全面的概括科学的谋划

来源 :档案管理 | 被引量 : 0次 | 上传用户:wuyishijian
下载到本地 , 更方便阅读
声明 : 本文档内容版权归属内容提供方 , 如果您对本文有版权争议 , 可与客服联系进行内容授权或下架
论文部分内容阅读
  国家档案局继2008年提出建设“覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”的主导思想之后,今年5月,又提出了“建设确保档案安全保密的档案安全体系”。“三个体系”建设思想的提出,不仅全面概括了过去档案工作的发展实践,也科学谋划了未来档案事业的发展战略,是对近年来档案工作发展和服务思想的继承、创新和发展。“三个体系”的建设,为今后档案事业的又好又快发展明确了发展方向、工作目标和根本任务,提出了新的更高的要求。如何认识“三个体系”建设的重要意义,努力建设好“三个体系”是摆在所有档案人面前一项重要任务。近日,《档案管理》记者就这些问题,采访了中共河南省委副秘书长、河南省档案局局长王国振同志。
  
  李平然:您好,王局长!很高兴您能接受我们的采访。
  王国振:你好!很高兴通过你们的采访,与大家进行交流。
  李平然:国家档案局继2008年提出“两个体系”建设的主导思想之后,今年5月,又提出了“确保档案安全保密的档案安全体系建设”。请问:“三个体系”建设思想的提出,对今后的档案工作有何重大意义?
  王国振:“三个体系”建设的提出,符合档案工作实际、符合档案工作自身规律、符合档案事业发展方向,是国家档案局的一项重要决策和重大战略部署,是一项功在当今、利在后世的历史性任务,是中国特色档案事业新的伟大工程,是档案部门深入贯彻落实科学发展观的具体举措。
  李平然:档案资源体系建设是档案工作的基础环节,应如何理解它的内涵?
  王国振:我理解资源体系的内涵应包含三个方面:一是档案的资源总量;二是档案的内部结构;三是档案的空间布局,这三个方面共同构成档案资源体系。就目前的发展状况来看,档案资源体系存在的主要问题有:一是国家综合档案馆馆藏总量不足,并且馆藏结构不合理,综合档案馆明显不“综合”,难以反映随着社会分工越来越细带来的立档单位多元化和随着科学技术迅猛发展带来的档案载体多元化的状况;二是档案的空间布局不合理,大量档案分散保存在各专业档案馆和部门档案馆,有的是经国家档案局批准不交或缓交的;有的是受利益驱动,立档单位根本不愿意向综合档案馆移交的;加之企业、事业单位及村级档案馆室越来越多,其档案原则上又不向综合档案馆移交,致使国家档案资源分散保存的趋势越来越明显。更有甚者,由于条件限制或工作原因,有些已到移交进馆年限的机关档案仍保存在档案室里。这对于档案资源体系建设以及档案事业的长远发展来说,都是极其不利的。
  李平然:建立覆盖人民群众的档案资源体系需要从哪些方面努力?
  王国振:我的理解,需要从三个方面努力:一是扩大资源总量。要树立“大档案”意识,即所有记载历史信息的东西都叫档案、都有必要接收进馆。因此,要大幅度扩大进馆档案的范围,大幅度缩短进馆档案的时限,大幅度增加综合档案馆的资源总量。这是资源建设的重中之重。二是优化资源结构。要适应经济社会多元化发展的要求,在资源“多元化”上做文章,在“综合”二字上下工夫,大幅度增加新型载体档案门类,丰富馆藏内容,优化馆藏结构,建没内涵丰富、门类齐全的综合档案馆。这是资源建设的当务之急。三是优化空间布局。要科学划分综合档案馆、专业档案馆和部门档案馆、室的职能,完善档案的形成机制和运转程序,建立严格的所有档案最终都要进入综合档案馆的体制;要科学划分各级综合档案馆的职能,明确各级综合档案馆的任务及相互关系,使各级综合档案馆成为反映本地区历史全貌的名副其实的综合档案馆。这是资源建设的根本之策。
  李平然:完成上述三项任务都需要做哪些工作?
  王国振:要想完成上述三项任务,需要大刀阔斧地整合档案资源,通过对现有档案资源空间布局和内部结构的调整,实现档案资源和效益的最大化,实现档案资源的社会共享。档案资源整合既包括对档案实体的整合,又包括对档案信息的整合。在整合中,应坚持以下原则:一是共有共享原则。实现资源共有共享是资源整合的目的,没有共有共享的目的,就没有必要整合档案资源。另外,实现资源共有共享也是推动资源整合的最大动力,没有共有共享,很难获得各资源持有单位的支持和配合。档案人要有“不求所有,但求所在”的全局意识和长远观念,保证资源归全社会共有,信息由最大多数人共享。二是“上窄下宽”原则。从需要整合的档案实体来说,其覆盖面应呈现“上窄下宽”状态,即中央一级综合档案馆资源整合的面最窄,省一级综合档案馆资源整合的面稍宽一些,市一级相对较宽,县一级整合面是最宽的。三是“上虚下实”原则。这和“上窄下宽”原则是一致的。从需要整合的档案信息翔实程度来说,上面要虚一点,下面要实一些。上面整合的是档案的目录及部分信息,下面整合的才是档案实体及全部信息。有些档案信息上面只整合一个目录,知道这些档案在哪一级存放就可以了,通过网络平台丝毫不影响资源共享。我不同意把基层的实体档案都整合到上一级去。比如,乡一级的档案,它的发生地在乡级,利用者在乡里,档案的意义就在乡里,你不要把它集中到县里。不要盲目地把下一级存放的档案整合到上一级来。可以整合档案的信息,不要整合档案的实体。四是分级管理、效率优先原则。档案保管要分级分类,哪一级档案馆该存放哪一级档案要经过认真的思考。不是说越集中越好,也不是说越分散越好,一定要有合理的度。衡量这个“度”的标准是,档案应放到它最能发挥作用的地方,这就是效率优先原则。比如说,宋朝的档案放到开封市档案馆最好,焦裕禄的档案放到兰考县档案馆最好,红旗渠的档案放到林州红旗渠纪念馆最好。将档案放到它的发生地,最能发挥它应有的作用。
  李平然:您前面强调,综合档案馆一定要“名副其实”,什么样的档案馆才称得上是名副其实呢?
  王国振:我想,名副其实的综合档案馆应该是什么都要有,但并非什么都要“全”。“有”是指一定要有能够反映各方面历史的档案资料;“不全”是指同类的档案资料不一定要全部进馆,只收集“有代表性的”即可,大量同类同质的专业档案没有必要也不可能全部收进档案馆。比如企业档案的接收,可以选择不同时期、不同行业、不同所有制形式的企业档案,没必要将全部企业的档案都接收进馆。综合馆的馆藏,一定要能够反映这个区域的全貌;综合馆的服务,一定要能够覆盖这个区域的全面;综合馆的影响力,一定要能够主导这个区域的档案工作,这才叫名副其实的代表这个区域水平的国家综合档案馆。总之,整合档案资源,是资源建设的一个重要抓手,也是未来档案事业大发展的一个重要机遇。这是加强资源建设的需要,是提高利用效率的需要,是确保档案安全的需要,是强化综合档案馆功能、 提高综合档案馆地位的需要,是档案人靠“有为”争得“有位”的需要。
  李平然:请您谈谈对建设档案利用体系的看法。
  王国振:档案利用体系其实就是利用档案资源为社会公众提供服务的能力,包括服务对象、服务范围、服务方式、服务内容、服务手段和服务体制机制等各个方面。从各级国家综合档案馆现有的利用体系来看,主要存在以下问题:服务面比较窄且利用形式单一,绝大多数档案馆还是坐等利用者上门,处于被动服务状态,服务方式不够灵活多样;开发利用力度不够,
  “重保管、轻利用”的思想束缚严重,一些亟待开发利用的档案资料仍束之高阁,还没有对外公布开放;利用效率不高,进出档案馆大门的麻烦、手工检索的繁琐、管理手段的落后、服务设施的不完善等一系列的问题,还不适应利用工作的需要;编研成果欠缺,一些编研产品质量不高,实用性不强,还不能满足利用者的需求。这些问题都严重制约着方便人民群众的档案利用体系建设。
  李平然:档案利用体系是档案工作的目的和价值体现,如何更好地建设档案利用体系?
  王国振:我们知道,服务是档案部门永恒的主题,是档案工作的意义所在,也是档案利用体系建设的核心所在。我们不能空喊要树立为人民服务的宗旨、要坚持以人为本的理念,必须把这些大道理同档案工作的实际结合起来,也就是说要找准这些大道理与档案工作的结合点;必须在牢固树立全心全意为人民服务宗旨的同时,树立尽职尽责为档案服务的宗旨意识;必须在始终坚持以人为本理念的同时,树立以档案为本的服务理念;必须在建立健全为现实服务的体制机制的同时,建立健全为历史服务的体制机制。要把为人民服务的根本宗旨体现在为档案服务的具体工作中,换句话说,要用为档案服务的具体行动实践为人民服务的宗旨。要把以人为本的理念落实到以档案为本的行动中,用以档案为本的实际成效践行好以人为本的理念。档案服务包括为现实服务和为历史服务两个方面。为现实服务,就是在档案信息资源的开发利用方面下工夫、挖潜力,打破一些“条条框框”的束缚,拓展档案服务领域,丰富档案服务内容,创新档案服务机制,完善档案服务手段,改善档案服务条件,提高档案服务质量,变被动服务为主动服务,变被动利用为主动利用,满足社会各方面和人民群众的档案利用需求。为历史服务,就是在收集档案时保证其齐全完整,在保管和提供现实服务中,最大限度地保证档案的安全,不影响其历史寿命,这就是最好地为历史服务。把这两个服务搞好了,档案利用体系建设自然就完善了。我们现在讲的服务主要侧重于为现实服务,必须看到,这只是档案工作的现实意义,并不是档案工作的全部价值,档案人更长远不变的职责恰恰应是为历史服务。强调为现实服务决不能忽视为历史服务,因为这两者有时会是矛盾的。如:现实中一些不光彩的档案资料怎么办?是不是从现时政治需要出发对应入库的档案作出取舍?绝对不能,这类档案可以暂不公开,但必须如实完整地保存。所以,在某些时候,为历史服务甚至要高于为现实服务,这才是真正的“史官”应该做到的。
  李平然:档案安全体系建设对加强档案工作有什么重要作用?它的特点有哪些?
  王国振:档案安全体系包括确保档案实体和信息安全的基础设施和制度规范两个方面。基础设施是硬件,制度规范是软件。档案安全有三层含义:一是确保档案实体的安全,不损毁,不丢失;二是确保档案信息的安全,不失密,不泄密;三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。从档案安全的性质上说,前两个方面的不安全因素可能造成的损失都是主观努力可以避免或减少的,后者则是主观努力虽可延缓但最终难以阻止的。从档案安全的范围上说,前两个方面的不安全因素可能造成的损失都是局部的、偶然的,后者则是全局的和必然的。从档案安全给予人们的感觉而言,前两者造成的损失是有形的,是可感觉到的,后者造成的损失是无形的,是人们感受不到的。确保档案实体和信息的安全,是档案安全体系建设的现实任务,是主要任务,是现在必须努力完成的任务;尽量延长档案实体和信息的保存时限,是档案安全体系建设的历史任务,是长期任务,是需要今后努力完成的任务。实质上,确保档案实体和信息的安全,已包含有尽量延长其保存时限的意思。我之所以把后者单列一个题目,是因为我们实际抓安全工作时,往往忽视这个方面,认为只要档案及信息不丢、不损坏就是安全了,而对时间造成的无形的损害重视不够。另外,确保档案的完整齐全并尽量延长保存时限,不仅涉及现有档案的安全,也涉及今后档案征集、保管、利用的各个方面,是一项更具全局意义和历史意义的工作。
  李平然:如何建立档案安全体系,确保档案管理的安全?
  王国振:我认为,要实现这个目标,一是要靠制度保安全,建立一套完整的、符合现实和发展需要的安全指标体系,制定确保这个指标体系落实的工作规范。二是要靠硬件保安全,建设完备的抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等基础设施。三是要靠工作保安全,建立行之有效的科学管理、安全防范和应急处置机制。四是要靠科技保安全,采用先进的管理设备、现代化管理手段和科学的抢救措施,尽可能延长档案实体的寿命,延续档案信息的存在。制度和基础设施是条件,是保证;工作是重点,是根本;科技是潜力,是方向,三者缺一不可。对档案人来说,条件的改善受制于经济水平和外部因素,只能积极争取,量力而行;工作是主要的,是安全体系建设的重中之重。科技既要靠自己,更要靠社会力量。
  李平然:您是怎样看待这“三个体系”之间的关系?在今后的工作中,应如何处理好这三者关系?
  王国振:档案资源体系建设是基础、是根本、是最主要的;档案利用体系建设是目的、是意义所在、是衡量档案工作成效的标准;档案安全体系建设是保证、是为前两者服务的。“三个体系”是个整体,相互联系,缺一不可,这样认识无疑是正确的。工作中要同时部署、同时落实,这样做无疑也是正确的。但是,我不赞成把“三个体系”看做同等重要或看做是需要付出同等力量去落实的认识和做法。因为,这样看似逻辑完整严密,实际上,并不符合客观情况,也不利于突出工作重点。“三个体系”建设就其功能地位来说,是有先有后、有主有次的,就其工作量来说,是有大有小、有重有轻的。毫无疑问,在“三个体系”中资源体系是最重要的,有了完善的档案资源体系,才能建立完善的档案利用体系,也才有必要建立档案安全体系;抛开了档案资源体系建设,档案利用体系和安全体系建设就成了“无源之水”、“无本之木”。我们讲安全高于一切,并不是就其逻辑意义上讲的,而是就其否定意义上讲的。即:安全虽不能保证资源建设和利用体系一定能做好,但“不安全完全可能毁掉资源建设和利用体系的成果”。这和讲“改革、发展、稳定”的关系有点相像。换句话讲,可以说安全是为了资源保持完整、服务更加到位,但不能反过来说资源完整和服务到位是为了安全。这就要求我们在工作中必须处理好档案资源体系、利用体系和安全体系建设的关系,做到相互促进、共同发展,既不能因强调安全而影响了档案的征集保管与开发利用,也不能因强调征集保管与开发利用而忽视了档案的安全。
  李平然:您对“三个体系”的解读深入浅出,非常透彻,有助于让公众了解其具体内涵和相互关系,感谢您精彩的回答。
  王国振:也谢谢你们的采访。
  
  (摘自《档案界》网站)
其他文献
摘 要:通过对美国国家档案馆与我国全国综合档案馆等档案馆档案利用率的统计分析比较,就我国全国综合档案馆的整体上说档案利用率平均高出美国国家档案馆19.39倍。最高的竟是我国一个经济相对落后的县级档案馆,竟高出美国国家档案馆最高利用率101.68倍。结论是我国档案馆的档案利用率远远高于美国档案馆的档案利用率。并认为中美档案馆馆藏档案利用具有三个共性:第一,中美档案馆的馆藏档案利用都具有“用少性”。第
摘 要:文件形成活动和现行价值不僅是档案学的重要概念,而且还是文件运动理论研究的核心概念。以往的研究之所以出现瑕疵,主要是由于对这些基础概念的内涵与外延界定不清,把握不准所致。文件形成活动是贯穿于文件运动全程的主线,是文件运动规律的本质反映,同时也是文件价值形态转化的重要观察窗口。现行价值的价值主体与文件形成者、受文者密切相关,其价值形态与文件双重价值存在必然联系,其价值作用范畴也有特定的时空范围
摘 要:借助CiteSpace,运用词频分析法,对1996年~2015年核心期刊中有关电子文件的文献进行可视化分析。以作者、机构、关键词为分析对象,在通过高产作者、高产机构、高频次关键词分析我国电子文件研究现状的基础上,以五年为单位进行阶段性分析,理清电子文件研究的发展脉络,同时对相关热点进行梳理,以期对今后的研究方向提供借鉴。  关键词:电子文件;CiteSpace;可视化  自1996年第十三
摘 要:本文以美国国家档案馆的档案信息商业性开发为鉴,结合我国学者对档案信息资源商业性开发的不同看法,提出档案信息资源可以进行商业性开发,但需区分商业性开发与商业化开发的不同,认为档案信息资源商业性开发是文化性与商业性的融合,是档案记忆资本化走向的体现,更是实现档案经济价值的重要途径。  关键词:档案信息资源;商业性开发;美国国家档案馆  自2012年5月11日由英国国家档案馆和国际档案理事会联合
摘 要:近年来,有的论述直接将“档案有意识形成”的观点与马克思主义哲学的物质与意识的辩证关系连接在一起,并机械地认为“档案有意识形成”论是违反了马克思主义哲学的基本原理,这给深入研究档案的形成问题带来了极大的障碍。要想把档案形成问题的研究推向深入,就必须突破这一来自政治上的桎梏。只有这样,才能使档案形成理论的研究回归到学术的层面,达到应有目的。  关键词:档案;有意识形成;物质意识;思辩  目前,
摘 要:文章在与李财富、郑思聪二同志商榷的基础上,就如何认识和发挥档案馆的文化记忆、文化传播、文化教育、文化休闲和文化创新等五大文化功能谈了作者的认识与思考,同时强调指出,发挥档案馆的文化功能,既要明晰其制约的主要因素在档案部门自身,更要注重档案馆的选址和外观设计,尤其要注重其功能分区和提高档案人的素质与意识;此外,还要借助信息化技术弯道超车。  关键词:档案馆;文化功能;理性思考  《档案管理》
为了解全省档案技术研究工作的现状,笔者对河南省档案局及各市档案局档案技术研究机构、人员、经费、科技立项、科技成果获奖、科技成果应用等情况通过走访、电话咨询、文献调研等方式进行了专题调查。基本数据截取2001年至2008年。现将档案技术研究工作基本情况报告如下:    1 档案技术研究机构与人员    1.1 档案技术研究管理机构与人员。河南省档案保护技术中心是隶属于河南省档案局领导的正处级事业
档案行政指导的合法、自愿、平等、灵活原则是贯穿档案行政指导始终、起着重要指导和规范作用最基本的准则,也是依法治档实现档案行政指导行为规范化和制度化最基本的条件。  合法原则是依法行政的核心原则,也是一切行政行为必须严格遵守的行政法律规范。档案行政指导也不例外。合法原则要求档案行政指导必须主体合法、职权合法、指导依据合法、程序合法、指导内容合法,应当实行信息公开制、实施告知制、决策听证制等。  自愿
摘 要:本文以污水处理厂为例,通过分析复杂建设项目内容构成,理清各个项目依存关系,结合工程项目分类,确立项目组合单元或细分项目单元,定性进行文件归集。  关键词:建设项目;分类;归集  重大综合建设项目是指由政府主导投资建设的涉及公共领域的重大综合建设项目,具有建设性质跨诸多行业、工程项目涵盖多种类型、工程构成形态复杂、投资建设周期长等特性。重大综合建设项目的特性反映在项目档案上,对建设单位项目档
摘 要:档案网站是集关联性、实用性、动态性于一体的信息资源平台,其整合的信息内容及呈现形式直接决定着档案网站的效能,需要通过内容管理和形式优化,想方设法提升档案网站信息资源整合的成效。文章以2011年度我国综合排名前十位省级网站为例,重点论述了国内省级档案网站信息资源整合的内容类型、呈现方式以及整合中存在的问题与对策。  关键词:档案网站;信息资源;整合;内容;形式  近年来,档案网站充分运用先