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档案资料目录数据采集是档案信息资源得以充分开发和有效利用的基础。档案资料目录数据的采集是实现档案资料目录信息集中和共享的基础工作,没有目录数据的采集,档案资料目录中心建设就成了无米之炊;没有准确及时、先进可靠的数据采集工作,目录中心建设的质量也得不到必要的保证。由此可见,目录数据采集这一环节的工作好坏,对整个档案资料目录中心建设的成败将产生决定性的影响。因此,只有规范北京市档案资料目录中心数据的采集,扩大目录中心收集范围的覆盖面,使档案资料目录的收集、报送工作规范化、制度化、有序化,才能合理整合北京辖区的档案资料数据资源,有效提高档案管理和利用的水平。
北京市档案资料目录中心建设主要依据为《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》第三十一条规定,市综合档案馆应当建立全市性的档案资料目录中心,为利用者提供检索服务。专门档案馆和区、县综合档案馆以及单位档案机构按照有关规定向市综合档案馆报送档案资料目录。本市逐步建立综合档案馆、专门档案馆和单位档案机构相互沟通、信息共享的档案信息网络。
依据上述目标,北京市档案资料目录中心应从以下几个方面设定目录中心数据采集的范围和数据采集的渠道。
一、档案资料目录中心数据采集的范围
北京市档案资料目录中心数据采集范围为:反映北京地区各历史时期政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的各种文字、图表、声像等不同载体类型的档案资料目录。
二、档案资料目录中心数据采集的渠道
档案目录信息全、数据准是档案资料目录中心建设的基础,而畅通的数据采集渠道则是档案资料目录中心建设的必要条件。北京市档案资料目录中心必须本着“积极稳妥、先易后难、统一协调、分阶段建设”的原则,主动向社会各界多层次、多渠道、多形式地采集信息,丰富目录中心的信息含量。在目录中心数据采集实施方面,可以采取分阶段建设、分批采集目录、采集目录数量逐年增加的具体措施,不断优化数据采集渠道,使数据采集流程标准化,采集工作持续化、制度化、规范化、现代化。
北京市档案资料目录中心应以北京市档案馆为依托,各区县档案馆、专门档案馆和部门档案馆为主体,逐步发展覆盖到整个北京区域范围内的单位机构,最终发展壮大为以北京地区档案信息为主、以其他各省市及国外相关机构档案信息为辅的档案目录信息存储基地,如下图所示。
北京市档案资料目录中心目录数据采集渠道树型图
在具体实施方法上,可以分为依法采集和协商合作两种。对于纳入《中华人民共和国档案法》规定范围内、由北京市档案资料目录中心统筹管理的单位,应当按照《中华人民共和国档案法》依法采集并报送档案资料目录数据。对于没有纳入《中华人民共和国档案法》规定范围内、不属于北京市档案资料目录中心统筹管理的单位,应该通过双方协商,签订合作协议,加强彼此间目录信息交流,實现信息资源互补与共享。各单位具体采集步骤如下:
(一)北京市档案馆档案资料目录数据的采集
1.北京市档案馆负责本馆馆藏全部永久和定期档案全宗级、案卷级、文件级目录及各种重要资料目录的采集汇总工作,并向北京市档案资料目录中心报送本馆档案资料目录数据。
2.北京市档案馆负责收集市属各单位档案室填报的室藏档案资料目录数据,将数据汇总后报送北京市档案资料目录中心。
3.北京市档案馆每三年向北京市档案资料目录中心报送档案资料目录数据。
(二)北京市市属各单位档案室档案资料目录数据的采集
1.按照《中华人民共和国档案法》规定的、应当向北京市档案馆移交档案的市属各单位档案室,必须及时、准确、全面地向北京市档案馆报送室藏全部永久和定期档案资料目录数据。
2.市属各单位档案室负责其所属单位有关档案资料目录数据的收集,汇总后报送北京市档案馆,最后由北京市档案馆统一汇总后上报北京市档案资料目录中心。
3.市属各单位每三年向北京市档案馆报送一次本单位编制的全部室藏档案目录。
(三)北京市各区县档案馆档案资料目录数据的采集
1.各区县档案馆负责本馆馆藏全部永久和定期档案全宗级、案卷级、文件级目录及各种重要资料目录的采集汇总工作,并向北京市档案资料目录中心报送本馆档案资料目录数据。
2.各区县档案馆负责收集区县属各单位档案室填报的室藏档案资料目录数据,将数据汇总后报送北京市档案资料目录中心。
3.各区县档案馆每三年向北京市档案资料目录中心报送档案资料目录数据。
(四)北京市各区县属单位档案室档案资料目录数据的采集
1.按照《中华人民共和国档案法》规定的、应当向各区县档案馆移交的各区县属单位档案室,必须及时、准确、全面地向各区县档案馆报送室藏全部永久和定期档案资料目录数据。
2.各区县属单位档案室负责其所属单位有关档案资料目录数据的收集,汇总后报送各区县档案馆,最后由各区县档案馆统一汇总后上报北京市档案资料目录中心。
3.各区县属单位每三年向各区县档案馆报送一次本单位编制的全部室藏档案目录。
(五)北京市专门档案馆档案资料目录数据的采集
1.专门档案馆负责本馆馆藏全部永久和定期档案全宗级、案卷级、文件级及各种重要资料目录的采集汇总工作,并向北京市档案资料目录中心报送本馆档案资料目录数据。
2.专门档案馆负责收集本地方有意义的与本馆专业对口的同类内容档案资料目录,并将数据汇总后上报北京市档案资料目录中心。如北京市城建档案馆,在北京市内收集具有地方意义的城市规划、城市建设工程、城市建设管理及城市建设设计、施工、科研技术等方面的档案资料目录,并将采集数据汇总后上报市档案资料目录中心。
3.专门档案馆每三年向北京市档案资料目录中心报送档案资料目录数据。
(六)中央及各省市相关机构保存的与北京历史发展状况相关的档案资料目录数据的采集
1.北京市档案资料目录中心应与中央及各省市相关单位相互协商,加强联系与合作,签订合作协议,加强彼此间目录信息交流,“联合规划、共享资源、统一规范”,通过联合行动发挥整体优势,实现区域间文献信息互补与共享。特别是中央直属在京单位,与北京历史发展面貌密切相关,必须切实做好这些单位档案资料目录数据的采集。
2.采取多种合作方式,本着互利互惠的原则,通过链接、建立跨库检索的虚拟信息仓库等途径,有选择地将中央及各省市相关机构中与北京历史发展状况相关的档案资料目录收集到目录中心。
3.对采集来的档案资料目录数据进行集中统一管理,提高北京市档案资料目录中心的覆盖范围,实现文献信息资源利用的一体化。
(七)国外各相关机构及社会各界人士保存的与北京历史发展状况相关的档案资料目录数据的采集
对于国外各相关机构及社会各界人士保存的与北京历史发展状况相关的档案资料目录数据,在先期的采集工作上,北京市档案资料目录中心必须主动出击,通过网络、国际友人、国外留学生、民间团体等多种途径,全面搜索散存于国外和社会之中有价值的北京档案资料,积极主动地与国外各相关机构和社会各界人士联系、协商,采取购买、交换、共享等多种合作方式,有效采集相关档案资料目录数据。后期,当北京市档案资料目录中心发展到一定规模,影响力和利用率越来越高时,国外各相关机构和社会各界人士就会纷踊而至,变被动为主动,积极与北京市档案资料目录中心联系,提供有价值的信息,丰富档案资料目录数据库。
作者单位:北京市档案馆
北京市档案资料目录中心建设主要依据为《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》第三十一条规定,市综合档案馆应当建立全市性的档案资料目录中心,为利用者提供检索服务。专门档案馆和区、县综合档案馆以及单位档案机构按照有关规定向市综合档案馆报送档案资料目录。本市逐步建立综合档案馆、专门档案馆和单位档案机构相互沟通、信息共享的档案信息网络。
依据上述目标,北京市档案资料目录中心应从以下几个方面设定目录中心数据采集的范围和数据采集的渠道。
一、档案资料目录中心数据采集的范围
北京市档案资料目录中心数据采集范围为:反映北京地区各历史时期政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的各种文字、图表、声像等不同载体类型的档案资料目录。
二、档案资料目录中心数据采集的渠道
档案目录信息全、数据准是档案资料目录中心建设的基础,而畅通的数据采集渠道则是档案资料目录中心建设的必要条件。北京市档案资料目录中心必须本着“积极稳妥、先易后难、统一协调、分阶段建设”的原则,主动向社会各界多层次、多渠道、多形式地采集信息,丰富目录中心的信息含量。在目录中心数据采集实施方面,可以采取分阶段建设、分批采集目录、采集目录数量逐年增加的具体措施,不断优化数据采集渠道,使数据采集流程标准化,采集工作持续化、制度化、规范化、现代化。
北京市档案资料目录中心应以北京市档案馆为依托,各区县档案馆、专门档案馆和部门档案馆为主体,逐步发展覆盖到整个北京区域范围内的单位机构,最终发展壮大为以北京地区档案信息为主、以其他各省市及国外相关机构档案信息为辅的档案目录信息存储基地,如下图所示。
北京市档案资料目录中心目录数据采集渠道树型图
在具体实施方法上,可以分为依法采集和协商合作两种。对于纳入《中华人民共和国档案法》规定范围内、由北京市档案资料目录中心统筹管理的单位,应当按照《中华人民共和国档案法》依法采集并报送档案资料目录数据。对于没有纳入《中华人民共和国档案法》规定范围内、不属于北京市档案资料目录中心统筹管理的单位,应该通过双方协商,签订合作协议,加强彼此间目录信息交流,實现信息资源互补与共享。各单位具体采集步骤如下:
(一)北京市档案馆档案资料目录数据的采集
1.北京市档案馆负责本馆馆藏全部永久和定期档案全宗级、案卷级、文件级目录及各种重要资料目录的采集汇总工作,并向北京市档案资料目录中心报送本馆档案资料目录数据。
2.北京市档案馆负责收集市属各单位档案室填报的室藏档案资料目录数据,将数据汇总后报送北京市档案资料目录中心。
3.北京市档案馆每三年向北京市档案资料目录中心报送档案资料目录数据。
(二)北京市市属各单位档案室档案资料目录数据的采集
1.按照《中华人民共和国档案法》规定的、应当向北京市档案馆移交档案的市属各单位档案室,必须及时、准确、全面地向北京市档案馆报送室藏全部永久和定期档案资料目录数据。
2.市属各单位档案室负责其所属单位有关档案资料目录数据的收集,汇总后报送北京市档案馆,最后由北京市档案馆统一汇总后上报北京市档案资料目录中心。
3.市属各单位每三年向北京市档案馆报送一次本单位编制的全部室藏档案目录。
(三)北京市各区县档案馆档案资料目录数据的采集
1.各区县档案馆负责本馆馆藏全部永久和定期档案全宗级、案卷级、文件级目录及各种重要资料目录的采集汇总工作,并向北京市档案资料目录中心报送本馆档案资料目录数据。
2.各区县档案馆负责收集区县属各单位档案室填报的室藏档案资料目录数据,将数据汇总后报送北京市档案资料目录中心。
3.各区县档案馆每三年向北京市档案资料目录中心报送档案资料目录数据。
(四)北京市各区县属单位档案室档案资料目录数据的采集
1.按照《中华人民共和国档案法》规定的、应当向各区县档案馆移交的各区县属单位档案室,必须及时、准确、全面地向各区县档案馆报送室藏全部永久和定期档案资料目录数据。
2.各区县属单位档案室负责其所属单位有关档案资料目录数据的收集,汇总后报送各区县档案馆,最后由各区县档案馆统一汇总后上报北京市档案资料目录中心。
3.各区县属单位每三年向各区县档案馆报送一次本单位编制的全部室藏档案目录。
(五)北京市专门档案馆档案资料目录数据的采集
1.专门档案馆负责本馆馆藏全部永久和定期档案全宗级、案卷级、文件级及各种重要资料目录的采集汇总工作,并向北京市档案资料目录中心报送本馆档案资料目录数据。
2.专门档案馆负责收集本地方有意义的与本馆专业对口的同类内容档案资料目录,并将数据汇总后上报北京市档案资料目录中心。如北京市城建档案馆,在北京市内收集具有地方意义的城市规划、城市建设工程、城市建设管理及城市建设设计、施工、科研技术等方面的档案资料目录,并将采集数据汇总后上报市档案资料目录中心。
3.专门档案馆每三年向北京市档案资料目录中心报送档案资料目录数据。
(六)中央及各省市相关机构保存的与北京历史发展状况相关的档案资料目录数据的采集
1.北京市档案资料目录中心应与中央及各省市相关单位相互协商,加强联系与合作,签订合作协议,加强彼此间目录信息交流,“联合规划、共享资源、统一规范”,通过联合行动发挥整体优势,实现区域间文献信息互补与共享。特别是中央直属在京单位,与北京历史发展面貌密切相关,必须切实做好这些单位档案资料目录数据的采集。
2.采取多种合作方式,本着互利互惠的原则,通过链接、建立跨库检索的虚拟信息仓库等途径,有选择地将中央及各省市相关机构中与北京历史发展状况相关的档案资料目录收集到目录中心。
3.对采集来的档案资料目录数据进行集中统一管理,提高北京市档案资料目录中心的覆盖范围,实现文献信息资源利用的一体化。
(七)国外各相关机构及社会各界人士保存的与北京历史发展状况相关的档案资料目录数据的采集
对于国外各相关机构及社会各界人士保存的与北京历史发展状况相关的档案资料目录数据,在先期的采集工作上,北京市档案资料目录中心必须主动出击,通过网络、国际友人、国外留学生、民间团体等多种途径,全面搜索散存于国外和社会之中有价值的北京档案资料,积极主动地与国外各相关机构和社会各界人士联系、协商,采取购买、交换、共享等多种合作方式,有效采集相关档案资料目录数据。后期,当北京市档案资料目录中心发展到一定规模,影响力和利用率越来越高时,国外各相关机构和社会各界人士就会纷踊而至,变被动为主动,积极与北京市档案资料目录中心联系,提供有价值的信息,丰富档案资料目录数据库。
作者单位:北京市档案馆