按制度办事,做到日常工作制度化,规范化,杜绝收集不齐全,内容不完整,归档不及时,整理、转递不规范的现象。在此基础上,争取利用电子计算机、网络技术、缩微复制技术、传真机等现代化管理设备和技术,实现运动员档案管理的现代化。比如,利用干部人事档案管理系统软件进行各项管理工作等。